El proceso preparatorio para transportar las urnas es muy importante, sobre todo cuando el escrutinio se realiza en centros de escrutinio.

Cuando las urnas se transportan de una mesa de votación a un centro de escrutinio, se tienen que tomar medidas de seguridad importantes antes de su traslado, como la verificación del número de serie de los sellos de la urna y de la ranura.

Adicionalmente, las urnas deben ser custodiadas desde su salida de la mesa de votación hasta su llegada al centro de escrutinio. Los que custodian las urnas deben incluir a personal de seguridad, observadores, representantes de partidos y candidatos.

Las urnas no pueden quedar sin supervisión en ningún momento. Es necesario que cualquier temor de manipulación de los contenidos de las urnas durante el traslado sean oportunamente previstos y que las medidas de seguridad adoptadas para que permanezcan intactos sean debidamente comunicadas y aplicadas.

Idealmente, los oficiales de escrutinio, así como dos o más representantes de partidos o candidatos, deben custodiar las urnas y documentos electorales. Estas medidas están diseñadas para prevenir fraudes y asegurar que cualquier alteración sea detectada fácilmente.

Para salvaguardar la transparencia, es conveniente que todas las medidas de control se publiquen y sean conocidas por anticipado por todos los participantes en el proceso. Controlar todos los movimientos de las urnas es esencial para mantener la integridad de un proceso electoral democrático.

La selección de la instancia que se hará cargo del traslado, sea del sector privado o público (puede pertenecer a las fuerzas armadas o a la policía), debe decidirse antes de que se convoque a elección y tomar en consideración factores como los siguientes:

• confiabilidad,

• rapidez,

• cobertura del territorio,

• disponibilidad de medidas de contingencia, etc.

La selección del método de transporte y de la organización prevista para realizarlo son factores determinantes para tener éxito en la operación. La confianza en la elección se podría ver afectada si el trasporte no es del todo seguro y no se conduce adecuadamente.

Al cierre de la votación, se debe sellar la ranura de la urna para que no se puedan introducir papeletas adicionales durante el traslado.

Los números de serie de los sellos que se usaron tienen que anotarse en los libros respectivos de la elección y/o en los formatos del transporte. Después, el oficial de escrutinio debe contar el número de papeletas utilizadas tomando como base los folios (la urna debe permanecer sellada), el de papeletas sin usar y el papeletas estropeadas.

Este total tiene que conciliarse y coincidir con el número de papeletas que se recibieron para la apertura de la mesa de votación.

Si se encuentra alguna discrepancia, el oficial de escrutinio tiene que recontar hasta que se encuentren las papeletas faltantes o hasta que se realicen las correcciones apropiadas en los formatos (formato para contar los votos, formatos de transporte y el libro de la elección) indicando las discrepancias.

Todos los formatos se colocan en sobres sellados y se adjuntan a la urna. Los representantes de partidos políticos y candidatos pueden agregar sus firmas a los sellos usados por el oficial de escrutinio o pueden usar sus propios sellos. La urna estará entonces lista para transportarse al centro de escrutinio.

El formato de transporte debe contener varias copias para entregarlas a las personas autorizadas.

Es conveniente que los representantes de partidos políticos y candidatos, el oficial encargado de recibir las urnas en el centro de escrutinio, el organismo electoral y el oficial responsable de las urnas durante su transporte tengan una copia del formato de traslado.