Considérations de base
Pour que l'organisme électoral soit en mesure de bien planifier la mise en oeuvre des opérations de vote, il doit avoir l'assurance que les fonds nécessaires seront disponibles. En cas d'incertitude, des problèmes de fonctionnement peuvent survenir, ce qui risque de compromettre l'intégrité de l'élection.
Il appartient à l'administration électorale de s'assurer que les demandes financières aient fait l'objet d'un examen interne rigoureux afin qu'elles répondent, au meilleur coût possible, aux exigences des lois et du service et que les fonds sont dépensés avec discernement. Le but visé n'est pas nécessairement de réduire les coûts de l'élection au minimum, mais plutôt de faire en sorte que l'organisme électoral utilise efficacement les fonds investis dans la mise en oeuvre des services. (Plus d'information sur la préparation interne de prévisions budgétaires pour les élections figure dans Budgétisation interne.)
Échéancier du financement
L'efficacité des opérations de vote repose non seulement sur l'assurance d'un financement adéquat, mais aussi sur la remise en temps opportun des fonds approuvés à l'organisme électoral (voir Échéanciers).
Certitude du financement
L'administration électorale doit avoir à l'avance l'assurance que les fonds nécessaires à la bonne marche des activités électorales seront disponibles. Pour ce faire, il doit y avoir des mécanismes connus et de préférence publics pour la présentation des estimations aux corps législatifs compétents et leur approbation des fonds. Il faut aussi que :
- l'administration électorale s'assure que la préparation des budgets soit intégrée au cycle normal d'approbation des budgets du gouvernement;
- des mécanismes d'approbation du financement supplémentaire par le corps législatif soient en place pour pourvoir aux éventualités telles que les changements de dernière minute aux cadres législatifs. Il importe aussi de pouvoir compter sur des mécanismes accessibles et efficaces lorsque les élections se tiennent à intervalles irréguliers.
Le financement des opérations de vote par le gouvernement devrait faire partie intégrante du budget alloué aux élections. Cela est vraisemblablement plus simple lorsque la conduite des élections relève d'un organisme distinct plutôt que d'une instance gouvernementale nationale ou locale. Dans ce dernier cas, à plus forte raison si les contrôles généraux de responsabilité sont faibles, des mécanismes de vérification rigoureux peuvent s'imposer pour faire en sorte que le financement soit utilisé à bon escient. (Pour en savoir plus sur la présentation et l'approbation des budgets électoraux, voir Présentation et justification des budgets à la législature.)
Services fournis par d'autres organismes
Des considérations additionnelles s'appliquent lorsque le financement des opérations de vote ne provient pas des budgets gérés par l'organisme électoral. Ce dernier doit alors se montrer vigilant et veiller à ce que les fonds annoncés soient effectivement rendus disponibles.
Lorsque d'autres organismes gouvernementaux fournissent gratuitement des services à l'administration électorale, il faut s'assurer qu'ils ont la capacité de les financer à même leurs propres budgets.
Règle générale, il est préférable que les coûts des services fournis par d'autres organismes soient prévus au budget et assumés par l'organisme électoral. Tout en favorisant l'efficacité, cette formule peut donner lieu à un contrôle plus direct des processus et procurer une base de comparaison plus sûre pour les coûts des activités. Il se peut cependant que ce ne soit pas le cas. Par exemple, lorsque :
- d'autres organismes gouvernementaux fournissent gratuitement les locaux abritant les bureaux de vote ou les bureaux temporaires de l'administration électorale locale;
- les forces policières et ou l'armée assurent sans frais directs la sécurité de l'élection;
- les communications entre les bureaux de vote passent par les réseaux d'autres organismes gouvernementaux;
- les données sont traitées gratuitement sur les réseaux informatiques exploités par d'autres organismes gouvernementaux;
- des membres du personnel d'autres organismes gouvernementaux sont affectés au vote ou à l'administration électorale; leur rémunération est toutefois comprise dans les ententes salariales avec leur employeur habituel.
Financement supplémentaire
Les autres organismes qui assurent ces services peuvent devoir engager des coûts additionnels importants - heures supplémentaires ou autres coûts de main-d'oeuvre, matériel additionnel, entretien de l'équipement et acquisition éventuelle d'équipement -afin d'assurer les niveaux de service requis.
Les services gratuits comportent certains coûts qui ne sont pas immédiatement apparents. L'affectation de personnel d'autres organismes à des tâches de soutien n'entraîne pas nécessairement de coûts au départ, mais comme le travail régulier ne peut être effectué, des dépenses supplémentaires seront peut-être nécessaires plus tard pour rattraper les retards.
Les fonds affectés par d'autres organismes gouvernementaux devraient faire l'objet d'un poste spécifique dans leur budget. Cette formule serait préférable à l'utilisation des excédents des budgets de fonctionnement normaux pour répondre aux besoins.
ONG et aide internationale
Lorsque des activités de vote essentielles sont assurées et financées par des organismes internationaux ou par des organismes non gouvernementaux (ONG) locaux, l'organisme électoral doit avoir la certitude qu'ils disposent des fonds nécessaires pour respecter leur engagement. (Pour en savoir plus sur les questions budgétaires relatives à l'aide internationale, voir Gestion financière.)
Responsabilité gouvernementale en matière de financement
Les dépenses associées aux opérations de vote, tout comme les autres dépenses électorales, sont généralement financées par le palier de gouvernement concerné par l'élection. Certaines situations nécessitent toutefois des transferts de fonds intergouvernementaux pour assurer l'uniformité, l'équité et l'intégrité du processus. C'est le cas, par exemple, lorsque :
- de nouveaux paliers de gouvernement sont mis en place;
- des administrations locales ou provinciales sont responsables de la conduite des élections pour le compte de paliers supérieurs de gouvernement;
- l'élection se déroule dans un pays en voie de développement;
- il existe des écarts importants entre les budgets des différents paliers de gouvernement à l'échelon provincial ou local dans un même pays.
Ces transferts de fonds doivent être assortis de mécanismes qui donnent les assurances suivantes :
- des mesures visant l'obligation comptable et la vérification sont en place pour éviter que les fonds fassent l'objet d'un cumul à partir de sources appartenant à différents paliers de gouvernement;
- ces transferts de fonds sont acquittés à l'avance, au lieu d'être remboursés en fonction des dépenses consacrées aux opérations de vote.
Cette dernière méthode ne comble pas, et peut même aggraver, les insuffisances de fonds dans certains secteurs administratifs. Cela peut notamment s'avérer lors d'élections à des paliers de gouvernement inférieurs dans les pays en voie de développement.
Justification des besoins de financement
Les opérations de vote ne sont que l'un des nombreux programmes auxquels les ressources financières publiques doivent être consacrées. Bien souvent, ces activités entrent en concurrence non seulement avec les autres dépenses associées aux élections - inscription des électeurs, information de l'électorat, etc. - mais aussi avec la grande variété de services assurés par les gouvernements. Afin d'obtenir le financement prévu, les responsables de l'administration électorale doivent persuader les gestionnaires des finances publiques que les dépenses envisagées :
- représentent un investissement judicieux dans la prestation des services exigés par le cadre législatif;
- sont nécessaires pour assurer un degré d'intégrité et de service correspondant à une élection.
Établissement des coûts de revient des projets
La justification des dépenses prévues et la garantie de financement seront grandement facilitées par l'adoption d'un modèle budgétaire permettant l'établissement des coûts de revient des activités ou des projets (voir Systèmes budgétaires).
L'utilisation de cette méthode pour justifier les dépenses prévues comporte les avantages suivants :
- elle permet de démontrer clairement l'efficacité économique des activités proposées par le développement de données de coûts unitaires;
- les impacts des diverses activités sont plus faciles à démontrer, d'où une explication claire dans les documents budgétaires des effets des réductions des dépenses prévues, et un classement des services qui seront réduits ou éliminés afin de réconcilier les activités sous-financées;
- un financement approuvé inférieur au budget proposé procure un cadre plus clair pour une révision accélérée des dépenses proposées par l'organisme électoral, qui les rapprochera du financement approuvé (voir Conciliation du budget avec les fonds disponibles).
