Introduction
Une fois qu'il a été établi que l'électeur a droit de vote dans le bureau (voir Confirmation de l'admissibilité), il faut immédiatement lui remettre le matériel nécessaire pour voter.
Le matériel qui est assujetti à une comptabilité stricte variera d'après les systèmes de distribution du matériel de vote. Si les bulletins sont comptabilisés, leur distribution devra être contrôlée. Si, par contre, les bulletins sont librement disponibles mais les enveloppes devant les contenir sont comptabilisées (comme dans le système des bulletins manuels utilisé en France), c'est la distribution des enveloppes qui devra être rigoureusement comptabilisée.
Les systèmes où ce sont les enveloppes qui sont comptabilisées peuvent être plus dispendieux à cause du matériel et du temps requis pour le dépouillement.
Contrôle de la distribution des bulletins
Si ce sont les bulletins qui sont comptabilisés, le processus de distribution comprendra les étapes suivantes :
- retirer le bulletin de son contenant ou calepin;
- si le processus l'exige, valider le bulletin en y apposant une marque;
- présenter le recto du bulletin à l'électeur et lui expliquer comment voter et comment lire les instructions qui pourraient y apparaître;
- indiquer à l'électeur comment plier le bulletin pour assurer le secret du vote et permettre que le verso soit marqué au besoin;
- si le bulletin doit être inséré dans une enveloppe avant d'être déposé dans l'urne, indiquer à l'électeur quand et comment il doit le faire;
- indiquer à l'électeur quand et comment insérer le bulletin dans l'urne et dans les cas où il y a plusieurs bulletins ou plusieurs urnes, lui indiquer quel bulletin doit être déposé dans quelle urne;
- indiquer à l'électeur quel isoloir utiliser et lui rappeler qu'il doit être seul dans l'isoloir (voir Aide aux électeurs).
Si plus d'une élection est tenue simultanément, tous les bulletins de vote devraient être remis à l'électeur en même temps par mesure d'efficacité de la dotation et du contrôle des foules et des files d'attente (voir Contrôle des foules et des files d'attente).
La distribution des bulletins est plus compliquée dans le cas des votes spéciaux comme le vote des absents et le vote provisoire. Si on utilise des machines ou des ordinateurs pour déposer les votes, la méthode de contrôler les électeurs sera différente.
Validation des bulletins
Dans plusieurs systèmes où chaque bulletin est comptabilisé, le bulletin est validé sur remise à l'électeur par une marque ou une signature qu'y appose le préposé. C'est une méthode économiquement efficace de s'assurer que seulement les bulletins valides seront comptés, et d'éliminer le besoin d'utiliser pour les bulletins des papiers spéciaux très dispendieux.
Plutôt que de marquer le bulletin, le préposé pourrait également le perforer ou y apposer un cachet. Chaque bureau doit utiliser une marque distinctive pour faciliter la comptabilité et l'intégrité lors du dépouillement. La marque ou les outils servant à marquer les bulletins doivent être des secrets bien gardés avant et après le vote et les outils doivent être sous clef en tout temps. Une approche plus économiquement efficace bien qu'intègre consiste à faire signer le préposé à l'endos du bulletin.
La marque du préposé doit toujours être apposée au même endroit pour être visible après que le bulletin a été plié par l'électeur. La partie droite en haut du verso du bulletin est probablement l'endroit le plus facile d'accès pour la plupart des préposés (qui sont droitiers). Une case pour cette marque pourrait être imprimée au verso du bulletin mais il faut s'assurer que la dépense additionnelle est utile.
Des systèmes trop complexes de validation sont à éviter en faveur d'une simple marque par le préposé. Exiger plusieurs marques par différents préposés et l'endossement par des représentants politiques augmentent les risques d'erreurs, ralentissent le processus et sont le reflet d'un mauvais recrutement des préposés et d'un manque de confiance en eux.
Les préposés ne doivent marquer les bulletins qu'au moment de les remettre aux électeurs. En marquer plusieurs d'avance élimine la valeur de ce geste. L'apposition de cette marque peut cependant créer un autre problème car si, dans la hâte du travail, un préposé oublie de marquer le bulletin, celui-ci pourrait être rejeté lors du dépouillement. Dans les systèmes qui utilisent une telle validation, il faut souligner aux préposés l'importance de bien marquer chaque bulletin.
Autres contrôles de la distribution des bulletins
Dans les systèmes où les bulletins sont comptabilisés, d'autres mesures de contrôle peuvent être ajoutées à la distribution. Le préposé peut inscrire le numéro de l'électeur sur le talon du bulletin ou on peut faire la liste des électeurs qui ont reçu un bulletin ou leur demander de signer un registre.
Ces contrôles additionnels ralentissent le processus et ajoutent peu à son intégrité mais augmentent les doutes des électeurs concernant le secret du vote. C'est un dédoublement d'efforts d'une valeur disputable que de dresser une liste des électeurs qui ont voté alors qu'on peut se contenter de marquer le nom de l'électeur sur la liste des électeurs.
Il semblerait plus approprié que les préposés et les surveillants s'assurent que la liste des électeurs est bien marquée, ce qui pourra servir pour trouver combien d'électeurs et lesquels ont voté, plutôt que d'ajouter un autre registre qui sera exposé aux erreurs et aux contestations.
Systèmes de bulletins sous des enveloppes
Plutôt que de remettre aux électeurs des bulletins comptabilisés, on leur remet parfois des enveloppes comptabilisées. Ces systèmes peuvent être soumis à des contrôles d'intégrité plus ou moins rigides.
Les systèmes d'enveloppes ordinaires
Dans ces systèmes, après que son admissibilité à voter dans ce bureau a été vérifiée, que son nom a été marqué sur la liste des électeurs et qu'il a obtenu un bulletin, l'électeur reçoit aussi une enveloppe. Cette enveloppe n'a pas de talon ou de marque distinctive mais les mesures de contrôle suivantes sont quand même possibles :
- n'avoir en main qu'un nombre d'enveloppes égal au nombre d'électeurs inscrits pour voter à ce bureau;
- ne remettre à l'électeur qu'une seule enveloppe;
- surveiller les urnes pour s'assurer que les électeurs n'y insèrent qu'une seule enveloppe;
- réconcilier le nombre d'électeurs marqués sur la liste des électeurs et le nombre d'enveloppes distribuées;
- valider chaque enveloppe à l'aide d'un cachet.
Dans un système simple :
- si le contrôle de l'intégrité réside dans un nombre d'enveloppes égal au nombre d'électeurs inscrits, on perd en flexibilité pour servir les électeurs qui ont droit de vote mais dont, par erreur, le nom n'apparaît pas sur la liste des électeurs;
- les contrôles sont plus difficiles à assurer et, par conséquent, cette approche se prête mieux dans les contextes où la confiance du public est assurée.
Des systèmes d'enveloppes d'un plus haut niveau d'intégrité
Ces systèmes impliquent l'utilisation d'enveloppes totalement comptabilisées dotées de talons numérotés conservés par les préposés. Deux méthodes de mise en oeuvre sont possibles :
- après avoir voté, l'électeur retourne à la table de distribution où le préposé scelle le bulletin dans l'enveloppe et la dépose dans l'urne; ou
- l'électeur reçoit un bulletin et une enveloppe et, après avoir voté, scelle le bulletin dans l'enveloppe et la dépose lui-même dans l'urne.
Un tel système, utilisé pour tous les genres de bulletins, pourrait s'avérer encombrant et inefficace pour protéger l'intégrité qui serait mieux servie par une liste des électeurs et une vérification adéquate de l'identité. Il pourrait cependant être utile avec l'utilisation de cartes perforées ou de lecture optique pour empêcher que les bulletins soient endommagés.
Services pour les votes spéciaux
Les systèmes d'enveloppes peuvent servir au vote des absents, au vote anticipé, au vote par courrier, aux votes provisoires et à toute autre méthode de vote qui exige une vérification subséquente de l'admissibilité de l'électeur. Il serait normal d'y joindre une fiche contenant suffisamment d'informations sur l'électeur pour permettre l'évaluation de l'admissibilité. Il serait également normal, pour assurer le secret du vote, d'utiliser deux enveloppes. Le bulletin est déposé dans une enveloppe scellée qui est elle-même déposée à son tour dans une enveloppe scellée qui contient aussi la fiche de l'électeur. Ce système d'enveloppes ajoute aux possibilités de participation.
L'exercice du vote
Après lui avoir remis un bulletin (et une enveloppe s'il y a lieu), on devrait indiquer à l'électeur un isoloir libre où exercer son vote. Il ne faut pas hâter les électeurs dans ce processus car ils s'apprêtent à faire un choix très important. Ce geste nécessitera plus de temps pour les électeurs âgés, ceux qui votent pour la première fois et ceux qui ont de la difficulté à comprendre les instructions, ou dans les systèmes complexes de bulletins préférentiels. Il faut prendre ces facteurs en considération lors de la planification des capacités des bureaux, de la dotation et du nombre d'isoloirs nécessaires.
Après avoir exercé leur vote par une marque ou le choix d'un bulletin, les électeurs déposeront leur bulletin selon le système en place :
- si les bulletins sont déposés directement dans l'urne ou remis à un préposé pour être déposés dans une enveloppe, l'électeur doit, avant de quitter l'isoloir, plier le bulletin de façon à cacher le choix mais à laisser visible la marque de contrôle du préposé;
- si l'électeur dépose lui-même le bulletin dans une enveloppe, il doit sceller celle-ci avant de quitter l'isoloir.
Marquer le bulletin
Dans les systèmes où le choix doit faire l'objet d'une marque apposée sur le bulletin, la méthode utilisée comporte des implications financières. Les stylos sont plus dispendieux que les crayons et sont plus sujets à être gardés en souvenir par les électeurs. Les stylos n'ajoutent rien à l'intégrité et une marque au stylo est aussi facilement altérée qu'une marque au crayon peut être effacée. Cependant, si le public est très inquiet de l'intégrité, l'utilisation de stylos peut atténuer cette crainte bien qu'elle ne change rien à la réalité.
L'utilisation d'étampes, qu'on doit retourner à la table de distribution après avoir voté, risque de nuire au flot des électeurs. L'embarras pour les électeurs et les coûts additionnels en personnel et en équipement n'en valent généralement pas la chandelle même en ce qui concerne l'intégrité.
La surveillance des environs des isoloirs
Les environs des isoloirs doivent être constamment surveillés par des préposés pour assurer le secret et l'efficacité du vote. Plusieurs aspects doivent être bien surveillés :
- les électeurs ne doivent pas marquer leur bulletin à l'extérieur de l'isoloir;
- les électeurs doivent être seuls dans l'isoloir sauf dans les cas d'aide approuvée;
- les environs des isoloirs doivent être gardés en bon ordre de propreté et il faut porter une attention particulière aux bulletins que des électeurs y laisseraient (voir plus bas « Bulletins ou enveloppes scellés rejetés par les électeurs » ;
- aucun matériel électoral (feuillets, affiches, collants, griffonnages) qui pourrait influencer les électeurs ne doit être laissé dans les isoloirs;
- si le vote se fait par l'apposition d'une marque sur le bulletin, un stylo ou un crayon doit être bien attaché à l'intérieur de l'isoloir.
Dans certains cas, il peut être nécessaire qu'au moins un préposé ait pour unique tâche de surveiller les environs des isoloirs pour assurer le secret du vote. Dans tous les cas, les préposés doivent vérifier les environs des isoloirs pour s'assurer que le secret du vote est respecté, que le flot d'électeurs est ordonné et que l'endroit est gardé propre et libre de tout matériel étranger. Il va de soi que les préposés ne doivent jamais entrer dans un isoloir occupé par un électeur à moins que l'électeur n'ait droit à son aide pour voter.
Il faut porter une attention toute particulière aux groupes hiérarchiques comme les militaires, les cadres de l'État ou certaines familles qui arrivent en groupe pour voter, afin de s'assurer qu'il n'y a aucune intimidation quant au choix du vote et que les bulletins sont marqués dans le secret par le seul électeur impliqué.
L'une des principales causes de congestion près des isoloirs et des tentatives des électeurs de marquer leur bulletin à l'extérieur des isoloirs est que le matériel de vote est remis avant qu'un isoloir ne soit libre. Les responsables de la surveillance des isoloirs devraient communiquer régulièrement avec les préposés à la distribution du matériel pour ajuster le taux de distribution.
Le dépôt des bulletins dans l'urne
Quand les électeurs ont marqué leur bulletin, on devrait les diriger vers l'urne. L'endroit où l'électeur doit aller variera selon que le bulletin doit être déposé directement dans l'urne ou qu'il doit être remis à un préposé pour être inséré (seul ou avec la fiche de l'électeur) dans une enveloppe avant d'être déposé dans l'urne.
Si le bulletin doit être déposé par l'électeur directement dans l'urne, celle-ci devrait être placée le plus loin possible en ligne directe avec la sortie et aussi près de la sortie que la prudence le permet. Les urnes doivent être constamment surveillées par un préposé.
Quand l'électeur s'approche de l'urne, le préposé doit s'assurer que :
- si on ne fait pas usage des enveloppes, le bulletin est plié de façon à assurer le secret du vote;
- si l'électeur a inséré son bulletin dans une enveloppe, l'électeur n'a qu'une seule enveloppe et que celle-ci porte la marque exigée avant de permettre à l'électeur de la déposer dans l'urne;
- si différentes urnes sont utilisées pour différentes élections tenues simultanément, l'électeur dépose le bon bulletin dans la bonne urne;
- aucun électeur ne quitte les lieux avant d'avoir déposé son bulletin ou son enveloppe dans l'urne;
- rien d'autre que les bulletins ou les enveloppes de bulletins n'est déposé dans les urnes.
Des instructions nettes, des affiches, et même des urnes de la même couleur que les bulletins ou les enveloppes aideront au processus. Mais il y aura quand même des électeurs qui déposeront leur bulletin dans la mauvaise urne et une fois qu'il y est déposé, on ne peut pas l'en retirer avant le dépouillement. Pour cette raison, les systèmes équitables de validation des bulletins et de dépouillement permettront qu'un bulletin par ailleurs valide puisse quand même être compté.
Après qu'ils ont déposé leurs bulletins les électeurs devraient être dirigés vers la sortie et ne pas pouvoir demeurer près des urnes.
Inspection des marques de validation
Si les préposés à la distribution des bulletins apposent une marque sur le bulletin, le préposé aux urnes devrait s'assurer que le bulletin est ainsi marqué avant qu'il ne soit déposé dans l'urne. Si la marque n'y est pas, l'électeur ne doit pas pouvoir déposer le bulletin dans l'urne et l'implication du gestionnaire devient alors nécessaire.
Si le gestionnaire décide que le bulletin a été émis correctement, il y apposera sa marque pour le valider ou l'annulera en indiquant « gâté » et l'électeur recevra un nouveau bulletin. Il faut s'assurer que ce processus préserve le secret du vote. La première approche est la plus efficace alors que la seconde assure mieux la responsabilité. Si le gestionnaire conclut que le bulletin n'a pas été correctement émis, l'événement doit être documenté en cas d'enquête de fraude et il est possible qu'il doive faire appel aux forces de l'ordre.
Si le préposé à l'émission des bulletins a commis une erreur, ces mesures peuvent protéger le droit de vote de l'électeur. Si l'électeur tente de déposer un bulletin illégal, on pourra l'en empêcher. Dans les deux cas, on évite des disputes entourant la disqualification d'un bulletin lors du dépouillement.
Vérifier le besoin d'une nouvelle urne
Les préposés devraient régulièrement vérifier si l'urne est pleine (on peut utiliser une règle ou autre instrument du genre), et aviser d'avance le gestionnaire qu'une nouvelle urne doit être scellée (voir Préparatifs pour le commencement du vote).
L'utilisation de plusieurs urnes
La question d'utiliser une seule ou plusieurs urnes dans le cas de plusieurs élections tenues simultanément est strictement d'ordre pratique et n'a rien à voir aux principes. Il faut comparer le coût de l'achat et de la manutention de plusieurs urnes à celui de séparer les bulletins lors du dépouillement. Il y a également une question d'intégrité perçue, car si plusieurs bulletins différents sont déposés dans la même urne, il sera plus difficile pour les préposés de vérifier la validation des bulletins déposés.
Bulletins gâtés
Dans les systèmes qui comptent sur la comptabilité des bulletins, les bulletins gâtés, ceux qui sont retournés à la table de distribution à cause d'une erreur de l'électeur ou d'un défaut d'impression, doivent être scrupuleusement contrôlés pour s'assurer qu'ils ne se retrouveront pas dans l'urne. Des mécanismes de contrôle devraient s'assurer que :
- aucun bulletin de remplacement n'est émis avant que l'électeur n'ait cédé le premier au préposé qui l'a émis;
- le préposé ne regarde pas la marque de l'électeur;
- si plus d'une table de distribution est utilisée, le bulletin doit être retourné à la table d'où il a été émis;
- les bulletins gâtés sont inclus dans la conciliation des bulletins à la fin du vote (voir Collecte des bulletins de vote).
Si un bulletin gâté est remis par les électeurs, il faut immédiatement et en présence de l'électeur :
- que le préposé annule le bulletin en écrivant « gâté » au verso du bulletin ou en y apposant un cachet à cet effet;
- que chaque bulletin gâté soit déposé dans une enveloppe scellée et conservée en sécurité par le préposé ou le gestionnaire jusqu'à la fin du vote.
Les bulletins mal imprimés ou endommagés découverts avant leur émission, devraient être traités de la même façon immédiatement pour éviter qu'ils ne soient émis.
Si on attend pour sceller les bulletins gâtés ou qu'on n'utilise qu'une seule enveloppe pour tous ces bulletins, le risque est trop grand qu'ils se retrouvent dans l'urne.
À l'extérieur de l'enveloppe, le préposé devrait inscrire certains renseignements pour faciliter la transparence et la réconciliation :
- la signature du préposé qui a émis le bulletin;
- l'identification du bureau de vote concerné;
- dans le cas d'élections tenues simultanément, l'élection visée par le bulletin gâté;
- si plusieurs tables de distribution sont utilisées, l'identification de la table qui avait émis le bulletin gâté.
Il est utile d'avoir des enveloppes préimprimées pour cette tâche.
Bulletins à lecture optique ou cartes perforées qui sont endommagés
Dans les systèmes où les bulletins sont comptés automatiquement par lecteurs optiques ou lectrices de cartes perforées, il faudra établir une méthode pour traiter les bulletins endommagés soit au bureau de vote, soit au centre de dépouillement. Les bulletins gâtés qui ont été endommagés ou déchirés par l'électeur ne pourront faire l'objet d'une lecture par machine. Il est de beaucoup préférable, par souci d'intégrité, que ces bulletins soient comptés manuellement. Certains pourraient douter des vraies intentions derrière une tentative de reconstituer ces bulletins pour que la machine puisse les lire, même sous surveillance des observateurs politiques.
Bulletins ou enveloppes scellés jetés par les électeurs
Bien qu'il soit du devoir du préposé à la garde des urnes de s'assurer que les électeurs déposent leur bulletin ou enveloppe dans l'urne avant de quitter les lieux, cette surveillance peut parfois ne pas suffire et des électeurs peuvent abandonner des bulletins ou des enveloppes dans l'isoloir, sur les planchers ou ailleurs. Il est prudent d'avoir en place des procédures pour pallier à ces lacunes de contrôle. Des bulletins ou des enveloppes laissés ainsi par des électeurs ne doivent jamais être déposés dans l'urne par une autre personne, et surtout pas par un préposé.
La surveillance des environs des isoloirs et des urnes doit inclure une attention toute particulière à des bulletins ou des enveloppes abandonnés par des électeurs. Dès qu'on les trouve, on devrait les marquer comme étant gâtés et chacun devrait être déposé dans une enveloppe scellée et conservée en sécurité par le préposé ou le gestionnaire jusqu'à la fin du vote.
Ces enveloppes devraient porter les mêmes renseignements que dans le cas des autres bulletins gâtés sauf qu'on ne pourra pas identifier la table où les bulletins ont été émis. Des enveloppes spéciales pourraient servir tant aux bulletins gâtés qu'aux bulletins abandonnés (voir spoilt/discarded ballot envelope - australia, 1996).
Bulletins refusés
Dans certains systèmes, des électeurs, après avoir reçu un bulletin, peuvent exprimer leur refus de voter et remettre le bulletin au préposé sans le marquer. Pour les besoins de la réconciliation, il faudra alors que ces bulletins soient immédiatement marqués par le préposé et en présence de l'électeur, comme étant refusés et déposés dans une enveloppe scellée et conservée en sécurité par le préposé ou le gestionnaire jusqu'à la fin du vote.
Les bulletins abandonnés ou refusés doivent faire partie de la réconciliation après la fin du vote (voir Collecte des bulletins de vote).
