Independientemente del método que se use para escrutar los votos, ya sea manual o automatizado, es recomendable que cualquier procedimiento de escrutinio comprenda los siguientes elementos:

• Verificación y conciliación de los votos y de los materiales de la votación.

• Clasificación de las papeletas en pilas que representen a los partidos políticos, candidatos y en caso de referéndum, las opciones.

• Conteo de los votos.

• Llenado de las actas de resultados.

• Captura de los resultados.

• Anuncio de los resultados.

Verificación

• Consiste en registrar el número de papeletas que no fueron utilizadas o que fueron estropeadas por los electores. (Las papeletas estropeadas son aquellas que fueron marcadas incorrectamente por el elector y, de ser el caso, sustituidas por otras nuevas o aquellas que presentan algún error de impresión, daño físico o que fueron marcadas de tal forma que pueden ser identificadas como procedentes de un determinado elector y, consecuentemente, no garantizan la secrecía del voto).

• Determinar el número de electores que emitieron su voto de acuerdo con la lista de electores;

• Abrir las urnas y contar el número de votos;

• Conciliar el número de votos en la urna con el número de votos de acuerdo a la lista de electores u otro registro del número de personas que emitieron su voto.

Clasificación

Los votos se clasifican de acuerdo con los partidos políticos o candidatos (o de acuerdo con las opciones, en caso de referendos).

En algunos lugares los representantes de partidos y candidatos tienen la oportunidad de objetar la clasificación, solicitándolo al oficial encargado del escrutinio, ya sea de forma verbal o escrita, según lo prescriba la legislación. El oficial encargado del escrutinio tendrá entonces que determinar cómo se resolverá la objeción (ver Criterios para determinar cuando los votos se deben contar como válidos).

Conteo

Los oficiales de escrutinio contarán el número de votos emitidos por cada partido o candidato.

En algunos lugares, los representantes de partidos y candidatos tienen la oportunidad de objetar el conteo dirigiéndose al oficial de conteo que esté a cargo ya sea de forma verbal o escrita, según lo prescriba la legislación. El oficial a cargo deberá determinar cómo se procede con la objeción.

El oficial separará los votos cuestionados y determinará su aceptación o rechazo de acuerdo a las reglas vigentes (ver Criterios para determinar cuando los votos se deben contar como válidos).

Llenado de las actas y captura de los resultados

En primera instancia, se llena y firma el acta de la votación u hoja de resultados para trasmitirla a la oficina local antes de que los resultados sean transmitidos a nivel regional o nacional. Es recomendable que se permita que los representantes de partidos y los observadores nacionales e internacionales copien los resultados.

No hay interrupción en el proceso hasta que el acta de resultados de las mesas de votación se hace pública y se envía a la oficina central del organismo electoral. Una vez que se termina el proceso de escrutinio, los materiales electorales son llevados a una oficina local para almacenarles de forma segura.

Los resultados provisionales también son enviados al nivel nacional para su publicación. Es conveniente adoptar medidas y procedimientos especiales durante el escrutinio a fin de prever y atender debidamente cualquier impugnación de los resultados.

Como en todos los aspectos de la elección, existen consideraciones administrativas que se relacionan directa o indirectamente con el escrutinio en las mesas de votación. Cada componente del procedimiento tiene sus propias particularidades.

Es conveniente que los representantes de partidos y candidatos tengan la posibilidad de revisar los votos y, en caso de que no concuerden con la decisión del oficial de escrutinio, se les permita presentar objeciones formales que puedan ser la base para impugnar los resultados del escrutinio.

Se pueden utilizar hojas de cálculo para registrar todos los votos válidos así como los votos anulados y las papeletas estropeadas. Todos los votos son contados y ninguno es destruido. Es recomendable que se realice una última rectificación y conciliación del escrutinio antes de llenar el acta de votación.

La urna se vuelve a sellar (con el nuevo número de sello debidamente certificado por los representantes de partidos, candidatos y observadores) y la documentación del escrutinio puede introducirse o adjuntarse a la urna en un sobre por separado.

Es conveniente los representantes de partidos y candidatos tengan la oportunidad de pegar su sello o estampar su firma en las urnas reselladas.

Los oficiales de escrutinio transmitirán los resultados del acta de votación a las oficinas locales/nacionales del organismo electoral por vía telefónica u otros medios. Si los representantes de partidos y candidatos o los observadores presencian la operación y la ley lo permite, es recomendable que puedan tener acceso a una copia del acta.

Cuando se finaliza el escrutinio en las mesas de votación, todos los materiales electorales deben ser transportados a un almacén local seguro. Porque en caso de que se realice un recuento todos los documentos serán necesarios, por eso es muy importante tomar precauciones y sellar el contenido de las urnas.

La oficina local/nacional del organismo electoral sumará los resultados que le transmitieron todas las mesas de votación de los distritos electorales, así como los derivados de cualquier procedimiento especial de votación, como la votación anticipada o en unidades móviles.

Se recomienda que los resultados preliminares incluyan todo tipo de votos para evitar discrepancias entre los resultados preliminares y los finales. Además, es conveniente que tan pronto como estén disponibles los resultados, éstos sean colocados en una pared, pizarrón u hoja de cálculo y que éstos precisen la votación que obtuvo cada partido o candidato.

Los resultados preliminares no oficiales deben publicarse lo más pronto posible. Esto es realizado frecuentemente por los medios de comunicación o por los partidos políticos, dejando al organismo electoral el anuncio de los resultados finales.

En los días que siguen al anuncio de los resultados preliminares, el organismo electoral efectuará el escrutinio final y preparará los resultados oficiales. Si los resultados son cuestionados, se tendrán que realizar procedimientos adicionales.

¿Escrutinio manual o automatizado o una combinación de ambos?

Aunque el escrutinio manual de las papeletas sigue siendo el método más usado, muchos países están optando por usar métodos automatizados de votación y escrutinio ya que resultan más efectivos y accesibles.

La tecnología automatizada puede resultar más barata, rápida y precisa que el escrutinio manual.

También puede mejorar el proceso democrático haciendo más fácil el escrutinio de sistemas electorales complejos.

Se pueden utilizar los avances tecnológicos para reemplazar las papeletas convencionales. El uso de mecanismos electrónicos o mecánicos para el voto directo o de máquinas lectoras de votos, puede eliminar la necesidad de escrutar los votos manualmente, aumentando considerablemente la velocidad del proceso.

Frecuentemente se utiliza la tecnología informática para contar los resultados del escrutinio manual y para elaborar resúmenes de los niveles de mesa de votación, regional y nacional. Los productos estandarizados de software para oficina, como son las hojas de cálculo o las bases de datos, sirven para agregar conteos individuales y presentar resúmenes totales y varios reportes, ya sea en formato electrónico o en papel. Los sistemas computarizados de escrutinio de votos requieren de cuidados especiales para funcionar de manera adecuada y precisa. Los errores en cálculos o en la captura de datos, así como la pérdida de información pueden poner en peligro el desarrollo de la elección.

Se deben realizar exámenes rigurosos a los sistemas electrónicos para asegurar que trabajen impecablemente, aún cuando sólo se planee usarlos para recopilar resultados preliminares o se usen por poco tiempo.

Es conveniente que los formatos de captura de datos se diseñen de forma tal que minimicen errores y faciliten el proceso de captura. Es muy común que se diseñen formatos de captura que repliquen el formato de la pantalla. Resulta muy importante que el entrenamiento de las personas que llenarán manualmente los formularios haga hincapié en la importancia que tienen la exactitud aritmética y la legibilidad del proceso.

Como en cualquier proceso de escrutinio, resulta vital que también en los sistemas computarizados se integren mecanismos de control y revisión. Es conveniente instalar mecanismos de control auditable para monitorear el progreso del escrutinio. Las estadísticas del balance deben usarse para revisar que los resultados de salida sean consistentes con los de entrada.

Un mecanismo de control podría consistir en que, por ejemplo, no se pudiera calcular la votación total para cualquier nivel que fuera más alta que el número de papeletas expedidas a los votantes para dicho nivel.

Se recomienda que la captura de datos en cualquier sistema computarizado siempre se compare con los datos de entrada originales. Esto puede realizarse comparando las estadísticas después de que se introdujeron los datos con los documentos de entrada, o capturando cada dato dos veces, usando distintos empleados para producir un escrutinio paralelo.

Resulta muy recomendable que cualquier sistema computarizado de conteo de votos cuente con planes de contingencia. La información debe respaldarse regularmente (y almacenarse en un sitio distinto,  si el escrutinio continúa por algún tiempo). Es muy importante que se disponga de equipo automatizado de emergencia para utilizarlo en caso de que se de produzca una falla en el sistema original.

Cuando se utiliza un servidor de red, se acostumbra tener un servidor de reserva que pueda sustituir al principal en caso de que falle. También se recomienda que se disponga de técnicos especialistas en la materia que se ocupen de los problemas que surjan. Aún en los países más desarrollados, es muy útil que se disponga de equipos de reserva o alternos de suministro eléctrico que protejan al sistema contra un fallo en el servicio convencional de suministro eléctrico.

El suministro eléctrico debe estar protegido contra aumentos de energía que puedan modificar o destruir los archivos de la computadora. Es muy importante que no se omitan  pasos sencillos  que pueden evitarle serios problemas al proceso, como guardar regularmente los datos de la memoria RAM en el disco duro de la computadora.

Es muy ventajoso para el proceso que se prevean los peores escenarios, con el objetivo de tener medidas de contingencia preparadas.  Si el sistema falla y es imposible recuperarle, es prudente que se pueda cambiar inmediatamente a un sistema manual. Las calculadoras portátiles constituyen un mecanismo de emergencia muy valioso.