Materiales para la votación

Aspectos básicos

Es necesario que la producción del material de la elección se realice precisa y puntualmente, para que los proveedores puedan empacarlo y distribuirlo eficazmente. Los suministros electorales como los formatos, son la interfase con el electorado. Por eso, la impresión que tengan sobre la calidad de la elección podría estar influida por lo fácil que les sea entender el material que deben utilizar.

Es muy importante que se realicen especificaciones y que se apliquen controles de calidad estrictos, sobre la producción del material necesario para las mesas de votación, de manera que se garantice que el suministro llegue puntualmente y que sea funcional.

Capacidad de producción

Para determinar el itinerario y los lugares para producir los materiales, se tiene que considerar la capacidad de producción. La producción de los formatos electorales podría ejercer demasiada presión sobre las opciones de impresión disponibles.

Cuando las fechas límite para la producción estén muy cerca, el itinerario de la impresión también tiene que considerar el tiempo necesario para el transporte. Si los materiales como las listas de electores de las mesas de votación o de los distritos electorales son producidos centralizadamente, es recomendable que primero se impriman los que pertenecen a los distritos más lejanos.

Se tiene que tomar la decisión sobre aquellos materiales que necesiten producirse localmente, regionalmente, nacionalmente y en algunos casos internacionalmente. Sobre esta decisión influye el método de empaque y distribución que utilicen los proveedores (por ejemplo, será poco sensato producir los materiales a nivel local cuando se tiene una metodología de empaque centralizada).

Al necesitar grandes cantidades de material estandarizado, se podría generar un beneficio en el costo y en el control de calidad, cuando la producción se centraliza o se hace regionalmente, siempre y cuando se disponga de un método de distribución eficaz. La producción local es más efectiva cuando se usa para producir material con variaciones locales sustantivas, o que tiene un uso exclusivamente local.

Listas de electores

Las listas de electores son el material más utilizado en las mesas de votación durante la jornada electoral. Por eso, su formato debe diseñarse de tal forma que permita rapidez y exactitud cuando los oficiales traten de localizar la información del elector. También es importante que la lista sea un reflejo exacto del registro de electores, ya que es la base para determinar el derecho al voto.

Credenciales para votar

Muchos sistemas proporcionan credenciales para votar a los electores, ya sea en el momento de su registro o en una fecha previa a la elección, esta credencial es el documento que certificará su derecho para votar.

Para que la credencial sea efectiva es necesario que tenga salvaguardas adecuadas que eviten su transferencia. Esto se puede realizar mediante la colocación de una fotografía fija, con huellas digitales, o con cualquier otra garantía que permita identificar la identidad del portador. Las credenciales que contienen únicamente la firma del elector proporcionan un  menor índice de integridad.

Formatos electorales

La jornada electoral constituye un ejercicio masivo de transferencia de información. Mucha de esta información tiene que rendir cuentas o debe registrarse para ayudar a la toma de decisiones y a la transparencia.

De ahí la existencia de numerosos formatos electorales, sin importar los esfuerzos que se hagan para disminuir su número. Por otra parte, es importante que los formatos tengan un diseño sencillo que permita su fácil entendimiento.

Material de información para los electores

También se tiene que considerar la producción de material informativo para los electores. Se podrían necesitar grandes cantidades de este tipo de material, en especial cuando las guías informativas se entregarán a todos los electores o familias registradas.

Se tendrán que realizar acuerdos que garanticen la producción de carteles y panfletos informativos que expliquen el procedimiento de votación, así como otro tipo de señalamientos y ayudas visuales, que asistan a los electores para llegar a su mesa de votación.

Material en general

Se tiene que adquirir una amplia gama de materiales para suministrar a las mesas de votación, incluyendo:

• Artículos de escritorio como plumas, lápices, sobres y papel para notas;
• Material para empacar;
• Artículos para iluminación de emergencia;
• Artículos específicos para el proceso electoral, como papeletas, marcas de validación o artículos de control.

Listas de electores

El organismo electoral debe supervisar la precisión de las listas de electores que usan las mesas de votación, para que el proceso de votación sea íntegro. Se debe realizar una revisión rigurosa para que la lista refleje con precisión el registro de electores. En caso de que se encuentren errores se deben corregir inmediatamente, revisando nuevamente las listas para volverlas a imprimir antes de distribuirlas entre las mesas de votación.

Las listas de electores son el artículo más utilizado durante la jornada electoral, motivo por el cual deben ser un producto con calidad. La información que contienen debe presentarse de forma clara y el material de impresión tiene que ser duradero.

Cantidad producida

Las listas de electores son un artículo que implica mucha responsabilidad. Deben mantenerse en un lugar muy seguro mientras se espera el momento de distribuirlas entre las mesas, así como a su regreso después de la votación. Normalmente, estas sólo se producen en cantidades exactas. Las listas deberían ser una copia íntegra de cada lista de electores. Sin embargo, los sistemas en donde los electores tienen la opción de elegir la mesa a la que asistirán dentro de su distrito electoral, requerirán varias copias de las listas de electores.

Las listas de electores o los registros completos de los distritos electorales también se pueden imprimir con propósitos informativos.

Calendarización de la producción

La producción de las listas de electores dependerá de las fechas límite para adiciones, omisiones o enmiendas que estén especificadas en la legislación. Al fijar las fechas límite se tiene que conseguir un balance entre:

• La precisión que tenga la lista de electores, eliminando a los electores que hayan fallecido, así como otros cambios pertinentes;
• El tiempo necesario para imprimir las listas de electores y para distribuirlas entre las mesas de votación.

El lugar de producción -ya sea centralizado, regional o distribuido por áreas- dependerá mucho de la estructura del proceso y del sistema para el registro de electores.

Certificación

Es importante que el organismo electoral o algún oficial legalmente designado, certifique que todas las listas de electores de las mesas de votación sean una copia fiel de la porción de electores registrados que corresponden a dicha mesa. (Algunos sistemas protegen la integridad de este proceso solicitando que este acto sea realizado por un juez o miembro de la corte de revisión que haya convenido supervisar el documento).

Diseño

El formato que se le puede dar a las listas de electores son casi tan numerosos como los de las papeletas, sin embargo, dependerá de los sistemas para el registro de electores, de la identificación que presente el elector y de la manera en que se procesen las listas para la votación anticipada. Normalmente la legislación dicta la información que deben contener las listas. Los formatos para las listas de electores pueden incluir:

• Un listado a mano o a máquina, de los electores con derecho a votar en esa mesa.
• Un índice con las credenciales de registro de todos los electores que puedan votar en la mesa.
• Impresiones de todos los electores con derecho a votar en la mesa, generadas a partir de una base de datos computarizada. 
• Listas con caracteres reconocibles óptimamente Optical Character Readabale lists (OCR), 
• Listas que contengan la fotografía de cada elector así como información textual.

Requisitos básicos de diseño

Existen tres grandes consideraciones que se deben aplicar en el diseño de las listas de electores:

1. La inclusión de toda la información que demanda la legislación;
2. Que los oficiales electorales la puedan usar fácilmente;
3.  Que su impresión obedezca el requisito de costo-efectividad.

Algunas especificaciones básicas como las siguientes, podrían servir de guía para decidir entre la amplia gama de diseños para las listas de electores (cuando tienen una impresión voluminosa)

• Cada página debería contener el título y la fecha de la elección, el nombre del distrito electoral, del subdistrtito o de la subdivisión electoral, el código o nombre de identificación de la mesa y un número de página consecutivo.
• El tamaño de papel debe ser como mínimo carta en color blanco.
• El peso del papel debe tener como mínimo 79-80 gramos, ya que un papel más ligero no aguantaría las largas horas de la jornada.
• Una encuadernación adecuada, en carpetas con argollas facilita la ubicación de los nombres, aunque existe el riesgo de que se pierdan páginas, por lo que otra opción más costosa es el engargolado con espiral. Las especificaciones de la encuadernación deben asegurar que la lista pueda abrirse por completo y quedar plana, sin que se doblen las hojas.
• Los nombres de los electores deberán mostrarse en estricto orden alfabético, en la mayoría de las sociedades empezando por el apellido.
• El tipo de letra y su tamaño deberá garantizar una lectura fácil y rápida.
• Es recomendable que las listas se impriman por un solo lado de la hoja.
• Los nombres deben tener suficiente espacio para permitir que se marquen con claridad al entregar la papeleta, evitando que otros se invadan.
• La información mostrada debería incluir el nombre completo de los electores, tal como aparece en el registro de electores (generalmente el apellido va al principio), la dirección completa y un número serial de identificación, o un nexo secuencial para este número.

Facilidades especiales para la votación

Cuando se suministran facilidades especiales para la votación (como el voto ausente, anticipado o por correo), se necesitan métodos para garantizar que los electores no puedan solicitar dos tipos distintos de voto.

Algunas opciones que incluyen los marcos normativos son:

• Marcar a los electores que hayan emitido un voto especial en la lista de la mesa que le correspondía originalmente.
• Realizar una lista especial para los electores que soliciten votación especial, borrándolos de la lista de electores ordinaria.
• Usar boletas ensobretadas para los votos especiales, que tengan visibles los datos del elector, para que estos sea contrasten con los de la lista correspondiente antes de abrirlos -a fin de evitar los votos múltiples- .

Formatos electorales

Consideraciones básicas

Los formatos tienen una función de control muy importante en la logística electoral. Aunque se debe intentar minimizar el número de formatos, siempre existirá una cantidad necesaria para la logística electoral, debido a:

• La necesidad de rendir cuentas sobre las acciones de la logística electoral, para que en caso de existir impugnaciones, se pueda justificar el motivo de cada acción;
• La necesidad de estandarizar  los registros sobre la gran cantidad de información que generan los eventos electorales, a fin de que la toma de decisiones tenga consistencia y se proteja la integridad de la elección.

Revisiones

Aunque los formatos son una parte necesaria de los mecanismos de rendición de cuentas de la logística electoral, pueden llegar a ser molestos. Sin embargo, es importante que la administración de la logística electoral haga revisiones regulares sobre el número de formatos y de sus contenidos, para conocer cuánta de la información recabada es:

• Requerida por la legislación;
• Necesaria para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia;
• Se usa para una administración regular y efectiva de la logística electoral;
• Puede ser útil para consultarse en algún momento;
• Información cuyo propósito es evidente.

Las tres últimas categorías deberían analizarse detalladamente para determinar qué formatos y artículos informativos son: 

• Requeridos realmente como un registro formal;
• Han sido superados por las prácticas necesitando revisión;
• Serían igualmente útiles con solo mencionarlos o reportarlos informalmente;
• No tienen propósito evidente.

La información que se recaba sin un propósito concreto, representa una pérdida de recursos valiosos para la logística electoral.

Formatos para uso interno

Debe evitarse sobrecargar al personal de la logística electoral con tareas excesivas de recolección de datos, de seguimiento de recursos y para monitorear los formatos que se deben llenar. Debido a que el personal ya estará bajo presión, por lo que añadirles peticiones sobre información poco importante o perteneciente a varias áreas del organismo electoral afectaría su desempeño.

Cuando un sistema requiere muchos formatos o estos son muy complejos, podrían cometerse errores al llenarlos y en el peor de los casos, se podría fallar al tratar de responder a peticiones esenciales sobre datos. Por esto se debe tratar de que los formatos sean simples, pero de una forma que permita que capturen la información necesaria.

Idiomas

En sociedades que albergan distintas lenguas oficiales, o con grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea necesario que los formatos se produzcan en más de un idioma.

Para simplificar el suministro, sería preferible que se produjeran formatos con varios idiomas, en lugar de formatos separados para cada lengua. El diseño de los formatos y la calendarización de su entrega, debe considerar el tiempo necesario para realizar traducciones efectivas.

Principios de diseño

Los formatos más efectivos son aquellos que son fáciles de entender y de completar. Algunos principios que se pueden considerar durante el diseño de los formatos de la logística electoral son:

• Usar lenguaje sencillo en vez de legal. Sólo una pequeña parte de la gente que usará los formatos tiene conocimientos jurídicos.
• Incluir instrucciones claras para el llenado. Las instrucciones son mejores cuando forman parte del diseño, que cuando se adhieren.
• Que toda la información sobre el usuario se pueda identificar claramente (nombre, dirección, etc.).
• Acomodar la información de manera lógica, agrupando las solicitudes.
• Dejar espacios en blanco entre las solicitudes de información individual. Debido a que colocar demasiada información en cada hoja es ineficiente; provocando que el formato sea difícil de entender.
• Revisar que las áreas en las que se deben escribir las respuestas estén claramente delineadas, asegurando  que tengan espacio suficiente para las posibles respuestas.
• Se podría usar una lista de verificación en aquellos lugares que cuentan con procesos administrativos estandarizados como resultado de las respuestas que obtengan los formatos. Las listas debería estar separadas de la sección del formato que recolecta información.
• Indicaciones que expliquen la forma en que se usará la información. En países cuya legislación protege la privacidad, esto podría ser obligatorio.
• Cuando la intención de las preguntas es clara y las diferentes secciones estén separadas adecuadamente, se podrían recolectar distintos tipos de datos en un solo formato (en vez de suministrar varios).
• En la medida de lo posible, los datos se deberían recabar solamente una vez, ya que el llenado de varios formatos en los que haya que poner la misma información, es una molestia que podría ocasionar que se llenen de forma incorrecta.

Otra distribución

Incluir ejemplos de formatos relevantes en los manuales de capacitación del personal electoral, explicando su uso y realizando prácticas sobre su llenado, facilitará el proceso.

En aras de la transparencia, también es útil poner a disposición de los participantes políticos y de otros ciudadanos interesados, un número razonable de muestras sobre los formatos de la logística electoral.

Rotulación con el domicilio

Podría ser efectivo usar impresoras láser o de inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la información correspondiente al distrito electoral, a la mesa receptora del voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o por mesa.

Sin embargo, debe considerarse si esto ayuda a los funcionarios electorales, si las ventajas de rotular el material no son superadas por los costos y complicaciones que conlleva el control de calidad, sobre el empaque y distribución del material entre las mesas de votación.

Control de formatos

La cantidad de datos que los formatos de la logística electoral tiene que registrar, podrían ser inmensos. Los formatos que listan los ejemplos de Election Forms Control Inventory, pueden dar una idea del número de formatos que se tendrán que diseñar, producir y llenar.

Controlar el diseño y la producción de los formatos es una tarea difícil que necesita recursos adecuados. Se necesitan sistemas de control rigurosos que revisen la estandarización y la secuencia de los formatos, para que los números y el contenido sean los indicados.

El siguiente listado no intenta dar cuenta de todos los formatos que deben o pueden ser usados por la logística electoral, pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes electrónicos.

Nominaciones  

• Notificación formal sobre el período para postulaciones.
• Formatos para postulación y cualquier documento adjunto.
• Rechazo o aceptación de las nominaciones.
• Retiro de nominaciones.
• Declaración sobre las nominaciones aceptadas.
• Resolución sobre el orden de las papeletas.
• Nombramiento de los representantes de partidos o candidatos.
• Gastos de campaña y reportes sobre contribuciones.

Control de materiales  

• Documentación sobre contratos o compras.
• Etiquetas o sobres preimpresos para el envío y regreso de materiales a los centros de votación.
• Inventarios, recibos de los suministros y entrega de programas.
• Reportes sobre pérdida y destrucción.

Reclutamiento y capacitación del personal  

• Folletos de información para los posibles miembros del personal.
• Ofertas de reclutamiento, valoración de las posibilidades de ser contratado y contratos o designaciones.
• Programas de capacitación, anuncios sobre asesorías y evaluaciones.
• Medidas para cumplir con los códigos de conducta y para mantener la secrecía del voto.
• Gafetes de identificación para el personal.
• Registros sobre la asistencia del personal y registros de pago.

Administración de las mesas de votación 

• Evaluación de las instalaciones y de los sistemas de seguridad.
• Resolución y notificación sobre las mesas de votación.
• Horarios para notificaciones a las mesas.
• Registros de impresión, conteo y organización de las papeletas.
• Señalamientos para las mesas de votación -señalamientos para el control de electores, señalamientos en cuanto al comportamiento de los electores (no fumar, no portar armas, etc.)
• Instrucciones para el personal de las mesas.
• Instrucciones para los electores.
• Afiches y panfletos informativos.
• Sobres para las papeletas (para sistemas en los que las papeletas se incluyen en sobres).
• Sobres inservibles o anulados.
• Retraso de la votación.
• Relación de votantes no registrados en las listas de electores.
• Registros durante la jornada electora.
• Listas para supervisores.
• Reportes del personal de mesa -éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o un folleto sobre los registros de la votación.

Registro del escrutinio y de los resultados  

• Notificación de los horarios y centros de votación.
• Organización y disposición de materiales electorales al momento del escrutinio.
• Registros del escrutinio, resúmenes y conciliaciones. 
• Determinación y comunicación de resultados.

Los formatos para escrutinio y para dar a conocer los resultados finales, deben estar diseñados de tal forma que muestren todos los cálculos necesarios para determinar los resultados; evitando que la información sea poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos).

Votación especial

Aquí se incluye la votación en ausencia, anticipada y postal. Además, se deberá considerar a los electores que requieran asistencia especial

• Afiches y panfletos para los electores.
• Solicitud de las papeletas.
• Instrucciones para realizar el voto.
• Sobres para papeletas y sobres externos.
• Registro y conciliación de las boletas impresas.
• Reportes por parte de los funcionarios encargados de las mesas para la votación especial--éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o como un folleto con los registros de la votación.

Impugnaciones  

• Declaración sobre las impugnaciones.
• Peticiones sobre recuentos.
• Reportes sobre la investigación.

Acreditación para observadores y representantes de partido

• Solicitudes para acreditación o para su nombramiento como representantes de partido.
• Gafetes de identificación.
• Certificados sobre su aceptación de normas de conducta.

Seguimiento de los electores 

• Denuncias sobre fraude electoral y reportes  sobre investigaciones.
• Confirmaciones sobre el registro electoral y sobre investigaciones (en sistemas de registro continuo).
• Averiguaciones, comunicados, registros de investigación y resúmenes electorales obligatorios (en sistemas de voto obligatorio).

Suministros generales

Consideraciones Básicas

Además de la variedad de materiales y equipo informativo que se distribuye entre las mesas de votación, también existe una amplia gama de suministros necesarios para el funcionamiento de las mesas de votación.

En este rubro se incluye la papelería en general o algunos artículos que se pueden conseguir fácilmente a través de convenios con el gobierno o con empresas privadas, estos artículos no necesitan modificaciones para cumplir con las normas del proceso electoral.

De cualquier forma, como en el caso de los materiales y del equipo que se produce exclusivamente para las elecciones, es importante que se elaboren especificaciones para cada artículo que se desarrolle, realizando pruebas sobre las especificaciones antes de adquirirlos. Aunque solo se necesitaran sobres lisos, si estos no encajan con los formatos que deben guardar o no pueden sellarse, sería inútil que se distribuyeran entre las mesas de votación.

Las mesas de votación tienen que ser provistas de artículos generales y específicos para tener un buen funcionamiento. Se les debe prestar igual atención a estos materiales durante su proceso de adquisición, de la misma forma que a los materiales innovadores o más específicos. Cuando las mesas de votación cuentan con materiales informativos que se expresan claramente, asisten a los electores restándoles presión a los oficiales al proporcionar información constante y visible que resuelve sus posibles dudas.

Normalmente el marco legal especifica la base direccional y la información procedimental que debe incluir el material que se les da a los electores en las mesas de votación. Ir más allá de estos requerimientos mínimos para concebir señales informativas, carteles y folletos, facilitará el entendimiento de los electores sobre los procesos de votación.

Al diseñar los materiales informativos, se debe poner énfasis en que faciliten el rápido entendimiento. Por eso, es importante que se usen símbolos, diagramas y representaciones con imágenes, en lugar de bloques de texto.

También se tienen que considerar las necesidades de los segmentos de la población menos alfabetizados o con idiomas minoritarios.

Tipos de materiales

Los tipos y las cantidades de materiales necesarios para la logística electoral, varían de acuerdo a los métodos de votación y a los procedimientos administrativos. Por ejemplo, los lápices y las plumas serán de poca utilidad en lugares donde la votación se lleve a cabo por medio de computadoras. Por otra parte, se necesitarán cantidades adicionales de suministros en las siguientes categorías:

• Papelería -plumas, lápices, notas de papel para uso de los electores y funcionarios;
• Materiales de embalaje- éstos podrán utilizarse para hacer entregas a la mesa de votación, para proteger los materiales y para devolver los mismos a los lugares donde se lleve a cabo el escrutinio;
• Iluminación de emergencia en caso de apagones;

Cuando se utilicen métodos de votación particulares, también se hará necesaria la obtención de los siguientes artículos:

• Herramientas para la validación de papeletas;
• Materiales como tintas especiales para evitar el voto múltiple. En el caso de usar tinta invisible, se necesitará luz ultravioleta;
• Cinta o cuerda para aislar ciertas áreas en las cercanías de la mesa;

A grandes rasgos, los materiales informativos de las mesas de votación pueden clasificarse en dos categorías:

• Material direccional y de asesoría para orientar a los electores;
• De información sobre los procedimientos de votación. 

Mesas de votación

Fuera de la mesa de votación.

Puede ser de mucha utilidad que se coloquen señales de dirección en las calles aledañas a las mesas de votación, especialmente cuando la ubicación de las mesas cambia en cada elección. Cuando se usan nuevas instalaciones, sería de mucha utilidad colocar notificaciones sobre la ubicación de las mesas en los centros de votación anteriores. Ya que las personas son criaturas de hábitos, que muchas veces ignoran la nueva información sin importar la cantidad de publicidad que se le haga.

Se tiene que identificar la mesa de votación mediante una señalización externa. Cuando los materiales de la mesa de votación se entregan y regresan en grandes bolsas, se pueden fabricar para que sirvan como señalización que se ate enfrente de las instalaciones.

Señales internas para el control del electorado

Se puede mejorar el flujo de electores cuando se colocan señalizaciones a lo largo de la mesa de votación, que proporcionen información general sobre los procedimientos que los electores deben seguir. Los carteles y señalamientos básicos que se necesitan incluyen:

• Fijar las horas de la votación;
• Identificación de entradas y salidas;
• Delimitar el área geográfica correspondiente a la mesa;
• Identificar áreas importantes de la mesa, como señales de "Fila" (si las filas están divididas, indicar el orden alfabético o geográfico de cada una), las zonas para la votación especial y el escritorio del presidente de mesa.
• También se deberían colocar señales que indiquen la conducta esperada dentro de la mesa (no fumar, no armas de fuego, prohibiciones sobre campañas, etc.).

Procedimientos de la votación

Los materiales informativos que explican los procedimientos de la votación, deberían cubrir todas las acciones que los electores deben realizar. Los materiales con información específica generalmente incluyen:

• Carteles que muestren el procedimiento para emitir un voto válido, en tamaños grandes para las paredes de las mesas y más pequeños para que quepan en los compartimientos de  votación;
• Carteles que recomienden a los electores tener listos sus documentos de identificación para su verificación;
• Carteles y folletos sobre el derecho de los electores a votar y sobre cualquier mecanismo de impugnación;
• Carteles sobre las facilidades que se tienen para asistir a personas que estén incapacitados físicamente o que necesiten ayuda;
• Carteles y folletos que contengan los partidos y candidatos que compiten;
• Carteles que indiquen la disponibilidad de votación especial, así como panfletos que expliquen sus mecanismos;
• Cuando se tengan diferentes clases de urnas para varios tipos de papeletas o electores, se tiene que colocar señalizaciones claras sobre quién las puede usar y en dónde se debe colocar cada una.
• En los sistemas que tienen un registro continuo, se debe suministrar información sobre actualizaciones al registro de electores;
• En sistemas nuevos o complejos, se deben colocar carteles y panfletos que expliquen brevemente cómo funcionan la votación y los sistemas de representación.

Materiales de la mesa de votación.

La cantidad de material informativo para el electorado que requieren las mesas de votación, depende del número y de las características de los electores, así como del tamaño y configuración de la mesa.

Aunque disponer de suministros de material basados en paquetes estandarizados podría contribuir a la eficiencia, se tienen que considerar las circunstancias específicas. Que pueden incluir:

• Centros de votación con varios cuartos o con más de una entrada y salida;
• Poblaciones electorales con proporciones importantes de grupos con idioma minoritario, con electores sin experiencia, o con necesidades específicas de información.

Papelería

Entre los artículos de papelería más socorridos se encuentran los siguientes:

• Plumas y/o lápices, que serán necesarios para que los funcionarios completen sus registros, para marcar las listas nominales, para preparar reportes y para llenar los registros electorales. Cuando las papeletas deben llenarse a mano, se necesitarán plumas y lápices para cada mampara (así como los repuestos necesarios). En caso de que se utilicen lápices, también se necesitarán sacapuntas.

• Reglas que sirvan de apoyo para el marcado de las listas nominales.

• Hay que procurar cierto abastecimiento de tinta y cojincillos en caso de que se necesite el uso de sellos en los materiales electorales o en los registros.

• Los funcionarios pueden necesitar también algunas notas de papel.

• Sobres especiales para las papeletas o los formatos electorales. No obstante, los sobres normales pueden resultar más económicos. Sin embargo, cuando se utilicen sobres, se deberá contar también con etiquetas adheribles en las que se pueda incluir la siguiente información: 

• La mesa electoral a la que se refiere el material anexo en el sobre;
• El tipo de material que contiene el sobre;
• Fecha y tipo de elección;
• La firma del funcionario principal.
• Engrapadoras/grapas, ligas, clips y materiales para embalaje.

Materiales para embalaje

Los métodos y materiales de embalaje pueden variar mucho, pero siempre será necesario contar con lo siguiente:

Contenedores. Los materiales electorales pueden transportarse en cajas de cartón o en sacos que resistan el manejo pesado. También es conveniente utilizar sobres resistentes o bolsas de plástico para transportar materiales provenientes de la mesa de votación.

Cada uno de dichos sobres o bolsas de plástico deberán estar etiquetados, de manera que los contenidos o la información electoral correspondiente se encuentren a la vista. Los sistemas más complicados de etiquetado (con códigos a color) tienden a ser confusos y resultan de poca ayuda.

En algunas jurisdicciones se cuenta con hojas de papel de estraza para embalar los materiales que han de salir de la mesa; sin embargo, este método, aunque económico, resulta poco efectivo.

Si el escrutinio de votos se lleva a cabo en la mesa de votación, ésta deberá contar con materiales de embalaje suficientes. Si por otro lado, el escrutinio se lleva a cabo en lugares distintos a la mesa electoral, también se necesitarán etiquetas, sobres y envolturas de varios tipos (para separar las papeletas según el partido y el candidato, para separar aquéllas que han sido canceladas, y para identificar las formas que habrán de utilizarse en el centro de conteo).

Métodos para sujetar. Otros materiales de embalaje que se pueden utilizar son la cuerda y la cinta adhesiva. Se puede utilizar cinta adhesiva con el nombre de la institución para dar una imagen de mayor profesionalismo. No obstante, este tipo de cinta representa un gasto adicional. Cuando el conteo se lleva a cabo en centros distintos a la mesa de votación, se necesitarán materiales adicionales que sin duda se utilizarán durante el conteo.

Sellado de seguridad. Se puede utilizar papel adherente o cinta adhesiva para sellar los paquetes de manera que no puedan ser violados. Resulta importante que cualquier intento por abrir los paquetes resulte evidente. Cuando se utilizan candados para cerrar los paquetes, se deben sellar todas las cerraduras. Los funcionarios deben asegurarse de contar con todos los materiales necesarios para organizar lo siguiente:

• El embalaje de materiales posterior a la votación;
• La apertura y cierre de los paquetes durante el conteo;
• La apertura y el resello que inevitablemente tendrán lugar una vez que los materiales electorales sean utilizados nuevamente en investigaciones, escrutinios, etc.

Iluminación de emergencia

Dicha iluminación será necesaria para las mesas de votación que se encuentren en servicio durante el horario vespertino y nocturno. Puede consistir en linternas de baterías, lámparas eléctricas o de gas, y hasta velas y fósforos.

Incluso en las sociedades más desarrolladas se pueden dar fallas de energía durante la jornada electoral; por lo tanto, debe haber siempre un suministro constante de combustible para cualquier generador de energía que se utilice en estos casos.

Marcas de validación

En muchos sistemas electorales donde se cuenta cada papeleta por separado, se utilizan sellos oficiales para validar el voto al momento del sufragio.

Esta puede ser una forma efectiva en términos de costo-efectividad para asegurarse de que sólo las papeletas válidas entren al conteo y, por consiguiente, para evitar el uso de opciones más costosas como papel o marcas de seguridad impresas en las papeletas.

Los funcionarios también pueden usar marcas oficiales consistentes en perforaciones o relieves particulares. Es preferible que dichas marcas sean diferentes en cada mesa para asegurar la transparencia e integridad de los conteos. Dado que éstos son materiales delicados, su diseño debe mantenerse en secreto hasta que se usen; asimismo, deben mantenerse bajo estricta seguridad en todo momento.

También se puede utilizar un sello oficial para que el funcionario electoral competente valide las formas que se llenan en la mesa de votación. De esta manera, se podrá asegurar la integridad de los paquetes de material que deberán ser devueltos tras el cierre de la mesa. Aunque no resulta muy recomendable, en algunos sistemas se marcan las papeletas con un sello oficial para determinar la preferencia electoral. Dicho sello también deberá considerarse como un articulo delicado siendo utilizado bajo estrictas normas de seguridad.

Equipos para controlar el voto múltiple

Recientemente el marcado de la mano del elector con tinta especial se ha convertido en una práctica común.

Aunque este método es una forma costosa para controlar el voto múltiple, puede resultar conveniente cuando la confianza en las listas nominales es escasa o cuando los electores están capacitados para votar en más de una mesa de votación.

Para garantizar la integridad de proceso, la tinta debería ser visible e indeleble. No obstante, este tipo de tintas presenta la desventaja de evidenciar a las personas que ya han votado, lo cual puede representar un riesgo personal en comunidades divididas.

El método más utilizado al utilizar tinta indeleble, son las tintas que sólo son visibles bajo la luz ultravioleta, por lo que, en caso de éstas se utilicen, se deberá contar con lámparas que proporcionen dicho tipo de luz. Sería conveniente utilizar modelos que funcionen con baterías, de manera que puedan utilizarse en comunidades con suministros de electricidad poco confiables. No hay que olvidarse de procurar una buena cantidad de repuestos para las baterías que se utilicen en cada caso.

Si se va a utilizar el sistema de marcado con tinta, se deberá tomar en cuenta lo siguiente:

• La fórmula de la tinta debe mantenerse en secreto, de tal manera que los electores no puedan borrarla con químicos antes de que termine la jornada. Por eso sería recomendable obtener la tinta en el extranjero, cuestión que necesitaría del desarrollo de un programa para evitar retrasos y problemas con el suministro.
• La tinta no suministra una marca permanente: dura solo un período de tiempo definido. Se debe tener cuidado de que la tinta dure más que el período de votación cuando la votación se extienda por más de un día. Así mismo, en los sistemas de doble ronda la tinta debe formularse para que permanezca hasta la segunda ronda, o de otra manera, los oficiales deben  tener instrucciones de marcar distintas secciones del cuerpo de los electores.
• Se deberá contar con cantidades suficientes de tinta, la cual deberá transportarse con toda seguridad en recipientes anti derrame. Es preferible que dichos recipientes sean los que se utilicen durante el proceso, de manera que el personal de la mesa no tenga que cambiarlos al momento del marcado.

Control de calidad de los materiales

Consideraciones Básicas

Se necesita un control de calidad sobre la producción de todos los materiales, de manera que el organismo electoral cuente con cantidades suficientes para cubrir las necesidades de la elección.

 Es importante que se desarrollen sistemas efectivos de control de calidad. No obstante, en muchas ocasiones este asunto no recibe la atención necesaria debido a la necesidad de cumplir cuanto antes con las exigencias de la elección.

Tanto los objetivos prácticos como los principios del plan de control de calidad deberán ser definidos por los proveedores y por el personal electoral de manera que resulten comprensibles para todos.

El control de calidad puede ser más efectivo cuando:

• El organismo electoral da  especificaciones precisas sobre el diseño a los proveedores;
• Los materiales provienen de proveedores confiables;
• Los métodos de producción de los proveedores están avalados por la International Standards Organisation (ISO) u organizaciones similares;
• Cuando los oficiales del organismo electoral monitorean regularmente la producción. Por lo que se recomienda contratar proveedores dentro del país.

Elementos del plan de control de calidad

Hay ciertos pasos que deberían incluirse dentro de los planes para controlar la calidad  de la impresión y la producción de los materiales. Que incluyen:

• Firmar la aprobación sobre las especificaciones del diseño de materiales;
• Materiales de muestra para contrastarlos con las especificaciones de diseño, dando la aprobación formal antes de que comience la producción (debiendo inspeccionarse de manera aleatoria, particularmente cuando se trate de materiales impresos), con esto se asegura que las muestras sean legibles y que la impresión se haya hecho correctamente;
• Monitoreo de las cantidades y tasas de producción;
• Control sobre la transportación y la seguridad de los materiales;
• Creación de métodos apropiados para el control de modificaciones, especificaciones, aceptación y transporte del producto.

Mantenimiento de los materiales

Cuando los materiales sobrantes pueden usarse para elecciones futuras, se tendrán que desarrollar planes de aprovechamiento para asegurar su utilización y disponibilidad.

Se tendrían que garantizar condiciones de almacenamiento apropiadas (en las que deberá considerarse la seguridad, los efectos del calor, el polvo, la humedad, etc.), así como lugares que puedan servir como almacenes y que no presenten ningún problema para tal efecto. Deben tomarse precauciones adicionales con los materiales hechos de papel.

Se deberán hacer inspecciones frecuentes para asegurar que las medidas de almacenamiento sean las óptimas y para comprobar que éstas cumplan con el plan de control de calidad que se haya diseñado.