Siempre
que las urnas sean trasportadas de una mesa de votación a un centro de
escrutinio, se tienen que conservar los registros para garantizar que se
mantenga la seguridad y que se cuente con un registro auditable.
De esta
forma se minimizan los riesgos, y si se sospecha de algún faltante o alteración,
el problema puede investigarse adecuadamente.
Es
conveniente utilizar un formato para controlar cualquier movimiento o traslado de
las urnas. En el formato se puede incluir información como la siguiente:
- El
número de serie de los sellos de la urna y de los sobres sellados;
- El
número de sobres sellados que se adjuntarán a la urna y datos básicos de su
contenido (lista de electores, formato para contar los votos, etc.);
- El
nombre o el número y la dirección de la mesa de votación;
- El
nombre o el número y la dirección del centro de escrutinio en donde se
entregarán los materiales, incluyendo la hora y fecha de entrega;
- El
nombre y la firma de la persona que autorizó la operación;
- El
nombre de la persona que recibirá la urna;
- Las
firmas de otros oficiales de la mesa de votación (si es necesario) y de los
representantes de partidos y candidatos.
Además,
se puede dejar un espacio en el formato para incluir información básica del
chofer, del tipo de vehículo que se usa y del número de placas. Si se utilizan
otros medios de transporte, como avión o bote, se puede anotar en el formato
información detallada del tiempo de llegada y del número de vuelo.
Si es
necesario, también se pueden anotar detalles del itinerario en el formato (por
ejemplo, paradas nocturnas).
Finalmente,
se puede indicar en el formato el número de teléfono del encargado en organismo
electoral o el del destinatario para que conductor pueda contactarlos si
necesita asistencia para localizar el centro de escrutinio.
Se
pueden reproducir varias copias de estos formatos para las siguientes personas:
- Para el
oficial de la mesa de votación;
- Para el
oficial electoral a cargo de recibir la urna en el centro de escrutinio;
- Para
las oficinas locales y nacionales del organismo electoral;
- Para la
persona responsable de las urnas durante su transporte;
Es conveniente que se permita que los representantes de partidos
políticos y candidatos cuenten con sus propias copias.
