تتضمن عملية التسجيل عبر القائمة
المرحلية التعامل مع كم هائل من البيانات. ويمكن إدارة هذه العملية بواسطة الحاسوب
بكفاءة عالية إلا أن ذلك قد لا يكون دائماً عملياً وممكناً. وسواء كان النظام
محوسباً أم لا فإنه يجب أن ينجز عدداً من المهام الرئيسية التالية:
·
تخزين استمارات التسجيل: تعتبر هذه
الاستمارات مستندات قانونية مهمة جداً يجب حفظها وتأمينها بشكل صحيح، لكونها توفر
الدليل الوحيد في حال حدوث التسجيل لأكثر من مرة، وتعد أساسية في محاكمة حالات
التصويت المتكرر.
·
ترحيل البيانات من
نماذج التسجيل إلى قائمة الناخبين: تتطلب هذه العملية في
النظام المحوسب إنشاء قاعدة بيانات لقائمة الناخبين. أما في النظام غير المحوسب
فإن إعداد قائمة الناخبين يدوياً يجب أن يعقب مباشرة عملية جمع البيانات. كما أن
عملية إعداد قائمة الناخبين الأولية تبدأ أثناء القيام بعملية جمع البيانات.
·
تخزين وتسهيل الوصول
إلى البيانات الخاصة بقائمة الناخبين: حتى في القائمة
المرحلية فإنه يتم أحياناً الاحتفاظ بالبيانات من دورة انتخابية إلى التي تليها.
ولكن يتم إجراء تعديلات بصفة مستمرة على البيانات المدرجة في السجل الدائم أو
السجل المدني، ونتيجة لذلك يجب تخزين ومعالجة البيانات لدى عدد من الأجهزة وقواعد
البيانات. تساعد عملية الحوسبة كثيراً في التخزين ولكن يجب مطابقة البيانات الخاصة
بكل ناخب من مختلف مصادرها. وقد وجدت بعض الإدارات الانتخابية أن مطابقة معلومات
من مصادر مختلفة تكون أسهل في حالة تنظيم قواعد بيانات تسجيل الناخبين على أساس
عناوين السكن بدلاً من المواطنين الأفراد.
·
تنظيم جمع البيانات: يعتبر
الإطار الجغرافي أساساً في عملية جمع البيانات، وكلما كانت الوحدات التي يتم تقسيم
المنطقة لها أصغر كلما كان ذلك أسهل. إن إدارة عملية التسجيل في دائرة انتخابية
مكونة من 40,000 ناخب تكون عملية صعبة إذا تم إدراج جميع هؤلاء في ملف واحد، بينما
تكون إدارة التسجيل لمائة وحدة إدارية تشمل 400 ناخب في كل واحدة منها أسهل بكثير.
التخزين قصير الأجل
يجب أن تعمل كافة الأنظمة على توفير
إمكانية تخزين استمارات التسجيل المستكملة بشكل مؤقت، أثناء عملية إعداد وتدقيق
واستكمال قائمة الناخبين. وتطلب العديد من الدول من إدارة الانتخابات الاحتفاظ
بالنماذج الأصلية، وفي حالة وجود موظفين قائمين على التعداد، فإن مسؤولية إعداد
الاستمارات والاحتفاظ بها في مناطقهم الجغرافية تقع على عاتقهم، كما يقومون بتصنيف
القائمة حسب المنطقة أو حسب الأسماء المعينة لهم. وعلى أساس قوائم مأموري التعداد،
يقوم مسؤولو تسجيل آخرون بتجميع وتصنيف القائمة الرئيسية للإقليم حيث أنه لا توجد
قائمة محلية في العديد من البلدان. ويمكن الاحتفاظ بقائمة محلية في النظام القائم
على الدوائر الانتخابية ذات العضو الواحد (أي عندما تنتخب كل دائرة مندوباً واحداً
لها في المجلس التشريعي).
يمكن استخدام استمارات التسجيل لتدقيق
التواقيع على نماذج الترشيح إضافة إلى طلبات الاستفتاء العام (وهي أكثر شيوعاً في
النظام الذي يعتمد السجل الدائم أكثر من القائمة المرحلية). ويجب تخزين كل من
بطاقات إثبات هوية الناخبين والنماذج الفارغة بشكل آمن.
ترحيل البيانات
يتوجب ترحيل البيانات من نقاط تجميعها
المحلية (أي مراكز التسجيل أو مكاتب التسجيل في حال استخدام أسلوب التعداد) إلى إدارة
الانتخابات المركزية من أجل إعداد قائمة الناخبين. إن وجود قاعدة بيانات مركزية
محوسبة تجعل من الممكن ترحيل هذه البيانات من خلال معالجة المعاملات وتدقيق صحتها
بصورة دقيقة جداً، للتأكد من اكتمال إرسال واستلام البيانات كلاً على حده.
هناك عدة طرق لترحيل البيانات إلكترونياً
بين مكاتب الإدارة الانتخابية المحلية والإقليمية أو الوطنية. وفي حال توفر البنية
التحتية اللازمة، يمكن القيام بذلك عبر شبكة الانترنت السلكية أو اللاسلكية، أو
عبر خطوط الهاتف أو حتى الأقمار الصناعية. وفي المقابل، يمكن استخدام البريد أو
أنظمة التسليم المتخصصة لنقل البيانات المتوفرة (مثل النسخ المطبوعة لقوائم
الناخبين)، أو المخزنة في وسائل مختلفة (على الأقراص المدمجة وبطاقات الذاكرة
مثلاً). ومهما كانت الوسيلة المستخدمة فإن الغاية منها هي الحفاظ على هذه البيانات
وتسليمها في الوقت المحدد.
وفي حال عدم استخدام أجهزة الحاسوب، فإنه
يمكن إرسال قائمة الناخبين مطبوعة أو مكتوبة بخط اليد. وينبغي تطوير السياسات
لتحديد أين وكيف يتم تسليم البيانات وكم نسخة يجب تسليمها.
إصدار قوائم الناخبين
إن استخدام أجهزة الحاسوب في إعداد قائمة
ناخبين وطنية يسهل عملية ترحيل البيانات لإدارة الانتخابات الوطنية. وفي الدول
التي لا يتم فيها تنظيم انتخابات وفقاً للدوائر الانتخابية، وإنما يتم اختيار نواب
المجلس التشريعي على أساس نسبة الأصوات التي يحصل عليها كل حزب، فتصبح هناك حاجة لتوفر
بيانات مركزية.
ولكن في بعض الأنظمة الأخرى فإن القائمة
قد تغطي فقط منطقة جغرافية معينة، وخاصة في الدول التي يقوم فيها المواطنون بانتخاب
ممثليهم من كل دائرة انتخابية. وفي هذه الحالة فإن الناخبين يقومون بالتصويت فقط
في المنطقة التي يسكنون فيها، ويمكن تحديث القائمة على مستوى مركز الاقتراع. أما
في المقاطعات الكندية مثلاً، فيتم تحديث القائمة المرحلية على مستوى كل دائرة انتخابية.
تعتبر عملية تجميع عدد كبير من بيانات
تسجيل الناخبين وإصدار قوائم الناخبين عملية مرهقة وتستغرق وقتاً طويلاً. إلا أنه
في هذه الأيام أصبح بالإمكان أتمتة هذه الواجبات بالكامل، باستخدام برمجيات مصممة
خصيصاً لذلك. ولذلك، يتم تصميم برامج حاسوبية بمواصفات محلية وبأسعار مرتفعة
لإنجاز عملية تسجيل الناخبين.
