Logística electoral

Reclutamiento y capacitación del personal de logística electoral

Consideraciones Básicas

Garantizar que se tenga suficiente personal, con una capacitación competente para cumplir con sus deberes en la mesa de votación y durante el escrutinio de votos, supone la columna vertebral de la logística electoral. Durante una elección nacional, el reclutamiento y la capacitación del personal necesario, representa uno de los ejercicios más grandes de movilización que se realizan en un país. De la misma forma, a nivel de elecciones estatales y locales, los requerimientos de capacitación del personal para la logística electoral, es uno de los ejercicios más amplios que se debe instrumentar. La escala total del ejercicio necesita una planeación precisa.

Generalmente, el personal para la votación es el componente más costoso de la logística electoral, por lo que ahorrar en los costos de cada unidad contribuirá a incrementar la efectividad del costo total. Sin embargo, cabe destacar que la efectividad con la que los oficiales electorales sirvan al público, es también el aspecto más visible del servicio electoral, ya que constituye el punto de interacción entre los ciudadanos y el proceso. Los planes para el personal deben tratar de que el servicio cumpla con los requisitos de costo- efectividad, en lugar de solo buscar que el servicio sea barato.

Perfil del Personal

Con el fin de determinar las funciones del equipo y su categoría dentro de la logística electoral, se debe desarrollar un perfil para cubrir las vacantes de la mesa de votación y del escrutinio.

El desarrollo de estos perfiles necesitará:

Determinar los estándares de servicio que la logística electoral debe brindarle al público;
Definir los deberes y las categorías que el personal debe cumplir, para garantizar que la logística electoral se instrumente de forma incluyente y orientada al servicio;
Determinar el nivel requerido de personal en las mesas de votación, para que sea capaz de lidiar con el número esperado de electores;
Considerar cualquier asistencia temporal que pudiera necesitar la planeación y la organización de la logística electoral.

La cantidad de personal necesario variará de acuerdo al entorno en el que se desarrollen las elecciones, dependiendo también de factores como el marco de procedimientos y del conocimiento de los mecanismos de votación que tengan tanto los oficiales electorales, como los electores; por eso, el desarrollo de modelos estandarizados para que el personal se desempeñe en las mesas de votación y en los centros de escrutinio, contribuirá a que los servicios cumplan con los requisitos de costo-efectividad. Se puede realizar un resumen general del personal que se debe reclutar para cada distrito electoral o área administrativa, basándose en el número de mesas de votación y en los estimados de personal necesario para cada una.

Reclutamiento del Personal

Conforme al perfil del personal de las mesas de votación y de otras actividades de la logística electoral, es necesario que se instrumente una estrategia de reclutamiento dirigida a finalizar la captación de personal, en un período que permita su capacitación dentro de los niveles de competencia necesarios para desarrollar sus actividades. Los elementos esenciales para elaborar un reclutamiento efectivo incluyen:

Determinar las responsabilidades para la acción de reclutamiento, así como el período adecuado para el mismo. En muchos entornos, la descentralización del reclutamiento a nivel local, representa un método más efectivo para obtener personal adecuado;
Determinar los niveles de habilidad y las cualidades que debe tener el personal, en contraste con la evaluación de los solicitantes. Es importante que al definir los estándares de contratación, se garantice que el personal de la logística electoral además de ser capaz de desempeñar sus tareas, represente a las comunidades locales que atenderán.
Idear métodos de reclutamiento que cumplan los requisitos de costo-efectividad. Que podrían incluir publicidad general para el personal, buscando captar personal de otras agencias del Estado, o un acercamiento a asociaciones profesionales u otras organizaciones, cuyos miembros probablemente cumplirán con los requisitos de la logística electoral.
Un factor importante para mantener los requisitos de costo-efectividad del reclutamiento, consiste en esforzarse para conservar los servicios de elección a elección, especialmente de los oficiales de votación que han dado un servicio satisfactorio. El método de selección de solicitantes exitosos no solo tiene que ser transparente, sino que también debería garantizar que los solicitantes sean valorados apropiadamente para contratar al personal más adecuado.
El personal temporal relacionado con la logística electoral, debe contratarse sobre la base de un contrato justo, que cumpla las necesidades de costo-efectividad.
La cantidad de personal reclutado también debería contemplar situaciones de contingencia, como la falta de personal el día de las elecciones, o el reemplazo del personal que no cumpla con la capacitación de manera satisfactoria.

Capacitación del Personal

La capacitación del personal de la logística electoral debe ser capaz de inculcar competencia e integridad en un gran número de aprendices en un período corto de tiempo.

La organización de la capacitación deberá tener una planeación cuidadosa para:

Conocer las competencias que se deben desarrollar en el personal de la logística electoral que recibe capacitación, así como el calendario de las actividades.
Materiales de capacitación, instalaciones y materiales de referencia para proporcionar a los aprendices.
Sesiones consistentes de desarrollo, contenidos y entrega de estilos para los aprendices
Cualquier capacitación necesaria para aquellos que actuarán como capacitadores del personal de las mesas de votación.
Monitoreo progresivo del personal, para determinar si están informados sobre las enmiendas administrativas o legislativas.

La amplitud de estas necesidades estará influida por la forma en que se conduzca la capacitación, ya sea de manera centralizada o distribuida, así como por el profesionalismo que tengan los capacitadores o el personal encargado de supervisar.

Para que se realice una capacitación efectiva, también es importante que se conduzca en sedes adecuadas y que utilice material apropiado para la capacitación.

Evaluación

Para garantizar que la capacitación haya sido efectiva, los planes de capacitación y las metodologías también deberían incorporar métodos para valorar la competencia del personal durante la capacitación y después de la misma, así como un programa que evalúe el éxito del proceso de reclutamiento y de capacitación del personal.

Información para otros participantes en la elección

La participación del organismo electoral en la capacitación, normalmente involucra el suministro de materiales y sesiones de información preferente para otros participantes en el proceso electoral, que incluye:

Partidos, candidatos y sus representantes
Observadores independientes.
Miembros de las fuerzas de seguridad responsables de la seguridad en la elección.

Códigos de Conducta

Para garantizar un nivel de servicio e integridad elevado, consiguiendo que el personal esté consciente de las normas de conducta a las que están sujetos, es útil que se desarrollen códigos de conducta que todo el personal de la logística electoral debe asumir. El disponer de códigos de conducta similares para los participantes políticos, les proporcionará un marco de integridad y una guía para que el personal de la logística electoral trate con los representantes de partidos y de candidatos.

Perfil del personal de logística electoral

Perfil general del personal

Disponer de una serie de estándares garantizará que se determinen de forma efectiva los requisitos que necesita el reclutamiento de personal de la logística electoral, especialmente para distribuir al personal entre las mesas de votación y los centros de escrutinio. Los estándares deberían:

Definir los objetivos en los cuales se tiene que basar el servicio y la plantilla de personal;
Determinar las distintas categorías de personal que serán necesarias;
Definir las funciones y deberes que debe desempeñar cada categoría del personal;
Suministrar un itinerario general sobre la cantidad de personal que será necesario en relación con el volumen de trabajo esperado en cada mesa de votación, así mismo, el itinerario también debería incluir otras facilidades de votación y cualquier asistencia administrativa o logística que se necesite.

Necesidad de criterios comunes

Si se permite que los administradores electorales a nivel local determinen por completo y a su discreción las categorías y niveles del personal, así como los estándares de servicio para los electores, es muy probable que se produzcan:

Inconsistencias y variaciones locales en el servicio, así como en la ejecución de los procedimientos electorales generales al tratar de adecuarse al tipo y a la cantidad de personal;
Ineficiencias en el empleo del personal, ya sea por la asignación de un número excesivo en relación a las tareas a desarrollar o al número de electores, o bien por un intento exagerado de reducir los costos, mediante niveles de personal por debajo del límite requerido para ejecutar las tareas de forma efectiva.

Regulación del perfil del personal.

Es común que la legislación electoral defina una base para la plantilla y para las funciones del personal perteneciente a las mesas de votación y a la administración electoral. Esto es importante para determinar la rendición de cuentas que le corresponde al personal dentro del proceso electoral.

Algunas jurisdicciones cuentan con una legislación que incluye normas muy precisas, por ejemplo, para todas las categorías de personal que serán empleadas, para la cantidad de personal asignada a cada mesa de votación y especificaciones similares. Esto es adecuado para contextos que tienen organismos electorales relativamente nuevos, o que tienen una historia con poca integridad entre los ideales democráticos y el servicio administrativo.

Sin embargo, este es un enfoque relativamente rígido que podría ocasionar ineficiencias. Siendo preferible que el organismo electoral se encargue de detallar los perfiles del personal mediante directrices administrativas.

Esto asegurará que se tenga una mejor capacidad para responder a diferentes condiciones locales. Puede suceder que mesas de votación del mismo tamaño ubicadas en distintas áreas, presenten distintas necesidades en términos del tipo o volumen de personal requerido, debido a variaciones lingüísticas, culturales, educativas o de edad. Puede ser útil ofrecer facilidades para aprobar variaciones en los perfiles generales de algunas mesas de votación, a fin de garantizar que los servicios ofrecidos se ajusten a las necesidades de la población local.

Dicha flexibilidad permite que el organismo electoral instrumente rápidamente procedimientos o sistemas eficientes para modificar la cantidad o funciones del personal, sin embargo, esto necesita de un riguroso control administrativo. Es importante que las excepciones a los perfiles generales obedezcan los requisitos básicos de la legislación, estando sujetas a la aprobación de los administradores electorales.

Influencia del entorno en la necesidad de ciertos tipos de personal.

Aunque existe la necesidad de contar con perfiles generales para mejorar la efectividad operativa, los perfiles, las funciones y los niveles de servicio de la logística electoral variarán dependiendo del contexto.

No existe un perfil universal "óptimo". La determinación precisa sobre la cantidad de personal necesario, la forma en que se le debe reclutar y capacitar, depende de diversas variables interdependientes del proceso electoral. Entre las que figuran las siguientes:

El sistema electoral. La complejidad del sistema de votación, la familiaridad de los electores con su mecánica y sus procedimientos, afectarán las necesidades de información en las mesas de votación, así como el tiempo que les tome a los electores emitir su voto. Esto a su vez afectará el volumen total de personal y la combinación de categorías requerida en cada recinto electoral.
La cantidad de facilidades de votación que se proporcionen y cualquier restricción que exista sobre su tamaño. El número de electores por atender será el determinante básico del personal necesario, no sólo en su cantidad total, sino respecto a cada facilidad de votación ofrecida. Se pueden reducir algunos costos de la plantilla de personal si se instalan varias facilidades de votación en menor número.

Determinar el número adecuado de electores que se puede atender en cada mesa de votación, es uno de los asuntos más importantes para tener una administración efectiva de la logística electoral.

Los procedimientos de votación adoptados. Los procedimientos adoptados para controlar a los electores dentro de la mesa de votación, para determinar su elegibilidad para votar, para distribuir los materiales, para lidiar con los electores sin registro y para cualquier acuerdo que suministre facilidades especiales, determinarán las funciones del personal, la viabilidad de dividirlo en categorías y a tener una mejor orientación para determinar la cantidad de personal necesaria.
La base para emplear al personal. Ya sean oficiales independientes o, como ocurre en algunas jurisdicciones, representantes de los diferentes sectores sociales que creen un balance.

También serán necesarios distintos perfiles de personal en los modelos que utilizan una estructura jerárquica para las facilidades de votación, teniendo una estructura administrativa definida, así como para los modelos consensuados o paritarios que dan las mismas responsabilidades a todo el personal.

Efectividad de las campañas de información pública sobre los procedimientos de votación. Cuando los electores están bien informados, generalmente las facilidades de votación requieren una menor proporción de personal.
Calendarios electorales. La existencia de plazos estrechos, ya sea para el periodo de votación o para la producción y distribución de materiales antes de la jornada electoral, puede aumentar la necesidad de que el organismo electoral contrate asistentes administrativos temporales.
Centros y procedimientos del escrutinio. El lugar en donde se realice el escrutinio, ya sea en las mesas de votación o en instalaciones centralizadas, así como la fecha límite para su finalización, afectará la posibilidad de que los oficiales de mesa puedan realizarlo. Las decisiones que se tomen sobre esta cuestión, impactarán a la cantidad total de personal necesario, a las habilidades necesarias para desempeñarse como oficial de mesa y a la estructura de la capacitación.

Costos del personal

Salvo en aquellas situaciones en que el personal de votación esté obligado a desarrollar estas actividades como un deber cívico sin retribución, la plantilla del personal tendrá un costo significativo, pudiendo ser el mayor componente de gasto de todo el proceso de votación. Conseguir que la plantilla de personal de las mesas de votación sea efectiva y barata, impactará positivamente a la efectividad y al gasto de la elección en general. Es muy importante que los legisladores y los administradores electorales reconozcan este impacto al definir los esquemas y procedimientos electorales. La mayoría de los aspectos del proceso electoral tendrán un impacto sobre los costos del personal de las mesas de votación.

Estándares del servicio electoral

Determinación de los objetivos y del nivel de servicio

Como en cualquier actividad enfocada al servicio, antes de determinar los perfiles del personal necesario para proporcionar las facilidades de votación, es importante definir el nivel de servicio y lo que se espera de él. Formalizar los objetivos del servicio es esencial para que la logística electoral pueda determinar las funciones que deberá desempeñar el personal y para que realice una distribución de recursos efectiva. Es igualmente importante que se desarrollen prácticas de trabajo, que permitan instrumentar la votación de forma adecuada.

Inculcar en el personal los objetivos del servicio durante su capacitación, contribuye a proporcionarles una plataforma ética. Así mismo, permitir que los estándares de servicio que el organismo electoral intenta alcanzar estén disponibles para el público, constituye una parte esencial para que la administración del proceso electoral rinda cuentas.

Criterios del servicio

Los objetivos de los servicios de votación generalmente están enfocados a cumplir con los siguientes criterios:

Tráfico. La cantidad de electores que cada mesa de votación puede atender adecuadamente por hora;
Exactitud. El nivel de exactitud que se debe alcanzar durante el procesamiento de los electores;
Integridad. El nivel de integridad aceptable y el riesgo de que sea infringida.

En entornos con recursos ilimitados, se pueden instalar facilidades que eviten que los electores tengan que esperar para votar, que ayuden a que sean procesados adecuadamente y a que se tenga control sobre todos los aspectos que protejan la integridad de la elección. Sin embargo, raramente se dispone de dicha cantidad de recursos. Por otro lado, los estándares de servicio varían dependiendo de los distintos entornos en donde se celebren las elecciones, especialmente debido al tráfico de electores, por eso, es necesario que se realice un balance entre el servicio y su costo, de forma que el resultado sea aceptable para todo el público.

Medidas para la afluencia

El aspecto más visible de la logística electoral es el tiempo que deben esperar los electores en las mesas de votación para emitir su voto. Existe un número importante de factores que afectan la afluencia en las mesas de votación.

El tiempo que tarda el personal en entregar los materiales de votación constituye un indicador importante sobre su desempeño. Siendo preferible que se desarrollen estándares y exámenes minuciosos sobre la expedición de material que los oficiales deberían entregar a los electores por hora. Este podría convertirse en un determinante sobre el nivel que tiene el personal.

El índice que pueda alcanzar la expedición de materiales en los distintos entornos dependerá de los siguientes factores:

Los mecanismos elegidos para verificar la identidad y la elegibilidad del elector;
La exactitud y el diseño de la lista de electores que se utilice;
La cantidad y el estilo de las papeletas expedidas;
El método de votación, especialmente si se trata de un llenado manual de las papeletas, de máquinas o de computadores.

Todavía no existen materiales de votación estandarizados que puedan utilizarse en todos los contextos. En algunos lugares, los oficiales de votación pueden conseguir fácilmente índices de expedición de materiales que alcanzan los sesenta electores por hora. Por otro lado, las mesas de votación móviles que atienden a ancianos o a electores con alguna discapacidad, sólo pueden atender entre cinco y diez personas por hora.

También existen otros factores importantes que influenciarán la tasa en la que se puede procesar a los electores. Incluyendo:

El número de compartimentos de votación que se haya proporcionado;
La cantidad de electores que necesiten asistencia o una explicación detallada sobre los procedimientos de votación;
La complejidad de las papeletas y por ende, el tiempo que le tome a cada elector completarla.

Tiempo en la fila

Las expectativas que tenga la sociedad sobre la calidad del servicio electoral, determinará la cantidad de tiempo que considerarán aceptable para permanecer en fila. En sociedades con mayor desarrollo, la tolerancia del público para hacer fila es mucho menor.

Por ejemplo, en las elecciones federales de Australia, el objetivo del servicio está enfocado a que los electores no tengan que hacer fila por más de diez minutos antes de que les sean entregados los materiales de votación.

En lugares con poca experiencia en elecciones democráticas, o en donde las personas están acostumbradas a que los servicios gubernamentales tengan largas filas, los electores al esperar su turno para votar. Sin embargo, será inaceptable que cualquier elector tenga que esperar más de treinta minutos para votar.

Períodos con alta afluencia

Es poco probable que se tenga un flujo uniforme de electores durante las horas de votación. Por varias razones, como la disponibilidad de transporte o el fomento a votar temprano, los electores tienden a llegar al mismo tiempo a la mesa de votación. Para que el personal pueda lidiar de forma efectiva con los periodos de alta afluencia, es necesario que se realice una investigación sobre los registros de asistencia de elecciones pasadas.

Se puede conseguir mayor efectividad en los costos si se elabora un modelo que permita la inclusión de personal adicional durante las horas pico (que en muchos sistemas tiende a presentarse en las primeras horas después de abrir), que ayude a informar y a expedir material a los electores. Cuando dichos modelos se instrumentan, se necesitan controles adicionales para garantizar que todas las acciones de los oficiales estén sujetas a rendición de cuentas.

Evaluación del servicio

Para la planear mejoras en términos de costo-efectividad, es importante que se evalúe si el servicio de votación alcanzó los objetivos propuestos y si estos se adecuaron al contexto.

Las metodologías adecuadas para este efecto pueden incluir el análisis de las quejas que hicieron los electores, de los registros sobre retrasos en filas, de los resultados de encuestas sobre el servicio, o de informes sobre la conducción del organismo electoral.

Nivel, categorías y deberes del personal electoral

Para proporcionar un servicio de calidad a los electores y para reducir sus costos, la logística electoral tiene que realizar un cálculo efectivo sobre la cantidad de personal necesario en las mesas de votación.

En general, la cantidad de personal necesario está directamente relacionada al número de electores registrados. Sin embargo, la cantidad real de personal necesario en cada mesa también depende de otros factores como:

La gama de servicios ofrecidos, tanto los que son requeridos por la legislación, como los destinados a asistir a los electores;
La complejidad de los procedimientos de votación;
El diseño físico de la mesa de votación;
La experiencia y lo familiarizados que estén los electores con los procedimientos de votación;
El número de horas durante las que se realiza la votación;
Si se llevan acabo elecciones individuales o múltiples;
Los estándares de servicio que haya fijado el organismo electoral para procesar a los electores. En algunas mesas de votación, también existen otros factores que podrían afectar la cantidad de personal, como:
Las características del electorado local, en términos de edad e índice de alfabetización en el idioma oficial;
Condiciones locales que podrían exacerbar los períodos de afluencia de electores y por consiguiente, la necesidad de personal adicional para garantizar que se cumplan los estándares del servicio.

Nivel del personal

Debido a que hay variaciones muy amplias a este respecto, es difícil que se pueda determinar un nivel ideal del personal que sea aplicable a todos los contextos y que garantice que todas las responsabilidades de la mesa de votación se instrumenten de manera efectiva.

Sin embargo, existen algunos principios generales que permiten determinar el nivel del personal. Siendo importantes para establecer un modelo estandarizado de personal para las mesas de votación en cada elección. El método para realizarlos dependerá de la forma en que se decida la ubicación de las mesas. A grandes rasgos, existen dos métodos básicos para realizarlo:

Dividir los distritos electorales en áreas que contengan un número similar de electores, método que requerirá el desarrollo de un modelo de personal aplicable en todas las mesas. También supone la formulación de un tamaño estandarizado para las mesas de votación, ya sea mediante la regulación o por dirección administrativa.

En algunas circunstancias, especialmente cuando se tiene que mantener la accesibilidad para residentes rurales, o cuando existen grandes diferencias en los niveles de alfabetización entre residentes rurales y urbanos, podría existir la necesidad de elaborar dos modelos distintos para cada distrito electoral, uno para las zonas rurales y otro para las urbanas. Este modelo es relativamente fácil de instrumentar, ya que tiene un número reducido de estándares que el personal de las mesas de votación debe cumplir.

Contar con una política más flexible para determinar la cantidad de electores que se asignarán a cada mesa de votación, estará determinada por la eficiencia que se pueda obtener por las circunstancias locales (el tamaño de las instalaciones disponibles, la experiencia del personal, etc.).

La cantidad de personal estará determinada por una escala relacionada directamente al número de electores previsto para cada mesa. Aunque varias ventajas derivan de esté método, es más recomendable que sea empleado por sistemas electorales que tengan acceso a equipos y programas de cómputo, que ayuden a determinar la distribución del personal entre las mesas.

Flexibilidad

La forma en que se determina la estandarización del personal en las mesas, debería tener cierta flexibilidad administrativa para que la cantidad de personal se adecue a las circunstancias locales. Esto muy útil en los lugares que requieren personal adicional para brindar un nivel aceptable de servicio (como en áreas que tienen altos índices de adultos mayores, bajos niveles de alfabetización, en donde la afluencia es lenta y en donde se necesita más información), así como en situaciones en donde el personal es excesivo o se pueden reducir gastos sin afectar el servicio.

Sin embargo, la flexibilidad debería tratarse de una excepción que requiere aprobación de los oficiales electorales más experimentados, para garantizar consistencia en el servicio, para evitar personal innecesario y para enfatizar el ahorro.

(Para mayor información ver la tabla 5)

Personal que satisfaga necesidades específicas

La tabla 5 muestra qué tanto varían los estándares del personal entre las jurisdicciones y la medida en qué dependen de los diferentes contextos, especialmente en términos de procedimientos de votación, de lo familiarizados que estén los electores con el y de la disponibilidad de personal experimentado. Los ejemplos de Australia y de Sudáfrica tienen las siguientes características:

Asignan cantidades similares de electores a las mesas de votación.
Sus electores tienen que llenar dos papeletas, en el caso sudafricano con una sola marca y en el australiano, por la elección de una marca preferencial, o mediante la numeración preferencial de dos papeletas.

Los mecanismos para verificar la identidad de los electores fueron más rigurosos en el caso sudafricano, incluyendo la producción de credenciales de identidad y en algunos casos marcas con tinta. En Australia sólo se solicitó a los electores que declararan si su identidad y dirección eran correctas y si tenían o no experiencia electoral.

En el ejemplo australiano, cuando los electores y los oficiales tenían experiencia en los procedimientos de votación, se permitió que los electores votaran en cualquier mesa de su distrito electoral; mientras que en Sudáfrica se utilizaron filas como las de los bancos para dirigir a los electores con el primer oficial disponible. Los electores fueron asignados a una sola mesa y las listas de electores estaban divididas en dos, una para verificar la elegibilidad y otra dividida alfabéticamente para los materiales.

Tabla 5

Perfiles del personal de las mesas de votación

Elecciones locales de Sudáfrica en 1995

Elecciones federales de Australia en 1996

Método para determinar el personal

Personal mayor al número de electores registrados:

Áreas urbanas (electores alfabetizados)	2500
Áreas urbanas (electores con menor alfabetización)	1250
Áreas rurales	750

Con flexibilidad de acuerdo al número de electores

Posibles ajustes

Disminución de oficiales con la aprobación del ministro, cuando se espera un número bajo de electores

Incremento en el número de electores

Áreas urbanas (electores alfabetizados)	4000
Áreas urbanas (electores con menor alfabetización)	2500

Se pueden realizar ajustes para circunstancias locales

Número de horas en que se realizó la votación

Número de asistencia esperada para este ejemplo

Asistencia máxima de electores en:

Áreas urbanas (electores alfabetizados)	2500
Áreas urbanas (electores con menor alfabetización)	1250
Áreas rurales	750

2500

1250

750

Categoría del personal

Cantidad de personal

Presidente de mesa

Suplente del presidente de mesa

Oficiales para el control de entrada y de filas

Oficial para el control de salida

Oficial para verificar el registro de los electores

Oficial de distrito para distribuir las papeletas

Oficial de representación proporcional para distribuir papeletas

Encargado de los compartimentos de votación

Guardia de las urnas

Personal total

Administración de las mesas de votación

Administradores de las mesas de votación

Es preferible que se designe una persona como responsable de toda la logística de la mesa de votación. Este es un requisito de muchas jurisdicciones, independientemente de si el cargo es definido como administrador de mesa, presidente de una comisión electoral, de oficial o cualquier otro nombre.

Definir un punto para rendición de cuentas proporciona un enfoque adecuado para el flujo de información entre la administración electoral y la mesa de votación, consiguiendo que el oficial de mesa sea legalmente responsable de la logística electoral. Las funciones que deberían delegarse al administrador de la mesa de votación incluyen:

Inspección de la mesa para garantizar que cumple con los estándares requeridos y para familiarizarse con las características de las instalaciones;

Asegurar que todos los materiales y el equipo para la mesa se hayan entregado a tiempo;

Instalar la mesa de acuerdo a los diagramas aprobados, de preferencia el día previo a la jornada electoral y con la asistencia del resto del personal;

Asegurar que la mesa de votación abra y cierre a las horas estipuladas;

Dirigir a los funcionarios de mesa durante el horario de la votación;

Tratar con los representantes de partido, de candidatos y con los observadores en la mesa de votación, así como establecer contacto con las fuerzas de seguridad;

Mantener comunicación con la administración electoral para informar sobre el progreso de votación y de las dificultades enfrentadas, recibiendo instrucciones para desarrollar las actividades;

Manejar peticiones más complejas de información para los electores;

Proporcionar cualquier servicio especial que requiera la intervención del personal ejecutivo de las mesas de votación, supervisar o ayudar con los votos asistidos, tratar con los electores no registrados que insisten en que tienen derecho de votar (estas responsabilidades normalmente están definidas en el marco legal de la logística electoral);

Instrumentar el cierre del proceso electoral, la clasificación y el embalaje de todo el material para su escrutinio y para el reenvío del material al organismo electoral;

Recopilar y aprobar todos los registros, los informes operativos y administrativos sobre las actividades de las mesas de votación;

En donde el escrutinio se realiza en las mesas de votación después del cierre de la elección, es común que el administrador también dirija el conteo en esa localidad.

Una medida que incrementa la efectividad del gasto y que puede aplicarse en contextos de bajo riesgo en donde es común contar con transporte privado, es que los administradores de mesa pueden ser responsables del transporte de los materiales electorales, exceptuando los materiales voluminosos como son los compartimientos y las máquinas de votación.

En lugares que aplican modelos de cascada para la capacitación, los administradores también podrían encargarse de la capacitación del personal de su mesa. En ciertas circunstancias, especialmente en áreas rurales en donde la administración electoral no tiene presencia local, se les podría pedir que colaboren con el reclutamiento de su personal. Cuando se requiere que los administradores realicen tareas previas a la jornada electoral, tales como inspección de instalaciones, reclutamiento y capacitación de personal, recopilación y transporte de materiales, el pago por sus labores debería incluir una cantidad adicional.

Suplentes de los administradores

En las mesas de votación más grandes, es recomendable que se designe formalmente a un funcionario como suplente del administrador, tanto para ayudar a supervisar los procesos de votación como para actuar como sustituto. En muchos sistemas, el administrador de la mesa de votación tiene responsabilidades legales que sólo puede llevar a cabo el titular del puesto. En dichas circunstancias, es esencial que se tomen medidas para designar a un funcionario que pueda desempeñar esta labor de administración en ausencia del administrador de la mesa.

Los administradores suplentes además de asistir al titular en las labores de supervisión durante la votación, pueden realizar labores más complejas, tales como:

Resolver peticiones de información;

Ayudar a los electores;

Supervisar las facilidades de votación especiales;

Asistir al administrador de mesa con las labores previas a la jornada electoral. Cuando los administradores reciban capitación adicional, es recomendable que sus suplentes también lo hagan.

Control de acceso y de las filas

Dependiendo de los riesgos de que personas no autorizadas entren a las mesas de votación, de los métodos adoptados para verificar la identidad de los electores y de la capacidad física de las instalaciones, podría ser conveniente que un solo oficial se encargue del control de la entrada y de la fila. Será más difícil combinar estas funciones cuando se tienen varias filas.

Control de acceso

Las responsabilidades del control de acceso incluyen:

Controlar el flujo de acceso de los electores para que no se saturen las mesas.
Verificar que los electores posean la documentación de identidad requerida, para que se les pueda expedir el material de votación y se pueda invitar a retirarse a quienes no la porten.
Asegurarse de que los electores se dirijan a la mesa de votación que les corresponde, remitiendo a los que tienen duda hacia las áreas de información.
Vigilar que sólo las personas autorizadas accedan a la mesa.

Seguridad

Es preferible que las cuestiones de seguridad relativas al acceso, tales como la entrega de armas, sean manejadas por fuerzas de seguridad y no por los oficiales de votación.

Control de filas

Las funciones de control de filas incluyen:

Mantener las filas de electores en orden, mientras esperan que se verifique su elegibilidad y se les entreguen los materiales;
Cuando se tienen varias filas en una misma mesa, dirigir a los electores a la correspondiente (por ejemplo, cuando la lista de electores se divide alfabéticamente o al atender a electores de distintas áreas geográficas);
Identificar a los electores que podrían requerir información sobre los procedimientos de votación, remitiendo a quienes tengan dudas complejas con el oficial encargado;
Identificar a los electores que puedan requerir asistencia para votar y notificar lo procedente al oficial a cargo;
Identificar a los electores con dificultades lingüísticas y dirigirlos hacia los servicios de asistencia;
Identificar a los electores que requieran de alguna facilidad para emitir un voto especial;
Tratar de averiguar si los electores están registrados para votar y en caso contrario, dirigirlos con el oficial apropiado;
Supervisar el tiempo que permanecen los electores en fila para votar y comunicar al oficial a cargo sobre cualquier saturación.

La existencia de mecanismos efectivos para controlar las filas de electores, demuestran que la mesa de votación está administrada efectivamente.

Información y asistencia lingüística

En algunos contextos podría ser necesario que se designen funcionarios en las mesas de votación, cuyo trabajo consista en proporcionar información a los electores. La necesidad de este personal especial debería evaluarse caso por caso.

Las condiciones en donde se requiere personal especial incluyen:

Mesas de votación grandes, en donde todo el personal pudiera estar ocupado con otras funciones clave.
En áreas que tienen cantidades importantes de electores nuevos, o con desconocimiento de los procedimientos electorales. Por otra parte, los lugares en donde el perfil estandarizado del personal de mesa obligara a contratar personal adicional para informar, incluyen:
Estados con cambios radicales en sus procedimientos de votación, o que han introducido nuevas tecnologías como computadoras;
Lugares en donde la población tiene poca experiencia electoral.

A menos que exista una tarea específica que se tenga que trasmitir a todos los electores, tal como el funcionamiento de las máquinas o computadoras electorales, los oficiales de información podrían ser más eficientes si se desplazan, en lugar de que permanezcan en un escritorio. Dichos funcionarios también podrían lidiar con solicitudes de información más compleja, que no puedan ser manejadas por otros oficiales sin que se demore el proceso de votación. Puesto que estos oficiales deben tener un conocimiento amplio sobre los procedimientos de votación, podría ser conveniente que se combinen las funciones de los oficiales de información y del suplente del administrador de la mesa.

Intérpretes y asistentes lingüísticos

En áreas que incluyen comunidades que no tienen buen manejo del idioma oficial que usan los materiales electorales, sería conveniente que se contraten oficiales que hablen los idiomas de la región. Si esto es imposible, se podrían mejorar los estándares del servicio mediante la contratación de intérpretes y de asistentes lingüísticos, que tengan buen manejo de los idiomas regionales.

Dichos funcionarios tendrían que estar sujetos a los mismos códigos de conducta y a los requisitos de secrecía electoral aplicados a los oficiales electorales. Sin embargo, sus labores deberían restringirse a traducir los documentos oficiales y a interpretar las solicitudes de información de los electores hacia los oficiales, todo ello sin agregar opiniones personales.

Control del proceso de votación

Cuestiones básicas

Es importante que el personal electoral realice las siguientes funciones para controlar el proceso de votación:

Verificar que todos los electores de la mesa sean elegibles para votar;

Distribuir el material electoral indicado;

Monitorear los compartimientos o mamparas de votación;

Garantizar la seguridad de las urnas y de su contenido y en su caso, de las máquinas o computadoras electorales;

Controlar la salida de las instalaciones;

Proporcionar las facilidades de votación especial que pudieran necesitarse.

Oficiales para verificar la elegibilidad de los electores

Las labores básicas que deberían desempeñar los oficiales que verifican la elegibilidad de los electores son:

Revisar la identificación del elector, ya sea mediante el documento de identidad requerido, o con base en una declaración hecha por el elector;

Cotejar el nombre y otra información pertinente del elector (por ejemplo la dirección, la fecha de nacimiento) con la lista de electores;

Si el elector aparece en la lista de electores, marcar el área correspondiente en la lista, para señalar que el elector ya votó, para después enviar al elector con el funcionario encargado de repartir el material electoral;

Si el elector no aparece en la lista, enviarlo con el funcionario adecuado o con el administrador de mesa para que reciba asistencia;

Al cierre de la votación, consolidar los registros sobre la cantidad de electores que votaron.

Cuando los controles múltiples de votación se basan en marcar al elector con una tinta especial, puede ser necesario designar a un funcionario independiente para revisar que el elector no tenga una mancha previa de tinta, para después aplicarle la tinta, a fin de expeditar la revisión de la elegibilidad para votar.

Combinar las funciones de revisar la elegibilidad de los electores, con la expedición de los materiales electorales como responsabilidad de un mismo oficial de mesa, resulta más eficiente con respecto al costo y mejora el control de la fila. Sin embargo, no siempre es posible instrumentar esto, ya que depende de la complejidad de la revisión de elegibilidad requerida y de la confianza en el nivel de habilidad del personal para realizar estas dos tareas cruciales sin errores. En donde hay dudas sobre la capacidad de los miembros del personal para realizar ambas tareas, o en caso de que esto significara una demora importante, es mejor designar a funcionarios individuales para realizar dichas tareas.

La legislación también podría dictar que funcionarios ajenos a las mesas de votación, lleven a cabo estas funciones.

Oficiales para expedir los materiales electorales

Dependiendo del método de votación, ya sea que se base en papeletas o en sobres para papeletas, estos oficiales tendrían la función de entregar papeletas, sobres para papeletas o ambos. Una vez determinada la elegibilidad del elector para votar, sus funciones básicas son:

Que se aplique correctamente cualquier marca oficial requerida en cada papeleta y/o sobre para papeleta;
Que los electores reciban la(s) papeleta (s) y/o sobre(s) para papeleta indicados;
Que se explique a todos los electores el método de marcado o llenado correcto de la papeleta, así como el requisito de llenar la papeleta en secreto detrás de una mampara;
Que se explique o que se muestre a cada elector el método para doblar la papeleta, de tal forma que exhiba cualquier marca oficial antes de depositarla en la urna;
Que los electores no sean enviados al área de mamparas, a menos que estén disponibles;
Que se lleven registros precisos sobre la cantidad de papeletas (y/o sobres para papeletas) entregadas;
al cierre de la votación, se coteje la cantidad de papeletas y/o sobres para papeleta con la cantidad de electores que se presentaron a las urnas.

En donde se usan computadoras para la votación, no se requerirá esta función, sin embargo, podrían necesitarse funcionarios que monitoreen el uso del equipo de cómputo.

Monitores de las mamparas de votación

La responsabilidad de supervisar el área de mamparas debería recaer en ciertos oficiales. Tratando de llevar a cabo revisiones constantes para asegurar que:

Los carteles de información que deban estar expuestos en las mamparas permanezcan en su lugar y se reemplacen cuando sea necesario;
Los electores no olviden el material de votación;
Se elimine cualquier papel o símbolo dejado en las mamparas, que pudiera influenciar a los electores;
Cada compartimiento cuente con instrumentos para marcar la papeleta, ya sean lápices o plumas y que éstos funcionen.

El área en torno a las mamparas debe estar libre de materiales para que los electores puedan pasar fácilmente. Para garantizar la secrecía del voto, sería importante contar con supervisión en esta área para asegurar que:

Los electores estén solos en los compartimientos;

Las papeletas no se marquen fuera de los compartimientos;

Se tenga comunicación con los funcionarios que reparten el material, para que no se repartan materiales hasta que se desocupe un compartimiento;

Los electores se dirijan a la urna (o a la urna adecuada, cuando se usa más de una) al terminar de llenar su papeleta;

Dependiendo de la cantidad de electores que asistan a la mesa de votación y de su familiaridad con los procesos electorales, podría eliminarse la necesidad de designar funcionarios adicionales con las responsabilidades antes mencionadas. El área de mamparas podría ser monitoreada por otros funcionarios, tales como los funcionarios de información, el administrador de la mesa de votación, o el administrador suplente, siempre que sus funciones primarias lo permitan.

Control de las urnas

Exceptuando los procedimientos que requieren que los electores regresen con el funcionario que les repartió el material electoral, para depositar sus papeletas en la mesa de expedición, siempre es recomendable contar con personal cuya única función sea cuidar la(s) urna(s) en la que los electores depositan sus papeletas. En algunas mesas de votación, podría ser posible que el administrador de mesa lleve a cabo esta función, pero es preferible que otra persona la realice. Las labores de los encargados de las urnas incluyen:

Guardar la urna y evitar que se dañe, que se le maltrate, o que sea alterada;

Garantizar que ningún material no autorizado se introduzca en la urna (esto requiere que el funcionario que reparte el material, revise cualquier marca oficial colocada al reverso de la papeleta antes de que se permita su entrada en la urna);

Asegurar que los electores depositen la(s) papeleta(s) en la urna correcta antes de abandonar la mesa de votación y que no coloquen papeletas adicionales en la urna;

Dirigir a los electores a la salida una vez que hayan depositado su(s) papeleta (s);

Revisar la(s) urna(s) constantemente para determinar qué tan llenas están (lo cual se hace insertando una regla en la ranura de la urna) y notificar al administrador de la mesa en caso de que se necesite otra;

Donde se usen sistemas de máquinas de votación o sistemas electorales electrónicos, no será necesario designar personal para estas funciones. Sin embargo, este ahorro de personal se equilibra con la necesidad de contratar gente que informe a los electores sobre el uso del equipo.

Funcionarios para el control de salida

El encargado de cuidar las urnas también podría controlar la salida cuando la distribución de las mesas de votación permita que las urnas se coloquen cerca de la salida.

En mesas de votación más grandes, o en donde se tienen problemas de seguridad, incluso si se cuenta con esta distribución, sería recomendable designar personal especial para llevar a cabo las labores de control de la salida, cuyas obligaciones incluyen:

Asegurar que los electores abandonen la mesa de votación en cuanto hayan terminado de votar;

Prevenir la reunión de personas no autorizadas cerca de la salida de la mesa, así como la entrada de personas por la puerta de salida;

Asegurar que los electores no lleven materiales al salir de la mesa.

Facilidades de votación especial

En donde existen facilidades de votación especial (tales como voto en ausencia o voto móvil) dentro de las mesas ordinarias, se debería tener personal para lidiar con estas responsabilidades. Sin embargo, estos métodos podrían ser atendidos por el personal que desempeña otras funciones, cuando el número de electores que necesita estas facilidades sea suficientemente bajo para ser manejado sin detrimento alguno.

Otros oficiales de logística electoral

Además del contingente de personal necesario para las mesas de votación durante la jornada electoral y para el escrutinio, es común que se presente la necesidad de contratar personal adicional para apoyar en otras tareas de la logística electoral. Que incluyen:

Oficiales de distrito temporales, o personal semejante para que sea responsable de la elección en cada distrito (dependiendo de cómo esté definida la rendición de cuentas en la legislación), cuando el organismo electoral carezca de presencia local.

Cuando el proceso no elija representantes individuales para varios distritos electorales, esto se podría realizar mediante áreas geográficas administrativas basadas en otras divisiones, como los distritos gubernamentales.

Personal para las facilidades de votación especial, como el voto anticipado, el postal, en el extranjero, el ausente y en mesas de votación móviles.
De apoyo administrativo para tareas previas a la votación, tales como la organización de los suministros y de la logística, el reclutamiento y otras cuestiones del personal, así como para el empaque de materiales para su entrega a las mesas y para después del escrutinio.
Supervisores itinerantes que ayuden a los oficiales de mesa y que monitoreen su desempeño durante la jornada electoral, siempre que los recursos y las condiciones geográficas lo permitan.

Apoyo administrativo

Aún para los organismos electorales permanentes, resulta poco efectivo solventar el contrato permanente de todo el personal necesario para suministrar los servicios que requieren las elecciones. Una solución sustentable en términos de costo-efectividad, es la de contratar personal provisional para:

Apoyo administrativo, o
Contratar los servicios de otras organizaciones para realizar el pago de nómina, o para empacar los materiales de las mesas de votación.

Se deben instrumentar controles rigurosos sobre los costos del personal adicional. Es preferible que éste personal se contrate por hora, en lugar de garantizarles días, semanas o bases más largas de trabajo, ya que las tareas que desempeñarán son irregulares y algunas tienden a presentar horas pico.

Se le podría sacar mayor beneficio a la asistencia de personal temporal, cuando se utiliza en procesos intensivos o a larga escala:

Para mantener registros del personal y de nómina;
Preparar la documentación para aprobación de compras y monitorear el suministro de las solicitudes;
Verificar el suministro de materiales y equipo, volviendo a empacarlo para su envío a las mesas de votación;
Verificar y separar el material reenviado desde las mesas y centros de escrutinio, para almacenarlo de forma segura;
Apoyar en cualquier programa de votación postal que realice el organismo electoral;
Dar asistencia administrativa y logística al personal del organismo electoral, incluyendo las oficinas de los oficiales de distrito;
Contestar las dudas menos complejas que presenten los electores;

Mantener un registro de datos históricos, referentes al tiempo de procesamiento de los electores y de la carga de trabajo, contribuirá a desarrollar esquemas para mejorar el uso del personal provisional. Será más conveniente incluir a este personal en la misma base de datos del personal fijo, exceptuando las tareas que necesiten de datos o de habilidades especiales.

Oficiales itinerantes y de enlace

Es común que los administradores de la logística electoral estén obligados a permanecer en su oficina durante la jornada electoral, especialmente cuando se encargan de centros distritales, regionales o de seguridad.

Se puede mejorar la efectividad de la administración, cuando se designan oficiales de mesa de votación experimentados para que funjan como inspectores itinerantes que supervisen un grupo de mesas. La capacidad de llevar a cabo este ejercicio estará limitada por la disponibilidad de personal, por la distancia entre las mesas de votación y por la seguridad que tenga el contexto. Es poco probable que se pueda instrumentar esta actividad en áreas rurales.

La cantidad de oficiales itinerantes que sería conveniente utilizar, se determina de acuerdo al tamaño del área geográfica del distrito electoral y por la cantidad de mesas que contenga. La cantidad ideal de oficiales debería permitir que realicen por lo menos una visita a cada mesa de votación durante la jornada electoral, sin embargo, sería preferible que pudieran realizar dos, una en las primeras horas de apertura de la mesa y otra cercana al término de la actividad. Las mesas que se encuentren administradas por oficiales con menor experiencia, deberían recibir visitas más frecuentes.

Los oficiales itinerantes deberían ser capaces de supervisar entre ocho y diez mesas de votación. Estos oficiales pueden ser los ojos y los oídos del organismo electoral, proporcionando a su vez asistencia a los oficiales en las mesas. Los deberes adecuados de este tipo de oficiales pueden incluir:

Asegurarse de que las mesas de votación usen los procedimientos adecuados y en caso contrario, instruir al personal de las mesas sobre los métodos correctos;
Verificar los registros de actividades elaborados por los oficiales de mesa, para asegurarse de que hayan llenado todos los puntos necesarios;
Garantizar que los diseños de las mesas obedezcan a la planeación, y si fueron modificados, que respondan efectivamente a las dificultades de las instalaciones;
Portar materiales electorales de reserva para usarlos en caso de que se necesite un reabastecimiento de emergencia en las mesas;
Apoyar a los oficiales de mesa en cualquier aspecto de planeación durante la jornada electoral;
Verificar que el cierre de la votación se haya realizado correctamente, suministrando orientación para el empaque de los materiales;
Monitorear que se apliquen los procedimientos indicados para el escrutinio, cuando se realice en las mesas de votación;
Elaborar listas sobre la calidad del desempeño de las mesas de votación y proporcionar al oficial de distrito reportes progresivos sobre la situación general de la votación;
Al cierre de la votación, proporcionar un reporte al oficial de distrito sobre el desempeño de los oficiales de mesa, junto con una evaluación sobre las actividades de cada mesa. Para que los oficiales itinerantes sean efectivos necesitarán:
Transporte confiable que tenga capacidad para transportar materiales de reserva;
Que el organismo electoral le conceda la autoridad para dirigir al personal de las mesas de votación;
Que su automóvil cuente con comunicación por radio o por teléfono móvil, para contactar con las mesas de votación y con los centros de logística.

Aunque el uso de este personal adicional podría considerarse un lujo, las jurisdicciones que lo han utilizado registraron un efecto positivo en la calidad del desempeño de sus mesas de votación.

Reclutamiento

La logística electoral es una actividad que debe alcanzar un desempeño con mucha calidad, en ámbitos muy variados y dispersos entre sí; el éxito con el que alcance sus objetivos dependerá de la calidad, de la integridad, del buen juicio y de la independencia que tengan sus empleados.

Así mismo, el éxito o fracaso que obtengan las elecciones al nivel de las mesas de votación, dependerá de que se reclute, capacite y se supervise a una cantidad pertinente de personal.

Responsabilidad del reclutamiento

Se tiene que tomar la decisión sobre las personas en quienes recaerá la responsabilidad de reclutar al personal. Algunos métodos de reclutamiento son:

Un proceso de selección dirigido por el organismo electoral, pudiendo ser centralizado o por áreas administrativas;
Que otras agencias estatales se encarguen de nominar al personal;
Que agencias externas especializadas en reclutamiento, promocionen y elijan a los aspirantes para que sean aprobados por el organismo electoral.

Integridad del reclutamiento

Se puede mejorar la integridad y la rendición de cuentas del proceso de reclutamiento, cuando los procedimientos:

Promueven la transparencia permitiendo que el público tenga acceso a los documentos de selección del personal;
Evitan la corrupción y las tendencias políticas en los nombramientos;
Establecen obligaciones contractuales claras entre el organismo electoral y el personal provisional de logística electoral;
Suministran una base para auditorías financieras. Para fomentar la integridad, también es importante que el organismo electoral realice los nombramientos del personal de logística electoral. Aunque el personal de logística sea nominado por otras agencias u organismos, el organismo electoral debería realizar la elección o aprobación final.

Requisitos y estándares para el personal

El personal reclutado para desempeñar las funciones de la logística electoral, debe ser capaz de suministrar a los electores un servicio preciso, eficiente e imparcial, con altos estándares de calidad. Los criterios que las personas deben cumplir para ocupar los puestos de la logística electoral, deben respaldarse con exámenes que demuestren cualidades como:

Imparcialidad;
Conocimiento aritmético básico;
Índice de alfabetización básico;
Capacidad para manejar materiales;
Habilidad para comunicarse con el público;
Experiencia en logística electoral o ámbitos similares;
Capacidad para seguir procedimientos;
Habilidad para trabajar de forma precisa bajo presión;
Actitud positiva ante la responsabilidad y el servicio;

Representación social

Además de las habilidades, de la imparcialidad y de la actitud, los criterios de reclutamiento del personal de logística electoral deberían promover la elección de personal que represente a la comunidad. Cuando sea posible, esto requeriría que el personal trabaje en su localidad.

Se deberían instrumentar medidas adicionales para alentar la contratación de personal proveniente de grupos minoritarios, de grupos con distinto idioma y de aquellos que debido a su casta, género, nacionalidad, falta de empleo, o por imposibilidad física, serían excluidos de contratación en el sector público. En elecciones desarrolladas en comunidades con conflictos internos, se deberían incluir criterios para que la logística electoral emplee una cantidad igual de miembros de cada comunidad.

Política pública

El reclutamiento del personal de logística electoral, debe acatar las políticas gubernamentales referentes a la equidad en la oportunidad de empleo, o a la captación de grupos con desventaja, como los desempleados. Sin embargo, esto se debe balancear con la garantía de que estas políticas no se contrapongan con los estándares de imparcialidad e integridad necesarios para ocupar cargos en la logística electoral.

El ejercicio de reclutamiento del personal para las mesas de votación, podría contribuir a expandir las oportunidades de empleo entre segmentos de la población que normalmente carecen de dichas oportunidades.

Esto se puede aplicar para alentar la contratación de mujeres y a fomentar el empleo en áreas con menor desarrollo. Utilizar el reclutamiento para la logística electoral como un agente de cambio social, podría generar altos costos de capacitación en el corto plazo, pero también generaría beneficios sociales importantes.

Cantidad necesaria de personal

La preocupación más importante del proceso de reclutamiento, es conseguir la cantidad de personal necesario para cada función y ubicación de la logística electoral, incluyendo:

Asistencia administrativa provisional;
Oficiales para las mesas de votación;
Personal para las facilidades de votación especial;
Personal para el escrutinio, considerando si los oficiales de mesa realizarán el escrutinio, o si se necesitará personal adicional;
Personal apoyo logístico y de cualquier tipo.

Como en otros sectores de la logística electoral, el factor básico para determinar la cantidad de personal necesario, es el número de electores registrados. Al definir la cantidad de personal que resultará efectiva, se deberían considerar las siguientes cuestiones:

El número de mesas de votación y de otras facilidades empleadas y el número de posibles electores;
Los calendarios y las fechas límite para terminar las tareas;
El papel y los niveles de personal;
Consideraciones presupuestarias, especialmente en contextos en donde se contrata a personal adicional, con costos de capacitación adicionales y pago de horas extra;
La capacidad para supervisar efectivamente;
Cualquier política estatal que deba respetarse, como proporcionar los puestos a personas desempleadas.

A menos que se tenga una capacidad de supervisión efectiva, la contratación de gran volumen de personal podría disminuir la calidad del servicio y el resultado final. Provocando que la intención de agilizar el proceso sea ilusoria. Aunque la captación de desempleados podría resultar costosa y no garantiza la calidad, si ayuda a mejorar la situación social.

Modelos para el personal

La cantidad de personal necesaria se puede calcular con mayor efectividad cuando se usan modelos para cada etapa de actividad (en términos de estándares para el servicio, nivel del servicio y coordinación de la actividad), para desarrollar las necesidades básicas de cada lugar, ajustándolas a las circunstancias específicas de cada nivel. La cantidad reclutada debe cubrir las necesidades de personal, pero también debería permitir la resolución de contingencias, como el reemplazo de personal que no completa la capacitación o que está indispuesto para trabajar cuando se requiere.

Continuidad

Cuando se hace el compromiso para mantener los servicios del personal de logística con mayor experiencia y competencias, se pueden reducir los gastos de capacitación y se mejora el nivel del servicio. Por lo menos, se deberían mantener los registros sobre el cargo y el desempeño del personal durante el período entre elecciones. Algunas medidas adicionales que contribuyen a la retención del personal son:

Alentar al personal de logística para que informe sobre sus cambios de dirección; además, el personal más experimentado podría rastrearse mediante su información en el registro de electores.
Mantener comunicación con el personal mediante boletines informativos. Que podrían contribuir con la capacitación cuando suministran información sobre cambios en los procedimientos de votación. Así mismo, se podría mejorar la motivación del personal a través de comunicados que les hagan saber que son miembros valiosos del proceso electoral.
Mediante el uso juicioso de incentivos, como el ascenso a mejores posiciones, el empleo en otras actividades electorales y bonos.

La retención del personal será más sencilla cuando los organismos electorales son de carácter permanente. Mantener los registros sobre todo el personal empleado puede ser una tarea muy pesada, especialmente cuando no se tienen datos computarizados. Aunque esto traería mejoras al servicio, puede ser difícil que se mantengan registros del personal en contextos con capacidades limitadas.

Sin embargo, es importante que se hagan esfuerzos por mantener los servicios de los presidentes de mesa y de otro personal experimentado, que haya desempeñado satisfactoriamente las responsabilidades de supervisión. Sin la ayuda de este personal, la pesada carga de la capacitación y de la administración se incrementa, siendo probable que el desempeño de la logística sufra las consecuencias.

Algunas jurisdicciones dan estricta preferencia a las personas que tienen experiencia electoral previa. Este es un método efectivo de reclutamiento, cuando se tiene un registro adecuado del personal antiguo.

Sin embargo, el personal de las mesas de votación que no se haya desempeñado satisfactoriamente, debe ser excluido de volver a ser empleado. Esta política debería ser flexible, para evitar la exclusión de nuevos trabajadores que pudieran tener mejores habilidades y capacidades. Dar preferencia para el empleo a las personas con experiencia electoral previa, será una práctica inapropiada para los contextos en los que han habido cambios en el derecho a voto, o en donde existieron prácticas discriminatorias.

Estándares de reclutamiento

La necesidad de definir los criterios de reclutamiento

A fin de garantizar que el proceso de reclutamiento de la logística electoral, seleccione personal con habilidades y atributos adecuados, es importante que se desarrolle un criterio definido para poder evaluarles. Aunque esto podría parecer un proceso burocrático, definir los criterios también ayudaría a:

Identificar a quienes tengan experiencia relevante y aptitudes idóneas para labores específicas de la logística;
Eliminar personas cuya imparcialidad podría ser cuestionada;
Eliminar personal que no tiene las capacidades que según la legislación son necesarias para la logística;
Fomentar el reclutamiento de personal que represente a las comunidades a las que servirán;
Proporcionar parámetros transparentes para ayudar a combatir la corrupción en las designaciones.

En general, los criterios deberían garantizar que solo se les ofrezca empleo a las personas que después de la capacitación, adquieran la habilidad para instrumentar los procedimientos requeridos.

Criterios para el Empleo

Las capacidades y requisitos con que debe contar el personal de la logística electoral, les deberían permitir:

Instrumentar procedimientos de votación precisos, en circunstancias de presión;
Ofrecer un servicio cortés y eficiente a los electores y al público;
Realizar todas las tareas con imparcialidad e integridad. Al desarrollar sistemas que evalúen la idoneidad de los candidatos para desempeñar los puestos de personal, hay algunos criterios generales que casi siempre resulta útil aplicar.

Al diseñar los documentos o entrevistas que se aplicarán a los aspirantes para ocupar los cargos de la logística, sería recomendable seguir los siguientes criterios:

Disponibilidad. Los candidatos deben tener disponibilidad para trabajar durante los periodos en los que se les puede asignar tareas, así como tener disposición para tomar la capacitación requerida.

Es necesario que el personal de logística electoral tenga cualidades como integridad, confiabilidad, disponibilidad para aceptar las responsabilidades y capacidad de rendir cuentas. En algunas áreas es posible que se tenga que contratar a personas respetadas en su comunidad, para que ocupen los cargos de las mesas de votación.

Habilidades básicas. Los aspirantes deberían tener ciertas habilidades, que podrían indicar su capacidad para comprender e instrumentar los procedimientos de forma precisa después de la capacitación. Las habilidades más importantes incluyen:

Nociones elementales de cálculo aritmético;
Para el personal superior, buen nivel de alfabetización;
Capacidad para mantener y clasificar los materiales con precisión;
Capacidad para usar el equipo relevante para su puesto (incluyendo vehículos);
Capacidad para comprender e instrumentar las instrucciones y los procedimientos.

Hacer exámenes prácticos para detectar estas aptitudes antes de ofrecer los empleos (por ejemplo, mediante ejercicios tales como encontrar nombres en una lista de muestra, hacer clasificaciones numéricas y alfabéticas y resolver problemas aritméticos sencillos), ayuda a eliminar a candidatos inadecuados.

Motivación interna, confiabilidad y resistencia. Debido a que la logística electoral debe terminar una gran cantidad de actividades con fechas límite muy estrictas, los candidatos deben demostrar que poseen la motivación y la capacidad para terminar tareas a tiempo, conservando la energía y la precisión aunque se encuentren bajo presión. También se necesita la habilidad para trabajar de forma efectiva sin estar bajo supervisión constante.

Deberían exigirse estándares de buena salud y visión. Una parte integral de la calidad en el servicio, es que el personal tenga la habilidad para comunicarse eficazmente con los electores. No sólo se necesitan habilidades de comunicación oral y escrita en el idioma oficial, sino también cualidades personales como diplomacia, tacto y compostura para tratar con el público y con los compañeros. La fluidez en idioma(s) o dialecto(s) local(es), es una habilidad adicional que mejoraría el servicio.

Experiencia previa. Los candidatos deberían demostrar que tienen experiencia previa, en un área de trabajo que requiera aptitudes y cualidades personales semejantes a las necesarias para la logística electoral. Pudiendo ser un desempeño satisfactorio en actividades de logística previas (que deberían verificarse en los registros de evaluación del personal de elecciones previas), o en otros trabajos que requieran una exactitud y servicio al cliente similares.

En áreas que presenten largos períodos de desempleo, aplicar un criterio basado en la experiencia, afectaría negativamente la representación. Siendo preferible que se apliquen exámenes para evaluar las habilidades básicas y los resultados de la capitación.

Otras Consideraciones

Existen otros estándares que deberían considerarse al desarrollar los criterios para el reclutamiento del personal de logística electoral:

Si el personal debe ser ajeno a cualquier actividad política, o si se busca un equilibrio de intereses políticos;
Cualquier circunstancia que descalificaría a una persona para obtener el empleo;
Si el personal debe cumplir con ciertos requisitos profesionales o académicos;
Si se debe emplear a personal que represente a la comunidad en la que trabajará.

Criterios referentes a las funciones del personal

Los criterios y los niveles de realización deberían ser distintos para cada posición de la logística. Por ejemplo, los criterios relacionados con la iniciativa y la capacidad de administración, serían adecuados para quienes se encargarán de las mesas de votación; por otra parte, no es necesario que el personal empleado para ayudar con cuestiones logísticas, o con el embalaje de materiales, cuente con habilidades de comunicación interpersonal que sí requieren los que trabajan en las mesas de votación. Algunas funciones como marcar la mano de los votantes con tinta, no requieren de buena capacidad visual como otros trabajos.

En países en vías de desarrollo, especialmente en aquellos con niveles de alfabetización bajos, los requisitos para el reclutamiento de personal pueden ser más flexibles para tratar de garantizar que la comunidad esté representada en la mesa de votación, mejorando el nivel de habilidad mediante un proceso de capacitación intensivo.

Representatividad e independencia del personal

Algunas jurisdicciones buscan crear un balance político, en lugar de contratar personal sin filiación política para que trabaje en las mesas de votación. En estos sistemas, el personal puede ser nominado por:

Partidos políticos, con la designación del organismo electoral, o
La búsqueda de aspirantes a los cargos de logística, que declaren al organismo electoral su filiación política. En estos sistemas, los marcos legales para la designación del personal se pueden basar en:
Designar a cada mesa de votación un número equitativo de personal perteneciente a los partidos políticos más importantes;
Nombrar al personal de cada partido conforme a la cantidad de votos emitidos, o a los representantes que obtuvieron en la última elección.

Efectos sobre la eficiencia e imparcialidad

Este método de reclutamiento podría generar algunas dificultades para alcanzar la eficiencia e imparcialidad que la logística electoral necesita. Por ejemplo:

El personal con fuertes compromisos emocionales hacia algún participante político, podría confundir su papel de suministrar un servicio electoral neutral, con el de la defensa de sus intereses políticos, cuestión que podría generar impugnaciones en las actividades de la mesa.
Combatir la percepción de posibles favoritismos podría ocasionar ineficiencias en el nivel del personal y en la calidad del servicio, debido a la necesidad de que los partidos políticos tengan representación en cualquier posible actividad polémica, como asistir a los electores en la votación, suministrar información, realizar la conciliación de votos y cualquier impugnación a la elegibilidad de los electores.
Algunos modelos de reclutamiento de esta naturaleza podrían excluir a todo el personal que no esté afiliado a los partidos políticos más importantes, incrementando la percepción de fraude en cualquier decisión que afecte los intereses de partidos más pequeños, o de candidatos independientes.

Elecciones de transición

En algunas circunstancias, el método de reclutamiento más factible consiste en lograr que el personal de logística electoral tenga un balance político o social. Algunos contextos, tienen un nivel de activismo político tan elevado, que podría ser difícil encontrar personal apartidista.

En países que están saliendo de un conflicto interno y que usan las elecciones como un mecanismo de cambio, podría ser difícil contratar a personal que sea visto por todos los participantes como capaz de ser neutral e imparcial. Además, los niveles de confianza social podrían ser inexistentes, por lo que ser miembro de una nacionalidad o comunidad específica, podría levantar sospechas de favoritismo.

En dichas circunstancias, sería recomendable formar parejas de personas provenientes de comunidades contrarias para que funjan como oficiales de mesa, con el objetivo de que las comunidades acepten la forma en que se instrumentan los procedimientos de votación.

Descalificaciones para el empleo

El requisito más importante que se debe cumplir para ser empleado en la logística electoral, es la imparcialidad. Las personas que no acepten adherirse formalmente al código de conducta, o a otros documentos que declaren que se desempeñarán imparcialmente, deberían considerarse inadecuadas para trabajar en la logística.

Activismo político

Cuando se tiene el objetivo de contratar a personas no partidistas para desarrollar la logística electoral, es importante que las personas con activismo político sean excluidas del proceso de contratación. Algunas jurisdicciones, además de excluir a los miembros de organizaciones políticas con interés en los resultados de la elección, también excluyen a aquellos que son percibidos como participantes activos en cuestiones políticas o electorales.

Esto podría incluir a personas que designan, o que demandan peticiones u otros documentos para registrar partidos. Por eso, estos sistemas requerirán que las designaciones e revisen exhaustivamente.

Registro de electores

Una práctica común para designar al personal de las mesas de votación, consiste en que el personal elegido esté registrado en la lista de electores de la localidad en donde trabajarán. De esta forma, se ayuda a que el personal represente a la comunidad y a que tenga interés en el proceso electoral como requisito para contratarlo.

Nepotismo

Algunas jurisdicciones prohíben que más de un miembro directo de la misma familia, trabajen como oficiales en la misma mesa de votación o en el distrito electoral, o que sean empleados como personal temporal en la misma área administrativa. Aunque estas prohibiciones son efectivas para evitar el nepotismo, también podrían limitar la captación de personal eficiente y bien calificado.

Por eso, resultará más efectivo que las designaciones se realicen mediante una aprobación transparente, en lugar de una exclusión inflexible de miembros de la familia o de asociados.

Requisitos educativos

En algunos lugares, los requisitos educacionales o profesionales definidos en la jurisdicción, son el criterio más importante para asignar los cargos de la logística electoral.

Fijar un estándar de educación mínima podría contribuir a garantizar que el personal posea las habilidades requeridas, especialmente cuando el historial de trabajo es una medida poco confiable o inexistente.

Posibles efectos restrictivos

La necesidad de que el personal provisional de las mesas de votación cumpla con ciertos requisitos profesionales, podría restringir excesivamente la oportunidad de empleo, cuestión que normalmente demuestra la ausencia de procedimientos bien definidos. Por ejemplo, algunas jurisdicciones requieren que los oficiales de mayor rango tengan conocimientos legales. Sin embargo, es poco probable que los abogados sean aptos para proporcionar un servicio de calidad a los electores.

De esta forma, es preferible que cualquier problema legal que surja durante la votación, se resuelva mediante un manual de procedimientos que esté respaldado con asesoramiento jurídico. Permitir que los presidentes de mesa, o cualquier otro tipo de personal interpreten la ley electoral, podría ocasionar inconsistencias controversiales.

Personal técnico

Es importante que el personal provisional que sea contratado para actividades de apoyo técnico o administrativo, esté sujeto a requerimientos profesionales (por ejemplo, cuando se contrata para mantener y operar sistemas financieros o computarizados).

Plan de acción para el reclutamiento

Los planes de acción para reclutar la cantidad necesaria de personal para la logística electoral, deberían definir:

La responsabilidad para reclutar y designar,
El calendario de reclutamiento para que la designación y la capacitación del personal, de forma oportuna que permita el desempeño de sus tareas, y
Una metodología para el reclutamiento que garantice el nombramiento del personal mejor capacitado.

Planificación del reclutamiento

Determinar la cantidad de personal necesario para la logística electoral, requiere que la planificación del reclutamiento esté detallada meticulosamente. Probablemente, las elecciones nacionales son el ejercicio de reclutamiento más extenso en un país. Por eso, los puntos más importantes de la planeación para el reclutamiento de la logística electoral incluyen:

Determinar la responsabilidad del reclutamiento;
Instrumentar campañas publicitarias para contratar a personal provisional, con ayuda de los medios de comunicación, de educadores cívicos, electorales y de panfletos informativos;
Guardar las solicitudes recibidas para los puestos de logística;
Evaluar a los solicitantes mediante los criterios necesarios para ocupar los cargos;
Determinar la cantidad de personal necesaria para las mesas de votación y para las facilidades de votación especial, incluyendo personal para contingencias;
Elección y capacitación del personal adecuado;
Designación formal del personal en su cargo y su asignación a la mesa o instalación correspondiente.

Responsabilidad del reclutamiento

Las mejores prácticas requieren que el organismo electoral se responsabilice del nombramiento formal del personal electoral.

Sin embargo, los organismos electorales podrían carecer de los recursos o habilidades pertinentes para reclutar a todo el personal desde un punto centralizado. Por lo mismo, el reclutamiento centralizado podría ser un modelo inadecuado, ya que impide el uso efectivo del conocimiento local y muchas veces es incapaz de responder adecuadamente a las peculiaridades locales.

Adoptar un modelo que transfiere la carga del reclutamiento a los niveles regionales o de distrito electoral tiene ventajas importantes. Cuando el organismo electoral es temporal, sería conveniente que adoptara un modelo de cascada para el proceso de reclutamiento, en donde el organismo central recluta a los presidentes de distrito y éstos a su vez, reclutan a los oficiales de mesa, de escrutinio y de apoyo administrativo; este método contribuye a aminorar la carga de los administradores centrales. En algunos casos, especialmente en distritos que cubren grandes áreas geográficas, sería más efectivo que los presidentes de cada mesa recluten a su personal. Sin embargo, estos sistemas descentralizados tienen la necesidad de supervisar los procesos de reclutamiento, para garantizar que se cumplan los estándares de calidad e imparcialidad y que el proceso se aplique de forma transparente.

Ayuda externa

Algunos organismos electorales carecen de recursos suficientes para desarrollar todo el proceso de reclutamiento sin ayuda externa. Pero algunas alternativas externas, como contratar los servicios de agencias de colocación o aceptar automáticamente las nominaciones hechas por autoridades de otro Estado, podrían comprometer la integridad del proceso de reclutamiento. En estos casos, es importante que el organismo electoral mantenga el control o la elección definitiva del personal.

Sin embargo, cuando se realiza un proceso de selección que incluye solicitudes y entrevistas para todos los aspirantes al empleo, las agencias especializadas son de utilidad para evaluar, para clasificar a los candidatos y para elaborar una preselección.

El respaldo de agencias estatales y de autoridades del gobierno local para la selección del personal de logística electoral, contribuye a emplear personas semejantes con habilidades dignas de confianza. Siendo importante que la responsabilidad de elegir y nombrar al personal definitivo, recaiga en los oficiales del organismo electoral autorizados para ello.

Coordinación del reclutamiento

Los procesos de reclutamiento deberían estar sujetos al calendario electoral, para que puedan suministrar personal capacitado en las fechas en que se requieran sus servicios. Conseguir que el reclutamiento tenga una coordinación adecuada dependerá de factores como:

El sistema electoral. Cuando las elecciones se desarrollan en intervalos fijos y regulares, el reclutamiento debería formar parte de la planeación. Pudiendo comenzarlo unos meses antes de la fecha conocida.

Cuando la fecha es flexible o la elección se usa como método para resolver un período de conflicto social, las estrategias de reclutamiento tendrían que iniciarse tan pronto como se anuncie la fecha de la elección. En cualquier caso, se tiene que finalizar el reclutamiento en un lapso de tiempo que permita que la capacitación del personal de mesas y de escrutinio, se termine siete días antes de la elección.

La estructura del organismo electoral. Cuando el organismo electoral carece de personal u oficiales permanentes a nivel local, se tendrá la necesidad de reclutar presidentes de distrito con un elevado nivel de habilidades, o comisiones electorales locales, para que dirijan la logística electoral en cada distrito o subdivisión de distrito.

En estas circunstancias, el reclutamiento se tendría que realizar por lo menos en dos etapas; una fase inicial para sentar la estructura de supervisión administrativa y una última etapa para conseguir al personal para las mesas de votación y escrutinio.

La metodología adoptada para el reclutamiento. Tener un proceso de reclutamiento centralizado para el personal de todos los niveles, resulta menos eficiente en cuanto al tiempo, que distribuir la responsabilidad a nivel local. Se puede disminuir considerablemente el período de reclutamiento cuando se mantiene el contacto con personal de elecciones previas, en lugar de realizar un proceso nuevo para cada elección, o cuando se comparte la carga con otras agencias gubernamentales.

El tiempo necesario para finalizar el reclutamiento también se verá afectado por el rigor con el que se elija al personal nuevo. Cuando el proceso de selección se realice a través de solicitudes y entrevistas a los aspirantes, será necesario que se comience con mayor antelación.

La gama de servicios de votación ofrecidos. Las legislaciones que permiten la votación anticipada, necesitan que cierto personal de las mesas de votación sea capacitado antes de las elecciones. Dependiendo de la cantidad necesaria y de la duración del período para la votación anticipada, podría ser útil que este tipo de personal sea reclutado antes que el de la votación ordinaria.
La cantidad total de personal provisional, así como los recursos disponibles para desarrollar el proceso de reclutamiento.
La necesidad de apoyo temporal para las funciones de logística electoral, como la administración de la nómina, el control y la organización logística y el empaquetado de materiales.

Debido a que estas tareas tienen que realizarse antes de la votación, pudiendo demandar distintas habilidades, es recomendable que dichas posiciones se ocupen mediante un proceso de reclutamiento anticipado.

Metodología del reclutamiento

Para garantizar que se tenga un método adecuado de reclutamiento, el organismo electoral debe determinar a los responsables del proceso, los requisitos que debe cumplir el personal y decidir:

Los métodos para entablar contacto con el posible personal;
El método para evaluar las capacidades necesarias y para distribuir al personal entre los puestos disponibles;
El método para designar al personal y para contratarlo formalmente;
La forma para garantizar que la cantidad de personal contratado satisfaga todas las necesidades.

Contacto inicial

Hay varias formas en las que se puede iniciar el acercamiento para reclutar al personal de logística electoral. Sin embargo, el método elegido estará influido por factores como:

La existencia de registros sobre personal experimentado que colaboró en elecciones previas;
Cambios en el sistema electoral, en la elegibilidad para votar o en los distritos.

Los métodos de contacto podrían incluir:

Contacto escrito o personal con los aspirantes a los cargos;
Dirigirse a un sector profesional que podría cumplir con los requisitos necesarios para ingresar como personal de las mesas de votación;
Buscar recomendaciones para contratar personal entre grupos civiles, sociales o profesionales;
Invitar a otras agencias gubernamentales a que apoyen en el proceso o para que nominen al personal;
Anunciar las vacantes a través de la comunidad, de los medios de comunicación y de campañas de información pública;
Solicitar a los educadores cívicos que identifiquen a personal potencial;
Pedir a los presidentes que recluten al personal para sus mesas de votación.

Contacto directo

Cuando se tiene un registro sobre personal experimentado, resulta más eficiente y barato que el contacto con la mayoría se realice de forma escrita o personal. Sin embargo, los beneficios podrían ser ilusorios si no se tienen mecanismos efectivos para evaluar el desempeño del personal en elecciones pasadas.

Depender únicamente de este método, podría restringir el campo para contratar oficiales para las mesas de votación. Pudiendo evitar que se empleen candidatos nuevos con mejores competencias, al tiempo que se perpetúan patrones que restringen la participación de acuerdo al género, al grupo social o a la minoría étnica.

Dirigirse a sectores específicos

Los grupos de profesionistas que podrían tener las habilidades necesarias para la logística electoral incluyen a los abogados, educadores, empleados estatales, banqueros y empleados municipales. Enfocarse en estos sectores podría generar muchos beneficios, particularmente en sociedades con bajos índices de alfabetización, en donde resultaría difícil encontrar suficientes individuos con la habilidad para desarrollar las funciones de logística.

Cuando las escuelas son usadas como mesas de votación, se podría emplear a los profesores como personal de logística, porque están familiarizados con la localidad (y conocen el equipo y las facilidades del lugar).

Buscar recomendaciones

En áreas con bajos índices de empleo, los grupos civiles y comunitarios podrían hacer recomendaciones sobre las personas que tienen habilidades para desempeñarse en la logística. Así mismo, los grupos ocupacionales o de empleados también podrían tener conocimientos sobre posibles candidatos. Las personas recomendadas podrían contactar con, o ser contactadas por los oficiales de logística para establecer su interés.

Cuando los reglamentos para el reclutamiento de personal señalan que éste debe ser independiente, se debe evitar que organizaciones políticas hagan recomendaciones. Algunas jurisdicciones presentan los nombres del personal designado a los comités de enlace de los partidos políticos, para tratar de lograr un consenso y para atender cualquier problema.

Apoyo para la selección del personal

Aceptar que otras autoridades estatales o judiciales nominen a personas para ocupar los cargos de logística electoral, podría implicar algunos riesgos. Cuando la neutralidad política no está bien establecida, se podría generar la percepción pública de que el organismo electoral no esta actuando imparcialmente. Por ello, cuando se realizan dichas nominaciones, el organismo electoral debería evaluar a los solicitantes de acuerdo a los requisitos, conservando la autoridad para aceptarlos o rechazarlos.

Sin embargo, otro método para reclutar personal de logística que resulta efectivo y de bajo costo, consiste en utilizar empleados de otras organizaciones estatales. El apoyo de otras autoridades estatales genera pocos gastos adicionales, además, son ellas quienes asumen estos gastos. Cuando la votación se realiza en días hábiles, el único costo de este tipo de personal será su ausencia en sus labores cotidianas.

Los empleados de otras organizaciones estatales están familiarizados con procesos burocráticos como el uso de sistemas de comunicaciones, manejo de personas, nociones de servicio público y rendición de cuentas. Estas habilidades ayudan mucho a la logística electoral, especialmente en países en desarrollo. De otra forma, estas habilidades tendrían que inculcarse en los aspirantes. Por eso, el uso de empleados de otras organizaciones estatales, contribuye al ahorro en el costo de capacitación y de mejoras en el desempeño.

También se puede conseguir el apoyo de personal perteneciente al sector privado. Cuestión que contribuiría a que la administración instrumente funciones técnicas que requieren un alto nivel de habilidad, como la logística y la auditoria, siempre que el personal del organismo electoral carezca de ellas.

Anuncios públicos

Hacer anuncios sobre las vacantes en la logística electoral, usando medios de comunicación, reuniones y campañas de información pública, promueve la transparencia y la equidad en el proceso de reclutamiento, al tiempo que suministra una amplia gama de personal potencial proveniente de distintos orígenes geográficos y culturales.

La desventaja de este método de acercamiento es que podría generar cargas de trabajo extra, por la evaluación sobre la conveniencia de los solicitantes.

Recomendación de educadores cívicos

Solicitar a los educadores cívicos que identifiquen al personal potencial durante sus visitas a las comunidades, resulta efectivo en áreas geográficas que no cuentan con presencia permanente del organismo electoral. También contribuye a disminuir la carga de trabajo por efectos de selección, ya que fueron elegidos por personas que conocen los procesos electorales y los deberes del personal.

Reclutamiento por los presidentes de mesa de votación

Utilizar un sistema de cascada para el reclutamiento, en donde el organismo electoral recluta a los presidentes de mesa, quienes a su vez serán responsables de elegir a su personal, ayuda a distribuir la carga de trabajo y disminuye la presión sobre el personal administrativo. También proporciona a los presidentes de mesa otro estrato para rendición de cuentas y responsabilidad. Siendo un método ideal de reclutamiento en áreas muy remotas.

Sin embargo, los controles de calidad para el proceso de reclutamiento tendrían que ser más exigentes. Como en todos los demás métodos de captación, la aprobación definitiva del personal debería recaer en el oficial del organismo electoral responsable de ello.

Solicitudes de empleo

Las personas que no han estado empleadas para tareas de logística electoral, deberían suministrar un formato de solicitud de empleo. Generalmente, estas solicitudes deberían indicar las habilidades y capacidades del aspirante.

En áreas con bajos índices de alfabetización, en donde las consideraciones de equidad modificaron los requisitos educacionales para fungir como oficial de mesa de votación, se tendrían que organizar reuniones con los aspirantes y aplicar los procedimientos de selección de manera verbal.

Selección del personal que será contratado

El personal de logística electoral debería elegirse de acuerdo a los requisitos necesarios para desempeñar las funciones.

Sería preferible que se tuvieran métodos para evaluar la calidad y la aptitud de los aspirantes a los cargos de logística, en lugar de que se descubra su incapacidad durante la capacitación.

La evaluación podría realizarse de las siguientes formas:

Revisando la evaluación de su desempeño, cuando los aspirantes han trabajado en elecciones previas;
Cuando no tienen historial, aplicar una evaluación que demuestre las capacidades y la experiencia del aspirante, contrastándolas con el perfil del cargo.

Se tendrán que realizar acuerdos para evaluaciones especiales, cuando las consideraciones de representatividad requieran que se contraten personas analfabetas.

Es muy importante que el proceso de selección se realice de forma transparente. Dependiendo del tiempo y de otros limitantes, es recomendable que los aspirantes sean citados para una entrevista antes de que se tomen decisiones sobre su contratación.

Generalmente, las ofertas de empleo se realizarán conforme al rango de requisitos que los aspirantes hayan cumplido, exceptuando aquellos casos en los que se tiene que cumplir con un criterio de representatividad. Los criterios de representatividad tienen que ser transparentes y disponibles para todo el público.

Designación del personal

El personal designado para ocupar los cargos de logística electoral, debería recibir un contrato formal por sus servicios.

Personal de contingencias

La cantidad de personal elegida no sólo debería cubrir los cargos identificados, si no también cualquier posible contingencia. El reclutamiento debería identificar a un excedente de personal capacitado para cubrir:

Personal que desertó o que se encontró inconveniente durante la capacitación;
Personal indispuesto por razones personales o de cualquier otra índole, entre el período de reclutamiento y de la votación;
Contingencias durante la votación. Se debería disponer de personal suficiente para cubrir cualquier contingencia relativa a:
Métodos que imposibilitan una predicción acertada sobre la asistencia de los electores a votar, o sobre los períodos de alta afluencia;
Ausencia del personal o fallas para reportarse a trabajar durante la votación.

Monitoreo

Después de establecer el número de vacantes disponibles en las distintas categorías (para mesas de votación, para centros de escrutinio y para apoyo administrativo), se tienen que instaurar sistemas de monitoreo para garantizar que la distribución del personal sea eficiente y que se pueda instrumentar cualquier contratación adicional o revisión sobre los solicitantes fallidos. El monitoreo tendría que incluir un rastreo de:

El personal que ha aceptado el cargo contra las posiciones;
Las vacantes restantes;
El termino satisfactorio de la capacitación;
Personal de reserva.

Debido a las limitantes de tiempo que tienen los procesos de reclutamiento, es vital que se instrumenten controles que aseguren el envío de la documentación pertinente a los individuos indicados, así como su retorno oportuno.

Transparencia en el reclutamiento

Bases para la transparencia en el reclutamiento

Al reclutar al personal de logística electoral, es necesario que el proceso se adhiera a las directrices que promueven la transparencia. Las garantías básicas de transparencia deberían aplicarse a:

Revelar públicamente los criterios para distribución de posiciones;
Un proceso documentado de selección a través de la evaluación equitativa y por escrito de los solicitantes, para después compararlos con los criterios relevantes de selección, incluyendo especificaciones sobre las razones por las cuales se tomó la decisión de aceptar o rechazar;
Una vía para la resolución abierta e imparcial de cualquier queja sobre los procesos de selección del personal de logística electoral.

Se puede incrementar la transparencia si se hace una invitación pública para recibir solicitudes para los empleos de logística.

Garantizar la transparencia en el reclutamiento creará carga de trabajo adicional por la recepción de solicitudes y por la evaluación a los solicitantes, sin embargo, de esta forma se realiza un proceso de selección adecuado.

El beneficio más palpable de la transparencia en el reclutamiento, es que promueve la confianza pública en la imparcialidad y en la capacidad de los oficiales de mesa, contribuyendo también a que las mesas de votación y los centros de escrutinio funcionen adecuadamente gracias a la selección del personal mejor calificado.

La transparencia también es necesaria para asegurar que:

No se manipule la designación de tal forma que se elija a personal del que se sospeche pueda apoyar puntos de vista políticos al realizar sus labores oficiales;
El patrocinio en la designación del personal evite contratar gente que carezca de habilidad para realizar sus tareas.

Prebendas políticas o ganancia financiera

Debido a que se tiene que reclutar una gran cantidad de personal para que trabajen en las mesas de votación y en los centros de escrutinio. Cuando el reclutamiento es descentralizado, podría surgir la tentación de designar a parientes, amigos o socios sin tomar en cuenta su idoneidad para los cargos. La tentación será mayor en regiones con índice de desempleo elevado, en donde los empleos de logística electoral podrían ser la única oportunidad disponible para obtener un sueldo.

(Este es un caso distinto de cuando la política gubernamental, da preferencia a personas desempleadas para que funjan como oficiales de mesa de votación). Las jurisdicciones tienen enfoques distintos para evitar el mal uso del patrocinio y del nepotismo en la designación de oficiales, que muchas veces ocasiona que se contrate personal ineficiente. Al definir los controles adecuados, es importante que se tomen en cuenta los resultados deseables del reclutamiento, para que se contrate al personal más efectivo que pueda desempeñar las tareas necesarias, de forma imparcial y cuyo designio esté libre corrupción. Sin embargo, las personas que conozcan o que sean parientes de algún oficial de mesa, no necesariamente quedarán excluidas del reclutamiento.

El control básico reside en la intensidad que tenga el monitoreo regional o central del proceso de reclutamiento: para asegurar que los seleccionados para recibir capacitación, cumplan con las capacidades básicas definidas formalmente y que cualquier queja sobre predisposición en el reclutamiento se revise abierta y rápidamente.

Los controles secundarios se dan en la etapa de capacitación, en donde las personas reclutadas como favor político que no son idóneas pueden descalificarse (este puede ser un control ineficaz en los sistemas de capacitación de cascada, en donde el capacitador y el reclutador pueden ser la misma persona).

Los controles específicos que usan algunas jurisdicciones para evitar el nepotismo en el reclutamiento de personal para logística electoral, incluyen:

Prohibir que parientes trabajen en la misma mesa;
Prohibir que los administradores y oficiales de mesa responsables del reclutamiento contraten a sus parientes. Aunque estas prohibiciones contribuyen a fomentar la percepción de integridad en el proceso, podrían excluir a potenciales oficiales de mesa bien calificados.

También podría incrementarse la percepción de integridad, si se solicita que el proceso de selección suministre pruebas de altos méritos, acompañadas por la designación de un oficial superior del organismo electoral.

Influencia política

Hay dos conceptos opuestos sobre cómo controlar la influencia política en la designación de los oficiales de mesa. En la mayoría de los contextos, el modelo más eficaz consiste en asegurar la ausencia de influencia política en la elección de oficiales mediante:

Transparencia integral en los procesos de reclutamiento, según se señaló anteriormente;
La descalificación de cualquier persona que sea miembro de un partido político, partidario, candidato electoral, o que haya desempeñado un papel activo en la campaña para la elección.

Si bien estas descalificaciones son una medida para asegurar la integridad/ transparencia en el reclutamiento, debe tenerse cuidado de que no se les use de manera parcial para excluir injustamente a personas con supuestas conexiones con los partidos de oposición. Las medidas de control contra este tipo de mentiras, dependen de que el proceso de reclutamiento cumpla con los requisitos integrales de transparencia, así como de la independencia que tengan los mecanismos de revisión y de quejas.

El control de la influencia política en los nombramientos del personal, adquiere una naturaleza diferente en los sistemas en donde los oficiales de mesa son designados con base en su afiliación a un partido político. Sin embargo, se necesitarán mecanismos rigurosos para garantizar que los distintos intereses políticos estén representados en todas las mesas de votación.

Este sistema podría ser apropiado en sociedades que históricamente, han tomado decisiones imparciales mediante las revisiones y los balances proporcionados por los distintos intereses, que poseen un trasfondo de integridad institucional y en donde existen pocas organizaciones políticas.

Sin embargo, en otros contextos resulta un mecanismo inadecuado. Debido a que depende de las medidas de revisión y control en las mesas de votación, que por la velocidad de los hechos podrían ser difíciles de aplicar. También podrían excluir a los representantes de candidatos independientes o de partidos emergentes de ser designados como oficiales de mesas. Además, podría requerir el nombramiento de más oficiales de mesa y por lo tanto, costos más elevados que de otra forma no serían necesarios, de forma que sólo se puedan realizar acciones importantes con la actuación conjunta de oficiales pertenecientes a distintos partidos. Normalmente, los participantes políticos reciben un mejor servicio cuando designan representantes para que monitoreen el trabajo de los oficiales en las mesas de votación.

Contextos que tuvieron conflictos

En los contextos que están saliendo de un conflicto, sería más conveniente que los oficiales de las mesas de votación sean representantes de intereses políticos, ya que podrían revisar y balancearse entre sí, fomentando la aceptación general sobre la integridad de la logística electoral. Cuando el conflicto haya sido por nacionalidad o por partidos, será poco probable que toda la comunidad acepte la independencia de los oficiales de mesa.

Designar en cada mesa de votación un número equivalente de oficiales pertenecientes a distintas nacionalidades o partidos y garantizar que los procedimientos tengan que consultarse y aprobarse por todos los intereses, podría ser el medio más práctico aunque no el más eficiente para neutralizar la desconfianza.

Sociedades tradicionales

En áreas que aún están bajo un liderazgo tradicional, en donde las responsabilidades de apoyo a la familia están muy arraigadas, o donde los líderes del clan siguen detentando poderes de prebendas políticas y lealtad, podría ser difícil instrumentar un proceso de reclutamiento de oficiales abierto y transparente.

Se debería tratar de hacer una selección de oficiales independiente, mediante negociaciones con las autoridades tradicionales. Una posible solución consistiría en negociar la importación de algunos oficiales de áreas externas. Esto contribuirá a proporcionar medidas de revisión y de control, así como pericia en los operativos de las mesas.

Sin embargo, si esto es imposible (llevar equipos completos de oficiales provenientes del exterior y designados de forma transparente), se podrían provocar efectos negativos en la cooperación con la elección, en la asistencia electoral y en la capacidad para suministrar el servicio electoral.

La única solución posible sería que el organismo electoral, los representantes de partidos y candidatos y los observadores, prestaran atención especial a cuestiones de imparcialidad durante la capacitación, realizando un monitoreo estricto de las mesas de votación y de los centros de escrutinio.

Naturaleza de las designaciones

Al elaborar las ofertas de empleo, los documentos para designación, o contratos para el personal de logística electoral, se deberían considerar cuestiones sobre protección del personal y del organismo electoral. Entre las que se incluyen:

Especificaciones sobre los deberes del personal;
Responsabilidad legal del personal;
Las bases para remuneración del personal;
Disposiciones disciplinarias para el personal;
La suspensión o cese de actividades del personal;
El método para que el personal acepte su nombramiento;
Cualquier restricción en el campo de empleo;
Previsiones para contratar personal de emergencia.

Especificación de los deberes

Se deberían especificar los deberes que se espera desempeñe el personal. Sin embargo, las especificaciones se podrían flexibilizar si se agrega una cláusula, que señale la posibilidad de que el personal desempeñe labores adicionales o distintas.

Cuando se contrata un individuo con responsabilidades específicas, especialmente si es con distintos rangos salariales (como asistente administrativo de logística y como oficial de mesa), será mejor que las obligaciones contractuales de cada posición se especifiquen por separado.

Responsabilidades legales

Cualquier responsabilidad legal que tenga el personal, debería describirse de forma clara en la documentación que se envía junto a su designación.

Esto podría carecer de importancia para el personal de menor nivel como los que empacan los materiales, pero es muy importante para los oficiales administrativos con contratos de corto plazo, pero que tienen responsabilidades definidas en la legislación para conducir la elección dentro de un distrito, como son los presidentes de distrito o de comisiones electorales locales.

Bases para la remuneración

Los nombramientos o contratos no deberían ocasionar que el organismo electoral realice pagos innecesarios. Es conveniente que los pagos al personal provisional, o que asisten con la votación anticipada o postal, se realicen mediante un contrato por hora, en lugar de emplearlos para un período fijo, de esta forma se pueden disminuir ampliamente los costos de nómina.

Los contratos del personal electoral serán más efectivos y baratos si se basan en la finalización de tareas, con un período determinado para terminarlas, en vez de rangos de horas (especialmente si el personal también realizará el escrutinio en las mesas de votación).

Disposiciones disciplinarias

Los requisitos disciplinarios también deberían informarse al personal junto con su designación. La documentación contractual debería incluir cualquier pre-requisito para confirmación del cargo, como un desempeño satisfactorio en la capacitación.

Deben darse a conocer los castigos por incumplimiento del código de conducta, así como las facultades para que el organismo electoral despida o suspenda a los empleados. Así mismo, el personal debería conocer los métodos para impugnar las decisiones de penalización referentes a su desempeño.

Aceptación del nombramiento

Las designaciones y los contratos deberían firmarse por el empleado y por el organismo electoral. No se debe permitir que algún miembro del personal comience sus labores sin haber firmado la aceptación de su nombramiento.

Se debe informar al personal que al firmar su contrato u oferta de designación, indica que comprende su contenido, sus derechos y obligaciones. Es importante que el personal firme la aceptación del código de conducta, o de cualquier obligación legal parecida, para conservar la integridad de la votación y para que no sea descalificado de su designación.

Alcance restringido

La documentación sobre los nombramientos debe excluir cualquier trabajo adicional que no se mencione en el contrato legal.

Se tiene que tener cuidado al hacer las designaciones del personal, cuando las políticas de empleo en el sector público permiten que el personal provisional se convierta en permanente, o cuando requiere que se paguen beneficios adicionales. La naturaleza o extensión de su designación no los califica para recibir beneficios, o para incrementar los costos por encima del presupuesto.

Designación del personal para emergencias

Las mesas de votación podrían sufrir situaciones de emergencia que requerirá una acción rápida de reclutamiento y designación. Si la cantidad de personal es reducida y no se tiene suficiente personal de contingencia para cubrir la escasez, los presidentes de mesa tendrán que designar a personal de emergencia. Para realizarlo, tendrán que tener la facultad y el suministro de documentos para designar al personal de emergencia.

De igual forma, cuando un oficial de mesa o de escrutinio se enferma o se ausenta durante el período de votación, será necesario que su responsabilidad legal se transfiera a otro miembro del personal. Sin embargo, se tendrán que instaurar mecanismos para poder realizarlo.

Personal para emergencias

Al instrumentar los planes para reclutamiento, se debería contratar una cantidad adicional de personal para tratar cualquier contingencia.

Al establecer la cantidad adecuada de personal para emergencias, es importante que se consideren los factores de mayor importancia que podrían ocasionar la inhabilitación de personas, entre las que podemos mencionar:

Emergencias personales;
Fallas en el transporte;
Incapacidad para desempeñar las tareas en las mesas de votación, durante los programas de capacitación;
Enfermedades o fatiga experimentada durante la votación.

De igual forma, el personal para emergencias puede ayudar a manejar flujos de electores inesperados en las mesas de votación, situación que depende de la flexibilidad que tenga el sistema electoral en relación a la posibilidad de que los electores elijan mesa y del porcentaje de asistencia de los electores.

Cantidad de personal necesaria

La cantidad de personal necesaria variará dependiendo del contexto. Las elecciones celebradas con anterioridad pueden servir de guía para estos efectos, pero no es un hecho necesariamente importante cuando se han realizado cambios significativos en el ámbito político-electoral. En sistemas electorales bien establecidos, es probable que las reservas de personal sólo sean necesarias en un rango de una persona para cada ocho o diez mesas.

En sistemas electorales en proceso de consolidación, que tienen participantes nuevos y dificultades para reclutar personal con altos niveles de capacitación, podrían ser necesarias hasta dos personas por cada mesa. Las estimaciones correspondientes a la logística electoral, deberían contemplar los costos relacionados con el personal para emergencias, por ejemplo, cuotas, capacitación, y costos relativos al apoyo logístico.

Ubicación del personal para emergencias

El día de la votación, será preferible que el personal para emergencias sea asignado a oficinas administrativas locales o regionales, en lugar de a mesas individuales. De esta forma, la oficina administrativa local o regional podrá distribuirlos según sean necesarios. Es posible que no se pueda aplicar este método en áreas más remotas y en donde no todas las mesas dispongan de transporte.

Así mismo, cuando los sistemas de comunicación pública son escasos, o en contextos cuya historia o circunstancias actuales registran fallos en los reportes de actividades de los oficiales de mesa, sería mejor que el personal de reserva se asigne directamente a las mesas de votación.

Oficiales de mesa de votación genéricos

El personal de emergencia es más rentable cuando son reclutados como oficiales de mesa de votación. Generalmente, este personal debe ser tratado en todos los sentidos de la misma forma que cualquier otro oficial de mesa.

Deberían recibir la misma capacitación y cuando se necesite que se presenten a trabajar el día de la votación, se les debería pagar por lo menos un anticipo como a cualquier otro oficial de mesa, aún cuando no se hayan requerido sus servicios. Cuando no son requeridos en las mesas de votación, el personal de emergencia puede utilizarse con buenos resultados en otro tipo de tareas (por ejemplo, dando asistencia administrativa en los centros operativos, ayudando a los oficiales itinerantes como mensajeros, o contribuyendo con el control de los materiales de emergencia.

Presidentes de mesa de votación y oficiales de alto rango

Las disposiciones para contratar personal de emergencia para las mesas de votación, no necesariamente tienen que incluir a personal para las posiciones directivas. Estructurar los perfiles del personal de mesa de forma que exista un sustituto en cada una de ellas, ayudará a que se tengan reemplazos para los puestos directivos en caso de alguien desertara.

Podría ser necesario que este personal se tenga que volver a distribuir entre las mesas de votación cercanas. Para que después se vuelvan a ubicar en sus posiciones originales en el fondo común de oficiales de reserva. Para que las contingencias se puedan resolver de forma adecuada, el personal de reserva para los puestos directivos tendría que recibir el mismo nivel de capacitación que los oficiales ordinarios.

La designación de oficiales de alto rango como supervisores itinerantes, o como mediadores en las mesas de votación dentro de áreas geográficas específicas, ayudaría a que los presidentes de mesa tengan cierta cantidad de personal de reserva para contingencias. Este método estará limitado en áreas rurales que tienen baja densidad de población.

Además, cuando los oficiales itinerantes se usan como reemplazo para los puestos directivos de las mesas de votación, se disminuirán las capacidades de supervisión.

Documentación para la designación del personal

Dependiendo de la forma en que se busquen las solicitudes para ocupar las plazas de logística electoral, las ofertas de empleo se podrían elaborar ya sea como un cuestionario para determinar el interés y la disponibilidad del aspirante, o como un ofrecimiento sólido después de que se han elegido a las personas más convenientes.

Independientemente del método usado, sería recomendable que se use un proceso escalonado, con el objetivo de mantener un control efectivo sobre el reclutamiento del personal:

Buscar solicitudes de personal potencial, confirmar el interés y la disponibilidad de personal de logística de elecciones previas, o analizar las personas nominadas;
Evaluar y elegir al personal entre las personas que respondieron;
Informa su rechazo a las personas no aceptadas;
Se tienen que enviar ofertas de empleo para confirmar la disponibilidad de una posición determinada, cuando no se establezca previamente la disponibilidad, o cuando los solicitantes aplican para todas las posiciones y no por una en específico;
Elaborar un nombramiento formal por escrito para aquellos aspirantes que hayan conseguido ocupar una plaza (que de preferencia incluya una cláusula especificando que la designación depende de que la persona concluya exitosamente la capacitación). Es importante que se mantenga la documentación sobre este proceso, para que se pueda combatir cualquier impugnación sobre la integridad de los nombramientos.

Una vez que el personal elegido ha confirmado su deseo de fungir como oficial bajo los términos dictados por los códigos de conducta, se tiene que enviar a cada miembro reclutado un documento de designación formal o un contrato.

Sin estos procedimientos el proceso de reclutamiento carece de rendición de cuentas.

Documentación para designar al personal

La documentación para contratar o designar al personal, debería revelar suficiente información para establecer los derechos, responsabilidades y atribuciones. La información que debería suministrarse incluye:

El nombre de la posición que ocupará la persona;
Términos y condiciones generales del empleo;
Los deberes y responsabilidades de la posición (que debería explicarse ampliamente en documentación anexa sobre procedimientos);
La ubicación, la fecha y la hora en que la persona se tiene que presentar a trabajar y la duración del empleo;
Los requisitos de capacitación;
Los requisitos del código de conducta, incluyendo cualquier declaración que tenga que ser firmada;
Declaración de secrecía que debe firmar todo el personal de las mesas de votación;
El tipo de remuneración y los acuerdos para el pago tanto para la capacitación como para el trabajo en las mesas, que a su vez debe incluir los impuestos o contribuciones necesarias;
Los derechos adicionales y los acuerdos para ellos, como el transporte, hospedaje, seguro y gastos.
Cualquier acuerdo específico que el personal deba conocer para realizar sus deberes de forma efectiva;
Las penalizaciones que conlleva el incumplimiento de las condiciones impuestas;
Contactos para recibir información;
Petición para confirmar rápidamente la aceptación o rechazo del trabajo.

Existe otro tipo de información adicional que también podría enviarse junto con la documentación del nombramiento. Para el personal de alto rango, detalles sobre sus subordinados. Para los presidentes de mesa, información sobre la entrega o lapsos para recoger el equipo, acuerdos para la seguridad de las mesas, acuerdos para el regreso de las instalaciones e instrucciones para elaborar los reportes.

Otro material

Entregar al personal la documentación sobre su designio, ya sea en una reunión, por correo electrónico o a través de otros medios de entrega, es la forma más efectiva para suministrarle a cada miembro del personal:
Una copia de los trámites importantes;
Cualquier prerrequisito para la capacitación (completar ejercicios o libros de trabajo);
Información específica sobre cualquier acuerdo de transporte u hospedaje para que cumpla con sus deberes.

Cuando debido al cumplimiento de sus deberes en la votación, el personal requiera los servicios de la votación ausente, la documentación de su designio también debería incluir los formatos pertinentes.

Códigos de conducta para el personal de logística

Importancia de las normas de conducta

El personal encargado de la logística electoral ocupa una posición especial en la confianza de la población de su país. En ellos descansa la expectativa de que actuarán de acuerdo con todas las reglas y regulaciones, cumpliendo de buena fe sus responsabilidades para ofrecer resultados de la mayor integridad.

Si bien esto es particularmente cierto en el caso de los oficiales que conducen la votación y el escrutinio, también se aplica a todos los que están relacionados con el proceso electoral, desde los mensajeros y encargados de clasificar y transportar los materiales, hasta los oficiales electorales de alto nivel. Para muchas de las personas involucradas en la logística electoral, esta exigencia no suele ser frecuente; los empleados temporales o de corto plazo estarán sujetos a mayores exigencias respecto a su comportamiento ético e imparcial que en su actividad ordinaria.

Necesidad de desarrollar un código de conducta

Los códigos de conducta formales para el personal encargado de la logística, pueden proporcionar el conocimiento sobre las expectativas de su desempeño y sobre las sanciones que se les pueden imponer si infringen las normas establecidas.

En su forma más simple, los códigos sólo pueden aludir a los fundamentos básicos de una elección libre, esto es, el mantenimiento en la secrecía del voto, o referirse a requerimientos legislativos sobre un comportamiento ético. Sin embargo, esto puede resultar insuficiente para que cada empleado tenga una idea clara y precisa sobre los estándares de desempeño que se esperan en el ejercicio de sus deberes.

Los códigos de conducta oficiales podrían ser:

Una parte integral del esquema legislativo de la elección, respaldada por las sanciones previstas ahí mismo;
Una directriz administrativa del organismo electoral, respaldada por las sanciones previstas en la legislación electoral y/o en la legislación que regula la conducta de los oficiales públicos en general.

Distribución del código entre los oficiales

A todas las personas interesadas en obtener empleo como oficiales de logística, se les debe hacer entrega del código, dando ejemplos de cómo observarlo en la práctica, así como información sobre los mecanismos y sanciones disciplinarias en caso de infracciones probadas.

El código debe ser explicado detalladamente a todos los aspirantes que hayan terminado exitosamente la capacitación. También se les debe dar a los oficiales extractos de la legislación electoral, o regulaciones que suministren un marco legal para sus funciones.

Contenidos del código

Los códigos para los empelados de logística electoral abordar tres cuestiones:

La imparcialidad, la integridad y el profesionalismo con que se deben manejar los asuntos de logística electoral;
Garantizar la seguridad de los materiales de votación y la secrecía del voto;
La calidad del servicio que se debe ofrecer. La formulación de los códigos debería garantizar que sea aplicable para todo el personal.

En el caso del personal encargado de la logística, también puede ser útil que estos códigos incluyan requerimientos como:

Mantener la secrecía y la integridad de la votación en cualquier momento, evitando revelar información sobre la intención de voto de los electores o del comportamiento de la votación;
Observar una conducta imparcial y no partidista en todo momento, evitando influenciar o comunicarse con los electores sobre cuestiones políticas, abstenerse de portar propaganda política, de tener actitudes, formas o discursos que apoyen a algún participante o tendencia política y evitar actividades que podrían percibirse como tendenciosas;
Que no intente ni cometa actos de corrupción y que reporte, se oponga o combata cualquier acto de esa naturaleza que advierta en el ejercicio de sus responsabilidades y que rechace regalos, favores o promesas de los participantes políticos o de sus patrocinadores;
Aceptar la autoridad y dirección del organismo electoral sobre todas sus acciones;
Ejecute todos sus deberes y funciones con cuidado, diligencia, precisión y cortesía;
Rechazar y reportar cualquier forma de discriminación en relación a la administración de la logística electoral o en a actividad política en las elecciones, por razones de raza, género, lengua, clase o religión;
Aceptar los derechos de los representantes de partidos o candidatos acreditados;
Respetar el derecho de los observadores y representantes para supervisar los procesos de logística, así como el derecho de los electores, de los observadores y participantes políticos, para objetar cualquier procedimiento irregular y para investigar las objeciones con cortesía, tacto e integridad;
Compromiso para salvaguardar todos los materiales electorales puestos a su cargo;
Asistir a todas las sesiones de capacitación o reuniones relacionadas con sus deberes y que presente los reportes requeridos.

Contextos que salen de un conflicto

En este tipo de situaciones, podría ocurrir que los oficiales de logística electoral tengan que tratar con contendientes políticos u otras autoridades con las que tuvieron un conflicto violento reciente. En estos casos, los códigos de conducta deben ampliar sus contenidos para comprometer a los oficiales con responsabilidades específicas como:

Cooperar con todas las autoridades en la entrega de los materiales y servicios electorales;
Reconocer la autoridad de supervisores internacionales, sin obstaculizar su trabajo;
No obstruir actividades de campaña de contendientes políticos, ni interferir en los derechos electorales de alguna persona;
Ayudar a los supervisores y observadores en el desempeño de sus tareas;
Coadyuvar a asegurar, dentro de los límites establecidos por la ley, la libertad de movimiento de todos los participantes en la elección.

Declaración de los empleados

Antes de ser formalmente acreditado como oficial de votación o para cualquier otro cargo relativo a la logística, se le debe exigir a todo el personal que presente una declaración de que cumplirá con todas las disposiciones contenidas en el código de conducta. Si aún no se han desarrollado los códigos en su totalidad, se les debe exigir que por lo menos respeten la secrecía del voto y las disposiciones legislativas fundamentales.

Existen otros participantes que intervienen en la logística electoral para las que también resultan aplicables algunas disposiciones del código de conducta. Como los observadores y los visitantes oficiales que podrían observar el procedimiento de votación en las mesas. Sería conveniente que antes de que se les acredite para visitar las, confirmen que están comprometidos para mantener la secrecía del voto. Al tratar con contratistas que proveen materiales electorales, también se debería obtener de ellos una declaración que los comprometa a mantener la seguridad de los materiales y la secrecía de la votación.

Los contratistas o grupos comunitarios que suministren servicios de logística, como actividades de información al electorado, también deberían estar sujetos al código para los oficiales electorales, para que respeten la imparcialidad, el servicio, la secrecía y la seguridad del proceso.

Aplicación

Un código de conducta no surtirá efectos si no existen mecanismos previsibles para su cumplimiento o conocimiento sobre las sanciones que se impondrán por violaciones comprobadas. Deberían existir mecanismos claros para una tener una acción disciplinaria efectiva e imparcial -de naturaleza administrativa para violaciones menores y de naturaleza criminal para las más serias.

Las conductas serias incluyen violencia, corrupción, o violación de la secrecía del voto. Siendo útil que la legislación electoral suministre castigos administrativos para malas conductas, que el organismo electoral pueda aplicar rápidamente, como el despido (salvaguardando adecuadamente la justicia).

Es importante que los mecanismos y sanciones disciplinarias resulten congruentes con la infracción o delito. Es probable que si las infracciones menores se tratan a través del sistema judicial, se produzca una demora en las resoluciones hasta después del periodo electoral que, por tanto, dejen escapar la oportunidad de tomar una acción o imponer una sanción efectiva.

También es posible que las cortes detesten imponer sanciones drásticas, por lo que pueden ser consideradas infracciones menores de naturaleza administrativa y generalmente no serán el medio más efectivo para sancionar delitos, a menos que sean de naturaleza criminal. Cualquier resolución de las cortes o acción disciplinaria impuesta debe ser ampliamente publicitada.

Capacitación del personal de logística

Capacitar al personal reclutado para la logística electoral es una inversión valiosa para la integridad del proceso electoral. Es un componente necesario e integral de cada elección y asegura que todo el personal tenga la capacidad de aplicar los procedimientos electorales de manera precisa, imparcial y consistente en cada oficina administrativa, mesa de votación y centro de escrutinio.

Son los oficiales a cargo de estas sedes los que hacen o destruyen la elección. Por ello, la capacitación para la logística forma parte del programa general de capacitación del organismo electoral.

Desarrollo de las competencias

En la capacitación para la logística, la palabra clave es "competencia", que significa el desarrollo de la capacidad del personal para aplicar los procedimientos de la manera debida, no sólo para conocerlos de ellos. Este objetivo básico es el que rige la forma en que se lleva a cabo la capacitación del personal de las mesas de votación. Ya que requiere mucho más que la simple familiaridad con las disposiciones legales. El personal de las mesas está comprometido con un evento único, teniendo que trabajar bajo presión intensa y con márgenes muy limitados de error. Además, como no tienen la oportunidad de practicar previamente lo que deben hacer, los riesgos de fallar son elevados.

Por tanto, sin importar cuál haya sido su aprendizaje o experiencia en el pasado en una etapa próxima a las elecciones, el personal necesita la oportunidad de ser capacitado en las tareas efectivas de las que serán responsables. Aún cuando el personal ha trabajado previamente en elecciones o si los procedimientos son de sentido común, continúa dicha exigencia. Los procedimientos y las expectativas de desempeño cambian de elección a elección, por lo que sin la oportunidad de aplicarlas constantemente, las habilidades o conocimientos adquiridos se deterioran.

Capacitación obligatoria

Tomar la capacitación debe ser un requisito para confirmar el empleo como oficial de logística. De preferencia esta capacitación debe ser directa (cara a cara).

Sin embargo, cuando no sea posible hacerlo así, se le podría sustituir con un programa de aprendizaje doméstico que incluya textos de trabajo especialmente diseñados para la evaluación. Incluso cuando se requiera asistir a sesiones de capacitación directa, la iniciación o el reforzamiento de este aprendizaje mediante lecturas y ejercicios en casa complementará y hará más efectivos sus programas de capacitación.

Disponer que la capacitación sea una condición para confirmar los puestos de trabajo, será un incentivo para que las personas la terminen satisfactoriamente. Otro incentivo positivo es el de proporcionar una remuneración razonable a los que atiendan las sesiones de capacitación, que cubra cualquier viaje asociado y el tiempo usado para leer y terminar los ejercicios en casa.

Sistemas de capacitación continua

Este sistema de capacitación será menos desafiante cuando el personal de logística cuenta con una base de conocimientos más desarrollada. Su puesta en práctica requiere el mantenimiento de un registro sobre el personal empleado y un contacto continuo con ellos.

Estabilidad del marco legal y procedimental

Para efectuar una capacitación efectiva y el consecuente desempeño del personal, es importante que las leyes, regulaciones y procedimientos para la logística se fijen oportunamente y que no sufran modificaciones durante el periodo electoral. El desarrollo de los materiales de referencia y de los programas de capacitación toma tiempo. Los cambios que se introduzcan después de que se han finalizado los materiales y especialmente, después de que han concluido las sesiones de capacitación, suelen provocar mucha confusión.

Conducir programas para volver a capacitar plantea enormes dificultades de retención informativa, ya que exigen que el personal olvide los aprendizajes previos y se concentre en los nuevos métodos.

Planeación de los programas de capacitación

La capacitación del personal de logística es uno de los programas más amplios y exigentes que puede llevar a cabo cualquier institución, además de que impone fuertes exigencias sobre la planeación y la capacidad de servicio. Es importante que se realice una planeación estratégica de los objetivos de la capacitación, de las audiencias, de los resultados esperados, así como una planeación detallada de todas las actividades.

Carecer de planeación podría ocasionar que se pierdan los objetivos de la capacitación, su efectividad y la rendición de cuentas, provocando también que el proceso de intrumentación sea caótico.

La definición del tiempo propicio para llevar a cabo la capacitación es importante para asegurar que se retengan las habilidades esperadas y que la capacitación se ajuste a otras prioridades electorales. Se debe cuidar que no se imparta la capacitación muy tempranamente, ya que podrían surgir cambios imprevistos que el personal tendría que conocer.

Metodología de la capacitación para la logística

Hay varias metodologías que se pueden aplicar a la capacitación de un gran volumen de personal. El uso de modelos centralizados o descentralizados dependerá en gran medida de los recursos y tiempos disponibles. Dentro de estos modelos, la forma en que se desenvuelva la capacitación influirá de manera significativa en la efectividad de las experiencias de aprendizaje, incluyendo:

El contenido de la capacitación;
La calidad en la instrumentación de las técnicas de presentación autodirigidas o cara a cara;
Los apoyos y las facilidades físicas utilizadas;
Los materiales disponibles como referencia continua para el personal de logística.

Frente al reto de capacitar a grandes volúmenes de personal en un tiempo reducido, puede ser que los organismos electorales no sean capaces de hacerlo con sus recursos ordinarios. La identificación y el reclutamiento del personal apropiado para conducir la capacitación de los oficiales de mesa (además del suministro a estos capacitadores con los conocimientos o recursos necesarios para hacerlo exitosamente), podrían estar a cargo de empresas de gran magnitud, sobre todo cuando se utilizan modelos de capacitación descentralizados.

Es importante que quienes han sido empleados para capacitar al personal, sean capacitadores profesionales, educadores o personal electoral, cuenten con:

Un conocimiento práctico y exhaustivo sobre los procedimientos de votación;
La capacidad para transmitir este conocimiento y proveer orientación para desarrollar las competencias del personal de logística.

Monitoreo y revisión

La naturaleza única de la votación, que en la mayoría de los casos ocurre en un lapso muy reducido de tiempo y con muy poca oportunidad de corregir errores, significa que es esencial que se instituyan medidas para asegurar la capacidad del personal durante la capacitación. Esas medidas tienen un doble propósito:

Instrumentar programas para evaluar el conocimiento del potencial personal de logística antes de que se involucren activamente en sus responsabilidades, para que cualquier insuficiencia pueda ser identificada y, en su caso, se pueda concluir la relación laboral;
Monitorear y evaluar los programas de capacitación y de entrega.

Otras organizaciones

Los organismos electorales también pueden participar en los programas de capacitación de otras organizaciones que tomen parte en las actividades de logística. Ya que están interesados en que los representantes de partidos políticos y candidatos, los observadores electorales independientes y las fuerzas de seguridad estén bien informados sobre sus derechos y responsabilidades, así como sobre los procedimientos de votación que se van a seguir.

Organización de la capacitación

Organizar la capacitación del personal de logística es un ejercicio masivo que requiere directrices claras de comunicación, de rendición de cuentas y de control. Existen dos elementos básicos para organizar la capacitación:

Definir una estrategia clara para el programa de capacitación, así como la metodología apropiada para impartirla y para el desarrollo de materiales;
Desarrollar planes operativos detallados que definan las instalaciones para la capacitación, que identifiquen y que designen a los capacitadores, que asignen al personal entre los centros de capacitación, que produzcan y distribuyan los materiales de referencia y que satisfagan las necesidades de la logística.

Regularidad de la capacitación

Sin importar la clase de estructura que se use para impartir la capacitación, ya sea centralizada o descentralizada, siempre habrá necesidad de contar con un esquema de rendición de cuentas y algún tipo de organización a nivel central. El personal encargado de la logística debería proporcionar un servicio imparcial y equitativo, aplicando los procedimientos de forma consistente. Ya que permitir que la capacitación se realice sin supervisión resultará contraproducente.

Un control de calidad centralizado, aún cuando la capacitación no esté administrada centralmente, podría ayudar a garantizar que los estándares de capacitación sean consistentes. Las áreas en donde esto es esencial incluyen:

Los contenidos de los materiales de referencia para capacitadores y oficiales de logística;
La presentación y los contenidos de las sesiones de capacitación;
Capacitar a todo el personal de logística conforme a un calendario preestablecido que utilice el método adecuado;
Los programas para los capacitadores;
El monitoreo y la evaluación de la capacitación.

Es preferible que el organismo electoral produzca series estandarizadas de material, para utilizarlo en toda la capacitación de la logística electoral. En caso contrario, el organismo electoral tiene que aprobar los materiales que elaboran otros órganos antes de usarlos.

Esta situación resulta más compleja cuando los organismos electorales a nivel local, están facultados para realizar sus propios acuerdos para conducir la elección de altos niveles del gobierno.

Usar distintos equipos y procedimientos para los diferentes niveles de gobierno, ocasionarán que sea extremadamente difícil estandarizar la capacitación. Sin embargo, este no es un problema insuperable, ya que puede ser abordado efectivamente si se asegura que exista algún tipo de supervisión central, así sea sólo intencional, para garantizar que:

Se suministre un nivel adecuado de capacitación a los oficiales de todas las jurisdicciones, tal a vez a través de un sistema de acreditación formal de los programas de capacitación local;
Los materiales de referencia que se suministren sean precisos y que enfaticen la aplicación de los principios de equidad e imparcialidad, incluso si difieren en sus procedimientos.

Administración de la instrumentación de la capacitación

Generalmente, la organización de los detalles operativos de la capacitación se lleva a cabo de manera más efectiva a nivel local. El gran número de sesiones de capacitación que se tienen que organizar, sobre todo en elecciones nacionales, podrían crear cuellos de botella en la toma de decisiones, cuando todas las resoluciones operativas se adoptan a nivel central. El grado de organización a nivel local dependerá de la estructura y de la metodología utilizada.

Los métodos de capacitación simultáneos o mediante equipos móviles, normalmente requieren mayor organización a nivel central en lo que concierne a la planeación de los programas, la distribución de los materiales y los acuerdos para el traslado de los capacitadores. Sin embargo, una administración descentralizada será más sensible a necesidades locales en las siguientes áreas:

Distribución de los materiales de capacitación;
Distribución del personal para las sesiones de capacitación, o si no es cara a cara, para supervisión;
Determinar los tiempos más apropiados para la capacitación dentro de los plazos previstos;
Reservar o conseguir instalaciones y equipo para la capacitación;
Organizar el transporte de los capacitadores y de los participantes.

Empleo de capacitadores experimentados

Una consideración importante al organizar la capacitación, es asegurarse de que existan suficientes capacitadores experimentados para su conducción. La identificación oportuna de los capacitadores potenciales, será de mucha ayuda para la ejecución de los programas. Sin importar la experiencia o la capacitación previa que tengan, los capacitadores del personal de logística siempre requerirán de algún tipo de adiestramiento, ya sea en los procedimientos utilizados, o para la presentación de las guías que serán utilizadas.

Definición de los objetivos de la capacitación

Objetivos estratégicos

El desarrollo de los planes y programas de capacitación para el personal encargado de la logística normalmente tomará como base el análisis y definición de:

Los objetivos generales de la capacitación: lo que el organismo electoral quiere lograr mediante la capacitación de su personal;
Quién necesita ser capacitado: tanto en general como cualquier categoría específica que incremente la efectividad de la capacitación;
Los resultados del aprendizaje: lo que se espera que cada persona capacitada sea capaz de hacer y de saber en las diferentes etapas del calendario electoral y al final de la capacitación;
La cobertura que se espera alcanzar entre el personal encargado de la logística: que dependerá de los distintos aspectos del programa de capacitación, como una capacitación continua sobre la marcha, sesiones intensivas cara a cara, panfletos informativos, suministro de materiales de referencia o informativos y otros medios.

Sólo una vez que los planeadores de la capacitación definan estos objetivos, estarán en condiciones de desarrollar los planes y de seleccionar las metodologías apropiadas para ajustarlas en función de los recursos disponibles.

Resultados esperados

Se deben definir los objetivos para distribuir responsabilidades y garantizar la rendición de cuentas. Al determinar los objetivos de la capacitación, sus responsables deben definir los indicadores que les permitirán determinar si los programas han sido exitosos. Esto permitirá que la evaluación continua o posterior de la capacitación sea mucho más relevante.

Al determinar los objetivos de la capacitación y los indicadores de desempeño para medir su cumplimiento, los encargados de la planeación se enfocan en resultados organizacionales relacionados con los principios y procedimientos de la logística electoral. Respecto a la capacitación del personal encargado de la logística, los objetivos deben atender asuntos como:

El nivel del servicio a los electores;
La precisión en la emisión de la documentación para votar y para los procedimientos de escrutinio;
La imparcialidad e integridad de los procedimientos de votación.

Resultados individuales del aprendizaje

Al definir los resultados del aprendizaje, el enfoque debe estar orientado hacia los resultados individuales a nivel práctico sobre:

Qué capacidades debe desarrollar el proceso en categorías específicas del personal para desarrollar actividades particulares;
Qué tipo de situaciones debe permitirles afrontar la capacitación.

En muchos casos no existen exigencias, el tiempo o los recursos para transmitir un conocimiento detallado sobre conceptos teóricos. Los resultados esperados deben implicar un balance práctico entre la comprensión de los fundamentos de porqué una acción se ejecuta de determinada manera y la capacidad para aplicar los procedimientos de forma correcta.

Por ejemplo, para el responsable o presidente de una mesa de votación, lo que requiere la capacitación es que pueda demostrar que:

Conoce, que está dispuesto a cumplir y es consciente de que las acciones particulares pueden ser juzgadas en términos del código de conducta para el personal;
Es capaz de instalar un recinto de votación de acuerdo con los criterios establecidos y de forma tal que asegure un servicio eficiente para los electores;
Es capaz de utilizar todo el equipo y materiales de la mesa de votación;
Es capaz de preparar la mesa de votación para su apertura conforme a los procedimientos establecidos;
Es capaz de aplicar los procedimientos correctos para la identificación del elector, la emisión de los materiales de votación y el marcado de las papeletas;
Puede hacerse cargo de los asuntos relativos al control y seguridad del personal y los materiales de la mesa;
Conoce los derechos y las obligaciones de los representantes de los partidos políticos y de los observadores;
Puede manejar efectivamente ejemplos típicos de problemas y controversias que suelen surgir en las mesas;
Puede completar todos los documentos y reportes requeridos de manera eficiente y precisa;
Es capaz de cerrar la votación y de empaquetar el material de acuerdo con los procedimientos establecidos;
Sabe cuáles son los requerimientos en materia de comunicación o transmisión de resultados.
Puede aplicar las técnicas de administración del personal. Cuando los presidentes de mesa también sea responsables del escrutinio, su capacitación también tendrá que enfocarse en:

La precisión del escrutinio;
Las reglas para determinar la validez o invalidez de los votos;
La preparación de los registros de resultados;
Los métodos para transmitir los resultados.

Para el resto del personal u oficiales de las mesas de votación, podría existir un conjunto de objetivos de aprendizaje básicos. Incluso cuando existen diferencias significativas en las funciones del personal y resulta más efectivo dividirlo para su capacitación, subsiste un conjunto de objetivos básicos para todos ellos, a los cuales se pueden agregar los objetivos específicos para cada categoría de personal.

Es importante que se definan metas e indicadores de desempeño para que los objetivos resulten prácticos y aceptables. Por ejemplo, una de las metas de desempeño en la capacitación de los oficiales que realizarán funciones relacionadas con la verificación de la elegibilidad de los electores, podría ser que fueran capaces, al final del programa, de identificar y marcar correctamente a un porcentaje determinado de personas incluidas en la lista de electores. Aunque muchos procedimientos de las elecciones deberían ser perfectos, ocurre que no todo el personal está capacitado para hacer las cosas a la perfección. Algunas técnicas de evaluación del conocimiento pueden integrarse a la capacitación, para ayudar a determinar si cada oficial de votación ha reunido las capacidades adecuadas para el ejercicio de sus funciones.

Grupos de enfoque para la capacitación

La identificación de quienes deben ser capacitados, su número y su ubicación, son otras cuestiones importantes para la planeación de la capacitación para la logística electoral. Esto podría estar determinado por las decisiones sobre la instalación de las mesas de votación y por los cálculos sobre las necesidades de reclutamiento de personal. Sin embargo, todo el personal de logística debería recibir capacitación.

Un punto de partida realista respecto a los oficiales de mesa y de escrutinio, es el de considerar que todos carecen de conocimiento sobre los procedimientos. Tratar de establecer grupos separados para la capacitación de acuerdo con sus niveles de conocimiento, es un enfoque innecesariamente complicado que podría ser ineficiente. Además, el personal con mayor experiencia o conocimiento podría ser de mucha ayuda para los capacitadores durante las actividades de participación grupal.

Siempre es conveniente decidir con toda oportunidad si todo el personal involucrado en la logística, será tratado como un solo grupo para efectos de la capacitación, o si se puede dividir de manera útil en varios grupos de acuerdo con sus niveles de responsabilidad y funciones. Este último método puede ser más efectivo, ya que el personal solo recibiría capacitación en las áreas en las que requiere.

Se debería mejorar la capacidad de retención informativa, ya que toda la información recibida es relevante para las actividades del personal, además de que ayudaría a reducir las sesiones de capacitación. Con un enfoque de este tipo se podría, impartir a todos los oficiales de votación una capacitación sobre los procedimientos básicos, con módulos adicionales para los que desempeñen funciones especializadas o de supervisión.

Administradores de distrito electoral

En aquellos casos en que los administradores a nivel distrital, o los miembros de comisiones encargadas de conducir las elecciones, son reclutados como personal temporal para una sola elección (y por tanto requieren una capacitación intensiva), sus necesidades de capacitación serán mucho más amplias, por lo que deberían atenderse antes que las del resto del personal encargado de la logística. Obviamente, constituyen un grupo de atención específica en términos de capacitación electoral.

Administradores o presidentes de las mesas de votación

Los administradores o los presidentes de las mesas de votación y escrutinio, así como los supervisores itinerantes, también forman un grupo por separado. Por lo que la capacitación para sus niveles de responsabilidad requiere contenidos y enfoques diferentes a los del resto del personal.

Sus suplentes o el personal que lo reemplazaría en caso de ausencia también deberían incluirse en este grupo, ya que tendrían que estar preparados para asumir funciones gerenciales durante la votación o el escrutinio. En términos de cobertura de estos grupos, es esencial que se logre un 100% de capacitación directa.

Personal administrativo temporal

Respecto al otro personal involucrado en la logística, podría ser útil realizar una categorización complementaria. El personal temporal encargado de apoyar la logística electoral, podría ser reclutado para desempeñar una sola actividad o para funciones múltiples. Dependiendo de la complejidad de sus tareas, su capacitación puede resultar igualmente efectiva mediante orientaciones in situ o sesiones formales de capacitación.

Oficiales de mesa de votación

Clasificar o dividir en grupos más específicos a los oficiales de votación, podría generar algunos beneficios. Una clasificación podría atender por separado las siguientes categorías:

El personal que no tiene ninguna responsabilidad que implique contacto con los electores, o manejo de los materiales de votación -por ejemplo, para el personal que solo ayude a empacar los materiales o a instalar las mesas de votación, podría ser suficiente tener una sesión informativa antes del inicio de sus actividades;
El personal cuyas funciones implican rutinas con procedimientos -tales como verificar la identidad de los electores, entregar las papeletas o custodiar las urnas. En este caso, son preferibles las sesiones directas, aunque no ofrecer capacitación de esta forma a todo el personal, no afectaría la calidad del servicio. En todo caso, a este personal se le deberían entregar materiales de capacitación y comprobar su conocimiento satisfactorio de todos los procedimientos;
El personal cuyas funciones requieren mayores conocimientos y un mayor ejercicio de su criterio personal -por ejemplo, quienes actúan como oficiales de información u orientación a los electores-. Para que brinden un servicio efectivo, es recomendable que reciban capacitación especial sobre temas específicos como los procedimientos de votación, o el registro de electores, siendo muy importante que todos ellos reciban el 100% de su capacitación de forma directa;
Cuando el mismo personal responsable de la votación también se encarga del escrutinio, requerirá capacitación específica sobre dichos procedimientos; si se trata de personal contratado exclusivamente para estos efectos, su capacitación se puede restringir a las responsabilidades relacionadas con su función, pero dada su naturaleza crítica, es altamente recomendable que todo este personal reciba capacitación directa;
El personal reclutado para hacerse cargo de las facilidades de votación especial. Debería formar un grupo por separado y las sesiones de capacitación enfocarse en los procedimientos pertinentes.

Incentivos para participar en la capacitación

Un asunto que se tiene que considerar es el de cómo garantizar que todo el personal involucrado en la logística, participe efectivamente en la capacitación prevista. El método más efectivo, es el de condicionar el otorgamiento del empleo a la conclusión efectiva de la capacitación, bien sea a través de su asistencia a las sesiones programadas, o mediante la presentación de pruebas que acrediten su auto capacitación mediante libros de trabajo u otros ejercicios. Aunque esto constituye un incentivo negativo, podría compensarse por incentivos monetarios o de estatus, definidos en función del contexto específico. Algunos ejemplos de este tipo de incentivos son:

Una estructura de pagos por la capacitación;
Conducir las sesiones de capacitación en instalaciones atractivas;
La entrega de certificados formales, o de algún otro estímulo positivo al concluirse exitosamente la capacitación;
Integrar la capacitación del personal de logística mediante programas educativos acreditados y reconocidos por otras incitaciones educativas.

Materiales, equipo e instalaciones para la capacitación

Para que la capacitación del personal de logística electoral sea efectiva, requiere del apoyo de los materiales, del equipo y de la planeación logística adecuados. Para lo que se tendrán que considerar costos adicionales en la capacitación, que deberían incluirse en el desarrollo del presupuesto de logística.

Generalmente, las sesiones cara a cara son el método más efectivo para capacitar al personal de logística electoral. Para que su instrumentación sea efectiva, se necesitará una organización adecuada en términos de elección de las mejores instalaciones, de la ubicación del personal en las sesiones de capacitación, del desarrollo de materiales y ayudas, de la identificación de los capacitadores adecuados y de acuerdos para su transporte. Aunque no se puedan impartir sesiones cara a cara, suministrar materiales de referencia y de capacitación entre el personal para que se capaciten ellos mismos, les dará las habilidades para desempeñar sus responsabilidades de forma adecuada.

Los materiales, el equipo, la logística y el apoyo administrativo que será necesario para capacitar al persona de logística, variará dependiendo de la metodología que se haya adoptado. Por ejemplo, usar un modelo de capacitación simultánea requerirá facilidades intensivas y una mayor cantidad de materiales (siendo más costosa) que otros modelos.

Instalaciones para la capacitación

Las instalaciones tentativas para realizar la capacitación, se deberían identificar y reservar de la misma forma y de preferencia, al mismo tiempo, que aquellas para las mesas de votación. Siendo factible que aquellos lugares en donde se instalarán las mesas de votación, también se usen para la capacitación (siempre que cumplan con las facilidades necesarias), especialmente cuando son escuelas u otros edificios gubernamentales.

Materiales para la capacitación

Cuando se determina la cantidad total de materiales electorales, deberían incluirse los materiales necesarios para impartir las sesiones de capacitación. Cuando se tienen programas de capacitación continua previos al proceso electoral, se tendrán que elaborar acuerdos para que una parte de los materiales electorales se entreguen anticipadamente.

Para que la capacitación sea efectiva, es importante que los marcos legales y de procedimientos de la logística electoral, tengan un período de estabilidad entre la elaboración de los materiales de la capacitación y la elección.

Los materiales necesarios se pueden dividir en varias categorías:

Materiales de referencia y pautas para el personal de logística;
Materiales de referencia y ayudas para los capacitadores;
Materiales para utilizar en simulaciones y en demostraciones sobre las actividades de las mesas;

Resulta de utilidad y no implica un costo adicional, conformar juegos de materiales para la capacitación de los oficiales electorales, siempre y cuando éstos puedan ser empacados (posiblemente por el personal que empaque los materiales de las mesas de votación).

Materiales de referencia

Cuando el organismo electoral no se encarga de producir los materiales de referencia, debe tener un control férreo sobre su desarrollo. Si los materiales de referencia de la logística electoral son producidos por contratistas u otras organizaciones independientes, el organismo electoral debería tener la facultad de aprobar su producción y en caso contrario, de prevenir la distribución de cualquier material que no cumpla con las prácticas y procedimientos indicados.

Suministrar un manual a todos y cada uno de los oficiales, constituye un componente vital para mantener la integridad de la elección. Los oficiales de logística electoral que desempeñen las mismas tareas, necesitarán información completa e idéntica sobre sus responsabilidades y sobre los procedimientos adecuados. Suministrar fragmentos de la legislación electoral, o de instrucciones intermitentes de autoridades judiciales, resulta insuficiente. Los manuales deberían contener ejemplos de las listas de verificación, de tarjetas de identidad y referencias sobre otro tipo de oficiales de logística o que tienen tareas específicas.

Tratar de disminuir el costo del material suministrando manuales únicamente a los presidentes de mesa, o tener reservas reducidas de manuales, podría ocasionar confusión y que se tomen decisiones erradas durante la votación. Siempre que sea posible, el personal debería recibir los materiales de referencia antes de asistir a las sesiones personales.

Cuando existen diferencias importantes en el nivel de responsabilidad que tienen los oficiales de logística en sus tareas, por ejemplo, entre los presidentes de mesa y otros oficiales; entre el personal que trabaja en mesas de votación ordinarias y el que trabaja en las facilidades de votación especial; como la anticipada, la ausente y en mesas móviles, será preferible que se produzcan manuales específicos que atiendan las tareas de las distintas categorías de oficiales. Se puede facilitar esta diferenciación cuando los manuales (y la capacitación) se organizan sobre una base modular.

Desarrollo de manuales para capacitadores

Mientras que la capacitación se debe basar en el contenido de los manuales para el personal de logística electoral, el contenido de las sesiones y sus requisitos tienen que definirse en un manual por separado para los capacitadores; para que puedan garantizar consistencia y para aumentar su calidad. De nueva cuenta, se debería suministrar a cada capacitador una copia de dicho manual, así como un manual de procedimientos para realizar la capacitación.

Cuando se utilizan capacitadores que carecen de experiencia, cuestión común cuando se usan modelos de cascada, es esencial que estén apoyados por manuales o pautas para el estilo de su presentación.

Otros materiales de apoyo

Además de los materiales de referencia, la capacitación podría requerir otros materiales de apoyo, que dependerán de las especificaciones que tenga el plan de acción, pudiendo incluir diapositivas, materiales de audio y video y acetatos; así como demostraciones sobre el equipo y los materiales electorales, estos apoyos contribuirán a que se practiquen las habilidades adquiridas y a que el personal se ambiente en la atmósfera electoral.

Es recomendable que las sesiones de capacitación incluyan todos los formatos electorales para que los oficiales practiquen su funcionamiento. Así mismo, también deberían suministrarse materiales como urnas, sellos, compartimientos de votación, señalizaciones y máquinas o computadores (cuando se usen), para que la simulación de la votación sea más realista.

Estructura de la capacitación y planeación de materiales

Cuando se usen modelos de cascada y de equipos móviles, se requerirá una menor cantidad de equipo y de materiales porque se pueden reutilizar. Cuando se utilizan equipos de capacitación móviles con transporte adecuado:

El equipo se puede transportar junto con el personal de capacitación, en lugar de por separado;
Los materiales, además de aquellos que conservan los oficiales como referencia, tendría que elaborarse de tal forma que se puedan utilizar en varias sesiones.

Así mismo, cuando el modelo de capacitación de cascada se realiza en localidades cercanas, se da la oportunidad de que se compartan los materiales. Los modelos de capacitación simultánea no ofrecen dichas ventajas económicas.

Logística de la capacitación

Las necesidades de planeación de la logística variarán de acuerdo a si la capacitación es descentralizada en áreas locales, o si se concentra en centros regionales. Generalmente, bajo los acuerdos de capacitación de cascada existirán pocas necesidades de transporte y de hospedaje. Los capacitadores regionales podrían tener la necesidad de ser transportados a un punto central, durante la capacitación y el apoyo al personal encargado de monitorear las sesiones de capacitación descentralizadas.

Al usar equipos de capacitación móviles, establecer los itinerarios y la planeación, constituyen partes esenciales de la organización. Los capacitadores necesitarán medios de transporte y coordinación entre bases regionales y centrales. Así mismo, disponer de facilidades de comunicación móvil beneficiaría a los equipos.

Tener modelos de capacitación simultáneos demandaría un mayor soporte logístico, para conseguir que todos los recursos estén disponibles en un lugar o en varios puntos el mismo día.

Cuando los recursos de la capacitación están limitados a una extensión determinada de instalaciones centralizadas, los oficiales de logística y los capacitadores necesitarían facilidades de transporte y de hospedaje.

Plan para la capacitación

Requisitos para la planeación

La capacitación del personal encargado de la logística es un proceso complejo, para el que resulta esencial una planeación cuidadosa a fin de integrar los distintos registros informativos en un sistema coherente que permita ejecutar los programas de manera efectiva y confiable. La calidad de la planeación se puede mejorar si se lleva a cabo a nivel estratégico y operativo.

Planeación estratégica

Para efectos de la logística electoral, la planeación estratégica debería identificar:

Los objetivos y grupos de enfoque para la capacitación, así como los resultados esperados;
La combinación apropiada de metodologías para los grupos y regiones de enfoque;
Los requisitos para el diseño de materiales;
Los sistemas de evaluación de la capacitación;
Los requerimientos de recursos totales.

Al desarrollar los materiales bajo un plan estratégico, se debe tener cuidado para suministrar suficiente flexibilidad, que ayude a manejar cualquier cambio que pudiera ocurrir en los esquemas legales u operativos cerca del día de la votación.

La planeación estratégica es necesaria para enfocar debidamente los planes operativos de la capacitación. Es muy recomendable que este nivel de planeación se realice sobre una base continua. Iniciar la planeación de la capacitación hasta el momento en que se anuncia una elección, plantea el riesgo de que la estrategia sea solamente una respuesta ad hoc a los requerimientos operativos más sensibles al tiempo. Es poco probable que este enfoque permita ofrecer la mejor capacitación en términos de costo-efectividad.

Planes operativos

Los planes operativos deben identificar:

Las funciones de capacitación que se deben llevar a cabo, así como su ubicación y temporalidad;
Los recursos específicos requeridos;
Las responsabilidades del personal en la administración y ejecución de la capacitación.

Estos pueden ser preparados e instrumentados a nivel central o, si se utilizan modelos de capacitación en cascada, existe la posibilidad de conferirle buena parte de la planeación a las instancias regionales o locales.

Los planes operativos para la capacitación logística deben estar preparados, al menos parcialmente, antes de que se tomen las decisiones definitivas respecto a la ubicación de las mesas de votación y sobre el personal a ser empleado en cada una de ellas, aunque seguramente estas decisiones requerirán de alguna revisión y ajustes una vez tomadas. Ciertamente, la identificación oportuna de las mesas de votación y de la cantidad de personal que tendrá que ser reclutado, coadyuva a una buena planeación de la capacitación.

Normalmente, los planes operativos detallan los requerimientos de capacitación procedimental para el personal encargado de la logística, así como cualquier adiestramiento de los capacitadores que tenga que realizarse. Entre los asuntos que deben ser definidos en los planes operativos de capacitación se encuentran:

La clasificación del personal que va a ser capacitado en los distintos grupos de enfoque que establece el plan estratégico;
La metodología mediante la que se va a capacitar a cada uno de estos grupos;
La programación de la capacitación;
La producción y distribución de los materiales requeridos;
Los capacitadores que se van a asignar a cada sesión, incluyendo cualquier arreglo para su contratación;
La ubicación y reservación de las instalaciones que se van a utilizar, así como el volumen de personal que se va a capacitar en cada una de ellas;
El transporte, el alojamiento y las comunicaciones requeridas para apoyar a los capacitadores y a los oficiales que asistan a los cursos;
La logística para la distribución del equipo y de los materiales de capacitación;
Los métodos y los recursos necesarios para evaluar el aprendizaje;
Los métodos, los programas y los recursos necesarios para monitorear y evaluar la calidad y la consistencia de la capacitación;
Los planes de contingencia para situaciones de emergencia o de recapacitación;
El costo de los planes operativos;
Cualquier contribución que se requiera para la capacitación de personal que no esté contratado por el organismo electoral, por ejemplo, representantes de partidos políticos o de candidatos, observadores y fuerzas de seguridad.

Los planes operativos de capacitación deberían integrarse con el suministro de materiales, la logística y la planeación para el reclutamiento, así como con la planeación administrativo-financiera y los ciclos de revisión.

Capacitación para los capacitadores

Objetivos de la capacitación

La capacitación de los capacitadores puede perseguir dos objetivos distintos:

Impartir conocimientos sobre los procedimientos de la logística;
Desarrollar habilidades para impartir la capacitación.

Cuando se utilizan capacitadores profesionales externos, será necesario que estén totalmente familiarizados con el contenido y con los formatos técnicos y administrativos de las sesiones de capacitación de las que son responsables.

Cuando se utilizan capacitadores no profesionales, como bien puede ocurrir en los modelos de cascada, o en cualquier sistema donde los oficiales más experimentados asuman este tipo de responsabilidades, la capacitación será más efectiva si los capacitadores reciben algún tipo de adiestramiento sobre cómo capacitar a otros.

Incluso en situaciones donde se utiliza a educadores o maestros como oficiales de votación y como encargados de la capacitación, existe la necesidad de que se incorpore algún programa para desarrollar las habilidades para la capacitación. Ya que las habilidades requeridas para la capacitación de adultos difieren de las utilizadas en el sistema escolarizado.

Procedimiento de la capacitación

El contenido técnico de las sesiones de capacitación para los capacitadores, se puede basar en la misma información utilizada para el personal de logística electoral. Cuando se usan capacitadores profesionales, es importante que tengan conocimiento suficiente sobre cuestiones técnicas de la logística electoral, para que puedan contestar las preguntas de los participantes.

Una alternativa consiste en que las sesiones de capacitación cuenten con consejeros técnicos del organismo electoral. Sin embargo, estos consejeros podrían ser difíciles de integrar debido a otras demandas de especialistas en el mismo período.

Capacitación para desarrollar las habilidades para capacitar

Capacitar es un habilidad adquirida. La habilidad para realizar una tarea no significa que se tenga la capacidad para transferirla. Por eso, existe la necesidad de garantizar que los capacitadores que no son profesionales, reciban entrenamiento para que desarrollen las habilidades para capacitar y para usar los materiales que usan para instruir al personal de logística electoral, por ejemplo, cuando los administradores locales de logística se encargan de capacitar a los presidentes capacitarán a sus subordinados.

La intensidad de su capacitación dependerá de la complejidad que tengan las sesiones que este personal tendrá que impartir.

Además, para que pueda cubrir los aspectos de procedimientos de la votación, un programa de capacitación general para los capacitadores debería incluir las siguientes cuestiones:

Comprensión sobre el aprendizaje humano y sobre los procesos para adquirir habilidades;
Creación de un entorno positivo para el aprendizaje;
El desarrollo de un enfoque basado en las habilidades y en la competencia, distinto del educacional;
Dirigir a los capacitados hacia los objetivos de competencia;
Establecer un entorno efectivo para la capacitación y para las instalaciones;
Reconocimiento sobre los lapsos de atención, de rompimiento y de consulta que tienen los capacitados;
Un tratamiento equitativo para todos los participantes;
Administrar el tiempo para lograr los objetivos programados;
Un esquema efectivo para la revisión y la síntesis de la información presentada;
Impartir valores y expectativas de calidad, así como información procedimental;
Orientar las sesiones de preguntas y respuestas, así como los ejercicios grupales hacia demostraciones prácticas para adquisición de conocimientos y de habilidades;
Métodos equitativos y prácticos para evaluar la competencia que tienen los capacitados para realizar las tareas requeridas;
Auto evaluación sobre el desempeño del capacitador.

Evaluación de los capacitadores

Realizar una evaluación sobre los capacitadores constituye una parte integral del programa de capacitación, siendo importante que sus habilidades sean probadas.

La instrumentación de ejercicios simulados durante las sesiones de capacitación ayudará a evaluarlos. Idealmente, esto debería ser seguido por una supervisión cuidadosa de la sesión inicial de adiestramiento llevada a cabo por cada capacitador, sin embargo, esto no siempre es posible debido al tiempo y a los recursos requeridos.

Además, en los sistemas de cascada, se requiere que los capacitadores sólo se presenten a una sesión.

No obstante, se debería poner en práctica algún tipo de control de calidad, así sea solamente mediante la asistencia de supervisores del organismo electoral, o de administradores del programa de capacitación a alguna de las sesiones conducidas por los presentadores recién capacitados.

Metodología de la capacitación

Al desarrollar la estrategia general y los planes detallados de cada sesión de la capacitación, con base en los objetivos determinados, es esencial que se elija una estructura y una metodología que tenga la mayor efectividad para el ambiente en que se realice, tomando en consideración factores tales como:

El entorno cultural;
Los recursos disponibles para la capacitación;
El tiempo disponible;
Los recursos económicos;
La eficiencia con respecto al costo.

Enfoque de la capacitación.

La capacitación de los funcionarios de las mesas de votación, deberá tener como propósito transmitir las habilidades para que realicen sus funciones adecuadamente y con integridad, aunque sea en situaciones de presión. Las metodologías adecuadas derivan de este principio básico.

Es bien conocido que el aprendizaje que se basa en el estudio de un libro no genera tan buenos resultados como el que está basado en elaboración de tareas y en sesiones de capacitación personales. Por lo tanto, los programas de capacitación para los funcionarios de las mesas de votación deben tratar de ofrecer capacitación personal, al menos parcialmente. En áreas remotas, o en lugares donde la capacitación en persona no es costeable para todo el personal, todos los funcionarios de las mesas de votación deberían recibir por lo menos los materiales de referencia, con el requisito de que los funcionarios que se auto capaciten, tomen alguna forma de examen de conocimientos mediante el uso de cuadernos de trabajo o de ejercicios incluidos en los materiales de referencia.

Además de estos métodos de capacitación formal, no debe subestimarse la importancia de las actividades informales usadas como refuerzo. Que podrían incluir el contacto a través de gacetas o de actividades sociales.

Cuestiones específicas que deberían considerarse

Para determinar la estructura y la metodología de la capacitación, existen una cantidad de cuestiones interrelacionadas que requieren solución:

Cuál será la mejor estructura para el programa de capacitación y cuándo se debe instrumentar;
A quién se deberá recurrir para que imparta la capacitación de los funcionarios de las mesas de votación y qué necesitará para llevar a cabo una presentación exitosa;
Qué temas deberán cubrir las sesiones de capacitación y cómo deberán organizarse;
Qué instalaciones y recursos adicionales se necesitarán;
Cómo se medirán los resultados de la capacitación.

Pruebas

La capacitación de los oficiales de mesa para una elección general representa un ejercicio inmenso. Mientras que los simulacros durante la capacitación pueden incrementar el aprendizaje de los oficiales de mesa, es casi imposible que se pueda evaluar completamente el grado de éxito que tiene la metodología de capacitación elegida, sin la presión real de la elección.

Cuando sea posible, las metodologías seleccionadas deberán probarse en un ambiente real, de ser posible en elecciones parciales u otras elecciones locales, antes de instrumentarlas a gran escala.

Estructura de la capacitación

Para determinar la estructura de la capacitación es necesario hacer una evaluación sobre la necesidad de recursos, contrastándola con la disponibilidad de los mismos. Con frecuencia habrá necesidad de hacer sacrificios con respecto a los niveles ideales en lo que concierne a:

El tiempo necesario para completar la capacitación de los oficiales de las mesas de votación;
La cantidad de capacitadores requeridos;
La capacidad para contratar capacitadores profesionales
El tamaño de los grupos a capacitar.

Será necesario que se tomen decisiones iniciales, sobre la posibilidad de proporcionar sesiones de capacitación en persona para todo el personal de logística electoral. Existen tres modelos estructurales básicos para capacitar en persona a los oficiales de mesa de votación:

El modelo de cascada, onda o pirámide;
El modelo de equipo móvil;
El modelo de capacitación simultánea.

Cada uno tiene aspectos positivos que pueden determinar su idoneidad dentro de cierto entorno específico. Los elementos de cada uno podrían combinarse para brindar la estructura más eficiente en cierto entorno. Vale la pena examinar los factores positivos y negativos de cada uno en detalle.

Modelo de cascada

El modelo de cascada, onda o pirámide consiste en impartir capacitación a grupos pequeños de personas, referentes a habilidades funcionales de logística y sobre técnicas de capacitación. A su vez, los integrantes de cada grupo capacitarán a pequeños grupos de personas sobre los mismos métodos que recibieron y así sucesivamente, hasta que las habilidades funcionales se transmitan al personal de menor nivel. En un ambiente de elecciones, el modelo podría progresar de la siguiente forma:

Los especialistas del organismo electoral y los capacitadores profesionales capacitarían al personal del organismo electoral;
El personal del organismo electoral capacitaría a los administradores electorales locales o regionales;
Los administradores electorales locales o regionales capacitarían a los presidentes de las mesas de votación;
Los presidentes de las mesas de votación capacitan al personal de su mesa.

El número de niveles en la cascada se puede adaptar a las condiciones geográficas, logísticas y de tiempo, así como a los tamaños óptimos para los grupos de capacitación. La siguiente tabla indica algunas ventajas y desventajas significativas de este modelo.

MODELO DE CAPACITACION EN CASCADA
VENTAJAS	DESVENTAJAS
Es flexible
Se delega la autoridad y permite aumentar la capacidad para la enseñanza de técnicas de capacitación a un gran número de personas.	Requiere que un gran número de capacitadores no profesionales, adquieran la habilidad de capacitar a otros - y que tengan confianza en su habilidad - en una sesión de capacitación relativamente corta.
Es sustentable ya que las demandas de recursos profesionales de capacitación son moderadas.	Requiere la elaboración detallada de manuales, planes para lecciones y recursos de presentación para el capacitador.
El uso de grupos pequeños permite la capacitación participativa integral.	Es posible que los capacitadores no profesionales no hagan uso adecuado de las actividades grupales.
Requiere pocos recursos logísticos, ya que la mayor parte de la capacitación se realiza en cada localidad.	Puede ser difícil revisar el contenido de la sesión de capacitación, o el estilo de la presentación de acuerdo con los resultados de la evaluación.
Requiere pocos recursos organizacionales centrales, aunque gran parte de la carga de trabajo organizacional llega a gran cantidad de localidades.	Requiere monitoreo central para asegurar que las sesiones se organicen y se lleven a cabo según lo planeado.
Puede ser eficiente con respecto al costo, ya que puede emplear personal que ya está empleado para otras funciones de capacitación.	Los miembros seleccionados del personal que tienen otras habilidades, podrían resultar presentadores o capacitadores ineficientes.
Se puede capacitar a gran cantidad de personas en un lapso relativamente corto: aunque se requiere cierto periodo de asimilación entre el momento de recibir la capacitación y el momento de impartirla.	Las limitaciones de tiempo pueden comprimir los niveles, al grado de que se pierda la ventaja de trabajar en grupos pequeños.
Es descentralizado, lo cual permite la rendición de cuentas local.
El refuerzo, mediante sesiones de capacitación para otras personas, incrementará los niveles de habilidad.	Requiere una sesión más larga de capacitación que cubra las habilidades tanto de logística electoral, como para impartir capacitación para una cantidad significativa de personal (a excepción de una minoría), que a su vez, capacitará a otros.

Donde existe la confianza de que los niveles más bajos de capacitadores podrán llevar a cabo sesiones de capacitación a un nivel adecuado (a lo que contribuye el hecho de tener una estructura muy simple de actividades participativas), pudiendo instrumentar una función de monitoreo eficaz sobre la calidad, este modelo, o una combinación del mismo con algunas características del equipo de capacitación móvil, resulta una estructura de capacitación muy eficiente.

Modelo de capacitación móvil

El modelo de equipo móvil consiste en equipos de dos o más capacitadores, que visitan distintas localidades geográficas y que llevan a cabo una o varias sesiones de capacitación ahí. Las variaciones podrían darse en que el equipo capacitador capacite a todo el personal en la localidad, o solamente al personal ejecutivo de capacitación, en cuyo caso estos últimos capacitarán posteriormente al personal subordinado, a manera de cascada.

La siguiente tabla indica algunas ventajas y desventajas significativas de este modelo:

MODELO DE EQUIPO MÓVIL DE CAPACITACIÓN
VENTAJAS	DESVENTAJAS
Emplea a capacitadores profesionales para capacitar a todo el personal, o al menos al nivel superior en distintas localidades.	Requiere la disponibilidad de capacitadores profesionales durante un periodo prolongado.
El empleo de capacitadores profesionales puede estimular la actividad de aprendizaje.	No imparte habilidad para capacitar y puede no ser una vía de desarrollo sustentable.
Tiene controles de calidad y eficiencia inherentes, mediante el uso de equipos de personal profesional reducidos.
Proporciona presentadores que manejan la capacitación participativa y el desarrollo de habilidades.	Dependiendo de la cantidad de equipos que sean costeables, podría ser imposible contar con grupos de capacitación participativa, cuando los equipos móviles deben cubrir a todo el personal en el tiempo disponible.
Tiene costos de logística bajos, la mayoría de los cuales se relaciona con el transporte de los capacitadores.	Los problemas de logística, a través de circunstancias ineludibles, tales como mal clima, podrían detener todo el programa de capacitación.
Requiere relativamente pocos recursos organizacionales centrales. La mayor parte de la carga organizacional puede recaer en los niveles locales.	Requiere planeación de los circuitos de capacitación por parte de la autoridad central.
Proporciona un caudal uniforme de datos para la evaluación, que pueden usarse para mejorar el contenido y la presentación de las sesiones.	El periodo requerido para la capacitación podría ser más largo que el que se dispone en la realidad.
Reduce la dependencia hacia un manual altamente estructurado para los capacitadores. El uso de capacitadores profesionales puede permitir flexibilidad en la presentación para las condiciones locales.	No se distribuyen manuales de capacitación entre el personal electoral para referencia futura.
La duración de las sesiones de capacitación debe ser suficiente para cubrir las cuestiones técnicas de la logística electoral.	No hay transferencia de habilidades de capacitación al personal de logística en los niveles regionales y locales.
Es eficiente con respecto al costo, ya que minimiza el transporte y acorta las sesiones de capacitación.	Representa costos a largo plazo para pagar los servicios y viáticos de los capacitadores profesionales.

El mayor problema de este modelo en su forma pura, es el plazo necesario para que los equipos móviles capaciten a todo el personal. Esto podría ser imposible debido a los calendarios electorales, pudiendo implicar que la capacitación se inicie con tanta anticipación en algunas áreas, que la retención de la información para el momento de la elección haya disminuido. De manera inversa, emplear suficientes equipos de capacitación móviles para instruir a todo el personal en un periodo corto, podría resultar imposible debido a los presupuestos o a la escasez de personal profesional.

Aplicar un modelo de equipo móvil para el personal local de mayor nivel y para los administradores distritales, junto con un estilo de cascada en donde los administradores distritales capaciten a los presidentes de mesa, quienes a su vez capacitarán a su propio personal, podría proporcionar un equilibrio razonable entre uniformidad, disponibilidad de tiempo y profesionalismo.

Modelo simultáneo

Bajo este modelo se capacita a todo el personal simultáneamente, en uno o varios días y en el área donde hay elecciones. La siguiente tabla indica algunas de las ventajas y desventajas más significativas de este modelo.

MODELO DE CAPACITACIÓN SIMULTANEA
VENTAJAS	DESVENTAJAS
Ofrece un evento de capacitación de alto nivel, que puede estimular el reclutamiento y la participación de la comunidad en la elección, así como su interés en el aprendizaje.	Requiere que gran cantidad de capacitadores estén disponibles simultáneamente.
Puede realizarse en un periodo de tiempo corto.	Hay pocas oportunidades de hacer evaluaciones o modificaciones a las sesiones de capacitación.
Puede tener como consecuencia un incremento en las habilidades de capacitación, cuando se capacita personal exclusivamente para este evento, en lugar de usar solamente capacitadores profesionales.	Ya que es probable que el personal de capacitación participe en el evento, habrá pocas oportunidades para monitorear la calidad en las presentaciones de capacitación.
	Depende de que los planes de logística funcionen efectivamente
	Requiere planeación centralizada y una organización de logística.
	Podría requerir grupos de capacitación. mayores, para que sea posible llevar a cabo toda la capacitación en un solo día.
	Podría necesitar la producción de un mayor volumen de materiales que otros métodos.
	Puede exceder la capacidad de los capacitadores profesionales disponibles, para que capaciten a tiempo a todos las personas requeridas.

En donde la capacitación electoral se promueve como un evento nacional para fomentar el interés en la educación electoral en general, o en una elección que está próxima, utilizar un modelo simultáneo tal como una jornada de capacitación electoral nacional, podría contribuir a construir una imagen y una educación cívica de los electores. Para tener éxito, será necesario elaborar materiales publicitarios adecuados. También podría ser un modelo apropiado para situaciones en donde se convoca a elecciones inesperadas en muy poco tiempo. Sin embargo, sus desventajas generalmente implican que a menos que existan factores ambientales especiales, los otros modelos ofrezcan soluciones más eficientes con respecto al costo.

Responsabilidad para impartir la capacitación

Al determinar la metodología adecuada que se aplicará para capacitar al personal de logística electoral, es necesario que durante la evaluación de necesidades y la planeación de la capacitación, se identifiquen los recursos necesarios para desarrollar y para impartir los programas de capacitación.

Los factores que tendrán que considerarse incluyen la capacidad interna del organismo electoral para capacitar, la estructura adoptada y la existencia y calidad de recursos externos. La disponibilidad de recursos para impartir la capacitación será el mayor determinante de la estructura.

Existe un número de recursos alternativos para impartir la capacitación que podrían ayudar a su efectividad, sin embargo, cada uno requiere de modelos distintos para administrar la calidad y para garantizar su entrega oportuna. Debido al extenso número de personal que debe capacitarse en un período de tiempo reducido y a las consecuencias que podría ocasionar su fracaso, obtener los recursos necesarios para desarrollar la capacitación constituye una cuestión clave que debe ser atendida de forma oportuna durante la planeación de la elección.

Uso de recursos internos

Es probable que los organismos electorales de carácter permanente, puedan mantener profesionales para impartir la capacitación, aunque la capacitación en sí misma, no sea una de sus tareas esenciales. En contextos que tienen menor dependencia hacia el sector público, se afirma que resulta mejor dejar la capitación en manos de organizaciones profesionales.

Cuando se tienen unidades de capacitación interna, es probable que estas se enfoquen en el desarrollo de programas y en la instrucción de los oficiales permanentes. Sin embargo, mantener un equipo permanente con la cantidad de personal suficiente para capacitar a todo el personal de logística electoral, podría implicar un gasto excesivo.

Debido a su conocimiento sobre técnicas de capacitación y a su manejo de los procedimientos de votación, los capacitadores internos tienen un papel de supervisión importante sobre la instrucción de los oficiales de mesa de votación. Pudiendo ser usados de forma efectiva para suministrar:

Sesiones de primer nivel para capacitar a los que instruirán a otro tipo de personal del organismo electoral, o a otras personas reclutadas para fungir como capacitadores;
Calidad al monitorear los programas de capacitación de las mesas de votación, mediante muestras de las sesiones y revisión de las evaluaciones.

Este modelo de capacitadores internos, permite que los expertos tengan mayor influencia en las actividades de instrucción, que cuando únicamente imparten las presentaciones. El problema básico es la disponibilidad de tiempo. Para una mayor efectividad, la carga de capacitar a los oficiales de mesa debería comprimirse en un período corto antes de la votación. Generalmente, las capacidades internas no pueden lidiar con el número de sesiones necesarias en períodos de tiempo específicos.

Cuando el organismo electoral o sus agentes (como la administración del gobierno local) tienen presencia regional o local, podrían utilizarse como instructores para los oficiales de mesa de votación, consiguiendo que éstos a su vez actúen como capacitadores (para este tipo de personal permanente, la instrucción como capacitador podría ser más efectiva cuando se trata de un programa continuo).

Generalmente, es preferible que se utilicen capacitadores que tienen experiencia con elecciones, en lugar de profesionales externos, siempre y cuando demuestren que su capacidad para impartir la instrucción y sus otros deberes electorales no se ven afectadas por su nuevo compromiso.

Capacitación impartida por otras fuentes

Cuando recursos ajenos al organismo electoral se involucran en la capacitación, que normalmente sucede cuando la autoridad electoral no tiene presencia permanente en los niveles regional o local, se tiene que tomar una decisión básica sobre la administración que tendrá la capacitación. Ya sea que:

Se contrate como un paquete completo con una institución de capacitación profesional;
Esté administrada por el organismo electoral, pero usando recursos adicionales contratados para efectos de capacitación;
Se use una combinación de los enfoques mencionados anteriormente, con funciones de capacitación contratadas en regiones con fuerza institucional, cuestión que permite que el organismo electoral concentre la administración de la capacitación en otras áreas.

Cuando personas u organizaciones externas se comprometan a dirigir la capacitación de la logística electoral, debe dejarse en claro que también ellos están sometidos al código de conducta oficial y que todas las personas involucradas en la capacitación deberían prepararse para que se adhieran a dicho código.

Si la capacitación careciera de neutralidad, se podrían generar sospechas sobre falta de imparcialidad en los oficiales de logística, o peor aún, se les podría suministrar información maliciosa que podría afectar la instrumentación de los procedimientos de votación.

Subcontratación para funciones de capacitación

Existen ciertas ventajas al contratar la capacitación como un paquete. Ya que se eliminan los periodos abarrotados del calendario electoral, distribuyéndolos en funciones de administración diaria, suministrando también una fuerza completa de capacitación profesional.

Además, este método podría ser la única forma factible para movilizar y administrar recursos suficientes para la capacitación, particularmente en estructuras con capacitación simultánea. En las estructuras de cascada, puede ser el método más adecuado para capacitar a los niveles de personal más elevado. Sin embargo, también existen ciertas desventajas que deberían considerarse cuidadosamente antes de adoptarlo. Dejar todo el proceso de capacitación en manos de otras organizaciones podría amenazar la percepción sobre la integridad de la elección, especialmente en contextos en donde no se confía en la neutralidad de las instituciones estatales y los subcontratistas son instituciones educativas relacionadas con el Estado.

En este caso también se necesitará un monitoreo riguroso sobre el desempeño, para garantizar que la capacitación se desarrolle de la forma necesaria.

Posibles contratistas para la capacitación

El tipo de organismos que podrían considerarse para dirigir la capacitación de los oficiales de logística electoral son:

Instituciones gubernamentales, tales como comités, instituciones de capacitación técnica y otras autoridades educativas;
Grupos profesionales del sector privado;
Grupos comunitarios, tales como Organizaciones No Gubernamentales, con interés y experiencia en educación cívica y cuestiones de derechos humanos.

Cuando dichas organizaciones son comunitarias o cuando se basan en regiones, podría ser útil utilizar un enfoque basado en consorcios conjuntos, que incluyan a diferentes organizaciones bajo una sola base que se encargue de coordinar la capacitación de la logística electoral. Aunque este método podría ayudar a que se alcance el nivel de cobertura necesario, aumentaría la necesidad de monitorear la consistencia y la calidad de los servicios suministrados.

Ayuda internacional

El desarrollo de la capacitación y su instrumentación, pueden verse como una prioridad que tiene la ayuda proporcionada por la comunidad internacional para realizar las elecciones en los países menos desarrollados.

Sin embargo, dicha asistencia podría tener escasa contribución para construir una capacidad sustentable, a menos que se enfoque en instruir al personal local para que actúen como capacitadores, para que apoyen su desempeño, de manera que el personal internacional no sea el encargado de conducir toda la capacitación.

Empleo de personal adicional para propósitos de capacitación

Cuando el organismo electoral contrata de forma directa a personal adicional, tiene mejor control sobre los procesos de capacitación.

Sin embargo, dicho personal podría tener menor experiencia al conducir la instrucción de adultos, además, aún los capacitadores profesionales o provenientes del organismo electoral tienen que poseer ciertas habilidades para instruir.

Los diferentes grados de experiencia que tiene el personal, demanda que las presentaciones de la capacitación tengan que estar estrictamente monitoreadas. Los grupos de donde se pueden reclutar capacitadores incluyen:

Maestros de escuela y otros educadores;
Trabajadores de educación cívica o de educación electoral;
Miembros de la comunidad educacional y profesionistas;
Oficiales de logística electoral de alto rango, especialmente los presidentes de mesa.

El uso de educadores y de profesionistas sería más adecuado para estructuras basadas en equipos regionales o móviles y para modelos de capacitación simultánea.

El uso de oficiales de alto rango es un método efectivo y barato para capacitar a la mayoría de los oficiales de mesa cuando se usan estructuras de cascada. Además, sus deberes de capacitación también ayudarían a incrementar su nivel de conocimiento, aumentando su conciencia acerca de las funciones que deben desempeñar dentro del entorno de la mesa.

Cantidad de capacitadores para dirigir cada sesión de capacitación

Aunque se trabaje con grupos de capacitación relativamente pequeños, es preferible que cuando sea posible, se designen un mínimo de dos instructores para cada sesión. Esto podría contribuir para ciertos propósitos:

Suministrar mejores guías y una organización más rápida para actividades grupales y de simulación;
Las distintas personalidades ayudan a que se tengan distintos estilos para las presentaciones, lo que a su vez incrementa los lapsos de atención de la audiencia;
Contribuyen a respaldar al personal en caso de enfermedad, particularmente cuando los equipos de capacitación móvil visitan varios lugares;
Ayudan a mantener la energía del capacitador y a que las sesiones se terminen a la hora indicada.

Cuando se tiene como objetivo el desarrollar la habilidad para capacitar, resulta benéfico que los equipos de instructores incluyan a un recluta, por ejemplo, un oficial de votación destacado, para que en un futuro pueda asumir las responsabilidades de capacitador.

Los presentadores que son expertos en su campo también podrían resultar útiles para ayudar con las exposiciones de la capacitación. Los oficiales electorales de alto rango podrían encargarse de dar la introducción de la sesión de capacitación para reforzar su importancia entre los participantes.

La información presentada se puede enriquecer, cuando los segmentos importantes se acompañan con la comparecencia de expertos en seguridad, con administradores con facilidad de palabra y con expertos en procedimientos. Aunque esto contribuye a proporcionar una capacitación efectiva, sobre todo por la variación en el estilo de las exposiciones, no es un componente esencial.

Capacitación de los observadores, de los representantes de partidos y de las fuerzas de seguridad

La capacitación de los observadores y de los representantes de partidos y candidatos es responsabilidad de sus organizaciones. Sin embargo, podría ser de mucha utilidad que el organismo electoral participe en la preparación de materiales de referencia, proporcionando también presentadores expertos, para que ayuden en la capacitación de los observadores y de los representantes de partidos y candidatos.

Estas medidas ayudan a garantizar que dichas organizaciones impartan en su capacitación los procedimientos, las leyes y la información operativa indicada.

Así mismo, con respecto a las fuerzas de seguridad, el organismo electoral debería desarrollar programas y materiales; dar capacitación a sus instructores sobre cuestiones de procedimiento; impartir sesiones y monitorear la capacitación electoral que reciben.

Sin embargo, es preferible que la administración de las fuerzas de seguridad tenga la responsabilidad de conducir la capacitación electoral del personal de seguridad.

Contenido de las sesiones de capacitación

El contenido de las sesiones de capacitación para el personal de las mesas de votación, debe basarse en el manual de procedimientos que los oficiales de mesa utilizarán como lineamientos para realizar sus labores.

El contenido de la capacitación debería enfocarse en el desarrollo de todas las habilidades que requerirán los oficiales de mesa para desempeñar las labores a su cargo.

Espectro del contenido

En algunos entornos, el contenido de las sesiones de capacitación puede ir más allá de los procedimientos electorales. Además, podría existir la necesidad de instruir al personal en los sistemas básicos que se usan para apoyar a las mesas de votación u otros procesos electorales, por ejemplo:

Ensamblaje del equipo portátil de las mesas de votación;
Uso del teléfono ( o del equipo de fax, si se usa);
Uso de otros sistemas de comunicaciones tales como radios personales;
Uso de calculadoras especiales;
información básica sobre el funcionamiento de computadoras, en los casos en donde se usen para votar.

Estas cuestiones son tan importantes como los procedimientos de votación, ya que contribuyen en la eficiencia del personal.

Las sesiones de capacitación también son el foro más eficaz para reforzar los valores organizacionales, el bienestar del personal y las cuestiones de asistencia; así como para responder a las preguntas. Las cuestiones relevantes pueden incluir:

La integridad, la imparcialidad y el profesionalismo que se espera de todo el personal;
Proporcionar un trato amable y eficiente hacia los electores y el público;
Establecer el monto, el método y el momento para pagar los sueldos;
Señalar la ubicación de las mesas de votación asignadas;
Señalar los acuerdos para transportarlos desde y hacia la mesa de votación asignada;
Informar sobre el alojamiento y los alimentos;
Dar a conocer las condiciones para el reembolso de gastos y de partidas para gastos autorizados.

La capacitación debe prestar atención especial a las áreas que se han identificado como problemáticas debido a:

Experiencias pasadas;
La complejidad de los procedimientos;
La importancia de la integridad del proceso electoral;
La introducción reciente de nuevos procedimientos que requieren una nueva capacitación.

Las áreas comunes que requieren especial énfasis son:

El control y el recuento de los materiales electorales;
La identificación de los electores y el marcado de las listas de electores o de otros registros de asistencia;
Las personas sin registro que desean votar;
Los procedimientos para electores o votos impugnados;
El embalaje seguro y correcto de los materiales;
La determinación correcta sobre la validez de las papeletas y (en su caso) de las marcas preferenciales de los electores.

Otros temas podrían demandar mayor atención de acuerdo con la historia cultural del contexto; pudiendo incluir cuestiones tales como la secrecía del voto, el servicio al electorado, así como los derechos de los representantes de partidos/candidatos y de los observadores independientes.

Clasificación del personal para capacitación

Puede resultar más efectivo clasificar al personal para fines de capacitación dependiendo de cómo se hayan definido las estrategias de reclutamiento y las categorías de personal para las mesas de votación. Esto se debe considerar durante la planeación de la capacitación. Por ejemplo, el personal que desempeña funciones administrativas requerirá un contenido de capacitación adicional al de aquellos que cuidan las urnas. En donde se recluta personal para desempeñar labores específicas o mezcladas (por ejemplo, la distribución de los materiales de votación, el control de la fila, la información para los electores), el aprendizaje podría ser más eficaz cuando cada categoría se instruye mediante un programa con contenido adecuado para sus labores.

Éstas pueden ser mayores cuando el personal reclutado tiene poca experiencia o pocas habilidades básicas. También hay aspectos negativos; limitar la capacitación a labores específicas puede coartar la flexibilidad de la administración dentro de las mesas de votación y reducir la cohesión del equipo.

Contenido modular de la capacitación

Desarrollar un programa de capacitación por módulos podría ser una base efectiva para capacitar a personal con distintas funciones.

Al usar este enfoque, la sesión de capacitación básica del personal podría irse incrementando mediante módulos adecuados para aquellos que requieran niveles más elevados de habilidad. La duración de las sesiones de capacitación se adecuaría al conocimiento que requiera cada nivel del personal.

Contenido general de la capacitación para los oficiales de mesa de votación

Las cuestiones esenciales de contenido que deben cubrirse durante la capacitación del personal de las mesas de votación, están relacionadas con:

Las bases legales y de procedimientos que tienen sus tareas;
El comportamiento esperado;
Los materiales y el equipo a usar;
La conducción de la votación;
Suministrar a los electores un servicio con calidad;
Los derechos y las obligaciones de los participantes en la elección;
Los acuerdos administrativos para el personal;
Las cuestiones de seguridad, de integridad y de comunicación.

Estructurar el contenido de la capacitación de manera similar a la forma en que la información está organizada en los manuales para el personal, contribuirá a una mejor comprensión. El contenido puede estructurarse en un sencillo "periodo de acción", al dividir las sesiones en secciones relacionadas con:

Las cuestiones de administración y bienestar del personal;
La actividad previa al inicio de la votación;
Conducción de la votación;
El cierre de la votación y la recopilación de los materiales;
El escrutinio de las papeletas (en su caso).

El contenido se puede organizar de modo más efectivo en un formato modular. Los módulos son conjuntos discretos de información o de habilidades interrelacionadas. Una estructura modular para las sesiones de capacitación de los oficiales de mesa, podrían contener apartados que incluyan los siguientes temas:

El registro de los participantes;
La introducción o el resumen de los objetivos;
Los derechos, la distribución y el bienestar del personal
El entorno y el propósito de la elección;
El código de conducta y cuestiones de integridad y de imparcialidad en el servicio a los electores;
La función y el uso del equipo y de los materiales electorales, así como sus responsabilidades;
La disposición de la mesa de votación y de las áreas funcionales;
Las labores previas a la apertura de la mesa de votación
El papel de los representantes de candidatos, de partidos y de los observadores independientes durante la votación;
El control de multitudes;
La información al electorado;
Revisiones sobre la identidad de los electores y sobre su elegibilidad;
La distribución del material electoral;
El cuidado de la secrecía del voto;
La asistencia a los electores;
Las facilidades para la votación especial (si es preciso);
El mantenimiento del área de votación;
Los problemas que se podrían presentar durante la votación;
La seguridad del personal (incluyendo respuestas a emergencias) y la seguridad de los materiales;
El cierre de la votación;
El embalaje y la seguridad de los materiales;
Revisión de la sesión.

El tiempo para presentar el contenido de estos módulos puede variar desde cinco a diez minutos hasta una hora de duración. Cuando no todo el personal tiene las mismas responsabilidades, la capacitación para tareas especializadas, tales como el control de multitudes, la información al electorado, la entrega y aceptación de los materiales electorales, las facilidades para la votación especial, podría presentarse únicamente al personal responsable de dichas tareas.

Los entornos que tienen procedimientos específicos tendrán la necesidad de incluir módulos adicionales, para abarcar cuestiones como el registro de electores durante la votación y el uso de computadores para votar.

Personal de alto rango de las mesas de votación

El contenido de la capacitación para personal con funciones administrativas, como los presidentes de mesa, sus asistentes, los suplentes y los oficiales itinerantes o supervisores, tendrá que ser más amplio y profundo para que pueda cubrir sus deberes y papeles administrativos. En un formato modular, los módulos descritos anteriormente para el personal en general, tendrían que incrementarse con información adicional para cubrir:

El establecimiento de la mesa de votación y la forma para garantizar la recepción de todos los materiales;
La administración, la supervisión y el bienestar del personal;
La administración del material, del equipo y de las instalaciones;
Los métodos para solucionar conflictos;
Las estrategias de comunicación;
La administración de la seguridad, por ejemplo, el papel de las fuerzas de seguridad y los procedimientos administrativos de emergencia;
Finalización de los registros y reportes sobre la mesa de votación;
Una "sesión de capacitación al capacitador" cuando tiene la responsabilidad de instruir a su personal.

La capacitación adicional sobre cuestiones administrativas mejorará la eficiencia de los operativos en las mesas de votación.

Oficiales para las facilidades de votación especial

Cuando se instrumentan medios de votación especial, el personal involucrado tendrá necesidades de capacitación específicas, que a su vez, requerirán de otros contenidos que se modificarán de conformidad a los parámetros del sistema electoral, pero que probablemente incluirán:

Para personal ubicado en instalaciones para voto anticipado, voto en ausencia y voto en el extranjero:

Procedimientos para la entrega de materiales electorales, ya sea por asistencia del elector, por correo, o por medios electrónicos;
Controles para asegurar la correcta entrega de los materiales en los distritos electorales correspondientes;
Finalización, verificación y cotejo de la información suministrada por los electores para sustentar la validez de su voto, en el registro de electores;
Embalaje y envío de los materiales al distrito electoral o centro administrativo correspondiente;
Conciliación de los materiales electorales.

Para el personal de las mesas de votación itinerantes:

Vínculos con comunidades con electores itinerantes o administradores institucionales;
Finalización de los registros de la votación en varias mesas o en varios días;
Apoyo logístico;
Equipo adicional y medidas de seguridad para el cuidado de los materiales.

Cuando los procedimientos y los contenidos de la capacitación para oficiales encargados de la votación especial, difieren significativamente de los instrumentados para otro tipo de personal, la separación total de las sesiones de capacitación dará mejores resultados.

Capacitación para los oficiales de escrutinio

El contenido de la capacitación para oficiales de escrutinio dependerá de si se contrata personal adicional para realizar el escrutinio en centros regionales o centrales, o si el mismo personal encargado de las mesas se encargará de él. Cuando los oficiales de mesa se encargan del escrutinio de votos, será necesario incluir módulos de capacitación adicional sobre actividades como:

Preparación de los materiales y ubicación de las áreas para escrutinio;
Funcionamiento y uso del equipo para el escrutinio;
Derechos y obligaciones de los partidos, de sus representantes y de los observadores independientes durante el escrutinio;
Procedimientos para clasificación y para escrutinio;
Evaluación sobre la validez de las papeletas, determinación de las marcas preferenciales y el manejo de impugnaciones;
Problemas que podrían surgir durante el escrutinio
Cierre del escrutinio y estimación de los resultados;
Embalaje de los materiales al cierre del escrutinio.

Cuando el personal de escrutinio es reclutado y capacitado de forma separada, será necesario cubrir algunos temas adicionales referentes a su comportamiento y a labores adminsitrativas, que pueden incluir:

Cuestiones administrativas y de registro;
El entorno electoral;
Las atribuciones del personal y las disposiciones logísticas;
Los códigos de conducta y los aspectos relacionados con la imparcialidad e integridad de la elección;
Seguridad del personal y de los materiales.

Los contenidos adicionales para la capacitación de los presidentes de escrutinio, también deberían cubrir materias administrativas similares a las vistas por los presidentes de las mesas de votación, por ejemplo, administración del personal y de los materiales, transmisión de resultados, administración de la seguridad, adjudicación de impugnaciones, finalización de los registros de escrutinio y retorno de los materiales al organismo electoral.

Algunas estructuras de personal permiten que el personal adicional de logística, participe en el escrutinio bajo supervisión de los oficiales escrutadores, ordenando y organizando el mobiliario; moviendo las urnas; empaquetando y asegurando los materiales. Para este personal bastará con que el presidente de escrutinio les suministre una breve sesión informativa antes de que comiencen las actividades.

Personal temporal para apoyo administrativo

Es importante que el personal temporal contratado para cargos administrativos de logística electoral, reciba capacitación para realizar sus tareas.

Cuando este personal tiene a su cargo responsabilidades legales y administrativas relacionadas con la elección, por ejemplo, en la administración de un distrito electoral, es muy importante que reciba la más alta capacitación a efecto de que esté en condiciones de dirigir el funcionamiento del personal a su cargo y para que acepte su responsabilidad de rendir cuentas sobre sus actividades en la logística electoral.

Estilo de las sesiones de capacitación

La efectividad que tenga la capacitación de los oficiales de mesas de votación, podría estar influida considerablemente por el estilo y por los métodos con que se imparta.

Para elegir el estilo o la mezcla de estilos indicados para impartir la capacitación, hay que evaluar cuidadosamente los siguientes factores:

Las habilidades que se quieren desarrollar;
Los temas que deben asimilarse;
Las habilidades con las que cuentan los oficiales que van a recibir la capacitación;
La familiaridad cultural de quienes reciben la capacitación con los estilos potenciales de impartirla;
La cantidad de personas que reciben la capacitación.

Como en el caso de la introducción de cualquier sistema, es recomendable que el estilo para impartir las sesiones y la combinación de contenido de los programas nuevos, se prueben ante una muestra de oficiales para que después de evaluar los resultados se realicen los ajustes pertinentes. Aunque esta medida implica un costo adicional, contribuye a prevenir fallas e impide que la capacitación se tenga que complementar.

Métodos potenciales para la presentación

Los oficiales con mayor rango como los presidentes de mesa de votación, requerirán distintos estilos para recibir la capacitación que los utilizados para los de menor rango.

El objetivo principal con los oficiales de menor rango, es que desarrollen habilidades en un número limitado de tareas, como distribución del material, verificación de la identidad del elector, protección de las urnas y asistencia e información sobre la votación, que se basan en procedimientos estandarizados que pueden practicarse y evaluarse fácilmente.

Los oficiales que tienen tareas de supervisión y de administración en las mesas de votación, requieren un rango más amplio de habilidades, algunas de procedimientos, otras de juicio y para administración; para que su capacitación sea efectiva, el estilo para impartirla tendrá que enfocarse en la discusión grupal, la resolución de problemas y el trabajo analítico.

Estilos de presentación básicos

Los estilos básicos se pueden dividir en dos categorías:

No-participativo; en donde el capacitador proporciona información relevante a los participantes, quienes toman notas y tal vez tengan tiempo para hacer preguntas;
Participativo; se usa un formato que permite la interacción entre el capacitador, el grupo y todos sus miembros, incluyendo la práctica de habilidades como parte integral de la formación.

Los estilos no participativos típicos incluyen:

Lecturas;
Demostraciones hechas por expertos;
Uso de cintas de video y de audio como herramientas para la capacitación;
Asignaturas y exámenes.

Los estilos participativos incluyen:

Grupos de discusión, ya sea del grupo completo o usando subgrupos más pequeños, cuyas discusiones y conclusiones son monitoreadas por el capacitador;
Juegos empleados para estimular el pensamiento sobre los parámetros de las labores y su conducción;
Simulacros de las actividades de mesa de votación, en las que participan los miembros del grupo guiados por el capacitador;
Ejercicios sobre las labores requeridas;
Competencias en las que se pone a prueba el conocimiento individual o grupal, con demostraciones sobre las habilidades aprendidas.

Determinación de los estilos adecuados para impartir la capacitación

Para determinar cuáles son los estilos apropiados para impartir conocimiento y ciertas habilidades, existen algunos principios generales que deberían considerarse. Depender completamente de métodos no participativos, como presentaciones basadas en lecturas y ayudas para la capacitación, podría provocar ineficiencias para desarrollar competencia en tareas específicas.

Sin embargo, estos estilos contribuyen a introducir y reforzar el marco laboral y legislativo, mediante demostraciones y descripciones sobre las habilidades que se deben aprender.

Por otra parte, los métodos de participación estimulan la competencia en las labores y el aprendizaje, ya que ayudan a practicar las tareas que tendrán que desempeñarse, al tiempo que fomentan la cooperación grupal entre los participantes. Si se diseñan y controlan con cuidado, éstos métodos permiten una evaluación continua del conocimiento y apoyan la evaluación del progreso de la capacitación.

Simulacros y representaciones

Una parte esencial de la capacitación del personal de las mesas de votación, consiste en realizar simulacros sobre sus deberes en áreas que representen las mesas, con un cambio continuo de papeles (que les permita representar a una variedad de oficiales y electores). Los temas que son apropiados para representarse incluyen:

Instalación del equipo y de los materiales de la mesa de votación, incluyendo el sellado de las urnas (o los procedimientos para encender las máquinas o computadoras para la votación), la distribución y revisión de los materiales, así como la señalización y los anuncios.
Revisión de la identidad y de la elegibilidad de los electores;
Distribución de los materiales electorales;
Manejo de situaciones problemáticas y de quejas provenientes de representantes de partidos, de candidatos y de observadores;
Servicio al electorado y control de multitudes;
Cotejo de los materiales electorales;
Monitoreo de las urnas y de las áreas con mamparas;
Recopilación, clasificación y embalaje de los materiales al cierre de la votación y preparativos para el escrutinio de las papeletas.

En donde el personal también recibe capacitación para realizar el escrutinio de votos, algunos simulacros adicionales podrían incluir:

Revisión de los materiales (cuando provienen de distintos centros de escrutinio) y conciliación de las papeletas;
Determinación sobre la validez y sobre las marcas preferenciales;
Clasificar, contar y juntar los votos;
Mediar las intervenciones de los representantes de de partidos, de candidatos y de los observadores;
Realizar la conciliación final y el embalaje de los materiales.

Se pueden usar otras formas de capacitación participativa para reforzar y extender el aprendizaje de los simulacros, o para que el personal aprenda por su cuenta, como discusiones con grupos pequeños o grandes, juegos o competencias.

Habilidades de capacitación requeridas por los métodos participativos

La desventaja de los métodos participativos es que requieren un capacitador con un nivel elevado de habilidad y confianza. Es mucho más sencillo pararse enfrente de un grupo para dar una conferencia, hacer una demostración, o usar herramientas audiovisuales, que conducir discusiones grupales, ejercicios y simulacros de forma eficiente. Por ello, en los sistemas de cascada se debe seleccionar cuidadosamente a los capacitadores con menor nivel, que generalmente son inexpertos, siendo importante que tengan la oportunidad de practicar las habilidades de capacitación participativa durante sus sesiones; especialmente cuando se requiere que ellos capaciten a otros oficiales.

Duración de las sesiones

No existe una duración ideal para las sesiones de capacitación. La extensión óptima estará determinada por:

La complejidad de los temas que van a tratarse;
Las aptitudes básicas y la experiencia previa que tengan los participantes;
La capacidad que tengan los participantes para retener información.

Sin embargo, las sesiones de más de cinco o seis horas en un solo día disminuyen el nivel de energía de los participantes y de los capacitadores, así como los lapsos de atención, cuestiones que reducen su efectividad.

En el caso de los oficiales con mayor rango, podría necesitarse una capacitación de varios días para cubrir en su totalidad las cuestiones de procedimiento y administrativas. Cuando los oficiales tengan experiencia, la capacitación sobre procedimientos podría impartirse en medio día, mientras que para el personal sin experiencia se requerirá un día entero.

Cuando los oficiales de mesa u otro tipo de personal reciben capacitación para ser instructores, es poco probable que puedan adquirir habilidades efectivas adicionales a las de procedimiento y técnicas en menos de dos días.

El costo puede ser un obstáculo para proporcionar una capacitación exhaustiva. Sin embargo, los costos finales ocasionados por irregularidades significativas en los procedimientos o en la administración, podrían ser mucho mayores que el aparente ahorro en la capacitación.

Organización de las sesiones de capacitación

Se puede mejorar el nivel de organización y la efectividad de las sesiones de capacitación, cuando la sesión se divide en módulos específicos. Las sesiones con formato libre podrían dejar de cubrir los temas a tratar o las actividades grupales requeridas y por lo tanto es posible que no cumplan con los objetivos de la sesión.

Es importante que se tengan recesos adecuados que ayuden a conservar la atención de los participantes. Evitando limitarse a los recesos programados para el café o las comidas. El capacitador debería observar cuidadosamente el nivel de respuesta del grupo, para determinar si es necesario dar más recesos (que pueden incluir ejercicios físicos o mentales), aumentar su duración, estableciendo también si estos serán entre o durante los módulos, especialmente en casos donde los participantes hayan permanecido sentados durante periodos prolongados.

Cuando las sesiones se lleven a cabo en la noche, se deben considerar ciertos factores como las necesidades, las limitaciones de energía y de atención que tienen los participantes que han desempeñado otras labores durante el día, para estructurar el contenido de la sesión y para definir su duración. Las sesiones que duran todo el día tendrán la necesidad de programar actividades estimulantes para la sobremesa y para los periodos en que la gente se sienta adormilada.

Organización de los temas por módulos

Las sesiones de capacitación se pueden controlar mejor si se dividen en módulos, cada uno de los cuales representará un bloque específico de aprendizaje que los participantes deben adquirir.

La organización de las sesiones en módulos ayuda a los capacitadores, ya que mantiene una estructura para la distribución del tiempo, ofreciendo objetivos específicos para el aprendizaje, que sirven de parámetro para evaluar los logros de los participantes y el desempeño del capacitador.

Cada módulo debería ir apoyado por un plan de lecciones. Estos planes deben ofrecer una guía detallada para que el capacitador presente cada módulo en relación con:

La información contenida;
Los métodos para la presentación;
Los apoyos para la capacitación;
La estructura de tiempo;
Las actividades para repasar la información.

La cantidad de módulos en los que se divide una sesión y la duración de cada uno, dependerán de factores tales como:

La extensión del contenido;
El estilo o estilos de presentación que se usarán (por ejemplo, los simulacros durarán más que las conferencias y la revisión del material);
Los lapsos de atención y la capacidad para asimilar información que tengan los participantes. Los lapsos de atención pueden variar dependiendo del entorno; por ejemplo, podrían presentarse lapsos de atención muy reducidos en contextos que realizan elecciones después de un conflicto.

Como regla general, la energía, la asimilación y la atención de los participantes disminuirán en los módulos que duran más de sesenta minutos.

En cada módulo, hay que detectar los aspectos que se presentan en distintas formas. Ya que los lapsos normales de atención eficaz duran un máximo de veinte minutos; para actividades pasivas, tales como ver demostraciones en video, estos lapsos pueden ser mucho más cortos.

En los módulos más extensos, debería tenerse al menos un cambio de estilo de presentación, o una actividad que dure veinte minutos para mantener una atención efectiva. Dichos cambios pueden ser tan sencillos como pasar de una actividad de discusión grupal a la presentación de conclusiones grupales, de una demostración a un periodo de preguntas sobre la actividad demostrada, o de una descripción de tipo conferencia a una actividad de simulacro.

Durante cada módulo debería haber un espacio para hacer preguntas. Para concluir cada módulo debe haber un espacio para que el capacitador evalúe las habilidades de cada participante en el tema relevante. Esto puede hacerse mediante una tarea corta, mediante la participación en una demostración, un simulacro, una discusión grupal u otros medios.

Consideraciones especiales para capacitar a los oficiales de escrutinio

Cuando el personal de las mesas de votación también funge como oficial de escrutinio, es probable que ya hayan trabajado entre diez y quince horas previas, por lo que estarán fatigados y es más probable que cometan errores de sentido común.

Por eso, para que la capacitación de estos oficiales sea eficaz, debería inculcarles respuestas automáticas practicadas a través de intensos simulacros de clasificación y de escrutinio, dando como resultado su correcta determinación sobre la validez de las papeletas y un manejo adecuado de las impugnaciones.

Entorno de la capacitación

Importancia de contar con un entorno adecuado para la capacitación

El entorno físico en el cual se lleva a cabo la capacitación puede tener una importante repercusión en la eficacia de la misma. La adquisición de habilidades puede verse adversamente afectada por ambientes en los cuales los participantes o los capacitadores mismos se sienten incómodos, o cuando las instalaciones no cumplen con los requisitos de la sesión de capacitación.

Cuando los participantes llegan a un punto central para recibir la capacitación, debe garantizarse que los acuerdos para su desplazamiento se hayan planeado con eficiencia, que se les brinde un alojamiento adecuado y que tengan alimentos y bebidas a su disposición durante el periodo de capacitación. Ya que el grado de respuesta a la capacitación podría disminuir significativamente si no se han cubierto sus necesidades básicas.

Estándares del área para la capacitación

Hay algunos estándares básicos que las áreas o edificios que se emplearán para la capacitación deberían cubrir:

Acceso al transporte;
Facilidad de acceso - debe evitarse en lo posible el uso de edificios a los que se llega por escaleras muy largas, o puertas estrechas que pueden impedir el uso de equipo;
Iluminación y circulación del aire suficientes. En la medida de lo posible, hay que evitar los entornos en los cuales no se pueden modificar las temperaturas extremas;
Espacio adecuado para el tamaño del grupo que se capacita - los espacios menores de dos por tres metros cuadrados por participantes resultarán incómodos, con excepción de cuando las sesiones son muy cortas;
Asientos cómodos y suficientes para todos los participantes;
Mesas y escritorios para que todos los participantes tomen notas o realicen las tareas de revisión;
Ausencia de ruido en áreas adyacentes durante las sesiones;
No debería ser ofensivo para la sensibilidad cultural de algún oficial que reciba capacitación;
Acceso a servicios sanitarios y al agua;

Hay algunos requisitos adicionales que dependen del contenido de la sesión de capacitación. Que incluyen:

Un espacio único y suficiente para simular la actividad de una mesa de votación y de un centro de escrutinio;
Espacio para que el grupo de capacitación se divida en subgrupos de discusión o para hacer ejercicios;
En los casos donde se requiera instrumentos de capacitación o sesiones nocturnas, fuentes de electricidad funcionales y sistemas de iluminación.

Es importante que las áreas para capacitación se revisen para asegurar que cuentan con las instalaciones básicas y que las instalaciones de agua y servicios sanitarios, así como de luz eléctrica (donde se requieran) funcionan bien. Los salones de clases de las escuelas pueden ser excelentes áreas para la capacitación, pero tendrán la limitación de que sólo se les puede usar en ciertos horarios.

Instalaciones y materiales

Las instalaciones y los materiales disponibles en el área de capacitación se dividen en dos grupos -los esenciales, sin los cuales no puede proceder la capacitación y los optativos, que pueden mejorar la presentación. Los materiales e instalaciones esenciales incluyen:

Manuales para los presentadores e instrumentos de capacitación;
Materiales para los ejercicios grupales y las tareas de revisión;
Material suficiente, formas y equipo electoral (urnas y sellos, mamparas, máquinas/computadoras para votar donde sea relevante) para el uso participativo durante la sesión de capacitación;
Manuales de procedimientos para el personal y cuadernos de trabajo adicionales ( o manuales para todo el personal, si no se han distribuido anteriormente);
Materiales para escribir, incluyendo hojas de papel para la presentación de los resultados de los ejercicios grupales;
Equipo del que dependen los instrumentos para la capacitación, tales como los proyectores de acetatos, las videograbadoras, los monitores de televisión, el equipo de audio, y similares.
Gafetes para todos los participantes;
Acceso a comida y bebida, especialmente para las sesiones más largas.

En donde los programas de capacitación dependen de los instrumentos para la capacitación, es más barato buscar áreas que ya cuenten con equipo (si están disponibles), en lugar de comprar o rentar dicho equipo exclusivamente para capacitar al personal de las mesas de votación. El capacitador debe revisar con cuidado todo el equipo que se usará durante la sesión antes de comenzarla, para asegurar que está funcionando (y que el capacitador sepa cómo operarlo).

Los instrumentos opcionales podrían ser los pizarrones con materiales adecuados para escribir en ellos, los apuntadores, o aparatos para que el personal pueda tomar té o café.

Acondicionamiento del área de capacitación

El área de capacitación debe acondicionarse con suficiente anticipación al inicio de la sesión.

Esto tendrá el doble propósito de emplear con más efectividad el tiempo del grupo y de permitir la identificación (y el reemplazo) de los materiales y equipo faltantes. Los requerimientos de materiales y de acondicionamiento del área deben detallarse exhaustivamente en los manuales de los capacitadores.

Organización grupal

Generalmente, la experiencia ha demostrado que cuando los grupos de capacitación tienen más de quince o dieciséis miembros, las oportunidades para la interacción grupal y para practicar las habilidades durante la sesión son limitadas. Por ello es debería ser la cantidad máxima de personas dentro de un grupo. Cuando las personas que participan en un grupo exceden esta cifra en una sola mesa de votación, es preferible que este personal se capacite en un solo grupo.

Sin embargo, una vez que los grupos de capacitación contienen más de 25 ó 30 miembros, es difícil lograr una capacitación efectiva, especialmente cuando los instructores no son capacitadores profesionales. Las ventajas económicas de capacitar a grupos grandes son irrelevantes si la capacitación es ineficaz.

Al acondicionar el área donde se impartirán las sesiones de capacitación, los capacitadores deben tener en cuenta las necesidades para la capacitación participativa; por ejemplo, acomodar los escritorios en filas con las sillas atrás, genera una barrera entre el capacitador y el personal que recibe la capacitación, desalentando la interacción grupal.

Sin embargo, las necesidades y la comodidad del grupo son primordiales, tanto en la disposición de los asientos (donde algunos estilos de acomodo que induzcan la participación puedan considerarse agresivos por grupos culturales acostumbrados a estilos educativos menos participativos), en la organización, en la frecuencia de los recesos para descansar y para comer, en las restricciones al fumar y similares. En lo que respecta a cuestiones de comodidad, los capacitadores deberían consultar constantemente con el grupo.

Fomento de la participación

Los instructores deberían realizar esfuerzos para fomentar la participación en los grupos de trabajo y en los simulacros hechos por mujeres, o por miembros comunitarios pertenecientes a alguna minoría, ya que normalmente no están habituados a interacciones tan abiertas. Cuando el grupo tenga que dividirse en grupos más pequeños para realizar actividades específicas, los capacitadores también deben garantizar que los miembros se distribuyan de tal forma, que aporten una gama diversa de experiencia y estilos de personalidad a cada subgrupo.

Uso de ayudas para la capacitación

Al usar ayudas para la capacitación, debe recordarse que el propósito de dichos dispositivos es facilitar la comunicación en cuestiones específicas. Y que no constituyen la sustancia de la capacitación. Depender demasiado de instrumentos estáticos podría ser costoso, además de que podrían limitar la oportunidad para el aprendizaje interactivo y para la práctica de habilidades, que son la base para adquirir la competencia para desempeñar tareas.

Además del uso de los materiales electorales y del equipo en simulacros sobre las actividades de mesas de votación, los instrumentos que podrían usarse normalmente incluyen:

Manuales de procedimientos; en los cuales se detalla en lenguaje sencillo o con imágenes, los procedimientos que el personal de la mesa de votación tiene que aplicar; cuando sea posible, el personal debe recibir estos manuales con suficiente antelación para leerlos antes de la sesión de capacitación;
Cuadernos de trabajo para el personal; en donde los oficiales, ya sea antes, durante o después de la capacitación, deben responder las preguntas sobre sus obligaciones y devolverlos para que los capacitadores los revisen para evaluar su conocimiento; cuando se den sesiones separadas para el personal de que desempeña funciones específicas (especialmente cuando participan en los servicios de votación especial), será útil contar con cuadernos de trabajo que cubran sus funciones para evaluar sus conocimientos;
Proyección de acetatos; son útiles para resumir y enfatizar cuestiones clave, pero no para impartir grandes volúmenes de información impresa; depender demasiado de los acetatos podría ocasionar que el capacitador pase más tiempo hablando a la pantalla que al grupo;
Los materiales de video; se pueden usar de dos formas: para establecer el ambiente en la mesa de votación, o para ilustrar procedimientos particulares de la mesa que deben llevarse a cabo correctamente, pudiendo incluir temas tales como las medidas para controlar multitudes, la conciencia de la seguridad, la revisión de la identidad de los electores, la distribución de los materiales, el uso de máquinas/computadoras para votar, el llenado de de la conciliación de los materiales y la documentación;
Presentaciones en audio sobre los procedimientos; pueden ser útiles de manera similar a los videos, ya que ilustran los procedimientos en donde debe haber interacción verbal con los electores, por ejemplo, durante la revisión de la identidad, la revisión del nombre correcto en las listas de electores y la distribución del material electoral.

Los materiales de video deberían usarse con moderación como demostraciones cortas de los procedimientos, que duren de tres a cinco minutos a la vez. Estos no sustituyen el trabajo práctico del grupo, pero pueden servir como una introducción útil para los simulacros de procedimientos específicos, suministrando recesos que estimulen la atención.

Dichos ayudas para la capacitación sólo se integrarán de manera eficaz en los programas, cuando todas las instalaciones cubren las necesidades para su uso. Diseñar una sesión de capacitación que incluya el uso de dichos instrumentos sin saber si se cuenta con las instalaciones necesarias para su uso es un dispendio y puede hacer que la tarea del capacitador sea muy difícil, si no es que imposible.

Localidades remotas

En algunas sesiones de capacitación, tales como aquellas para el personal ubicado en otros países o en áreas rurales muy remotas, la capacitación cara a cara podría resultar imposible, por lo que se dependerá del desarrollo de otro tipo de ayudas.

En estos casos, el material en audio y video (cuando se tengan instalaciones para su uso), podría ser de gran utilidad para demostrar los procedimientos descritos en los manuales y en los cuadernos de trabajo distribuidos entre le personal. Sin embargo, dichos medios sólo son útiles cuando su costo no es excesivo, ya que no son esenciales para dicho tipo de capacitación.

Momento oportuno para impartir la capacitación

Existe un número de factores básicos que deberían considerarse, para determinar el momento oportuno para realizar las sesiones de capacitación del personal de logística electoral.

La importancia que tiene cada uno de estos factores variará dependiendo del contexto, de la madurez democrática y de la disponibilidad de personal, pero también se verá afectada por:

Con qué anticipación se notifica sobre la elección;
El nivel de alfabetización y de educación que tenga el personal contratado;
La cantidad de personal que tenga habilidad y la experiencia necesarias para realizar las tareas de logística.

Los factores que determinarán la oportunidad para realizar la capacitación incluyen:

La retención del conocimiento: ¿Cuánto tiempo se espera que los oficiales retengan el conocimiento? Aunado a ello está la consolidación del aprendizaje (cuantas veces se tiene que presentar la información al personal para que la asimile en un nivel aceptable).
La habilidad para absorber el conocimiento: Especialmente cuando se comienza desde cero, podrían presentarse límites sobre la cantidad de información que puede absorberse en una sola sesión. Esto afecta la extensión de la capacitación, ya que se podrían necesitar varias sesiones realizadas de forma oportuna.
Evaluación sobre la transferencia de conocimientos: Se necesita suficiente tiempo entre la capacitación y el comienzo de las actividades electorales, para evaluar si el personal requiere apoyos extra, o si es mejor reemplazar a quienes no hayan adquirido el conocimiento y las habilidades necesarias.
Calendario de la elección: Se debe tener conciencia sobre el momento oportuno para realizar las actividades dentro del tiempo establecido en el calendario electoral.

La capacitación resulta más efectiva cuando se sincroniza con el calendario electoral, de forma que esté dividida en varias sesiones que eviten una saturación de información, especialmente cuando el personal desempeñará varias funciones. De esta forma, la capacitación sobre algunas actividades se desarrolla mejor con anticipación (como la votación anticipada o para asistir con el embalaje y envío de los materiales), que las relacionadas con la votación y con el escrutinio de votos.

La cantidad de personal que se capacitará: Dados los capacitadores disponibles, ¿qué período de tiempo será necesario para que todo el personal sea capacitado?
La estructura de la capacitación: Por ejemplo, la capacitación de cascada debe comenzarse antes que aquella en donde se instruye a todo el personal de forma simultánea.
Accesibilidad y efectividad a bajo costo: Cada sesión de capacitación tendrá costos relacionados con las instalaciones, el equipo, el transporte del personal y con los materiales. Se pueden reducir los costos cuando las sesiones de capacitación se programan junto con otras actividades.

Por ejemplo, cuando los oficiales de logística realizan el embalaje de los materiales para las mesas de votación, se podría impartir la capacitación después de dicha tarea.

Pautas para realizar la capacitación con oportunidad

Para determinar el período más oportuno para realizar la capacitación, es útil que se realice un análisis de las experiencias anteriores, para ubicar el punto en el que se ha contratado a todo el personal. Un objetivo adecuado es el de capacitar a todos los oficiales de votación y de escrutinio, por lo menos siete días antes de la votación, sin importar si se hace en una sesión o en varias.

Posponer la capacitación podría ocasionar problemas para evaluar su efectividad, con el propósito de determinar si los participantes necesitan más sesiones, o si se reemplazará al personal que no haya adquirido el conocimiento esperado.

También podrían generarse problemas administrativos debido a otras tareas que tengan que terminar antes del día de los comicios. De forma inversa, si la capacitación se termina con mucha anticipación, se podría deteriorar la retención del conocimiento.

Además de la fecha límite de siete días antes de la elección, se podrían determinar otros períodos oportunos para la capacitación. Cuando se usan modelos de cascada, sería prudente que existiera un período cercano a siete días entre el lapso en que se capacita a unos y el período en que estos deben capacitar a otros, independientemente de si capacitadores regionales instruyen a los presidentes y éstos a su personal.

Este período de tiempo permitirá que los nuevos capacitadores consoliden su conocimiento y que se familiaricen con los métodos necesarios para su presentación.

La extensión y el número de sesiones requeridas para capacitar a los oficiales, estarán determinadas por las expectativas culturales y por la complejidad de las habilidades a desarrollar. Sin embargo, impartir sesiones con una duración mayor a cinco o seis horas diarias disminuirá la atención de los participantes y la energía del capacitador.

Personal para los servicios de votación especial

Cuando se impartan varias sesiones de capacitación para el personal encargado de la votación especial y de asistencia para los mecanismos de la elección, es importante que se programen de forma que coincidan con el inicio de sus tareas.

Este tipo de personal involucra cantidades más pequeñas de personal, por lo que determinar el período oportuno para realizar su capacitación será menos complejo. Por otro lado, la capacitación del personal de asistencia puede resultar más barata y efectiva cuando se imparte una cátedra inicial, combinada con sesiones sobre la marcha conforme vayan apareciendo nuevas tareas en la agenda.

Para la capacitación del personal de la votación especial igual que con el de la votación ordinaria, se debería tener el objetivo de impartirla siete días antes del comienzo de sus deberes.

Administradores de distrito electoral

Cuando la administración electoral a nivel local sea asumida por personal temporal (con papel de oficiales de escrutinio, de comisiones electorales o administradores regionales), será más efectivo mantener un registro continuo de personal potencial, suministrándoles una capacitación continua para refrescar sus conocimientos. Si este personal sólo es reclutado al inicio del proceso electoral, su capacitación debería comenzar inmediatamente.

Uso de sesiones informativas

Las sesiones formales de capacitación podrían complementarse con sesiones informativas menos formales durante la última semana antes del comienzo de la votación. Por ejemplo, involucrar a los oficiales de votación en la instalación de las mesas, cuando esto se realiza un día antes de la jornada electoral, reforzará sus papeles y contribuirá a construir buenas relaciones entre el equipo de trabajo.

Más importante, las horas de trabajo de los oficiales de mesa el día de la votación, deberían estructurarse de tal forma que permita que el presidente de mesa imparta una sesión informativa para todo el personal antes de que se abra al público. Esto es vital para proporcionar la oportunidad de consolidar los procedimientos en un entorno "real", también es un medio efectivo para informar a todo el personal sobre cualquier cambio en el contexto o en los procedimientos, que haya ocurrido desde la capacitación.

Antes de comenzar el escrutinio de votos también se debería dar la misma oportunidad de que se realice una sesión informativa para actualización.

El organismo electoral debería estar en contacto con los presidentes de mesa y de escrutinio, para informarles sobre cualquier cambio contextual o de procedimiento que haya ocurrido desde sus sesiones de capacitación.

Capacitación constante

Cuando el organismo electoral es de carácter permanente, mantener contacto con el personal de las mesas de votación, en especial con los presidentes, resultará barato y efectivo. Esta comunicación no solo contribuye al reclutamiento para elecciones futuras, también proporciona un contexto de capacitación continua.

Las sesiones para la capacitación continua deben ser personalizadas. Sin embargo, cuando los administradores electorales usan medios sencillos y de bajo costo como son los boletines informativos, cuando suministran invitaciones para visitar las oficinas del organismo electoral, para asistir a eventos, o manteniendo contacto social, contribuyen a promover actividades de trabajo en equipo, a suministrar información sobre cambios en el marco de la votación, en los sistemas y en los procedimientos, al tiempo que refuerzan el conocimiento adquirido previamente. Esto promueve una base de conocimiento sostenido que puede extenderse con ayuda de capacitación formal antes de la elección, en lugar de que se comience una fase de capacitación intensiva comenzando desde cero.

Cuando las estrategias de capacitación continua se usan en los modelos de cascada, se obtienen mejores resultados si se enfoca en los oficiales de alto rango. Aún cuando el personal registre algún índice de abandono la efectividad y el bajo costo del proceso no se ven afectados.

Evaluación del conocimiento

Es importante que los administradores de logística electoral tengan la certeza de que su personal posee conocimiento suficiente, para que pueda desempeñar sus tareas bajo la presión que ejerce el contexto en las mesas de votación y en los centros de escrutinio.

Cuando el personal de las mesas de votación tiene un desempeño pobre puede trastornar el proceso y lo que es peor, si aplican los procedimientos de forma incorrecta, podrían ocasionar que se impugne la validez de la elección. Por ello, los métodos para evaluar el conocimiento del personal, representan una parte integral de la evaluación sobre el desempeño de los programas de capacitación.

Integración de evaluaciones en las sesiones de capacitación

Es preferible que se evalúe el conocimiento del personal durante sus sesiones de capacitación. Esto se puede realizar mediante un proceso de evaluación continua.

En este estilo de evaluación se podría tomar como guía el desempeño que tienen los participantes en las simulaciones y en las actividades grupales, sin embargo, se debe garantizar que las personas más introvertidas o que sufrieron prácticas discriminatorias y que por lo mismo, tienden a ser menos participativas, sean evaluadas de forma equitativa.

Realizar evaluaciones sobre el conocimiento durante las presentaciones de capacitación resulta barato y efectivo, ya que no se necesitan materiales especiales ni tiempo adicional. También es el método más factible en las sociedades con bajos índices de alfabetización. Sin embargo, realizar evaluaciones usando este método demanda un buen manejo de habilidades para capacitar, ya que usar instructores con poca experiencia en los modelos de cascada generará muchas limitaciones.

Auto evaluación

Al finalizar los puntos críticos de los programas de capacitación, se debería pedir a los participantes que identifiquen las áreas en donde necesiten mayor información o capacitación, para que realicen sus deberes de forma competente.

Las inquietudes se podrían atender mediante sesiones de orientación individual, o modificando el programa de capacitación restante para que permita una revisión adicional y mayor discusión sobre las áreas en donde el grupo requiere más información.

Uso de cuadernos con ejercicios

Se podría requerir que el personal complete algunos cuadernos con ejercicios que contengan preguntas sobre el conocimiento que deberían tener, ya sea durante la sesión de capacitación o en su tiempo libre. Para brindar un estímulo al aprendizaje, se podría condicionar el empleo al término satisfactorio de la capacitación. Como medida adicional, los cuadernos de trabajo y las hojas de respuesta podrían elaborarse como documentos separados, para que los participantes conserven el texto para realizar consultas.

Los ejercicios y las preguntas de los cuadernos de trabajo deberían estar relacionados con cuestiones específicas contenidas en la sesión de capacitación y en el manual correspondiente. Sin embargo, este método presenta desventajas por los costos, ya que demanda la impresión y la distribución de una gran cantidad de material adicional y comprime el tiempo que tienen los capacitadores.

Condecoración

Otorgar certificados a los oficiales de logística electoral que hayan completado exitosamente los programas de capacitación y a aquellos cuyas competencias hayan obtenido resultados óptimos, constituye un método útil para estimular el interés de los participantes. Organizar la capacitación de los oficiales de logística de tal forma que al concluirla consigan acreditación en educación técnica, también contribuye a estimular el interés en los procesos de reclutamiento y de capacitación.

Materiales de referencia para la capacitación

Los manuales para capacitación se desarrollan de mejor forma cuando obedecen a la necesidad específica de suministrar información al personal.

Los manuales de capacitación deberían cubrir funciones distintas a las contenidas en los manuales de procedimiento para el personal de logística, aunque su contenido se base en ellos.

Cada estilo de sesión de capacitación debería crear su propio manual o guía. Además, estos manuales deberían proporcionar la estructura dentro de la cual los capacitadores deberían presentar su material. A grandes rasgos, el material que los manuales deberían cubrir incluye:

Los objetivos generales de las sesiones de capacitación;
La preparación que deben tener los capacitadores;
Los materiales necesarios para las sesiones;
Las directrices para presentaciones efectivas;
Los objetivos de aprendizaje (que es el conocimiento que el personal debería adquirir y aplicar al final de cada módulo o área temática);
Un programa para la capacitación, que incluya todos lo temas, la hora de inicio y de término, la ubicación, el método de capacitación y el presentador;
Un plan detallado para cada módulo (como se verá más adelante);
Hojas de evaluación que los participantes tendrán que llenar al final de la sesión de capacitación;
Copias sobre cualquier material de proyección, de audio o de video que se utilice durante la sesión.

Planes individuales para cada módulo de capacitación

Es importante que cada módulo de la capacitación esté basado en una planeación que genere lecciones estandarizadas, para garantizar que todos los capacitadores presenten el mismo material de forma consistente y efectiva.

Estos planes tienen mayor importancia cuando las estructuras de capacitación siguen el modelo de cascada, en donde muchos capacitadores carecerán de experiencia. Los planes de cada lección debería guiar a los capacitadores en:

Saber qué decir;
Saber qué hacer y cuándo hacerlo;
Determinar qué cuestiones o preguntas deben tratarse mediante la discusión grupal;
Conocer cómo establecer, enfocarse, controlar y alcanzar los objetivos que requieren las actividades grupales. A su vez, los planes para cada módulo deberían:
Definir el tipo de presentación que se realizará, ya sea de lectura, con actividades en pequeños grupos, de simulación, con ejercicios, con revisiones y exámenes, con demostraciones o de cualquier otra forma;
Detallar los materiales y el equipo necesarios para presentar el módulo (ayudas de audio, de video, proyecciones, acetatos, etc.);
Especificar las necesidades de espacio, incluyendo el tamaño de la habitación, la ubicación o el mobiliario;
Definir el objetivo de cada módulo (por ejemplo, para demostrar cómo instalar la mesa de votación con el diseño aprobado);
Definir el objetivo de aprendizaje de cada módulo;
Los criterios que debe usar el capacitador para evaluar el éxito de su presentación;
Suministrar un plan detallado para presentar cada módulo.

El plan para la presentación debería incluir una lista de todos los segmentos incluidos en el módulo (introducción, explicación de las tareas, conducción de los ejercicios grupales, revisiones y evaluación, objetivos y conducción de las discusiones), señalando el momento oportuno para realizar cada segmento. Así mismo, se debe definir lo que el capacitador debería decir, hacer y usar en cada uno.

También se deberían indicar los puntos de la presentación en donde se tendrían que utilizar ayudas específicas y los momentos cuando se tendría que hacer referencia sobre los manuales del personal.

Manuales de referencia para los capacitados

Todo el personal de logística electoral debería recibir un paquete para la capacitación (cuando sea posible antes de que acudan a la primera sesión para que se familiaricen con sus contenidos). Se tienen que producir suficientes paquetes para que los oficiales los puedan conservar después de la capacitación.

Además de los procedimientos importantes, de manuales para actividades y de información administrativa, los paquetes deberían incluir un juego que ejemplifique los materiales que el personal ocupará durante sus actividades, incluyendo la lista de electores, papeletas, formatos oficiales, sobres y listas de verificación. Todos estos materiales deben estar sellados o marcados para indicar que son de muestra.

La capacitación será más efectiva cuando los participantes tienen acceso a los materiales electorales reales, en lugar de si sólo escuchan a otros hablar de ellos. El suministro de este material también permite que se realicen ejercicios grupales para mostrar la forma correcta para llenar los formatos y ayudan a generar una simulación más realista sobre las actividades de la mesa de votación.

Material de capacitación para los instructores

Para reforzar el mensaje de las sesiones de capacitación, es útil que los instructores lleven consigo una guía sobre los métodos efectivos para capacitar y para exponer. No tiene que ser extensa, pero debería cubrir los aspectos más importantes para capacitar a otros.

Las cuestiones que los capacitadores sin experiencia encontrarán útiles para referir durante sus deberes, incluyen:

Un enfoque sobre las habilidades para capacitar, que es distinto al educativo;
Establecer un entorno efectivo para la capacitación (sede, descansos, reconociendo los períodos de mayor atención);
Instrucciones obre cómo operar cualquier equipo o ayudas para la capacitación;
Medidas para dar un trato equitativo a todos los participantes;
Modular el tiempo para alcanzar los objetivos;
Comprensión sobre el aprendizaje humano y los procesos para adquirir habilidades;
Dirigir a los participantes hacia las competencias requeridas;
Realizar un esquema efectivo para revisar y resumir la información;
Transmitir valores, las expectativas de calidad y la información sobre procedimientos;
Conducir las sesiones de preguntas y respuestas, así como los ejercicios grupales y las demostraciones sobre habilidades;
Métodos equitativos para evaluar la competencia de cada participante en las tareas necesarias;
Auto evaluación sobre su desempeño.

Capacitación de las fuerzas de seguridad

Cuando las fuerzas de seguridad vayan a estar involucradas en la seguridad de la logística electoral, es imperativo que reciban capacitación sobre el comportamiento y las respuestas adecuadas que deben tener durante la elección; esto es especialmente importante en donde las fuerzas de seguridad estuvieron ligadas con algún interés político y cuya sociedad se encuentra en transición democrática o saliendo de un conflicto armado.

En contextos con bajos riesgos a la seguridad, cuyas fuerzas de seguridad tienen una tradición política neutral, será suficiente que el organismo electoral o sus centros operativos les den una capacitación superflua.

Contenido de la capacitación

Es muy importante que los miembros de las fuerzas de seguridad entiendan cabalmente el impacto que tienen sus acciones cuando se encargan de la seguridad de la elección, ya que podrían repercutir en la percepción de justicia y en la libertad de todo el proceso.

Su capacitación se puede basar en la instrumentación de tácticas de respuesta y de operación, que sigan las estrategias acordadas entre las fuerzas de seguridad y el organismo electoral. Sin embargo, resulta útil que el organismo electoral influya en el contenido del curso, especialmente en las cuestiones referentes al trato y a los derechos de electores, de partidos y candidatos.

No es necesario que las fuerzas de seguridad se familiaricen con detalles sobre los procedimientos de votación y de escrutinio. Sin embargo, es esencial que tengan un conocimiento general de los procesos de logística y sobre lo que las reglas y leyes electorales consideran ofensas.

El organismo electoral debería aconsejar sobre la preparación del material para capacitación y sobre las secciones de los manuales para las fuerzas de seguridad, para garantizar que su capacitación se base en la buena comprensión de los procedimientos electorales.

Cuestiones a cubrir

Las cuestiones que deberían incluirse en los programas de capacitación de las fuerzas de seguridad incluyen:

Estándares sobre el desempeño que se espera tengan las fuerzas de seguridad en relación a los derechos humanos y a la elección;
Una síntesis sobre el entorno de la elección, sobre los procesos electorales, de logística y sobre otros acuerdos;
Métodos para que la seguridad de la logística electoral se realice disciplinadamente, de forma profesional y con bajo perfil;
Acuerdos para enlace y estrategias de comunicación con los organismos electorales y con sus oficiales, enfatizando que los miembros de las fuerzas de seguridad están al servicio de los oficiales electorales;
Detalles sobre posibles amenazas a la seguridad de la elección (a los electores, participantes políticos, organizaciones comunitarias y oficiales), que se hayan identificado mediante una evaluación del riesgo sobre los períodos antes, durante y después de la votación;
Estrategias para responder a las amenazas, incluyendo simulaciones;
Detalles sobre los planes de acción y de las estrategias de despliegue importantes para los participantes de la capacitación;
Las necesidades de seguridad para las reuniones iniciales de las instituciones elegidas, en las sociedades que están saliendo de un conflicto.

Se debe poner especial énfasis en los módulos estandarizados para la capacitación, que tratan sobre:

Requisitos para el respeto de los derechos humanos en materia de seguridad electoral;
Evitar los actos de intimidación voluntaria o involuntaria, desalentar la participación o el acceso de los electores, administradores electorales, oficiales y participantes políticos a servicios sancionados legalmente;
Los requisitos para que tengan un comportamiento neutral y no partidista durante el período electoral y cuando respondan a todas las situaciones electorales;
La rendición de cuentas sobre sus acciones.

Es importante que al desarrollar los materiales que cubrirán estos temas en la capacitación, existan consultas exhaustivas entre la administración de las fuerzas de seguridad, los organismos electorales, la comunidad y los grupos de derechos humanos.

Método de capacitación

Debido a la gran cantidad de personal de las fuerzas de seguridad que se tiene que instruir, sólo se tiene la opción de utilizar un método de cascada para capacitarlos.

Generalmente, los miembros más experimentados de las fuerzas de seguridad se encargan de capacitar al personal a su mando. Es de mucha utilidad que durante las sesiones de capacitación, se lleven administradores electorales y especialistas en derechos humanos para que expongan sobre la importancia de sus temas y para que respondan cualquier pregunta sobre el proceso electoral. El número de niveles que necesitará el modelo de cascada dependerá de la complejidad que tengan las unidades administrativas y geográficas dentro de la estructura de las fuerzas de seguridad.

Sin embargo, es esencial que la capacitación mantenga el contacto con los oficiales electorales que sean responsables de la seguridad, para que dirijan sesiones sobre cualquier material adicional y para que realicen evaluaciones.

En sociedades que están saliendo de un conflicto, o en donde las fuerzas de seguridad han estado vinculadas históricamente con una alineación política, será preferible que la capacitación de los instructores de las fuerzas de seguridad sea conducida por capacitadores internacionales.

Los contratistas internacionales también podrían monitorear que los programas de capacitación trasmitan las pautas indicadas, especialmente con respecto a los derechos humanos, el profesionalismo, la subordinación hacia los oficiales electorales y la neutralidad.

Momento oportuno para la capacitación

La capacitación sobre la seguridad electoral y sobre sus aspectos de derechos humanos, son adiciones valiosas para los programas de capacitación ordinarios de las fuerzas de seguridad. La capacitación para elecciones específicas debería programarse de forma que coincida con el inicio de las primeras actividades electorales.

Las campañas para registro de electores necesitan tanta seguridad como las campañas políticas, la votación, el escrutinio de votos y el período para anunciar los resultados.

Evaluación de los procesos de reclutamiento y de capacitación

Cuestiones básicas

La evaluación de los programas de reclutamiento y de capacitación del personal encargado de la logística contribuye a identificar mejoras futuras. Más importante aún, cuando se instituye como un componente integral y permanente de los procesos de reclutamiento y de capacitación, ayuda a identificar deficiencias y a corregirlas antes de la jornada electoral.

Como en todas las evaluaciones, el punto de partida deben ser los objetivos y estándares de desempeño que se establecieron como parte esencial de la planeación y administración de los programas de reclutamiento y capacitación. Dichos estándares deberían evaluar el desempeño en términos de eficiencia, efectividad, integridad y servicio.

Evaluación del proceso de reclutamiento

La evaluación esta dirigida a determinar si los métodos de reclutamiento:

Proveen el volumen de personal requerido;
Alientan a que los solicitantes sean personas con suficientes habilidades básicas para colaborar en funciones logísticas;
Permiten retener al personal competente con experiencia previa.

Al considerar estos factores, la evaluación debería atender cuestiones como:

¿Los procesos de reclutamiento están identificando de forma efectiva al personal potencial?

¿Los procedimientos tienen un alcance muy amplio o muy estrecho como para interesar a quienes tienen las habilidades requeridas?
¿Existen grupos sociales adecuados para las funciones que deberían identificarse?
¿Se requieren mensajes o promocionales más frecuentes;
¿Representa alguna ventaja mantener contacto con el personal que participó en elecciones previas?

¿Los criterios para evaluación son adecuados?

¿Evalúan de forma adecuada las capacidades básicas requeridas para las actividades de logística?
¿Los criterios se aplicaron correctamente durante la selección de aspirantes?
¿El empleo en logística es suficientemente atractivo para atraer a personas con las habilidades necesarias?. Si no lo es ¿Existe algún medio por el que se puedan mejorar las condiciones de servicio para promover un mayor número de solicitantes?. Dichas mejoras no son necesariamente económicas. En principio, la atención se debería enfocar hacia soluciones que no impliquen costos mayores como:
Incrementar el prestigio de la posición;
Realizar los acuerdos necesarios para que la capacitación tenga algún tipo de reconocimiento o validez educativa;
Darle preferencia al personal que haya trabajado en alguna elección o en otro tipo de empleos públicos;
Garantizar el pago oportuno.

No obstante, también se debe considerar si los salarios son adecuados para atraer al personal apropiado.

Evaluación del desempeño del personal

Cada oficial de votación debería ser sometido a un proceso de evaluación sobre su desempeño. En el caso de los oficiales de las mesas de votación, lo lógico es que la evaluación la realice el administrador o presidente de la mesa al concluir las actividades y que la incluya en los reportes correspondientes.

En el caso de los presidentes de mesa, los oficiales itinerantes y otro personal de apoyo, la evaluación puede ser realizada por el administrador o presidente a nivel distrital. La evaluación cumple una doble función.

(1) Por una parte, constituye un reconocimiento formal de los servicios que podría utilizarse para fines laborales en el futuro.

(2) Por la otra, sirve como referencia para una futura contratación por parte de los administradores de la logística. En las evaluaciones se puede indicar al personal apropiado para recontratación o para promover a posiciones de mayor responsabilidad en elecciones futuras.

Las evaluaciones deben estar basadas en criterios objetivos, que deben darse a conocer al personal durante la capacitación. Un formato útil es el de una lista con puntuajes de desempeño (de pobre a excelente) contra responsabilidades, puntualidad y calidad en el servicio al elector, que pueden ser adicionados con un comentario que señale posibles capacidades futuras.

A todo el personal se le debe dar la oportunidad de revisar y comentar sus evaluaciones antes de concluirlas.

Evaluación de la capacitación

Existen dos orientaciones básicas interrelacionadas respecto a la evaluación sobre la capacitación del personal encargado de la logística:

Determinar si ha comprendido la información necesaria para desempeñar sus responsabilidades durante la jornada electoral, por ejemplo, una evaluación del aprendizaje individual.
Establecer si los métodos, contenidos informativos y horarios utilizados son apropiados para transmitir las habilidades requeridas, por ejemplo una evaluación del ambiente de la capacitación.

A fin de evaluar los niveles de conocimiento del personal y la efectividad de los métodos de capacitación, es necesario instrumentar programas de evaluación continua durante la capacitación y, de ser posible, poner en práctica cualquier medida correctiva antes de empezar a cumplir con sus responsabilidades.

La evaluación continua es especialmente importante cuando se utilizan métodos de capacitación en cascada. Cuando se han programado múltiples sesiones de capacitación, la retroalimentación sobre la pertinencia y la cobertura de los métodos utilizados puede ayudar a su mejora a lo largo del programa en su conjunto.

Si se determina que se necesita más capacitación, la programación de sesiones adicionales puede ser la única respuesta para los oficiales de mayor jerarquía.

Para los oficiales con menor responsabilidad, la mejor solución en términos de costo-efectividad puede consistir en una breve sesión informativa antes del inicio de la votación, que cubra los aspectos necesarios. Por lo menos, las evaluaciones suministrarán las bases para mejorar las actividades de capacitación en elecciones futuras.

Métodos para evaluar la capacitación

Existen distintos métodos para la instrumentar la evaluación:

Programas de evaluación integrados a las sesiones de capacitación, mediante el monitoreo de las actividades grupales y el conocimiento manifestado durante los ejercicios de simulación e interacción;
Actividades domésticas o sesiones de capacitación en forma de libros de preguntas y respuestas, que luego pueden ser revisados y evaluados por los capacitadores;
Llenar formatos de evaluación al final de cada sesión;
Monitoreo y reporte sobre las sesiones por parte de los administradores de la mesa de votación;
Monitoreo sobre el desempeño del personal durante la jornada electoral.

Si bien este último método es una parte importante de la evaluación de la capacitación, no es recomendable que sea el único método que se utilice. Esperar hasta la jornada electoral para evaluar si el personal tiene conocimiento suficiente, puede ser útil a fin de evaluar la efectividad general de los métodos de capacitación y si el personal es apropiado para el puesto en el futuro, pero es probable que se traduzca en un desempeño ineficiente durante la elección.

Cuando el personal complete esos ejercicios domésticos, es importante que reciban una retroalimentación individual sobre la precisión de sus respuestas. De no hacerlo, se corre el riesgo de que continúen aplicando un conocimiento incorrecto o erróneo sobre los procedimientos.

Retroalimentación

Una buena forma de determinar que tan apropiados han sido los métodos y estilos de capacitación, para tener una idea precisa de dónde puede necesitarse una mayor capacitación para las funciones de logística, es la de interrogar al personal.

Esto puede hacerse formalmente al final de las sesiones de capacitación, mediante el llenado de cuestionarios que incluyan asuntos como los siguientes:

Lo convenientes y confortables que hayan resultado las instalaciones, las facilidades de la capacitación, la duración de las sesiones, los recesos y las oportunidades para formular preguntas;
Lo relevante que ha sido el material presentado y cualquier área en la que considere que requiere mayor información o práctica;
Lo conveniente que han resultado los estilos y métodos de capacitación empleados -qué resultó efectivo y qué no al transmitir la información;
Una auto evaluación integral sobre el conocimiento en las responsabilidades encomendadas;
Sugerencias para mejorar las sesiones de capacitación posteriores.

Es importante que cuando los cuestionarios sean llenados por el personal, se les retroalimente sobre cómo han sido analizadas sus sugerencias y comentarios y qué mejoras futuras se van a considerar.

Para incrementar este método de recolección informativa de carácter formal, los capacitadores pueden tener comunicación continua con el personal, por ejemplo durante los recesos y al inicio y al final de cada sesión, para determinar donde existen lagunas de conocimiento y qué estilos de presentación funcionan mejor.

Evaluaciones independientes

La evaluación por parte de personal ajeno al proceso de capacitación, también puede ayudar a identificar en qué áreas se pueden introducir mejoras.

Este método debería emplearse siempre que se disponga de personal externo contratado que no pertenezca al organismo electoral, así como en algunas sesiones en los niveles inferiores cuando se utilice un método en cascada.

Capacitación de partidos y candidatos

Es del interés de los administradores de logística electoral que los partidos, candidatos y sus representantes estén familiarizados con los procedimientos, con la legislación y con la instrumentación de los procesos de votación.

Si los partidos o candidatos no están al tanto de los procedimientos correctos para emitir quejas o impugnaciones, o si no entienden los procesos y su base legal, podrían generar interrupciones innecesarias en las mesas de votación y durante el escrutinio de votos.

De la misma forma, cuando los participantes políticos no están al tanto de los procedimientos correctos para realizar sus nominaciones, podrían amenazar la integridad en la instauración del proceso de votación y en la nominación de partidos y candidatos.

Responsabilidad de la capacitación

Los grupos políticos tienen la responsabilidad primaria de garantizar que sus oficiales, candidatos y representantes comprendan cabalmente los procesos de logística electoral.

Sin embargo, si los administradores de la logística emplean un poco de tiempo para capacitar o dar sesiones introductorias para los participantes políticos, produciendo también los materiales de referencia, se podría evitar que se tengan que resolver disputas o dar justificaciones en períodos con mucha presión.

También se evitará que se llegue a instancias debido a reclamos injustificados y que éstos se hagan públicos, cuestión que afectaría la percepción pública sobre la administración de la logística electoral.

Capacitación y sesiones introductorias

Es necesario que exista una comunicación constante entre los administradores de logística y los participantes políticos, por eso, resulta útil que el organismo electoral realice sesiones de capitación o de información, para garantizar que los vínculos se mantengan de forma transparente y equitativa durante el período electoral.

Al desarrollar las sesiones de capacitación o de información, se deben tomar precauciones para que éstas tengan el contenido adecuado, para que se realicen de forma oportuna y para que se tengan las mismas oportunidades para acceder a ellas, eliminando posibles percepciones sobre favoritismo político. El número de sesiones que se desarrollen dependerá de la presión que tengan los oficiales de logística.

Se deberían impartir un mínimo de dos sesiones, siendo preferible que se realicen tres. Cuando las elecciones cubran grandes áreas geográficas, se tendría que evaluar si resulta preferible realizar sesiones basadas en áreas geográficas, para brindar un acceso equitativo a todos los candidatos y representantes.

Momento y contenido adecuados para la capacitación

En relación al momento y al contenido de la capacitación, una programación efectiva incluiría:

Una sesión previa a o durante el inicio del período de nominaciones, que cubra sus procedimientos, los códigos de conducta, las regulaciones sobre gasto de partidos y candidatos, acceso a los medios, seguridad, materiales electorales, ubicación de las mesas de votación e impugnación a las decisiones administrativas;
Una sesión previa al comienzo de la votación (o antes del período para la votación anticipada), que cubra los procedimientos para la votación y para el escrutinio de votos, el diseño de las mesas, los derechos, el papel y las responsabilidades de los oficiales y de los representantes de partidos y candidatos, la acreditación de los representantes, las impugnaciones a votantes y para el escrutinio y resultados finales.

Una tercera sesión tendría que tratar el progreso administrativo, dando oportunidad de ventilar cualquier problema, dificultad o mal entendido que haya surgido entre el período de organización de la logística y la presente sesión.

El contenido de la sesión y las presentaciones debería enfocarse en los derechos y responsabilidades de los participantes políticos, para observar el proceso de votación, así como las sanciones que se aplicarán en caso de que haya un incumplimiento en el código.

En dichas sesiones se deberían proporcionar a los representantes de partidos y candidatos los formatos para acreditarse en las mesas de votación y centros de escrutinio.

Asistencia a la capacitación de los oficiales de mesa de votación

También resulta útil que se invite a un número equitativo de representantes de partidos y candidatos, para que presencien la capacitación de los oficiales de las mesas de votación y de escrutinio. Si se tienen los recursos para incluir a estos participantes adicionales, se podrían ahorrar sesiones de capacitación, ya que se les podría instruir sobre cuestiones como la elegibilidad de los electores, los procedimientos de votación y los derechos y responsabilidades de los observadores.

Aspectos de equidad

Para mantener la transparencia y la equidad sobre este proceso, se debería:

Realizar suficientes notificaciones y elegir lugares accesibles para que las sesiones tengan audiencia.
Anunciar públicamente la disponibilidad de sesiones informativas o de capacitación, especialmente en sistemas que permiten las candidaturas independientes.
Enviar a los partidos y candidatos que no hayan podido asistir a las sesiones, los materiales que se hayan distribuido en las mismas.

También sería útil que se realice una trascripción de los procedimientos y de las preguntas y respuestas que hayan realizado los representantes durante las sesiones, para enviarlos a los que no pudieron asistir, documento que también serviría como prueba de la información proporcionada.

Cuestiones sobre las generalidades del gobierno

En las sociedades que están en transición hacia la democracia, será necesario que se impartan sesiones para explicar las cuestiones más relevantes del gobierno, el papel y las responsabilidades que adquirirán los representantes que sean elegidos en la elección, para que el resultado del proceso electoral sea favorable.

Aunque estas cuestiones normalmente no son responsabilidad de las autoridades del organismo electoral, resulta beneficioso que estimule e influya en el desarrollo de la capacitación.

Manuales especiales para los participantes políticos

Se debería producir un manual específico para los participantes políticos, que detalle los procesos y acciones que realizarán los oficiales de logística electoral, así como sus derechos y responsabilidades durante esta fase de la elección.

Para que estos manuales tengan una cobertura global, deberían incluir secciones que traten:

Detalles para contactar a los oficiales del organismo electoral para que aclaren dudas y suministren apoyo;
La participación de los partidos en los procesos de logística y sus derechos;
La presentación adecuada para las nominaciones de los partidos y candidatos;
Los procesos para revisar las nominaciones y los criterios para aceptarlas o rechazarlas;
Proceso para determinar el orden que tendrán los partidos y candidatos en la papeleta;
Los códigos de conducta que deben cumplir los participantes políticos y los oficiales electorales;
Reglas para acceder a los medios;
Reglas para las campañas;
Medidas para la seguridad de la elección;
El suministro de materiales electorales, incluyendo los derechos que tienen los participantes políticos para distribuirlos entre los electores;
El diseño de las mesas de votación;
La elegibilidad de los electores;
Los procedimientos de votación, incluyendo las facilidades para la votación especial como la votación ausente, el voto postal, las mesas de votación móviles y la votación en el extranjero;
El papel, las responsabilidades y la autoridad de los presidentes de logística electoral y de las mesas de votación;
El papel, los derechos y las responsabilidades de los oficiales de partidos y candidatos, así como de sus representantes en relación con los procedimientos de votación, con la ubicación de las mesas y con la administración de la logística;
Los procedimientos para el escrutinio de votos, incluyendo los criterios para determinar la validez de los votos (así como las marcas preferenciales), la agrupación del escrutinio y el anuncio de los resultados;
El papel, los derechos y las responsabilidades de los oficiales de partidos, de candidatos y de sus representantes, en relación con el escrutinio, con la determinación del resultado y con su anuncio;
Los derechos, los métodos y los procedimientos para impugnar las decisiones tomadas por los administradores de logística, por los oficiales de mesa y por el personal de escrutinio;

Estos manuales deberían distribuirse entre los participantes políticos antes del período para nominar a los grupos para la elección.

Las oficinas del organismo electoral y las oficinas de los partidos y candidatos con registro, deberían distribuir varias copias del código de conducta y de los formatos para acreditar a los representantes.

Suministro de manuales para el personal de la elección

Es recomendable que se de una copia del manual administrativo usado por el personal de logística electoral, a todas las oficinas de los partidos o candidatos registrados en la elección.

También deberían distribuirse los manuales y los materiales de referencia producidos para los oficiales de mesa y de escrutinio.

Este ejercicio no solo contribuye a que los participantes políticos entiendan la manera en que se dirigirá la logística, ya que también fomenta la transparencia en las acciones del organismo electoral. Sin embargo, por razones de gasto se podría restringir el número de documentos que se repartirá a los grupos políticos, dejándoles la responsabilidad de su divulgación.

Cuando no se pueden cubrir los gastos de suministrar copias adicionales de dichos documentos, se deberían realizar acuerdos que permitan el acceso público a ellos, ya sea en las oficinas del organismo electoral, en librerías públicas o en otros lugares en donde se puedan fotocopiar o tomar notas.

Capacitación de los observadores

La capacitación de los observadores independientes normalmente está a cargo del coordinador del grupo de observadores.

Conferirle al organismo electoral alguna responsabilidad en la capacitación de los observadores provocará dudas sobre su independencia y puede traducirse en un enfoque muy reducido sobre las técnicas y prácticas electorales.

Sin embargo, en cuestiones técnicas específicas, tales como el contexto político de derechos humanos o la aplicación de las leyes y procedimientos electorales, podría ser conveniente que las sesiones de capacitación incluyan algunas presentaciones de los oficiales del organismo electoral o de grupos de derechos humanos.

Alcance de la capacitación

En alguna medida, la capacitación de los observadores independientes tiene un mayor alcance que el de los participantes políticos u oficiales en la elección, ya que requiere:

Un conocimiento general de los sistemas y procedimientos electorales.
Las herramientas para llevar a cabo un análisis crítico pero propositivo de las actividades electorales.
Una actitud de neutralidad, imparcialidad y no interferencia en asuntos electorales.
Un conocimiento efectivo de los procedimientos administrativos de la observación.

Para los observadores internacionales también puede ser necesario un contexto informativo de carácter político y cultural.

En el caso de situaciones post-conflictivas, podrían incluirse técnicas de comunicación con los participantes que podrían estar sufriendo tensiones post-traumáticas.

Las consideraciones financieras podrían afectar la extensión de la capacitación. En la mayoría de los casos, es preferible contar con pocos observadores bien capacitados y confiables que brindar una capacitación muy limitada para contar con un mayor número de observadores. Los costos se pueden reducir si se reclutan, siempre que sea posible, observadores que ya posean las habilidades y experiencia básica en esta actividad.

Planes de capacitación

La magnitud del conocimiento adicional que requieren los observadores independientes, sobre todo los internacionales, usualmente implica que se requiera más de un día de sesiones. Esto debe ser considerado al diseñar los planes para el despliegue de observadores.

Una planeación efectiva y oportuna de la capacitación dependerá del alcance de la observación.

Para una observación a largo plazo, el desarrollo de las sesiones de capacitación para cada aspecto del proceso reducirá las sobrecargas informativas y permitirían enfatizar su relevancia. Además, el grupo involucrado desde un principio en el programa, podrá posteriormente, con la experiencia adquirida, conducir sesiones de capacitación para los observadores que se incorporen para realizar trabajos relacionados con la votación y el escrutinio.

En la mayoría de los casos, el grueso de los observadores independientes no estará en el sitio que le corresponda hasta muy cerca de la jornada electoral. Esto significa que podría disponerse de poco tiempo para poner en práctica métodos de capacitación en cascada, que estén más estructurados y que permitan el despliegue de los observadores en su campo.

Podría resultar más práctico el uso de equipos de capacitación móviles. Para lograr un resultado efectivo se deberían considerar los principios de aprendizaje general para conducir cualquier capacitación masiva de observadores independientes, entre ellos:

Restricciones en el tamaño del grupo (15 participantes es ideal y más de 30 excesivo), para permitir el máximo de participación y evaluación del conocimiento individual, o al menos para formar pequeños grupos para ejercicios interactivos.
Uso de instalaciones y de equipo cómodo y efectivo.
Conocimiento de la capacidad de absorción informativa y de los factores de sobrecarga.
Inclusión y fomento de ejercicios de simulación e interacción para estimular el conocimiento y desarrollar técnicas efectivas y cuidadosas de recolección informativa.
Permitir que se planteen interrogantes en todas las etapas de la capacitación.

Actualización

La capacitación de los observadores independientes no puede ser vista como un ejercicio estático o de una sola vez. Para aprovechar al máximo sus posibilidades, se deben llevar a cabo actividades regulares de capacitación, particularmente para programas de largo plazo.

No es necesario que sean sesiones formales, pueden ejercicios simples en reuniones regulares u otro tipo de comunicaciones con los observadores en campo, para notificarles sobre cualquier cambio en la logística o cualquier otro asunto que haya surgido y que requiera atención.

Contenido de la capacitación

Para facilitar la capacitación y una continua referencia al trabajo de campo, es preferible que la capacitación se base en un manual general.

Las agendas para la capacitación serán diferentes dependiendo de si los programas son a largo plazo, de la observación de la votación y el escrutinio. Una agenda muestra para la capacitación de observadores podría incluir los siguientes componentes:

Distribución previa a la jornada electoral, de cualquier material de referencia o de capacitación que no se haya suministrado al grupo de observación;
Presentación de los capacitadores y participantes (verificar que todos cuenten con los materiales necesarios y se cuente con reservas para subsanar cualquier deficiencia);
Propósito y objetivos de la sesión de capacitación;
Panorama general de la cobertura, de las actividades y de los acuerdos administrativos para las sesiones;
Perfil general sobre la naturaleza y los objetivos de la organización responsable de la observación;
Acuerdos administrativos del programa (alojamiento, pago, transportación, despliegue, etc.).
Estrategias, procedimientos y responsabilidades en materia de comunicación;
Seguridad personal y grupal;
Contexto político y cultural de la elección, incluyendo la naturaleza de las instituciones electorales;
Marco legal y administrativo del sistema electoral, incluyendo puntos de contacto relevantes;
Calendario electoral.
Procedimientos y prácticas electorales;
Prácticas de monitoreo efectivas y responsabilidades;
Estándares para elecciones libres y equitativas;
Código de conducta de los observadores;
Asuntos específicos a los que se les debe conceder atención especial durante la observación;
Ejemplos sobre situaciones de preocupación que podrían ocurrir, incluyendo derechos para presentar quejas e impugnaciones;
Responsabilidades y fechas para la presentación de reportes.

Es conveniente que a lo largo de todos los módulos se incluyan ejercicios interactivos, de simulación y sesiones de preguntas y respuestas. Sin ellos, no solo disminuiría el nivel de interés, sino que se pueden dificultar las actividades de evaluación y de absorción informativa.

La secuencia e idoneidad de las actividades más interesantes y menos interesantes deberían organizarse de acuerdo a los lapsos de atención.

Consideraciones para los grupos de observadores internacionales.

En virtud de que los observadores internacionales podrían estar poco familiarizados con el ambiente cultural, político y administrativo del país, sus programas de capacitación requerirán un enfoque mucho más amplio que el de los observadores locales.

Capacitación de los observadores internacionales

Al desarrollar los programas de capacitación para los observadores internacionales se tienen que considerar algunos aspectos, no solo de contenido si no también de formato. Además de los temas que se discutieron en el tema "Capacitación de los observadores", debido a que los observadores internacionales se encontrarán en un entorno poco familiar, durante su capacitación se tendrá que poner énfasis en:

La administración de observadores y en los procesos de logística y comunicaciones;
Necesidades básicas, como hospedaje, comida y seguridad del grupo;
Contexto político y cultural del entorno electoral y el sistema para representación electoral.

Estas cuestiones podrían abarcar por lo menos un día de capacitación y son prioritarias desde la llegada de los observadores.

Formato de las sesiones de capacitación

Respecto al formato, frecuentemente los grupos de observadores internacionales incluyen personas con distintos niveles de manejo del idioma y con diferentes rangos de expectativas sobre el entorno de la capacitación; hay desde los que esperan una capacitación completamente participativa, hasta los que están acostumbrados únicamente a las lecturas.

Se deberían tratar de ubicar estas diferencias en los grupos internacionales, para instrumentar los programas de capacitación más indicados y para evaluar y suministrar orientación a cada participante.

Un requisito básico es la claridad en la exposición, especialmente en la comunicación oral, usando una mezcla de ejemplos de culturas distintas y tener cuidado en el uso de ejercicios de participación grupal.

La capacitación efectiva de los grupos de observadores internacionales podría verse como un ejercicio de con cuatro etapas:

Distribución del manual de referencia para los observadores antes de que abandonen su país natal (para los grupos de observadores que permanecerán largos periodos, también sería recomendable suministrar documentos sobre el trasfondo político y cultural y sobre el sistema electoral);
Suministro de la capacitación sobre cuestiones administrativas y de entorno o del contexto, antes de que lleguen al país en donde fungirán como observadores;
Después de suministrar cierto tiempo para absorber dichos conocimientos, capacitarlos detalladamente sobre los procedimientos electorales;
Monitoreo sobre la retención de la información por parte de los encargados de administrar la observación y suministrar las sesiones informativas o comunicados que se requieran.

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Capacitación del personal de logística

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Capacitación para los capacitadores

Metodología de la capacitación

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Capacitación de partidos y candidatos

Capacitación de los observadores

Capacitación de los observadores internacionales

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