Généralités
Les dispositions financières relatives au vote doivent prévoir ce qui suit :
- des fonds suffisants pour les activités nécessaires;
- des mesures de contrôle appropriées pour faire en sorte que les fonds soient utilisés à bon escient;
- des fonds qui sont disponibles au moment opportun.
(Pour les procédures de gestion financière à l'usage des organismes électoraux, voir Coûts. Pour en savoir plus sur l'établissement du budget et des coûts pour les opérations de vote, voir Considérations financières, Cycle de planification et de budgétisation, Systèmes budgétaires, Garantie de financement, Échéanciers et Considérations relatives aux différentes dépenses.)
Il existe d'autres aspects de la gestion financière qui dépassent le cadre de l'établissement du budget et des coûts.
Autorisation de dépenser
Pendant la période électorale, des besoins pressants sur le terrain se feront souvent sentir, par exemple, pour payer le personnel ou effectuer des achats urgents. Les procédures d'autorisation de dépenses doivent prendre en compte ces situations et prévoir des contrôles très stricts, en vertu desquels les pouvoirs de dépenser des bureaux locaux sont fixés dans le budget qui leur est alloué. On doit absolument faire le suivi de ces dépenses pour veiller au respect des limites budgétaires, pour permettre, au besoin, des transferts et pour empêcher les détournements de fonds. Si les mécanismes de contrôles sont adéquats, il est parfois souhaitable d'émettre des cartes de crédit à l'usage des administrateurs électoraux pour l'achat de fournitures.
Probité dans les achats
Les procédures d'achat établies dans le secteur public peuvent généralement régir les activités courantes d'approvisionnement des organismes électoraux. Toutefois, en raison des délais requis pour les mettre entièrement en application - notamment pour l'utilisation de processus d'appel d'offres standard, et éventuellement pour l'approbation des demandes d'achat importantes par des autorités politiques qui siègent peu souvent - il est parfois impossible de les utiliser pendant le calendrier très serré des élections. Pour que le matériel et l'équipement soient livrés à temps, on doit prévoir des procédures accélérées pour les achats, qui garantissent aussi la responsabilisation et la probité. Ces procédures doivent aussi exiger :
- une comparaison de la qualité, de la pertinence et du prix des produits des fournisseurs éventuels afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix possible;
- une protection contre les commissions illégales ou les tentatives de collusion;
- un contrôle des fraudes commises par le personnel.
Dotation
Les frais liés à la rémunération du personnel constituent en général le poste de dépenses le plus important des opérations de vote, sauf dans les systèmes où le personnel électoral a l'obligation légale d'offrir ses services gratuitement. La façon dont ces dépenses (voir Dotation et formation) seront gérées déterminera en grande partie le rapport coût-efficacité de l'ensemble des activités de vote.
On doit bien analyser la question de la rémunération du personnel. À l'exception des sociétés où le travail de préposé au vote est considéré comme un devoir de citoyen, la rémunération doit être suffisante pour attirer et retenir du personnel compétent. Retenir ce personnel est important : si la rémunération est jugée trop basse, les préposés ne seront peut-être pas intéressés à travailler lors d'une prochaine élection, ce qui entraînera la perte d'une précieuse expertise.
Pour que la rémunération des préposés soit jugée acceptable, on peut l'aligner sur celle des employés du secteur public ayant des responsabilités équivalentes. On doit aussi établir une échelle de rémunération pour tenir compte des différents niveaux de responsabilité. Il faut toutefois limiter le nombre d'échelles pour que la méthode de rémunération reste simple et précise.
Pour se doter de la méthode de rémunération la plus simple possible, on peut verser une somme forfaitaire (au taux applicable) aux préposés au vote. Cette somme forfaitaire couvrira leur travail le jour du vote, les séances de formation et toute autre responsabilité du même genre.
Il est plus rentable d'embaucher et de payer les adjoints administratifs temporaires (qui travaillent dans les bureaux de l'organisme électoral) sur une base horaire, en fonction de la charge de travail. (Pour plus de détails sur la dotation en personnel pour les opérations de vote, voir Dotation et formation.)
Systèmes de rémunération du personnel
Étant donné le grand nombre de personnes employées comme préposés au vote, les systèmes de rémunération du personnel et de contrôle de la validité des paiements sont souvent mis à rude épreuve. On doit absolument mettre en place une méthode efficace pour rémunérer tout le personnel correctement et dans les délais. Lors de la formation, on doit mentionner au personnel les modes et les dates de paiement. Ce système doit être à la hauteur des exigences. Si un employé est payé en retard ou n'est pas payé, il pourrait hésiter à travailler ultérieurement comme préposé au vote.
De façon générale, on devrait rechercher les occasions d'utiliser les systèmes existants, notamment ceux des grands organismes gouvernementaux ou des services de paie privés. En raison du grand nombre de personnes à payer, en particulier pour des élections nationales, on peut avoir de la difficulté à obtenir un niveau de service satisfaisant de la part de sous-traitants (si le personnel n'est pas payé dans un délai de deux semaines suivant le jour du vote, on considère le niveau de service comme insatisfaisant). Si aucun système fiable, d'une capacité suffisante, n'est disponible, on devra emprunter une avenue généralement plus onéreuse, soit l'élaboration d'un système maison.
Méthodes de paiement du personnel
La méthode de paiement est fonction de l'environnement. Il est possible de payer le personnel le jour même du vote. Cette solution risque cependant de causer des problèmes de sécurité additionnels au moment même où la sécurité du matériel électoral est d'une importance capitale. De plus, elle exige des contrôles stricts sur le plan de la responsabilité financière de la part de chaque gestionnaire de bureau de vote.
Habituellement, on expédie les chèques par la poste après avoir reçu et traité les feuilles de présence et les fiches d'appréciation après le jour de l'élection. Dans certaines sociétés, il arrive que la seule solution possible soit le paiement immédiat par l'administration électorale une fois le travail terminé. Lorsque le paiement est effectué après le jour de l'élection et que les préposés habitent des régions éloignées ou mal desservies par la poste, on doit prendre des dispositions spéciales. On peut aussi avoir recours à des virements dans un compte bancaire ou à des quittances émises par l'organisme électoral.
Le fait que le personnel soit réparti dans un grand nombre de bureaux de vote éloignés les uns des autres peut ouvrir la porte à des « dépenses fantômes », c'est-à-dire au paiement d'employés fictifs ou au versement injustifié de sommes additionnelles aux préposés au vote. Les systèmes de dotation en personnel et de contrôle des paiements doivent être suffisamment sophistiqués pour prévenir ces détournements de fonds, mais assez simples pour permettre le traitement rapide d'un nombre élevé de paiements.
Responsabilité comptable et vérification
Comme les activités de vote nécessitent un grand nombre d'employés et une grande quantité d'équipement de valeur (et souvent très mobile), qui sont répartis à plusieurs endroits, les systèmes de responsabilité comptable doivent être à la hauteur de la situation. On doit contrôler de très près les petits articles qui peuvent facilement disparaître (comme les téléphones cellulaires et l'équipement radio) et veiller à ne payer que le personnel électoral désigné. On doit mettre en place des mesures de contrôle financier afin de s'assurer que :
- des registres pour les achats et les transferts de matériel et d'équipement sont tenus - y compris les registres des actifs, les procédures et les registres d'approvisionnement et de quittances, les procédures et les registres des actifs et du matériel dont on doit disposer;
- les systèmes de vérification et les registres des paiements aux préposés sont bien maintenus;
- le personnel rend compte des fonds ainsi que du matériel et de l'équipement en sa possession;
- les mesures de contrôle à l'égard des sorties de fonds et de l'usage du matériel et de l'équipement suffisent pour prévenir l'appropriation illégale ou frauduleuse des actifs de l'élection.
Au cours de leur formation, les préposés au vote doivent être informés de ces procédures, ainsi que de toute pénalité pour le non-respect des normes en matière de probité financière.
Les transactions financières, les acquisitions et les transferts de matériel et d'équipement se rapportant aux opérations de vote doivent faire l'objet d'une vérification approfondie. Lorsque l'organisme électoral ne dispose pas de ses propres ressources de vérification, il doit embaucher des spécialiste externes.
Aide internationale
L'aide financière internationale pour les opérations de vote prend souvent la forme de brèves missions d'évaluation, dont les membres n'ont ni le temps ni l'occasion d'apporter des solutions durables aux problèmes de financement. Si l'octroi des sommes approuvées par les pays bailleurs de fonds tarde trop, il y a un risque que l'aide soit mal utilisée ou ne soit pas utilisée du tout. Comme pour toute disposition financière relative à l'élection, il vaut mieux planifier l'aide en fonction du calendrier électoral et bien la cibler, plutôt que de la fournir à tort et à travers ou trop tard.
La responsabilité à l'égard du financement international - en particulier quand il a été obtenu en retard et qu'il reste des fonds à la fin de la période électorale - constitue un enjeu de gestion financière important. Il est parfois souhaitable de demander au bailleur de fonds qu'il participe au comité directeur sur l'utilisation des fonds ou qu'il conserve certains pouvoirs d'approbation.
