Consideraciones Básicas

Se necesita un control de calidad sobre la producción de todos los materiales, de manera que el organismo electoral cuente con cantidades suficientes para cubrir las necesidades de la elección.

 Es importante que se desarrollen sistemas efectivos de control de calidad. No obstante, en muchas ocasiones este asunto no recibe la atención necesaria debido a la necesidad de cumplir cuanto antes con las exigencias de la elección.

Tanto los objetivos prácticos como los principios del plan de control de calidad deberán ser definidos por los proveedores y por el personal electoral de manera que resulten comprensibles para todos.

El control de calidad puede ser más efectivo cuando:

• El organismo electoral da  especificaciones precisas sobre el diseño a los proveedores;
• Los materiales provienen de proveedores confiables;
• Los métodos de producción de los proveedores están avalados por la International Standards Organisation (ISO) u organizaciones similares;
• Cuando los oficiales del organismo electoral monitorean regularmente la producción. Por lo que se recomienda contratar proveedores dentro del país.

Elementos del plan de control de calidad

Hay ciertos pasos que deberían incluirse dentro de los planes para controlar la calidad  de la impresión y la producción de los materiales. Que incluyen:

• Firmar la aprobación sobre las especificaciones del diseño de materiales;
• Materiales de muestra para contrastarlos con las especificaciones de diseño, dando la aprobación formal antes de que comience la producción (debiendo inspeccionarse de manera aleatoria, particularmente cuando se trate de materiales impresos), con esto se asegura que las muestras sean legibles y que la impresión se haya hecho correctamente;
• Monitoreo de las cantidades y tasas de producción;
• Control sobre la transportación y la seguridad de los materiales;
• Creación de métodos apropiados para el control de modificaciones, especificaciones, aceptación y transporte del producto.

Mantenimiento de los materiales

Cuando los materiales sobrantes pueden usarse para elecciones futuras, se tendrán que desarrollar planes de aprovechamiento para asegurar su utilización y disponibilidad.

Se tendrían que garantizar condiciones de almacenamiento apropiadas (en las que deberá considerarse la seguridad, los efectos del calor, el polvo, la humedad, etc.), así como lugares que puedan servir como almacenes y que no presenten ningún problema para tal efecto. Deben tomarse precauciones adicionales con los materiales hechos de papel.

Se deberán hacer inspecciones frecuentes para asegurar que las medidas de almacenamiento sean las óptimas y para comprobar que éstas cumplan con el plan de control de calidad que se haya diseñado.