Consideraciones básicas

Los formatos tienen una función de control muy importante en la logística electoral. Aunque se debe intentar minimizar el número de formatos, siempre existirá una cantidad necesaria para la logística electoral, debido a:

• La necesidad de rendir cuentas sobre las acciones de la logística electoral, para que en caso de existir impugnaciones, se pueda justificar el motivo de cada acción;
• La necesidad de estandarizar  los registros sobre la gran cantidad de información que generan los eventos electorales, a fin de que la toma de decisiones tenga consistencia y se proteja la integridad de la elección.

Revisiones

Aunque los formatos son una parte necesaria de los mecanismos de rendición de cuentas de la logística electoral, pueden llegar a ser molestos. Sin embargo, es importante que la administración de la logística electoral haga revisiones regulares sobre el número de formatos y de sus contenidos, para conocer cuánta de la información recabada es:

• Requerida por la legislación;
• Necesaria para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia;
• Se usa para una administración regular y efectiva de la logística electoral;
• Puede ser útil para consultarse en algún momento;
• Información cuyo propósito es evidente.

Las tres últimas categorías deberían analizarse detalladamente para determinar qué formatos y artículos informativos son: 

• Requeridos realmente como un registro formal;
• Han sido superados por las prácticas necesitando revisión;
• Serían igualmente útiles con solo mencionarlos o reportarlos informalmente;
• No tienen propósito evidente.

La información que se recaba sin un propósito concreto, representa una pérdida de recursos valiosos para la logística electoral.

Formatos para uso interno

Debe evitarse sobrecargar al personal de la logística electoral con tareas excesivas de recolección de datos, de seguimiento de recursos y para monitorear los formatos que se deben llenar. Debido a que el personal ya estará bajo presión, por lo que añadirles peticiones sobre información poco importante o perteneciente a varias áreas del organismo electoral afectaría su desempeño.

Cuando un sistema requiere muchos formatos o estos son muy complejos, podrían cometerse errores al llenarlos y en el peor de los casos, se podría fallar al tratar de responder a peticiones esenciales sobre datos. Por esto se debe tratar de que los formatos sean simples, pero de una forma que permita que capturen la información necesaria.

Idiomas

En sociedades que albergan distintas lenguas oficiales, o con grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea necesario que los formatos se produzcan en más de un idioma.

Para simplificar el suministro, sería preferible que se produjeran formatos con varios idiomas, en lugar de formatos separados para cada lengua. El diseño de los formatos y la calendarización de su entrega, debe considerar el tiempo necesario para realizar traducciones efectivas.

Principios de diseño

Los formatos más efectivos son aquellos que son fáciles de entender y de completar. Algunos principios que se pueden considerar durante el diseño de los formatos de la logística electoral son:

• Usar lenguaje sencillo en vez de legal. Sólo una pequeña parte de la gente que usará los formatos tiene conocimientos jurídicos.
• Incluir instrucciones claras para el llenado. Las instrucciones son mejores cuando forman parte del diseño, que cuando se adhieren.
• Que toda la información sobre el usuario se pueda identificar claramente (nombre, dirección, etc.).
• Acomodar la información de manera lógica, agrupando las solicitudes.
• Dejar espacios en blanco entre las solicitudes de información individual. Debido a que colocar demasiada información en cada hoja es ineficiente; provocando que el formato sea difícil de entender.
• Revisar que las áreas en las que se deben escribir las respuestas estén claramente delineadas, asegurando  que tengan espacio suficiente para las posibles respuestas.
• Se podría usar una lista de verificación en aquellos lugares que cuentan con procesos administrativos estandarizados como resultado de las respuestas que obtengan los formatos. Las listas debería estar separadas de la sección del formato que recolecta información.
• Indicaciones que expliquen la forma en que se usará la información. En países cuya legislación protege la privacidad, esto podría ser obligatorio.
• Cuando la intención de las preguntas es clara y las diferentes secciones estén separadas adecuadamente, se podrían recolectar distintos tipos de datos en un solo formato (en vez de suministrar varios).
• En la medida de lo posible, los datos se deberían recabar solamente una vez, ya que el llenado de varios formatos en los que haya que poner la misma información, es una molestia que podría ocasionar que se llenen de forma incorrecta.

Otra distribución

Incluir ejemplos de formatos relevantes en los manuales de capacitación del personal electoral, explicando su uso y realizando prácticas sobre su llenado, facilitará el proceso.

En aras de la transparencia, también es útil poner a disposición de los participantes políticos y de otros ciudadanos interesados, un número razonable de muestras sobre los formatos de la logística electoral.

Rotulación con el domicilio

Podría ser efectivo usar impresoras láser o de inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la información correspondiente al distrito electoral, a la mesa receptora del voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o por mesa.

Sin embargo, debe considerarse si esto ayuda a los funcionarios electorales, si las ventajas de rotular el material no son superadas por los costos y complicaciones que conlleva el control de calidad, sobre el empaque y distribución del material entre las mesas de votación.

Control de formatos

La cantidad de datos que los formatos de la logística electoral tiene que registrar, podrían ser inmensos. Los formatos que listan los ejemplos de Election Forms Control Inventory, pueden dar una idea del número de formatos que se tendrán que diseñar, producir y llenar.

Controlar el diseño y la producción de los formatos es una tarea difícil que necesita recursos adecuados. Se necesitan sistemas de control rigurosos que revisen la estandarización y la secuencia de los formatos, para que los números y el contenido sean los indicados.

El siguiente listado no intenta dar cuenta de todos los formatos que deben o pueden ser usados por la logística electoral, pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes electrónicos.

Nominaciones  

• Notificación formal sobre el período para postulaciones.
• Formatos para postulación y cualquier documento adjunto.
• Rechazo o aceptación de las nominaciones.
• Retiro de nominaciones.
• Declaración sobre las nominaciones aceptadas.
• Resolución sobre el orden de las papeletas.
• Nombramiento de los representantes de partidos o candidatos.
• Gastos de campaña y reportes sobre contribuciones.

Control de materiales  

• Documentación sobre contratos o compras.
• Etiquetas o sobres preimpresos para el envío y regreso de materiales a los centros de votación.
• Inventarios, recibos de los suministros y entrega de programas.
• Reportes sobre pérdida y destrucción.

Reclutamiento y capacitación del personal  

• Folletos de información para los posibles miembros del personal.
• Ofertas de reclutamiento, valoración de las posibilidades de ser contratado y contratos o designaciones.
• Programas de capacitación, anuncios sobre asesorías y evaluaciones.
• Medidas para cumplir con los códigos de conducta y para mantener la secrecía del voto.
• Gafetes de identificación para el personal.
• Registros sobre la asistencia del personal y registros de pago.

Administración de las mesas de votación 

• Evaluación de las instalaciones y de los sistemas de seguridad.
• Resolución y notificación sobre las mesas de votación.
• Horarios para notificaciones a las mesas.
• Registros de impresión, conteo y organización de las papeletas.
• Señalamientos para las mesas de votación -señalamientos para el control de electores, señalamientos en cuanto al comportamiento de los electores (no fumar, no portar armas, etc.)
• Instrucciones para el personal de las mesas.
• Instrucciones para los electores.
• Afiches y panfletos informativos.
• Sobres para las papeletas (para sistemas en los que las papeletas se incluyen en sobres).
• Sobres inservibles o anulados.
• Retraso de la votación.
• Relación de votantes no registrados en las listas de electores.
• Registros durante la jornada electora.
• Listas para supervisores.
• Reportes del personal de mesa -éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o un folleto sobre los registros de la votación.

Registro del escrutinio y de los resultados  

• Notificación de los horarios y centros de votación.
• Organización y disposición de materiales electorales al momento del escrutinio.
• Registros del escrutinio, resúmenes y conciliaciones. 
• Determinación y comunicación de resultados.

Los formatos para escrutinio y para dar a conocer los resultados finales, deben estar diseñados de tal forma que muestren todos los cálculos necesarios para determinar los resultados; evitando que la información sea poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos).

Votación especial

Aquí se incluye la votación en ausencia, anticipada y postal. Además, se deberá considerar a los electores que requieran asistencia especial

• Afiches y panfletos para los electores.
• Solicitud de las papeletas.
• Instrucciones para realizar el voto.
• Sobres para papeletas y sobres externos.
• Registro y conciliación de las boletas impresas.
• Reportes por parte de los funcionarios encargados de las mesas para la votación especial--éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el escrutinio de las papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o como un folleto con los registros de la votación.

Impugnaciones  

• Declaración sobre las impugnaciones.
• Peticiones sobre recuentos.
• Reportes sobre la investigación.

Acreditación para observadores y representantes de partido

• Solicitudes para acreditación o para su nombramiento como representantes de partido.
• Gafetes de identificación.
• Certificados sobre su aceptación de normas de conducta.

Seguimiento de los electores 

• Denuncias sobre fraude electoral y reportes  sobre investigaciones.
• Confirmaciones sobre el registro electoral y sobre investigaciones (en sistemas de registro continuo).
• Averiguaciones, comunicados, registros de investigación y resúmenes electorales obligatorios (en sistemas de voto obligatorio).