تحتاج عملية تسجيل الناخبين وخاصة عندما
يتعلق الأمر بالقائمة المرحلية، إلى مجموعة كبيرة من المواد بسبب كثافة الأنشطة وكمية
العمل، حيث يتوجب جمع كمية كبيرة من البيانات في وقت قصير، الأمر الذي يستوجب
استخدام حجم كبير من المواد التي عادة تشتمل على:
·
أثاث مكتبي، مثل: المكاتب، الكراسي، الهواتف،
أجهزة تصوير الوثائق، أجهزة الفاكس، أجهزة الكمبيوتر، إلخ.
·
مواد التسجيل، مثل: النماذج، بطاقات تسجيل
الناخبين، النماذج والبطاقات البريدية، القرطاسيه وشارات التعريف، إلخ.
·
مواد التدريب، مثل: الكتيبات والأدلة،
أجهزة عرض الشفافيات، الشرائح، أجهزة الفيديو، وسائل مساعدة تدريبية أخرى، إلخ.
في كثير من الحالات يتوجب نقل المواد على
طول الدولة وعرضها في وقت قصير، كما يتوجب عادة على مسؤولي الانتخابات استئجار
مكاتب عمل لمدة قصيرة نسبياً. وتكون هذه المكاتب بحاجة الى تجهيز كامل من أجل
التسجيل، ويتم بعد ذلك تفكيكها عند انتهاء مدة التسجيل.
هذه الاحتياجات المتعددة تزيد من مخاطر
الإسراف وارتفاع التكاليف والنفقات، ومن أجل ضبط ذلك يجب وضع سياسات واضحة للمشتريات
مع ضرورة وضع سقف للإنفاق لكل فئة من المواد والخدمات الخاصة بكل منطقة ودائرة انتخابية.
تحدد الظروف المحلية جزئياً طبيعة المواد
الواجب استخدامها في تسجيل الناخبين. فعلى سبيل المثال تكون أجهزة عرض الشفافيات
وأجهزة الفاكس ذات جدوى فقط في المناطق التي يتوفر فيها كهرباء وخدمات هاتفية. وفي
حال عدم توفر هذه الأجهزة يتم استخدام المواد الورقية على نطاق كبير.
الهيكل التنظيمي
تقوم في معظم البلدان إدارة مركزية للانتخابات
تعمل على المستوى الوطني، وتكون مسؤولةً عن سلامة ونزاهة الانتخابات بشكل عام، بما
في ذلك عملية تسجيل الناخبين. وهذه الإدارة المركزية تكون عادة مسؤولة عن تصميم
نظام التسجيل وذلك بحسب الشروط القانونية. كما أنها تقوم بتطوير عناصر الدعم
اللازمة، مثل كتيبات التدريب والسياسات والإرشادات والنماذج الرسمية.
أما في نظام القائمة المرحلية فإن فترة
التسجيل عادة ما تشهد تضخم الجهاز المركزي بصورة دراماتيكية، ليشمل إدارات محلية
كبيرة لا مركزية، وتناط بها مهمة جمع بيانات التسجيل ومن ثم إدخال هذه البيانات في
نموذج مناسب من أجل تحديث قوائم الناخبين الأولية والنهائية. هذا، ويتم توظيف
موظفين للدوائر المحلية لفترات قصيرة جداً، وغالباً ما لا تكون لديهم أية خبرة في إدارة
الانتخابات.
سياسات المشتريات
يمكن لسلطة التسجيل المركزية أو
الإقليمية القيام بمعظم المشتريات وزيادة حجم التوفير بشراء المواد بالجملة. أما
استئجار المكاتب والأثاث وأجهزة الاتصالات بعقود قصيرة الأجل فيمكن القيام به على
المستوى المحلي، لذلك يجب أن يتم العمل ضمن حدود إنفاق محددة. ومن المهم وضع سياسة
مشتريات واضحة توفر إرشادات ثمينة للمؤسسات الانتخابية المحلية، ويجب أن تكون هذه
السياسات والإجراءات وفق المقاييس المعتمدة للمشتريات العامة الأخرى في البلد.
على العموم فإن لكل دولة أو سياساتها
الخاصة بالمشتريات والتي تتناسب مع ظروفها، ويجب أن تعكس هذه السياسات الإطار
التشريعي لتسجيل الناخبين، إضافة إلى سياسة المشتريات للأنشطة الحكومية الأخرى.
الأمن والسلامة
تتطلب عملية التسجيل في نظام القائمة
المرحلية نقل كميات كبيرة من المواد للعديد من المواقع خلال مدة زمنية قصيرة، ويجب
الحفاظ على أمن وسلامة هذه المواد خلال عمليتي النقل والتخزين. لذلك، فإن
الإجراءات الأمنية المناسبة مهمة لإنجاح عملية التسجيل. وفي حال التبليغ عن فقدان
النماذج أو سرقة بطاقات الناخبين مثلاً، فإن ذلك يهز الثقة العامة بنزاهة سير
عملية التسجيل، ومن ثم يشكك في شرعية الانتخابات.
إلا ان بطاقات الناخبين على كل حال ليست
أساسية في النظام الذي يستخدم القائمة المرحلية، واحتمالات استصدارها للناخبين
قليلة. هذا، وينتشر استخدام بطاقات تسجيل الناخبين في الأنظمة التي تعتمد على
السجل الدائم.
المشتريات في ظل نظام السجل
الدائم
هنا يتوجب على إدارة الانتخابات إعداد خطط
مشتريات طويلة الأمد من أجل تحديث القائمة بشكل منتظم. فعلى سبيل المثال، عليها
تقدير نوعية البنية التحتية اللازمة من أجل تنظيم القائمة، وهذا يتطلب عادة مجموعة
كبيرة من مدخلي البيانات وفنيي أنظمة الحاسوب، إضافة إلى أجهزة حاسوب متطورة.
تتطلب القائمة المرحلية زيادة كبيرة في
نشاطات ومصروفات عملية تسجيل الناخبين، وعلى إدارة الانتخابات أن تخطط وفقاً لذلك.
أما السجل الدائم فإنه لا يحتاج الى هذا الارتفاع الحاد، وبذلك ليس هناك ضرورة لتوفير
كميات كبيرة من المواد والمعدات التي ينبغي التخلص منها في وقت قصير. وبدلاً من
ذلك تتطلب القائمة الدائمة وجود عدد من المراكز الإقليمية والمحلية أو إنشاء مكاتب
كمراكز اتصال من أجل تحديث قائمة الناخبين.
استئجار أجهزة الحاسوب
وأنظمة الدعم
سواء استخدمت القائمة المرحلية أو
الدائمة، فإن المعدات المطلوبة تساعد الموظفين الإداريين على انجاز مهامهم بالشكل
المناسب وتنفيذ الإجراءات بشكل فعّال وبكفاءة عالية. وإذا كان من المتوقع وجود حجم
كبير من الأنشطة المصاحبة للحملات الانتخابية، فمن الأفضل استئجار أجهزة حاسوب
بدلاً من شرائها والتعاقد مع مقاول لتوفير أنظمة الدعم. أما إذا قامت إدارة الانتخابات
المركزية بإبرام اتفاقية استئجار لهذه المواد، فإن ذلك سينعكس ايجاباً على كفاءة
الأداء من جهة وتخفيض التكاليف من جهة أخرى.
أما في حالة حملات التسجيل الإلكتروني،
فإنه يتوجب على سلطة الانتخابات شراء أو تطوير المواد وخدمات الدعم معاً. إضافة
إلى ذلك يجب على أفراد الجمهور أنفسهم امتلاك الوسيلة المناسبة للوصول إلى الموقع
الإلكتروني لإدارة الانتخابات، وعند تطوير الخطط من أجل السماح بتحميل النماذج
والمواد الأخرى من موقع الشبكة، فإنه يتوجب على إدارة الانتخابات تسهيل عملية الوصول
إلى هذه الشبكة حتى بالنسبة للأشخاص الذين يستخدمون أجهزة كمبيوتر بطيئة جداً.
