Principaux facteurs
S'assurer qu'il y a suffisamment de personnel compétent et bien formé pour leurs tâches dans les bureaux de vote et pour le dépouillement des votes constitue la base même des opérations de vote. Tant au niveau national que provincial ou local, la dotation et la formation du personnel sont sans contredit parmi les plus vastes projets en matière de gestion de personnel. Elles exigent une planification des plus précises.
La dotation en vue du vote est sans doute l'aspect le plus dispendieux de tout le processus, aussi de petites économies unitaires peuvent avoir une grande incidence sur l'ensemble des coûts. Mais les préposés au vote et leur efficacité à servir le public sont les aspects les plus visibles de l'élection. Le principe de base de la dotation doit donc être l'efficacité économique plutôt que la réduction des coûts dans l'absolu (voir Formation et outillage de personnel et Nomination et formation du personnel).
Profils de dotation
Pour déterminer de façon efficace les fonctions et les catégories de personnel nécessaires aux opérations de vote, des profils de dotation devraient être élaborés pour les bureaux de vote et le dépouillement (voir Énoncés de qualités et de tâches pour les préposés au vote). L'élaboration de ces profils exigera :
- que l'on établisse des normes très précises de prestation de services au public pour les préposés (voir Normes de service à l'électorat);
- que l'on définisse des descriptions de tâches et des catégories d'employés aptes à assurer une mise en oeuvre des procédures du vote orientée vers le service au public (voir Catégories et fonctions des effectifs);
- que l'on affecte un nombre d'employés suffisant dans chaque bureau de vote pour servir le nombre anticipé d'électeurs;
- que l'on prévoie de l'aide administrative temporaire pour la planification et l'organisation des opérations de vote (voir Autres préposés aux opérations de vote).
Le niveau optimal de dotation variera grandement selon des facteurs tels que le cadre procédural et l'expérience des préposés et des électeurs. Cependant, l'utilisation de modèles de dotation dans les bureaux de vote et les centres de dépouillement fera beaucoup pour assurer une prestation économiquement efficace des services (voir Niveau des effectifs). À partir du nombre de lieux de vote et d'une estimation du nombre de préposés nécessaire à chacun, on devrait établir un sommaire du personnel qu'il faudra recruter et former pour chaque district électoral et chaque bureau d'administration électorale (voir polling day staff summary - trinidad and tobago).
Recrutement des préposés
À la lumière des profils de dotation définis pour les bureaux de vote et les autres activités électorales, il faudra établir une stratégie de dotation qui permette de recruter suffisamment de préposés et ce, assez tôt pour qu'on puisse leur dispenser la formation nécessaire avant leur entrée en fonction.
Il est essentiel qu'une stratégie efficace de recrutement inclue :
- l'assignation des responsabilités de dotation et un calendrier de recrutement. Dans plusieurs contextes, la décentralisation du recrutement donnera une méthode plus apte à obtenir le personnel le plus approprié (voir Normes de recrutement);
- la détermination des capacités et des qualités personnelles que les candidats devront posséder pour obtenir les postes. Quand on établit les normes de recrutement, il est important de s'assurer que les préposés aux opérations de vote soient non seulement capables de remplir leurs fonctions mais aussi représentatifs de la communauté qu'ils servent (voir Normes de recrutement);
- l'utilisation de méthodes de recrutement économiquement efficaces. Ceci peut comprendre de la publicité, la recherche d'employés auprès d'autres agences de l'État ou des démarches auprès d'autres organismes dont les membres pourraient posséder les capacités nécessaires aux opérations de vote. L'efficacité économique exige aussi qu'on tente d'obtenir, d'une élection à l'autre, les services de préposés. La méthode de sélection doit être transparente (voir Transparence du recrutement), mais il faut aussi évaluer soigneusement les aptitudes des postulants pour s'assurer que l'on obtient le meilleur personnel possible (voir Méthodes de recrutement);
- des contrats équitables et économiquement efficaces pour le personnel temporaire (voir Nature des nominations);
- le recrutement d'employés en nombre suffisant pour parer aux éventualités comme les absences le jour du vote et la nécessité de remplacer des employés qui ne réussissent pas la formation de façon satisfaisante (voir Personnel en réserve).
Formation des préposés
La formation du personnel pour les opérations de vote doit inculquer les connaissances et le sens de l'intégrité nécessaires à des élections à un grand nombre de personnes en très peu de temps pour y réussir. L'organisation de la formation doit inclure une planification très attentive pour ce qui concerne :
Les besoins seront différents selon que la formation est offerte en un seul endroit ou qu'elle est décentralisée et selon que les formateurs sont des professionnels ou des cadres des opérations de vote (voir Méthodologie de formation et Responsabilités en formation).
Il est important que la formation soit offerte dans un endroit adéquat, avec les outils appropriés (voir Matériel, équipement et locaux pour la formation, Environnement de la formation et Temps opportun pour la formation).
Évaluation
Pour s'assurer que la formation soit efficace, les plans et la méthodologie de formation doivent inclure une façon d'évaluer les compétences des préposés au vote pendant et immédiatement après la formation (voir Évaluation des connaissances), en plus d'un programme pour évaluer le succès des processus de recrutement et de formation (voir Évaluation du recrutement et de la formation).
Formation des autres participants au processus électoral
L'action de l'organisme électoral dans la formation devrait prévoir en outre du matériel et des séances d'information pour les autres participants au processus électoral, y compris :
Codes d'éthique
Pour offrir un service intègre et de haut niveau, et s'assurer que les préposés sont conscients des normes de conduite attendues d'eux, il est sage d'élaborer des codes d'éthique que tous les préposés doivent s'engager à respecter (voir Codes d'éthique du personnel électoral). De même, des codes d'éthique pour les participants politiques aux opérations de vote fourniront à ces derniers un cadre d'intégrité et aux préposés un guide pour leurs communications avec les partis et les représentants des candidats (voir Codes d'éthique pour les partis et les candidats).
