تكون الخطوات الأولية لإعداد قائمة
ناخبين دائمة مماثلة لتلك الخطوات المتبعة في إعداد القائمة المرحلية، والاختلاف
الرئيسي أنه بعد التسجيل الأوّلي تصبح المعلومات التي تم جمعها هي أساس السجل
الدائم، فيما تركز الجهود اللاحقة على مراجعة دقة هذه البيانات وتحديث القائمة
بشكل منتظم. كما أن نوعية البيانات التي يتم تجميعها يمكن أن تسهل إعداد القائمة،
فعلى سبيل المثال، من الشائع أن يكون هناك أكثر من شخص يحملون نفس الاسم، فتكون
هناك حاجة لوثائق ثبوتية مهمة (مثل تاريخ الميلاد أو رقم هوية المواطن) من أجل
تمييزهم عن بعض.
هذا، ويتم وضع قائمة مرحلية لكل دورة
انتخابية. وتستخدم أحياناً بيانات من واقع القوائم السابقة، لكن لا توجد قائمة
ثابتة للناخبين في نظام القائمة المرحلية، بينما توجد في القائمة الدائمة.
الحد من عدد مراكز
التسجيل
بعد إجراء عملية التسجيل الأولية من أجل
إنشاء سجل دائم، تقوم إدارة الانتخابات بإزالة معظم مواقع التسجيل، وتبقي على عدد
قليل منها فقط للمواطنين الذين يرغبون في التسجيل أو من أجل تحديث بيانات تسجيلهم.
وبالرغم من قلة عددها، فغالباً ما تشكل مراكز التسجيل عنصر التكلفة الرئيسة في
نظام السجل الدائم. ويمكن تخفيض هذه الكلفة باستخدام أسلوب القائمة الإلكترونية
التي تعتمد مصادر عدة للبيانات، الأمر الذي يشبه عملية جمع البيانات للسجل المدني.
يوجد عادة مركز واحد للتسجيل لكل دائرة انتخابية،
وعند إجراء الانتخابات تقوم لجنة الانتخابات بزيادة عدد المراكز أو إنشاء وحدات
متنقلة من أجل زيارة الأماكن التي سجلت نسب تسجيل متدنية في الماضي. ويتوجب على إدارة
الانتخابات وضع معايير أداء (استناداً إلى الحداثة والدقة والشمولية) ومحاولة
تحسين الأداء بطريقة نموذجية.
أهمية التحديث في وقته
قد تصبح
قائمة الناخبين الدائمة قديمة بمرور الوقت، وتساعد هنا معايير الأداء، مثل تحديث
القائمة، في تحديد أوجه القصور والهفوات وكيفية إجراء التحسين والتصحيح.
إن الموعد
النهائي لإجراء أي تعديل على بيانات الناخبين في إحدى البلدان هو في الخريف مثلاً،
حيث يتم نشر قائمة الناخبين الأولية في نهاية شهر تشرين الثاني/نوفمبر من كل سنة،
ويتم بعد ذلك تخصيص وقت لتقديم الالتماسات والاعتراضات. هذا، وتنشر قائمة الناخبين
النهائية بعد ذلك بأربعة أشهر تقريباً، أي في 15 شباط/فبراير. وتبقى هذه القائمة
سارية المفعول من 16 شباط/فبراير وحتى 15 شباط/فبراير من العام القادم، أي بعد
الموعد النهائي لتقديم تعديلات على بيانات الناخبين بفترة 16 شهراً. أما الناخبون
الذين انتقلوا إلى دائرة انتخابية أخرى خلال هذه الفترة، فلا يستطيعون الاقتراع في
دوائرهم الجديدة (وهذا مثال حي على الإقصاء الإداري). وقد قام ذلك البلد بإدخال
تعديلات تسمح بتحديث قائمة الناخبين عدة مرات.
ورغم أن هذا البلد يوصف بأنه من مستخدمي السجل
الدائم، إلا أنه في واقع الأمر يقوم بحملة سريعة سنوية على الناخبين ويحدد أهلية
الناخبين بناء على المعلومات المجمعة وقت الحملة، بدلاً من التحديث بصورة مستمرة
على مدار السنة. ويبين هذا المثال الفرق الواضح بين القائمة المرحلية والسجل
الدائم. وهناك بعض البلدان التي تعتمد السجل الدائم، والتي تقوم بتحديثها مراراً،
وقد تقوم بتبادل المعلومات مع أجهزة عامة أخرى كل شهر أو تقوم يومياً بإدخال
معلومات قدمها الناخبون بشكل مباشر.
في الولايات المتحدة الأمريكية يكون
الموعد النهائي للتسجيل للاقتراع قبل 30 يوماً من موعد الانتخابات، ويطلب من معظم الإدارات إصدار قوائم الناخبين
قبل أسبوعين من الانتخابات على أبعد تقدير.
