Antes de enviar las urnas a un lugar seguro para almacenarlas, es importante que sean selladas, colocando en su interior todos los votos que fueron considerados durante el escrutinio para asegurar así su contenido. Esta medida será muy importante en caso de que se solicite un recuento.

En algunos países también se colocan dentro de la urna, ciertos documentos que se hayan utilizado durante el escrutinio, como las hojas de cálculo, el libro de registro de la votación y la lista de votantes.

Es indispensable que el acto o declaración de resultados se conserve por separado y no se deposite dentro de la urna. Se puede colocar dentro de un sobre y sujetar fuera de la urna. Sin embargo, también es importante sellar este sobre para asegurar que ninguna persona sin autorización tenga acceso a los resultados y que cualquier alteración que se intente pueda ser detectada por las autoridades.

Es conveniente que antes de que la urna sea transportada para su almacenamiento, se haya transmitido al organismo electoral una copia del acta o declaración de resultados. En muchos países se exige que todos los materiales sean entregados a la autoridad responsable.

Es conveniente definir si el libro de registro de la votación debe depositarse dentro de urna o anexarse al acta de resultados. Si el libro de registro de la votación se usa para registrar operaciones fuera de la votación ordinaria, entonces puede ser útil que esté disponible por si el organismo electoral solicita una inspección, sin la necesidad de requerir la autorización de un juez o tribunal (que es el caso en algunos países).

La posibilidad de acceso al libro puede ayudar a aclarar cualquier error que se haya efectuado durante la elaboración del acta de resultados, o cualquier otro procedimiento relacionado con el escrutinio de votos.

Es importante que los representantes de partidos políticos y candidatos autorizados para presenciar el escrutinio oficial, tengan la oportunidad de consultar el libro de registro. Este libro es un documento muy importante que debe guardarse de forma segura, sellarse dentro la urna, o colocarse en un sobre fuera de ella junto con el acta de resultados.

Es conveniente que los votos (y los sobres, cuando sea aplicable) se coloquen en fajos dentro de la urna, organizándolos por categoría (candidatos, votos rechazados, papeletas estropeadas, papeletas sin usar, etc.).

Una vez que los votos y los formatos importantes están dentro de la urna, se le puede sellar y transportar un lugar seguro para almacenarla. Se recomienda que el número de sello, cuando sea el caso, se anote en la declaración de resultados o en el recibo de recepción de la urna que se expida cuando se entregue al almacén. En algunos países el número de la mesa de votación se escribe sobre la urna. Esta medida sólo es posible cuando el material del que está hecho la urna permite la escritura, como el cartón.

Aún cuando se hayan sellado todos los sobres o bolsas plásticas introducidas en su interior, no deja de ser importante que se reselle la urna antes de transportarla. Todos estos documentos serán necesarios en caso de que se solicite un recuento, cuestión que explica por qué es importante sellar la urna.Algunas veces para tener mayor seguridad se utiliza papel sellador y se pide que el oficial de escrutinio y los representantes de partidos políticos y candidatos firmen sobre él para mayor seguridad.