Garantizar que todo esté listo

Revisiones

En el periodo previo al día de la votación, los administradores electorales deberían verificar cuidadosamente que todas las acciones planeadas se hayan realizado, y que la logística electoral esté lista para operar efectivamente en el momento indicado. Los elementos más importantes de esta revisión incluyen la valoración:

• De que el equipo y los materiales de las mesas se hayan entregado y que hayan sido admitidos por los presidentes de mesa;
• Que todas las mesas de votación estén preparadas; 
• Que se confirmen los acuerdos para transportar al personal hacia sus lugares de trabajo y desde ellos, sin importar si se realiza con medios privados o si el organismo electoral lo suministra;
• Que se disponga de planes realistas para contingencias por problemas con los materiales, con el personal, o en las mesas durante la votación.

Cuando se detecten deficiencias en los materiales entregados, se deberán instrumentar acuerdos para sustituir los suministros inmediatamente.

Reporte sobre la preparación

Para que la votación se realice de forma adecuada, es necesario que la administración central del organismo electoral monitoreé cuidadosamente todos los resultados de las revisiones sobre el estado de los preparativos.

En la semana antes del día de la votación, los presidentes de los distritos electorales deberían obtener reportes diarios sobre el grado de preparación de su distrito.

Distribución y recepción de los materiales electorales

Se deberían instrumentar controles estrictos sobre los planes de entrega de los materiales y equipo, para garantizar que lleguen a cada lugar:

• A tiempo;
• De acuerdo al calendario de entrega;
• En las cantidades indicadas;
• Manteniendo la seguridad en todo momento.

Generalmente, la entrega en las mesas de votación puede ser más efectiva cuando la realizan centros de empaque regionales o centrales,  en lugar de oficinas locales.

Sin embargo, los métodos de entrega varían de acuerdo a los recursos disponibles y al contexto de seguridad. En áreas urbanas con bajo riesgo, los costos se pueden disminuir cuando los presidentes de mesa recogen su material en la oficina del distrito electoral, exceptuando el equipo voluminoso.

Esto podría combinarse con una breve sesión para refrescar los conocimientos de los presidentes de mesa unos días antes de la votación. Los materiales de alta responsabilidad se podrían almacenar en una bodega segura hasta que sean necesarios. Sin embargo, este método sólo es adecuado en contextos de bajo riesgo y que gozan de la confianza pública.

Es más usual y prudente que se realicen acuerdos de transporte, para que los materiales sean entregados en las mesas de votación de forma segura. En algunas circunstancias, se podría solicitar la asistencia de militares u otras agencias del gobierno que dispongan de transportes a lo largo de la nación, para que entreguen los materiales, cuestión que también ayuda a disminuir los costos. Sin embargo, esto sólo es adecuado en lugares donde las agencias sean percibidas públicamente como no partidistas.

Plazos para la entrega

Es recomendable que todo el equipo y materiales se encuentren en la mesa de votación o con el presidente, a más tardar el día previo a la votación. En áreas rurales, la entrega debería realizarse con mayor anticipación, para garantizar que se tenga tiempo suficiente para resolver o suministrar cualquier deficiencia.

No obstante, la entrega de materiales con demasiada anticipación, aumenta la probabilidad de que se extravíe o de que sea alterado, especialmente en las áreas con mayores riesgos a la seguridad. La percepción pública sobre la integridad de la elección también se podría afectar, cuando el material se conserva en almacenes con poca seguridad durante largos periodos.

Los acuerdos para la entrega entre las mesas de votación serán más costosos y complejos cuando se presentan demoras en el suministro, o cuando no se pueden producir los materiales esenciales hasta un día antes de la votación (en sistemas en donde el registro de electores está abierto hasta un día antes de la votación).

Al determinar los procedimientos, el marco legal y el itinerario de producción de los materiales electorales, se deberían evaluar los efectos y los costos que implica la entrega de materiales sobre la confianza.

Documentación de entrega y recepción

La entrega de los materiales entre las mesas de votación siempre deberían acompañarse por documentación que especifique el tipo y la cantidad enviada. Preferentemente, debería tratarse de una copia total o parcial (dependiendo del método de entrega adoptado), que enliste el contenido del paquete estándar de material, o un inventario del material y equipo preparado para cada mesa.

Es recomendable que los presidentes estén presenten para recibir el envío del material para su mesa. Se deberían emitir recibos por todos lo materiales entregados. 

Así mismo, los acuses de recibo deberían regresarse a la oficina administrativa del distrito electoral. Los recibos enviados al organismo electoral se deberán completar en dos etapas:

• Un acuse de recibo inicial sobre la entrega.
• Después de que el presidente de mesa haya verificado toda la entrega, una notificación formal de que todos los materiales se suministraron correctamente.

Elaborar una notificación detallada para estos efectos, constituye una parte esencial para mantener un registro auditable sobre todos los materiales y equipo.

Revisión del material durante su recepción

Es vital que tan pronto como se reciban los materiales, los presidentes de las mesas de votación comparen minuciosamente la entrega con el inventario de los recursos esperados, para que notifiquen al presidente de su distrito electoral sobre la entrega correcta o sobre los elementos faltantes. Los presidentes de distrito deberían monitorear la recepción de estos informes.

Las deficiencias podrían ocasionar que se necesite la instrumentación inmediata de los planes de contingencia, para volver a suministrar los materiales. Aún los materiales enviados en paquetes pre-empaquetados podrían tener fallos en la cantidad, o en la omisión de algunos elementos. Por ello, se deberá prestar especial atención a:

• Las urnas, para asegurar que se haya entregado el número y el tipo correcto, y que los números de serie u otros códigos sean los que le corresponden a la mesa de votación;
• La lista de electores, para garantizar que se hayan entregado las listas correctas a cada mesa y que éstas estén completas, sin páginas faltantes o mal impresas;
• Papeletas, garantizando un suministro completo para que no falten numeraciones o paquetes;
• Los sellos y seguros para las urnas, particularmente para que los candados tengan las llaves correctas;
• Otro material de alta responsabilidad, tal como los sellos de las mesas, los instrumentos de perforación para validar las boletas, así como la tinta y el equipo asociado con la marcación de los electores;
• Compartimientos para votar, para que sean funcionales y  se tengan en la cantidad correcta;
• Recursos generales, tales como plumas y lápices cuando se utilicen para marcar las boletas, las instrucciones que señala la legislación para los electores y los medios para empacar los materiales que no se usen y los de la votación.

También podrían faltar algunas papeletas contenidas en paquetes numerados. Las papeletas o sobres que no cuentan con números seriados, son más susceptibles a contener errores al momento de empacarlas dentro de bultos. Por eso, es esencial que las papeletas o sus envolturas se cuenten al momento de entregarlas en cada mesa de votación y que cualquier discrepancia entre las notas de entrega y lo recibido se anote formalmente en los registros.

Estas cifras se deberían utilizar como el punto de partida para todos los cálculos subsecuentes sobre las papeletas o sus sobres. No es necesario que se elabore una revisión similar para los materiales más generalizados.

También es importante que el equipo necesario para la operación de las mesas de votación, tal como máquinas o computadoras para la votación, lámparas para detectar las marcas de tinta invisible de los votantes, lectores de código de barras para las credenciales o plantas de energía para emergencias, estén debidamente instalados y probados tan pronto como sea posible después de su recepción. Dejar este examen para la mañana del día de la votación podría ocasionar que el tiempo para su reemplazo o reparación sea insuficiente.

Transporte para los oficiales de las mesas de votación

Una cuestión esencial para garantizar que la mesa de votación esté lista, consiste en asegurar que los oficiales dispongan del transporte que les permita acudir a cumplir con sus deberes.

Una semana antes de la votación, los presidentes de distrito electoral deberían verificar con los presidentes de mesa que se tengan acuerdos de transporte adecuados, que permitan trasladar a todos los oficiales hacia las mesas y desde ellas. En esta etapa, también se deberían confirmar todos los acuerdos de transporte que se hayan realizado con contratistas.

Previsiones para el transporte

Para garantizar que los oficiales lleguen a su mesa de votación a la hora indicada, es necesario que el organismo electoral proporcione un servicio de autobuses o transportes similares.

De preferencia, la documentación para designar a los oficiales de mesa, debería notificar a todo el personal sobre la hora de salida y de llegada.

Se podría necesitar transporte especial para los oficiales de mesa, en los contextos en donde:

• Existen pocos proveedores de vehículos privados y donde los sistemas de transporte públicos son poco confiables;
• Los riesgos para la seguridad son elevados, por lo que se requiere que las fuerzas de seguridad acompañen a los oficiales de mesa.

La protección de los oficiales de las mesas de votación se facilita cuando viajan en grupo en un solo vehículo.

Aunque estas circunstancias incrementan el costo de la seguridad, es un precio insignificante si se  garantiza que todo el personal se reporte a sus deberes.

Áreas rurales y remotas

A pesar de que es preferible que los oficiales de mesa sean designados para trabajar dentro de su comunidad, habrá ocasiones en las que se tengan que importar oficiales para que se desempeñen en áreas rurales o remotas. En estas situaciones, los acuerdos para transportarlos tendrán que garantizar:

• Que el personal sea transportado con suficiente anticipación para que cumpla con sus tareas de forma efectiva;
• Que el transporte sea confiable, para que el personal no se quede varado en una área lejana;
• Que el personal pueda reportar al presidente del distrito electoral sobre su llegada y partida, especialmente en áreas remotas (para ello se necesitará que el transporte disponga de equipo de radio).

Cuando las tareas del personal incluyan el reclutamiento y la capacitación de asistentes locales, o la entrega de materiales y la instalación de las mesas de votación, será necesario que los oficiales sean transportados con varios días de antelación a la fecha de la votación. De la misma forma, cuando se tienen que atravesar largas distancias, es poco realista esperar que el personal conduzca toda la noche hacia la mesa y que después se desempeñe de forma efectiva durante la mañana.

Cuando se involucren estancias nocturnas, es importante que se suministre hospedaje y alimentos. Ya que son elementos clave para que el personal se desempeñe correctamente; si el presidente de mesa y su personal están hambrientos, es probable que tengan un funcionamiento precario durante las largas horas que dura la votación.

Sociedades desarrolladas

En estas sociedades es razonable esperar que los oficiales de mesa usen  sus propios medios para asistir a sus labores, aunque es necesario que se les pague el costo del transporte, especialmente cuando recorren grandes distancias.

Cualquier dificultad que se pudiera presentar para que el personal se transporte, debería plantearse y discutirse desde que se designa al personal; en este caso resulta barato y efectivo que se acuerde el uso de vehículos del personal.

Mesas de votación móviles y supervisores itinerantes

Las disposiciones para transportar a las mesas de votación móviles también se deberían planear por anticipado. En áreas urbanas, normalmente se necesitan vehículos. Estos pueden rentarse, o se les puede pagar a los oficiales para que usen sus propios vehículos para las mesas móviles.

En áreas remotas podrían requerirse medios aéreos o marítimos para acceder a todas las mesas de votación. Por eso, cuando se evalúa la viabilidad de las rutas que seguirán las mesas de votación móviles y sus itinerarios, debería considerarse si se puede disponer de dichos transportes a un costo razonable. Es importante que cualquier acuerdo para arrendar transporte aéreo o marítimo se elabore con anticipación; ya que dejarlos al último podría redundar en costos excesivos.

Los supervisores itinerantes también requerirán vehículos durante las horas que dure la votación y el escrutinio. Se les deberían suministrar vehículos adecuados al tipo de terreno que recorran y, si también actúan como equipos móviles para suministrar materiales en caso de emergencias, deberían disponer de los medios pertinentes.

Revisión sobre el grado de preparación

En el período antes de la votación, los administradores electorales debería revisar cuidadosamente que se hayan realizado todas las acciones planeadas y que la logística electoral esté lista para operar de forma efectiva el día de la votación.

Los elementos que se deberían evaluar en esta revisión incluyen:

• Que los materiales y el equipo se hayan entregado en la mesa de votación y que los presidentes hayan acusado un recibo;
• Que todas las mesas de votación estén preparadas;
• Que se hayan confirmado los acuerdos para que el personal sea transportado hacia sus deberes y desde ellos, ya se por medios privados o suministrados por el organismo electoral;
• Que se disponga de planes realistas de contingencia, para lidiar con problemas con los materiales,  personal o mesas.

Cuando se encuentren deficiencias en los materiales entregados, se deberían realizar acuerdos inmediatos para sustituirlos.

Reporte sobre los preparativos

Que el organismo electoral realice un análisis cuidadoso sobre los resultados de la revisión de los preparativos,  se vuelve más importante conforme se acerca el día de la votación.

En la semana previa a la votación, cada presidente de distrito electoral debería recabar reportes diarios sobre la preparación.

Votación en varios días

Aunque es más usual que la votación se celebre en un solo día, algunos sistemas electorales o circunstancias podrían requerir que la votación se celebre en varios días.

La votación en varios días podría clasificarse en uno de los siguientes formatos:

• Una ronda inicial para establecer los candidatos líderes, con una segunda ronda en fecha posterior para determinar al ganador; 
• Que se conduzca en varios días para cada distrito electoral dentro de áreas geográficas diferentes; 
• Disposiciones para que una misma mesa de votación permanezca abierta por más de un día en elecciones de una sola vuelta; 
• Formas de votación especial tales como voto anticipado, mesas de votación móviles, que se realicen por más de un día.

Varias rondas para la votación

Los sistemas que requieren de dos rondas para la votación, generarán más presión sobre los deberes que tienen los administradores de la logística electoral:

• Ocasionarán incrementos importantes en el costo de la logística electoral, debido a que se tendrán que producir más materiales y se necesitará más personal para la votación, el escrutinio, la logística y la seguridad.
• En donde se utilizan papeletas para marcar una opción, habrá severas presiones para la producción y distribución de las boletas para la segunda ronda.

La planeación operativa debería considerar cuidadosamente y por separado las necesidades de cada ronda electoral, detectando las ventajas que se podrían obtener al garantizar que cada ronda:

• Utilice el mismo predio/instalaciones para las mesas de votación; 
• Use el mismo personal para oficial de votación y de escrutinio; 
• Pueda utilizar los mismos formatos.

La producción y distribución de los materiales para la segunda ronda se deberían planear cuidadosamente.

Elecciones escalonadas

Realizar las elecciones para unidades de distintas áreas geográficas de forma progresiva, puede generar ventajas cuando se dispone de poco equipo, capacidad logística o personal con experiencia, o cuando la magnitud demográfica dificulta que la elección se realice en un solo día.

Si la elección múltiple es coordinada por el organismo electoral de carácter nacional, se hace factible que se compartan recursos y que se disponga de mejores capacidades. Especialmente en componentes tan importantes como la capacitación y la seguridad, la habilidad para escalonar los requerimientos de las distintas áreas geográficas permitirá que los recursos profesionales se usen mejor cuando son escasos.

Las desventajas de este método se relacionan principalmente con el control del escrutinio, la información de los resultados y la posibilidad de que las tensiones o problemas de seguridad se puedan exacerbar por el extenso período de votación:

• Por un lado, retrasar el escrutinio hasta que se termine toda la votación podría ocasionar acusaciones sobre malas prácticas. Lo que demandaría que el material se tenga que almacenar en lugares seguros hasta que sea escrutado.
• No obstante, si los votos se escrutan y los resultados se anuncian inmediatamente para promover la confianza pública, se podría afectar el comportamiento del voto, o promover intentos por manipular el voto en áreas que todavía están votando.

Votación en varios días en el mismo lugar

Realizar la votación en más de un día en la misma ubicación presenta retos administrativos al suministrar los servicios de forma segura, efectiva y barata. Sin embargo, permite que los administradores electorales realicen ajustes que podrían compensar cualquier problema inicial que haya surgido en la logística, en la distribución de personal o al aplicar los procedimientos.

Al analizar estos retos resulta útil que se distingan las preocupaciones de la votación en varios días en relación con:

• Servicios para la votación especial, como la votación anticipada;
• La operación de las mesas de votación ordinarias. Esta sección presenta tienen que ver con las siguientes circunstancias.

Aunque es común que la elección se realice en un solo día, hay ciertas circunstancias en las que la votación se tendrá que realizar en el mismo lugar durante varios días, ya sea debido a restricciones del sistema (como mesas de votación insuficientes), a factores culturales, o al incremento en las oportunidades para votar.

El que se use un método eficiente y barato para organizar la votación dependerá del costo que tengan las estructuras en cada contexto.

Sin embargo, la suma de los costos directos (como pagos adicionales al personal) y los costos indirectos (disponer de seguridad y cualquier bien para mantener la confianza pública), podrían ocasionar incrementos importantes en el costo de suministrar mesas de votación adicionales (por capacitación, reclutamiento, transporte, materiales y seguridad adicionales). Los beneficios dependen del grado en el que se pueda incrementar el acceso para los electores y su participación. Este método es más atractivo para países que tienen una vasta población votante o que carecen de una historia de votación en masa.

Las siguientes secciones tratan las cuestiones que se deberían considerar en la planeación y operación de las mesas de votación, que permanecerán abiertas más de un día para elecciones de una ronda.

Seguridad

La votación en varios días genera presiones adicionales sobre las fuerzas de seguridad para que mantengan una presencia adecuada en las mesas de votación.

Cuando se considerar la viabilidad de realizar la votación en más de un día y las instalaciones para ello en contextos con altos riesgos para la seguridad, se debería considerar cuidadosamente la habilidad de las fuerzas de seguridad para cumplir con dichas demandas. Aún más, se debería considerar la necesidad de seguridad durante la noche, si los electores que no pudieron votar durante un día deciden pasar la noche cerca de la mesa para votar al día siguiente.

Sería recomendable que el material electoral permanezca en la mesa de votación hasta que se termine el período de votación.  Por consiguiente, la mesa de votación y el material que contiene se debería asegurar, desde el cierre de la votación de un día y la reapertura al siguiente.

Solamente cuando se tiene un nivel de confianza elevado en las autoridades estatales, se puede considerar la opción de que los materiales electorales se pongan al cuidado de la policía o de las fuerzas de seguridad durante la noche.

Instalaciones para las mesas de votación

Debido a que los materiales tendrán que asegurarse durante la noche, no es recomendable que las mesas de votación se instalen en estructuras temporales o al aire libre.

Administración de los materiales y del equipo

Todos los materiales y el equipo deberían entregarse a las mesas antes de que inicie la votación, a menos que existan motivos locales o específicos que ocasionen que la entrega escalonada sea más efectiva y barata (como la capacidad del transporte o de la seguridad). A su vez,  la cantidad a suministrar de algunos materiales y equipo dependerá de los días en que se realice la votación.

La votación en varios días permite que se incrementen los niveles del equipo de reserva, como urnas y  compartimentos, en caso de que se dañen durante la votación, siendo especialmente útil cuando esto se combina con un tráfico de electores excesivo en las mesas.

Transparencia

Es importante que los representantes de los participantes políticos puedan verificar la integridad del material electoral durante la votación.

En situaciones con desconfianza extrema, se requerirá que los representantes de partidos o candidatos presencien todo el proceso, desde el inicio hasta el cierre de la votación, aún en el período en que las mesas permanecen cerradas durante la noche. Esto se debería coordinar cuidadosamente para evitar conflictos.

Algunas soluciones más prácticas enfatizan la manera en que los votos y otros materiales son almacenados durante el período de votación. De preferencia, se debería usar urnas durables en vez de aquellas hechas con cartón o con materiales desechables.

Al cierre de la votación de cada día y al inicio del siguiente, los oficiales de alto rango, con la presencia de los representantes de partidos o candidatos, deberían revisar la condición y los sellos de las urnas que contienen los votos emitidos para realizar un registro.

El material cuya integridad determina el éxito de la elección debería almacenarse en urnas selladas durante la noche, o en otros almacenes seguros en caso de que no se pueda. Este tipo de material incluye:

• Listas de electores,
• Papeletas sin utilizar,
• Formatos que se hayan utilizado para la votación ausente, la asistida, para impugnaciones a electores y para la elegibilidad de los electores que no se encuentran en listas,
• Sellos y equipo para controlar el fraude, como la tinta fluorescente.

El personal de alto rango, con la presencia de los representantes de partidos y candidatos, debería registrar el sellado de estos materiales al cierre de la votación de cada día y su apertura al día siguiente.

Capacidad de planeación

La votación en varios días dificulta la planeación de la capacitación, especialmente cuando es la primera vez que se instrumenta en un país o si es de transición. Para determinar el flujo diario que tendrán las mesas de votación, no basta con dividir a los electores esperados entre los días de votación.

Al tratar de determinar la asistencia de electores en cada día de la votación, se debería realizar un análisis sobre los patrones de trabajo de la población, del impacto que tuvieron las campañas de información al electorado sobre el día para votar, de los horarios de transporte y de los patrones de asistencia previos.

Si no se tuvieran patrones históricos, las instalaciones de las mesas de votación y sus recursos deberían considerar que en un sólo día podrían atender entre dos- tercios y tres- cuartos del total de los electores potenciales.

No obstante, la asistencia de los electores podría ser ilógica; los rasgos sociales o el contexto específico de la elección podrían determinar el número de electores que se tendrán desde el inicio el primer día de la votación, hasta la cantidad que asista el último día. Garantizar que el servicio al electorado sea constante, requerirá la capacidad para atender a un flujo más elevado de electores el día final (mediante el uso de personal adicional).

Existen algunos medios administrativos para escalonar la asistencia a lo largo de los días que dure la votación. Se podría dividir a los electores y asignarles un día específico para votar. Esta división resulta efectiva cuando se realiza sobre una base geográfica, pero si se usan otros medios como el nombre o tipo de empleo podría generar confusión. También se requieren medidas administrativas para que el personal electoral se comunique con partidos y comunidades, intentando programar transportes masivos para que los electores voten de forma escalonada a lo largo de la votación.

Higiene y comodidad

La votación en varios días también implica que se tendrán que contratar servicios de limpieza para la mesa de votación y los servicios que ofrece, como sanitarios portátiles y para rellenar los suministros de agua potable.

En países con menor desarrollo podría suceder que los electores tengan que atravesar grandes distancias para llegar a la mesa de votación, por lo que en caso de no poder votar por el horario, podrían decidir pasar la noche ahí. Si no se ofrecen servicios para estos efectos, podrían ocasionarse disturbios o violencia. Por ello, al elegir las instalaciones y la seguridad de las mesas de votación se deberían prever estas situaciones.

Hospedaje para el personal

Trabajar en una mesa de votación implica largas horas, por lo que podría ser una experiencia desgastante. Entre más días dure la votación, mayor es la necesidad de contar con equipo de reserva bien capacitado para cubrir enfermedades, ausentismo y flujos de electores inesperados.

Por eso, sería sensato que el personal se organizara según la proporción de electores, en lugar de para un día de votación; permitiendo que los empleados tomen descansos frecuentes, especialmente cuando también vayan a realizar el escrutinio. Esto compensará la eficiencia del personal cuando la votación en varios días use pocas mesas de votación con gran capacidad.

Información al electorado

Hay algunos mensajes informativos que se deberían transmitir a los electores cuando la votación se realiza en varios días (por cuestiones de información general). Además de asesorar sobre la ubicación y el horario para votar, los mensajes informativos antes de la votación podrían ayudar a distribuir la asistencia a votar.

Además de los medios de comunicación, se podrían colocar recordatorios en las calles que inciten a votar. Desde el primer día de votación se deberían monitorear las estadísticas sobre la asistencia, para determinar si se debe colocar información adicional y en qué áreas. Estas consideraciones se deberían prever en el presupuesto para la información al electorado.

Votación en varios días sin planeación

Hay diferencias administrativas importantes que dependen de si la votación en varios días fue planeada como parte del proceso electoral, o si trata de cubrir deficiencias que se encontraron el día de la votación. El marco legal debería definir las prestaciones que se asignarán a este tipo de respuestas.

Entre las deficiencias importantes encontramos:

• Pérdida o entrega tardía del equipo y material esencia;
• Aplazamiento de la votación debido a amenazas, violencia o desastres naturales;
• Incapacidad para procesar durante las horas de votación, a todos los electores que asistieron (indicador de deficiencias importantes en la planeación);
• El juicio de que la asistencia el día de la votación, es insuficiente para dar credibilidad a la elección.

En estos casos, la efectividad de los planes para contingencias es vital para que la extensión del período de votación sea exitosa.

La extensión de la votación hasta otro día, o días, no es una decisión que se pueda tomar a la ligera, no sólo por el impacto que tenga sobre los recursos, sino porque el escrutinio de votos se puede retrasar más allá de las fechas planeadas y publicadas. 

El marco legal debería definir en quién recae la responsabilidad para tomar estas decisiones, que de preferencia deberían asignarse al presidente del organismo electoral. En algunos contextos, serán más adecuadas las leyes que requieren la aprobación del gobierno o del poder judicial.

Para mantener la confianza pública bajo tales circunstancias, se requerirán medidas adicionales como:

• Garantizar los resultados del escrutinio parcial no sean publicados antes de que se termine la votación; 
• Asegurar que las papeletas sean manejadas de forma segura y transparente a lo largo de todo el período;
• Movilizar recursos adicionales para permitir que el escrutinio pueda cumplir con la agenda prevista.

Planes de contingencia

Consideraciones básicas

Los planes de contingencia son una parte importante de los planes administrativos de la logística electoral en todos los entornos y circunstancias. Debido a la naturaleza crítica del tiempo del que dispone la logística, es necesario que cuente con planes de respaldo, que le permitan reaccionar rápidamente ante fallas operativas o cambios en el contexto físico o social.

En sistemas en donde se instrumenten por primera vez los procesos electorales, o en contextos que sufren de dislocación social, resulta vital que se desarrollen planes de contingencia y de respaldo. Idealmente, los planes de contingencia deberían contener opciones flexibles que se puedan adaptar a situaciones específicas; aunque es imposible que se puedan prever todas las situaciones.

Enfoque operativo

La planeación de contingencias debería abordar diversas áreas, incluidas las situaciones en donde las fallas en los sistemas o de otro tipo, así como ciertos eventos que los administradores de la logística electoral no puedan controlar, puedan afectar la capacidad para ofrecer los servicios de logística de forma efectiva y de acuerdo con lo planeado. Estas situaciones incluyen:

• Dificultades operativas o administrativas en ciertas mesas de votación: ocasionadas porque el personal no se presenta a trabajar, por la mala calidad de los medios de comunicación, o porque ciertos materiales y equipo no llegaron de acuerdo al itinerario. Estas situaciones se podrían manejar en la mesa de votación o con la ayuda de los representantes locales del organismo electoral.
• Fallas en los sistemas de suministro de la administración electoral: tales contingencias incluyen fallas generales en la logística, en el transporte, en los sistemas de correo o de comunicación, en la producción de material esencial como las papeletas, listas de electores y formatos electorales, o cuando los sistemas de cómputo no cumplen con las expectativas.
• Debido a que estas situaciones afectan la capacidad y la efectividad de la logística electoral, es recomendable que la instrumentación de los planes de contingencia se maneje desde un nivel central de la administración electoral y que quede a cargo de administradores electorales de alto rango, que tengan una perspectiva amplia sobre los efectos de estas acciones en todos los aspectos del proceso.
• Desastres naturales o alteraciones al orden público: Entre ellos se incluyen incendios, inundaciones, terremotos, levantamientos sociales u otros disturbios. Estos fenómenos podrían afectar a la logística electoral en su totalidad o limitar sus efectos en algunas mesas de votación. Puesto que estas circunstancias podrían obligar a tomar decisiones sobre el aplazamiento o la suspensión de la votación, es imperativo que se cuente con la participación de administradores electorales de alto rango para que determinen la respuesta adecuada.

Responsabilidad de la toma de decisiones

Los planes para contingencias no solo deberían suministrar un marco claro para la toma de decisiones en caso de emergencia, sino que también deberían establecer en quién recae la responsabilidad para determinar la instrumentación de dichos planes y las situaciones que los desencadenarán.

Así mismo, deberían definir las contingencias se podrán determinar a nivel local, aquellas en que requieran la decisión de funcionarios de alto rango del organismo electoral a nivel central, y las que se deberían consultar con otras dependencias estatales.

Si no se tiene un marco definido, existe el riesgo de que se tomen decisiones locales sobre cuestiones de mayor trascendencia, pudiendo ser incongruentes o no resolver los motivos de fondo que originan los problemas.

Contenido de los planes de contingencia

Los planes de contingencia deberían identificar:

• La naturaleza de la contingencia; 
• Los impactos operativos que provoca; 
• Las respuestas viables; 
• Las implicaciones financieras de las respuestas; 
• Cualquier efecto en otros procesos.

Las respuestas viables, las implicaciones financieras y los efectos vinculados varían de acuerdo a lo oportunas que sean las decisiones para instrumentar los planes; así mismo, los planes de contingencia deberían incluir información sobre estas variantes.

Apreciación sobre la interdependencia del proceso

Debido a la interdependencia de los procesos electorales, es importante que la planeación de contingencias evite abordar cada tarea de la logística como un ente separado. Debería guiarse por los efectos que provocarán las contingencias en un área, que podría estar fuera de las actividades de la logística electoral en actividades posteriores. Por ejemplo: 

• La falta de planeación en las mesas de votación afectará a la distribución de materiales, de personal y a las actividades de información al electorado; 
• Si hay fallos en los sistemas de impresión, se podría requerir que las listas se preparen con un formato distinto y el personal de las mesas tendría que recibir capacitación para utilizarlo; 
• La delimitación tardía de los distritos electorales afecta el momento para nominar a los candidatos y para identificar la ubicación de las mesas de votación.

Planeación realista

Los planes de contingencia deberían ser realistas y efectivos. Además, deberían tener un mecanismo para determinar los planes alternativos que se podrían instrumentar, considerando su costo y efectividad. Independientemente de la actividad que se quiera respaldar o apoyar con los servicios de contingencia, el objetivo básico debería ser el de contar con suficientes mesas de votación y con recursos adecuados que permitan atender a todos los electores. En situaciones críticas, el desempeño será secundario en comparación con otros objetivos.

Con frecuencia, los fallos en el sistema se deben a la complejidad del entorno. Sin embargo,  crear planes de contingencia de complejidad similar, o realizar gastos importantes para obtener pequeñas mejoras en el desempeño o en el servicio resulta poco efectivo y costoso.

Planes de contingencia para los materiales

Construcción de reservas

Al elaborar los planes de contingencia para los materiales de las mesas de votación, se deberían considerar algunas cuestiones importantes como:

• La cantidad de materiales de reserva que  se deberán producir;
• Cuando se produzcan materiales de reserva, las instalaciones para almacenarlos y la capacidad para transportarlos desde el almacén hasta las mesas de votación;
• Acuerdos para transportar los materiales de contingencia (vehículos y conductores, en el caso de áreas remotas, transporte aéreo).

Problemas potenciales

Los problemas que podrían surgir durante la entrega de materiales para la votación se pueden clasificar en dos grandes categorías:

Fallos en los procesos de producción que derivan en falta de materiales. Esto ocurrir por averías (de forma que los materiales no se hayan producido o que sean insuficientes), o por errores al producirlos, ocasionando que los materiales no se puedan utilizar (como papeletas con información incorrecta sobre los partidos o candidatos).

 Los controles de calidad tendrían grandes fallos y problemas si se llegaran a producir materiales inservibles.

Fallos en la distribución de materiales, debido a que los materiales no llegan a las mesas de votación a la hora requerida. Esto podría ocurrir por problemas en los transportes o errores al anotar las direcciones.

Cantidad de los materiales de reserva

La cantidad adecuada de materiales de reserva que se debería producir, varía para cada tipo de material y según los distintos contextos. Estos materiales deberían tener un balance entre ser efectivos y baratos y tener la capacidad para solucionar contingencias. Generalmente, una cantidad razonable para reserva va del 5 al 10% de los materiales que se van a usar.

Sin embargo, se debería incrementar el nivel de materiales de reserva cuando:

• Se tiene poca confianza en las cifras de electores potenciales porque no se ha actualizado la lista de electores y por que esto se conjunta con la posibilidad de que los electores se registren el día de la elección;
• Existe una amplia gama de servicios para votar, o cuando se puede votar en cualquier mesa; cuestiones que dificultan la elaboración de predicciones sobre la asistencia de los electores.
• Se tiene un envío automático de las papeletas que podría derivar en altos índices de desperdicio.

Como en el caso de los materiales ordinarios, los de emergencia se podrían procesar de forma más eficiente si se empacan en juegos discretos.

Ubicación del suministro de reserva

Los suministros de reserva sólo son útiles cuando pueden entregarse rápidamente para cubrir cualquier carencia.

Generalmente, los acuerdos centralizados para suministros de emergencia no son propicios para ello. Por esta razón, es importante que los materiales de contingencia estén disponibles a nivel regional o subregional. En general, las oficinas del distrito electoral suelen funcionar bien como centros para suministrar los materiales de emergencia a las mesas de votación; siendo importante que esto se tome en cuenta cuando se eligen sus instalaciones.

En distritos electorales que cubren grandes áreas geográficas,  el período de suministro de materiales podría necesitar el arrendamiento de depósitos subregionales.

Transporte de emergencia para los materiales

Los materiales de contingencia sirven de poco si no se tienen métodos para enviarlos a las mesas de votación.

La falta de una planeación anticipada sobre los métodos de entrega podría generar gastos importantes, sobre todo en áreas remotas, ya que podría surgir la necesidad de contratar transporte aéreo para realizar entregas inmediatas. En áreas urbanas los métodos potencial podrían incluir:

• Suministrar vehículos y seguridad a los supervisores itinerantes de las mesas de votación, para que también se desempeñen como un almacén de emergencia móvil;
• Mantener vehículos con suministros de emergencia en la oficina del distrito electoral durante la votación. En contextos rurales, las soluciones más prácticas tienen un costo elevado debido a la gran distancia que separa a las mesas entre sí.

Dependiendo de la distancia que exista entre la oficina administrativa del distrito electoral y todas las mesas de votación, en lugares con alta densidad de población, se debería considerar la instalación de centros para los materiales de emergencia con vehículos incluidos.

Planes de contingencia para el personal

Consideraciones básicas

Los administradores electorales deberían asegurarse de contar con una reserva de personal adicional. Para asignarlos en caso de que oficiales acreditados no acudan a la mesa el día de la elección, o en caso de que se reciban más electores de los esperados.

La organización y el despliegue del personal durante este tipo de contingencia, generalmente se instrumenta de manera más efectiva a nivel local o distrital. Mientras más corta sea la cadena de mando, más ágil será la respuesta del personal en caso de emergencia. Mantener al personal de reserva en instalaciones centralizadas podría ocasionar que la logística sea más compleja para enviar al personal a donde se necesite.

Ubicación del personal de emergencia

Las decisiones cruciales no sólo tienen que ver con la cantidad de personas que se reclutarán para emergencias, sino también el lugar en donde permanecerán durante la votación. Se debería buscar un balance entre el costo y la eficiencia, considerando tanto los costos de personal y de logística, como la habilidad para cubrir las emergencias rápidamente para mantener un nivel óptimo en el servicio al electorado.

Los diferentes entornos, en cuestiones como rutas de transporte, disponibilidad logística, áreas geográficas a cubrir y las necesidades del personal de contingencia, afectarán su distribución. Algunas soluciones incluyen: 

Que cada mesa de votación cuente con un pequeño número de personal de contingencia. Las desventajas de este método es que limita la flexibilidad e implica costos elevados. Generalmente, la necesidad de personal no se presenta de forma equilibrada, siendo más probable que se concentre en unas cuantas mesas de votación. Además también podría representar una pérdida de recursos al basarse en escenarios pesimistas para todas las mesas de votación.

Ubicar a los oficiales de reserva en las oficinas del distrito electoral o en otras oficinas o depósitos del organismo electoral. Si bien este método proporciona más flexibilidad para enviar al personal a las mesas que lo requieran, su efectividad depende de que se disponga de transporte y del tamaño del área geográfica que cubra cada oficina.

Además del transporte, también se necesitarán conductores para que los vehículos regresen a las oficinas para continuar laborando.

Cuando se usen oficiales itinerantes como supervisores, se les podría asignar personal de emergencia para que lo distribuyan entre las mesas de votación en caso de emergencia.

Esto proporciona:

• Flexibilidad para que los oficiales itinerantes respondan dentro de sus áreas de responsabilidad;
• Que se puedan utilizar vehículos que ya se ocupan para viajar entre las mesas de votación, y
• Tiene el beneficio de que los supervisores itinerantes pueden evaluar la situación de las mesas para detectar si necesitan más personal.

No obstante, este método estará limitado a las áreas que los oficiales itinerantes puedan cubrir.

Acordar con el personal de emergencia que se les pueda localizar en sus casas. Esto es factible cuando los oficiales son designados dentro de sus comunidades. Se puede economizar cuando los honorarios de este personal dependen de las veces que sea llamado (de forma contraria a cuando el personal se reporta a trabajar y se le paga independientemente de si fue o no necesario). Sin embargo, este método sólo funciona de forma efectiva cuando:

• Los sistemas de comunicaciones son confiables;
• Los medios de transporte privados son comunes (o el personal vive cerca de las mesas de votación), y
• Los administradores electorales tienen la seguridad de que el personal estará disponible durante la votación.

Designación del personal de emergencia el día de la votación

Los planes para el personal de emergencia también deberían considerar el hecho de que las reservas para los oficiales de las mesas podrían ser insuficientes. Aunque con suerte esto no ocurra, es importante que el marco legal y los administradores electorales tengan en cuenta esta posibilidad.

En caso de una emergencia, el personal de las oficinas del organismo electoral y de los distritos electorales podrían desempeñarse como oficiales de las mesas de votación.

Esta opción tiene la ventaja de que el personal está familiarizado con los procesos de votación. Sin embargo, el personal proveniente de estas fuentes podría tener un número limitado, siendo muy importante que se evalúen los efectos que tendrá su reasignación en el apoyo administrativo durante la votación.

El marco legislativo podría permitir que, bajo ciertas circunstancias, los presidentes de mesa contraten personal adicional el día de la votación; incapacidad para operar la mesa de forma efectiva debido a que algunos oficiales no se presenten a trabajar por fatiga o enfermedad. Cuando el presidente de mesa realice este tipo de designaciones, es necesario que las personas contratadas firmen un contrato de empleo, el código de conducta y la declaración de secrecía, o los mismos documentos que firmaron los oficiales de mesa.

Es recomendable que este tipo de personal sea utilizado para tareas con poca complejidad, como controlar la salida o vigilar las urnas. Los administradores electorales tienen que informar a estas personas sobre su pago y los registros de su servicio.

El organismo electoral debería monitorear este tipo de designaciones, para garantizar que estén justificadas y que las personas contratadas sean adecuadas para fungir como oficiales en términos de su imparcialidad. Así mismo, el presidente de mesa debería buscar el consejo de los presidentes de distrito electoral antes de tomar esta decisión.

En contextos que tienen alta influencia política, será difícil que todos los participantes políticos estén satisfechos con la imparcialidad de dichas designaciones; por ello, será preferible que se adopte el modelo ordinario para el reclutamiento y designación del personal de reserva.

Planes de contingencia relativos a la afluencia de electores

Consideraciones básicas

La planeación de contingencias relacionadas con la afluencia de electores debería atender las siguientes situaciones:

• Si la asistencia de electores en general o en ciertas áreas, es tan escasa que pudiera amenazar la legitimidad de los resultados electorales;
• Si la afluencia de electores en general o en ciertas mesas de votación es mucho mayor que la esperada, o si las horas pico tienen más actividad que la prevista.

Los métodos para atender estas situaciones dependerán de las siguientes cuestiones:

• La flexibilidad que suministre el marco legal para modificar las horas y los procedimientos de la votación para que se adecuen a las circunstancias, así como la habilidad para ajustar al personal y a los servicios disponibles entre las mesas;
• La disponibilidad  que se tenga de personal de contingencia y de materiales.

Afluencia de electores menor que la esperada

Generalmente, que los electores decidan votar no depende únicamente de ellos. Una baja afluencia a votar podría ser indicio de que tienen una mala percepción de la integridad del proceso electoral, o de la calidad que tienen los contendientes políticos.

Sin embargo, hay algunas situaciones con baja afluencia de electores que necesitan la intervención del organismo electoral. A continuación se enlistan algunos ejemplos.

Cuando la ley postula una cifra mínima de electores

Algunos marcos legales establecen una asistencia mínima de electores para que la elección sea válida. En tales situaciones, es poco apropiado que el organismo electoral realice otras acciones además de aumentar la intensidad de las campañas publicitarias durante el período de votación alentando a los electores. Ya que cualquier otra acción podría percibirse como alineación hacia algún participante político.

Si el flujo de electores está por debajo del mínimo requerido, deberían instrumentarse planes de contingencia para preparar una nueva ronda electoral dentro del periodo de tiempo permitido por la ley.

Elecciones de transición

En las elecciones de transmisión, una afluencia de electores baja podría afectar la percepción pública sobre la legitimidad de la elección, o la aceptación sus resultados. En lugares donde existen pocos antecedentes de voto masivo, esto podría deberse a la incertidumbre o falta de familiaridad del electorado con los horarios y  procedimientos, o bien por su disgusto con el proceso electoral.

En tales circunstancias, las decisiones deberían enfocarse a aspectos como extender el horario (o días) de la votación, instrumentar campañas informativas sobre dicha contingencia y proporcionar apoyo logístico para que los electores acudan a las urnas. El organismo electoral debería encargarse de instrumentar estas decisiones, cumpliendo con la legislación y consultando a los participantes políticos.

Desastres

Los desastres naturales (como inundaciones, incendios, terremotos, tornados, huracanes, deslaves o avalanchas) e incluso la intimidación, podrían provocar que un número significativo de electores no acuda a las urnas. De nueva cuenta, la respuesta a estas situaciones debería determinarse a nivel central con la consulta de los intereses relevantes.

Sin embargo, los sucesos que afectan a una sola mesa de votación podrían resolverse a nivel local. Los centros de operaciones conjuntas también podrían contribuir a coordinar la respuesta.

Afluencia de electores mayor que la esperada

Una planeación electoral efectiva debería evaluar de forma precisa la afluencia de electores que tendrá cada mesa de votación, para que los recursos se puedan distribuir de forma adecuada. Sin embargo, hay algunas situaciones que demandan el desarrollo de planes de contingencia para lidiar con un flujo de electores adicional. Estas circunstancias incluyen:

• Que al momento de elegir la ubicación de las mesas de votación se desconozca la cifra exacta de electores;
• Sistemas electorales que no tienen el requerimiento de que el registro de electores se realice antes de la votación, lo que podría provocar que un número importante de electores se registre el mismo día de la votación;
• Los sistemas electorales que permiten que los electores voten en la mesa que prefieran (siendo recomendable que se tomen medidas para encaminar al exceso de electores a mesas cercanas que tengan menor afluencia);
• Que por cuestiones de costo-eficiencia, el suministro de recursos para las mesas se haya calculado con base en la cantidad de electores registrados para votar;
• Que los períodos con mayor actividad sean más intensos que lo esperado, ocasionando retrasos inaceptables para que los electores voten.

Las medidas de contingencia para atender una afluencia mayor de la esperada generalmente se enfocarán en: 

La capacidad para aumentar los recursos disponibles para brindar el servicio al electorado: esto requiere la planeación de contingencias para suministrar materiales adicionales.

Extender el horario de la votación: cuando los electores agoten los recursos disponibles en las mesas y a la hora de cierre una gran cantidad de personas esperen su turno para votar. La flexibilidad de los marcos legales para extender el horario de las mesas en circunstancias específicas, podría ser de gran utilidad para lidiar con esta situación. Sin embargo, en elecciones de transición, alterar los procesos podría ocasionar que se tenga menor calidad al estimar la afluencia y la cantidad de recursos para cada mesa de votación.

La decisión de extender el horario de votación estará a cargo del organismo electoral, de conformidad con cualquier proceso permitido por la ley y ello debería consultarse con los participantes políticos.