Généralités
Il faudra sans doute plusieurs semaines et même plusieurs mois pour produire le matériel et l'équipement nécessaires à l'élection. On doit donc trouver des lieux appropriés pour entreposer ce matériel jusqu'à ce qu'il soit emballé et distribué aux bureaux de vote. Il est important que ces lieux soient à la fois accessibles et sûrs.
Sécurité
Les niveaux de sécurité en ce qui concerne l'entreposage doivent être proportionnels aux risques éventuels pour la sécurité du matériel et de l'équipement. L'entreposage de tout le matériel comptabilisé, surtout les bulletins de vote, doit faire l'objet de mesures de sécurité très strictes. Même dans des environnements présentant peu de risques, on a l'habitude de poster en permanence des gardiens de sécurité armés dans les locaux où sont entreposés les bulletins de vote - pas toujours par nécessité mais plutôt pour la perception de l'électorat quant à l'intégrité. Dans des situations de grande instabilité, on utilise parfois les locaux de la police militaire ou civile pour entreposer le matériel comptabilisé. Cette solution dépend évidemment de la perception qu'on a de l'impartialité des forces de sécurité. (Pour en savoir plus sur les questions de sécurité, voir Mesures de sécurité.)
Entreposage local ou central
Il importe de choisir un lieu d'entreposage où les manipulations inutiles seront réduites au minimum. Lorsque les fournitures pour le jour du vote sont empaquetées dans des centres nationaux ou régionaux (voir Empaquetage du matériel et de l'équipement pour la livraison), on conseille d'entreposer le matériel à l'échelon central ou régional. Si l'empaquetage se fait localement, on recommande quand même de conserver le matériel dans des centres nationaux ou régionaux jusqu'au moment précis de l'empaquetage. Il est toujours rentable que le lieu d'entreposage utilisé soit aussi le centre d'empaquetage et d'expédition.
On doit prévoir des provisions de matériel à l'échelle locale pour le jour de l'élection. Il est parfois possible d'utiliser le bureau des gestionnaires des bureaux de vote à cette fin. Dans les circonscriptions rurales ou éloignées couvrant un vaste territoire, on devra peut-être établir des centres d'approvisionnement d'urgence dans les principaux centres communautaires. (Pour plus de détails sur le matériel en cas d'urgence, voir Plans de contingence pour le matériel et Plans de contingence.)
Équipement durable
Certains types d'équipement - comme les urnes durables, les écrans de vote, les machines à voter et le matériel informatique - et de matériel peuvent être entreposés entre les élections. On doit absolument dresser des inventaires et procéder à des tests périodiques pour s'assurer que l'équipement et le matériel sont toujours en bon état (et effectuer les réparations ou les remplacements nécessaires).
On devra entreposer le matériel informatique dans des conditions précises - loin de la poussière, de la chaleur et de l'humidité - pour qu'il soit en état de fonctionner après un entreposage de longue durée. Quant aux formulaires et aux autres documents, on devra aussi trouver un endroit sans poussière ni humidité pour qu'ils ne se détériorent pas.
Lorsqu'on doit fournir des urnes durables et des écrans de vote à des bureaux de scrutin situés dans des régions éloignées, il est souvent plus efficace et moins coûteux de trouver sur place un endroit sûr pour les entreposer. Cette solution est possible si les bureaux de vote sont toujours situés dans des écoles ou des bureaux gouvernementaux.
Papier spécial et bulletins imprimés
L'entreposage des bulletins imprimés doit faire l'objet de mesures de sécurité strictes. Lorsqu'on utilise du papier spécial pour l'impression des bulletins (comme le papier filigrané), il faut aussi le conserver en sécurité. De longs délais sont souvent associés à la production du papier spécial. C'est pourquoi, dans les pays où les mandats électoraux ont une durée indéterminée, on devra sans doute entreposer une quantité importante de papier spécial pour éviter une interruption de l'approvisionnement. On doit absolument contrôler les conditions d'entreposage du papier spécial pour qu'il ne se détériore pas.
