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Formatos Electorales
Consideraciones básicas
Los formatos tienen una función vital de control en las operaciones de votación. Si bien debe buscarse mantenerse al mínimo indispensable los formatos que vayan a usarse, siempre habrá un número significativo de formatos requeridos para operaciones electorales, debido a las siguientes razones:
- La naturaleza de rendición de cuentas de muchas operaciones electorales, y la necesidad de poder demostrar, ante la posibilidad de una impugnación a la elección, sobre la naturaleza exacta de las acciones tomadas;
- La necesidad de registrar la gran cantidad de información relativa a los eventos electorales de una manera estandarizada, a fin de lograr la consistencia en la toma de decisiones y para proteger la integridad de la elección.
(Para mayor información sobre formatos electorales, ver Desarrollo de Papeletas, Formularios y Procedimientos.)
Revisiones
Los formatos son una parte necesaria pero obstrusiva de los mecanismos de rendición de cuentas de las operaciones de voto. Sin embargo, es importante que la administración de las operaciones de voto realice revisiones regulares del número de formatos y de sus contenidos, para determinar qué cantidad de la información que se ha recabado:
- Es requerida por la legislación;
- Es necesaria para asegurar la rendición de cuentas y la transparencia;
- Se usa para una administración regular y efectiva de las operaciones de voto;
- Puede ser útil para consultarse en algún momento;
- Es información cuyo propósito es evidente.
Estas categorías deben revisarse cuidadosamente para determinar qué formatos y que materiales informativos de los que se ha recabado:
- Se requieren realmente como un registro formado;
- Han sido superados por las tareas actuales y requieren revisión;
- Serían igualmente útiles si solamente se mencionaran o reportaran de manera informal;
- No tienen propósito evidente.
La información que se recaba sin un propósito concreto es un desperdicio de recursos valiosos para operaciones de votación.
Formatos para uso interno
Debe evitarse sobrecargar al personal que realiza operaciones de votación con un cúmulo excesivo de recopilación de datos, seguimiento de suministros y control de formatos para llenado. Este personal ya estará trabajando bajo presión para entonces, por lo que agregar solicitudes de información no esencial o, como sucede a menudo, solicitudes múltiples de la misma información por parte de diferentes áreas directivas del organismo electoral, no contribuirá a su buen desempeño. Un sistema que use demasiados formatos o formatos demasiado complicados producirá errores al llenarlos y, lo que es peor, ocasionará deficiencias para responder a solicitudes de datos esenciales que podrían estar sepultados en una masa de otras peticiones de información.
Idiomas
En sociedades que tengan diferentes grupos de lenguas oficiales, o bien grupos de lenguas minoritarias significativas, tal vez sea necesario producir los formatos en más de un idioma. Para simplificar el suministro, sería preferible que se produjeran formatos en varios idiomas, en lugar de formatos separados para cada lengua. El tiempo que se requiere para traducciones efectivas debe tomarse en cuenta cuando se realice el diseño de los formatos y los tiempos de entrega.
Principios de diseño
Los formatos más efectivos son los que siguen el principio "KISS" (por el acrónimo en inglés de Keep It Simple Stupid), que se traduciría como "mientras más simple mejor, tonto". Cada formato debe ser fácil de entender y completar. Algunos principios que deben considerarse para el diseño de los formatos para operaciones de voto, incluyen los siguientes:
- Usar lenguaje ordinario y no legal. Sólo una proporción menor de la gente que usa los formatos para operaciones de votación se compone de abogados.
- Incluir instrucciones claras para el llenado de las formas, de preferencia como un elemento integrado en el diseño del formato, más que como un anexo.
- Asegurarse de que toda la información acerca de quien llena el formato pueda ser identificada de manera clara.
- Solicitar la información siguiendo una estructura lógica, mediante la agrupación de solicitudes de información cuando esto sea útil.
- Dejar espacios en blanco entre las solicitudes de información individual. Tratar de llenar demasiado cada hoja no es eficiente, y por el contrario dificulta la comprensión del formato.
- Asegurarse de que las áreas en las que se deben escribir las respuestas estén claramente delineadas y de que haya suficiente espacio para las posibles respuestas.
- Podría ser útil, en aquellos casos en los que se apliquen procedimientos administrativos estándares como resultado de las respuestas que se den a un formato, incluir en éstos una lista de verificación. Sin embargo, estas listas para acciones administrativas deben estar separadas de la sección dedicada a recabar la información.
- También podría ser útil indicar en el formato la manera en que se usará la información. En países donde existe legislación sobre protección de la privacía, esto podría ser obligatorio.
- En tanto que la intención de las preguntas quede clara y las diferentes secciones estén claramente delimitadas, la recolección de diferentes tipos de datos en un formato en lugar de distintos formatos podría resultar efectiva.
- En la medida de lo posible, se deben recabar los datos solamente una vez, ya que formatos diferentes en los que haya que poner la misma información se convierten en una molestia que podría afectar el correcto llenado de los datos solicitados.
Otra distribución
Es útil incluir ejemplos de formatos relevantes en los manuales para los funcionarios electorales, en el que se explique su uso, de ser posible con ensayos de llenado durante la capacitación.
En aras de la transparencia, también es útil poner a disposición de los participantes políticos y otros ciudadanos interesados un número razonable de muestras de formatos de operaciones de votación.
Rotulación con el domicilio
Podría ser efectivo usar impresoras láser o de inyección de tinta para pre-imprimir directamente en los formatos la información correspondiente al distrito electoral y a la mesa receptora del voto, incluyendo el nombre o código y la subdivisión electoral por distrito o por mesa. Sin embargo, debe considerarse si esto en verdad ayuda a los funcionarios electorales, y si las ventajas de rotular el material no resultan superadas por los costos y complicaciones que implicaría para el control de calidad del empaquetado y distribución del material para las mesas receptoras de voto.
Control de formatos
La cantidad de datos que se requiera registrar en los formatos para las operaciones de votación bien podría ser inmensa. Los formatos que listen ejemplos en Roster Of Election Forms - Saskatchewan, Canada y Election Forms Control Inventory - Australia 1996 dan una idea del número de formatos que se requeriría diseñar, producir y completar. El control del diseño del formato y de la producción es una tarea primordial en sí misma y requiere de los recursos adecuados. Se requieren sistemas rigurosos de control del número de formatos, así como revisión y control de las versiones a fin de mantener el control sobre las operaciones de votación y su contenido.
El siguiente listado no intenta dar cuenta de todas las formas que puedan ser usadas para operaciones de votación, pero sí muestra las áreas en las que podría necesitarse el registro regular o el suministro de información mediante formatos impresos o sus equivalentes electrónicos.
Nominaciones
Control de materiales
Reclutamiento y capacitación de personal
Administración de las casillas electorales
Registro del conteo y de los resultados
Las formas de conteo y de resultados finales deben estar diseñadas para mostrar todos los cálculos necesarios para la comunicación de resultados. Siempre debe evitarse la información poco clara, confusa o complicada. Los documentos, minutas o reportes de resultados no deben contener números impresos con anterioridad en las columnas que contienen las cifras finales (por ejemplo, "1" en las columnas de los millares que correspondan a los candidatos con más posibilidades de recibir un porcentaje más alto de votos).
Votación especial
Aquí se incluye la votación en ausencia, adelantada y por correo. Además se deberá tomar en cuenta a los votantes que requieran asistencia particular:
- Afiches y panfletos para los votantes (ver Overseas At An Election Pamphlet - New Zealand , Instructions for Absentee Voting -usa, Illinois 1996 , Absentee Voting Information, USA, Oklahoma 1996 , Services for Voters With Special Needs - USA, Texas , Early Voting in Texas - USA, Texas , Absentee Voting Information, USA, Washington y Rights for Elderly/disabled Persons, USA, Washington )
- Solicitud de boletas (ver Application for A Special Vote - New Zealand, 1996 , Application for A Postal Vote - Australia, 1996 , Application to Vote By Post or Proxy, UK, Manchester , Application for Absentee Ballot - USA, Hawaii 1996 , Request for Application for Mail Ballot- USA, Texas , Absentee Ballot Request Form, USA, Washington )
- Instrucciones para ejercer el voto (ver Instructions for Overseas Special Voting - New Zealand y Instructions for Special Voting - New Zealand )
- Sobres para papeletas y sobres externos (ver Postal Vote Certificate Envelope - Australia, 1996 y Declaration Vote Envelope - Australia, 1996 )
- Registro y organización de las boletas impresas (ver Return for Pre-poll and Postal Voting - Australia )
- Reportes por parte de los funcionarios de casillas especiales--éstos pueden consistir en una serie de formas individuales que cubran todos los aspectos relacionados con el conteo de papeletas, la organización del personal y las instalaciones, o los registros de votación (ver Medidas para el Cierre de Votaciones Especiales y Informes de los Administradores de las Mesas de Votación. Algunos ejemplos sobre reportes especiales de votación se encuentran en Return for Pre-poll and Postal Voting - Australia , Mobile Polling Return (Remote), Australia , y Mobile Polling Return (Electoral Visitor), Australia )
Impugnaciones
Acreditación para observadores y representantes de partido
Seguimiento de los votantes
