Le besoin de personnel pour les urgences
Dans l'élaboration des plans de dotation, il faut prévoir les urgences dans le nombre de préposés à recruter, pour contrer aux pertes imprévues. Pour en fixer le nombre, il faut considérer tous les facteurs pertinents qui pourraient empêcher des préposés de se présenter au travail dont :
- urgences personnelles;
- problèmes de transport;
- maladie ou fatigue le jour du vote.
Il pourrait aussi s'avérer nécessaire de recruter une réserve de personnel pour faire face à une participation inattendue dans certains lieux de vote, selon la flexibilité des systèmes pour ce qui est du choix des lieux de vote et les prévisions faites lors de l'affectation des préposés ordinaires.
Nombre de préposés gardés en réserve
Ces nombres varieront selon le contexte. Les données historiques peuvent aider, mais ce ne sera pas nécessairement le cas si le système électoral ou le contexte politique a beaucoup changé. Dans des systèmes stables, il pourrait suffire d'avoir une personne en réserve pour les besoins de huit ou dix bureaux de vote, alors que dans des systèmes moins stables où il y a beaucoup de nouveaux participants et où il est difficile de recruter du personnel qualifié, il faudra peut-être avoir une ou deux personnes en réserve pour chaque bureau. Le budget des opérations de vote doit prévoir tous les coûts associés au personnel en réserve dont la rémunération, la formation et la logistique.
Où tenir le personnel gardé en réserve
Le jour du vote, le personnel de réserve devrait se présenter à un endroit central à partir duquel il sera assigné selon les besoins des bureaux de vote. Il faudra peut-être ajuster cette approche dans des régions éloignées où le transport n'est pas facilement disponible pour se rendre à tous les bureaux de vote. Dans des circonstances où les systèmes de communication laissent à désirer et où un certain niveau d'absentéisme est à prévoir, il serait préférable que le personnel de réserve se présente aux lieux de vote.
Généralistes des opérations de vote
Il est économiquement plus efficace de recruter le personnel de réserve au niveau de base des préposés au vote et ces personnes devraient recevoir le même traitement que les autres préposés. Elles devraient aussi recevoir la même formation et si elles doivent se présenter au travail le jour du vote, on devrait leur payer au moins un acompte même si elles n'ont pas à travailler. Il peut être économiquement efficace d'utiliser ces personnes à toutes les tâches qui surviennent, que ce soit à titre d'adjoint administratif dans les centres opérationnels (voir Centres des opérations et de la sécurité), comme messager, pour accompagner les gestionnaires itinérants ou pour aider au contrôle du matériel.
Gestionnaires des bureaux de vote et agents principaux
La protection contre les imprévus ne nécessite pas nécessairement de recruter des personnes en réserve spécifiquement pour les postes de gestionnaires des bureaux de vote. On peut pallier à cette éventualité en nommant un adjoint au gestionnaire de chaque bureau qui peut prendre la relève au besoin. On pourrait alors ajuster les affectations entre les bureaux voisins et remplir les vides à partir de la réserve. Pour être prêtes à de telles éventualités, les personnes qui sont nommées comme adjoints devraient recevoir la même formation que les gestionnaires eux-mêmes.
L'affectation d'agents principaux comme gestionnaires itinérants et surveillants de bureaux de vote dans une région géographique donnée (voir Autres préposés aux opérations de vote) constitue en elle-même une réserve pour les gestionnaires des bureaux de vote. Cependant, cette mesure ne se prête pas bien dans les régions rurales à faible densité. De plus, si ces gestionnaires itinérants servent à remplacer des gestionnaires de bureaux de vote, on crée alors une faiblesse au niveau de la surveillance régionale (voir Plans de contingence pour les effectifs).
