كلما تم نقل صندوق
الاقتراع من محطة الاقتراع إلى مركز العد، يجب توثيق كافة الخطوات للتحقق من ممارسة
أشد إجراءات الأمن والسلامة، ومن متابعة العملية بشكل حثيث.
وبهذا يمكن الحد
من المخاطر، وفي حال فقدان أي شيء أو الشك بحدوث تلاعب ما، يمكن التحقيق في المشكلة
بسهولة أكبر.
لذلك يجب استخدام
نموذج خاص معد خصيصاً لضبط عملية نقل صناديق الاقتراع. حيث يجب أن يشتمل ذلك النموذج
على مجموعة من المعلومات الهامة، منها:
·
الأرقام التسلسلية للأقفال والأختام المستخدمة في الصندوق
وفي المغلفات المرفقة به.
·
عدد المغلفات المختومة والمرفقة بصندوق الاقتراع ووصف ملخص
لمحتواها (قوائم الناخبين، نماذج عد الأصوات ومطابقتها، إلخ).
·
إسم ورقم محطة الاقتراع وعنوانها.
·
إسم ورقم مركز العد والفرز المرسلة له، وساعة إرسالها من
المحطة.
·
إسم وتوقيع الموظف المسؤول.
·
إسم الشخص الذي يجب أن يستلم الصندوق والمغلفات في مركز العد.
·
تواقيع باقي موظفي محطة الاقتراع، وممثلي الأحزاب والمرشحين.
بالإضافة إلى ذلك
فقد يتم تخصيص فراغ خاص على النموذج لتدوين المعلومات الخاصة بالسائق، ونوعية وسيلة
النقل ورقمها. وفي حال استخدام وسائل أخرى للنقل، كالطائرات أو القوارب، فقد يفضل توثيق
معلومات تفصيلية على نموذج النقل، مثل موعد الرحلة، ورقمها وساعة انطلاقها..
وفي حال الحاجة
فقد يتم كذلك توثيق معلومات تتعلق بمسار سير الصندوق أثناء نقله (كتوثيق واقعة التوقف
للمبيت ليلاً، أو أية حالات توقف أو تغيير للمسار المعتمد مثلاً).
أخيراً يمكن تدوين
رقم هاتف المرسل أو رقم الهاتف الخاص بإدارة الانتخابات وذلك لمساعدة السائق أو القائم
على النقل في حال احتاج إليها لتحديد موقع مركز العد والفرز الذي يجب عليه إيصال الصندوق
له.
ويمكن إعداد نسخ
عدة من هذه النماذج، لكل من:
·
الموظف المسؤول في محطة الاقتراع.
·
الموظف المسؤول عن استلام الصندوق في مركز العد.
·
مكاتب إدارة الانتخابات في الدائرة وعلى المستوى الوطني.
·
الشخص المسؤول عن الصندوق أثناء نقله.
كما ويجب السماح
لممثلي الأحزاب والمرشحين والمراقبين بنسخ ذلك النموذج.
