Preparación del traslado de urnas

El proceso preparatorio para transportar las urnas es muy importante, sobre todo cuando el escrutinio se realiza en centros de escrutinio.

Cuando las urnas se transportan de una mesa de votación a un centro de escrutinio, se tienen que tomar medidas de seguridad importantes antes de su traslado, como la verificación del número de serie de los sellos de la urna y de la ranura.

Adicionalmente, las urnas deben ser custodiadas desde su salida de la mesa de votación hasta su llegada al centro de escrutinio. Los que custodian las urnas deben incluir a personal de seguridad, observadores, representantes de partidos y candidatos.

Las urnas no pueden quedar sin supervisión en ningún momento. Es necesario que cualquier temor de manipulación de los contenidos de las urnas durante el traslado sean oportunamente previstos y que las medidas de seguridad adoptadas para que permanezcan intactos sean debidamente comunicadas y aplicadas.

Idealmente, los oficiales de escrutinio, así como dos o más representantes de partidos o candidatos, deben custodiar las urnas y documentos electorales. Estas medidas están diseñadas para prevenir fraudes y asegurar que cualquier alteración sea detectada fácilmente.

Para salvaguardar la transparencia, es conveniente que todas las medidas de control se publiquen y sean conocidas por anticipado por todos los participantes en el proceso. Controlar todos los movimientos de las urnas es esencial para mantener la integridad de un proceso electoral democrático.

La selección de la instancia que se hará cargo del traslado, sea del sector privado o público (puede pertenecer a las fuerzas armadas o a la policía), debe decidirse antes de que se convoque a elección y tomar en consideración factores como los siguientes:

• confiabilidad,

• rapidez,

• cobertura del territorio,

• disponibilidad de medidas de contingencia, etc.

La selección del método de transporte y de la organización prevista para realizarlo son factores determinantes para tener éxito en la operación. La confianza en la elección se podría ver afectada si el trasporte no es del todo seguro y no se conduce adecuadamente.

Al cierre de la votación, se debe sellar la ranura de la urna para que no se puedan introducir papeletas adicionales durante el traslado.

Los números de serie de los sellos que se usaron tienen que anotarse en los libros respectivos de la elección y/o en los formatos del transporte. Después, el oficial de escrutinio debe contar el número de papeletas utilizadas tomando como base los folios (la urna debe permanecer sellada), el de papeletas sin usar y el papeletas estropeadas.

Este total tiene que conciliarse y coincidir con el número de papeletas que se recibieron para la apertura de la mesa de votación.

Si se encuentra alguna discrepancia, el oficial de escrutinio tiene que recontar hasta que se encuentren las papeletas faltantes o hasta que se realicen las correcciones apropiadas en los formatos (formato para contar los votos, formatos de transporte y el libro de la elección) indicando las discrepancias.

Todos los formatos se colocan en sobres sellados y se adjuntan a la urna. Los representantes de partidos políticos y candidatos pueden agregar sus firmas a los sellos usados por el oficial de escrutinio o pueden usar sus propios sellos. La urna estará entonces lista para transportarse al centro de escrutinio.

El formato de transporte debe contener varias copias para entregarlas a las personas autorizadas.

Es conveniente que los representantes de partidos políticos y candidatos, el oficial encargado de recibir las urnas en el centro de escrutinio, el organismo electoral y el oficial responsable de las urnas durante su transporte tengan una copia del formato de traslado.

Creación de un registro para el control de las papeletas

Conciliación de las papeletas

Antes de que inicie la votación, es necesario que se cuente el número de papeletas entregadas por el organismo electoral.

En los países en donde cada partido tiene su propia papeleta y en donde se usan sobres, es importante que se cuenten las papeletas y los sobres y que se verifique que todas las papeletas de los partidos estén disponibles para los electores.

Este es un aspecto importante para crear un registro auditable, porque esta cifra será necesaria para conciliar el número de papeletas usadas/sin usar después de que se realizó la votación.

Para asegurar que no haya faltante alguno, es necesario contar todas las papeletas que se recibieron y verificar sus números de serie o folios (si aplica) usando los talonarios respectivos.

Resulta adecuado, sobre todo cuando las papeletas se entregan a mano, que el número de papeletas se cuente en presencia del oficial que las entregó. Se puede firmar un recibo y adjuntar una copia al libro de registro de la votación. Sin embargo, es más importante aún que el conteo se realice en la mesa de votación en presencia de todos los representantes de partidos y candidatos.

En cualquier caso, la información tiene que anotarse en el formato de control correspondiente.

Una vez que se contaron las papeletas y que se hicieron las anotaciones u observaciones del caso en los formatos, es pertinente mostrar a todas las personas presentes en la mesa de votación que la urna está vacía y proceder entonces a colocarle los sellos de seguridad. Es conveniente que se brinde a los representantes partidos y candidatos la oportunidad de que coloquen sus sellos o firmas en la urna.

El número de serie de los sellos debe anotase en el libro de registro de la votación y en cualquier otro formato que sea necesario. Estos procedimientos son muy importantes porque constituyen la base para integrar un registro auditable. Si se siguen estos procedimientos se pueden evitar muchos errores. Si se presentaran discrepancias, se podrían revisar todos los pasos desde que se empezaron a marcar las papeletas.

Una vez que se completan estos procedimientos preliminares, el oficial a cargo comunica que la mesa está lista para recibir al primer votante.

Al momento del cierre, el oficial a cargo de la mesa anuncia el cierre oficial de la votación. El oficial de la mesa tiene que asegurarse que solo las personas autorizadas puedan presenciar o atestiguar los procedimientos de preparación para el traslado de las urnas al centro de escrutinio.

Es conveniente que se permita que permanezcan en el recinto los oficiales de la mesa de votación, los observadores y los representantes de partidos y candidatos. Si solo están presentes los oficiales de la mesa de votación, se puede pedir a los últimos votantes que se queden a presenciar los preparativos de las urnas para su traslado.

La presencia de los representantes de partidos políticos y candidatos y de observadores electorales es un elemento importante de la transparencia que debe demostrarse en una elección democrática.

Conciliación y procedimientos aplicables en caso de discrepancias

Durante el cierre de la votación y antes de iniciar la conciliación, el oficial electoral a cargo de la mesa tiene que sellar la cerradura de la urna utilizando un sello oficial con número de serie.

El oficial electoral a cargo de la mesa de votación debe contar el número de papeletas que se utilizaron, tomando como base el número de folios (la urna permanece sellada), las papeletas sin usar y las estropeadas.

El total de estas tres categorías debe coincidir con el número papeletas recibidas para la apertura de la mesa de votación.

También se puede realizar una verificación del número de electores que votó e usando la lista de electores y los datos del libro de registro de la votación. Es conveniente que se revise el libro de registro de la votación porque algunos países permiten el registro de electores el día de la elección y estos tienen que agregarse tomando como base los registros del libro. En otros lugares se utilizan formatos distintos para llevar estos registros.

Esta información se puede anotar en el informe de las papeletas que es firmado por el oficial de la mesa de votación, así como por los representantes de partidos y candidatos.

En caso de que se presenten discrepancias en el proceso de conciliación, se tiene que repetir el conteo, verificando las observaciones que se hicieron en el libro de registro de la votación sobre las papeletas estropeadas.

Esto también se puede lograr contando otra vez las papeletas sin usar y los folios utilizados. Si continúan las discrepancias, entonces se tiene que realizar una verificación del número total de papeletas que se enviaron a la mesa de votación con una autoridad de mayor jerarquía (el oficial del distrito electoral y/o el organismo electoral) para revisar las estadísticas e informar a estas autoridades de la situación.

El hecho de mantener regularmente informadas a las autoridades de mayor jerarquía sobre cualquier problema que se presente es una parte importante de la transparencia que requiere la elección.

Si no se encuentra una respuesta satisfactoria para la discrepancia, se tendrán que realizar correcciones y enmiendas en el libro de registro de la votación, en el formato de conciliación o en cualquier otro formato necesario para que reflejen el número debido de papeletas.

Para dar validez a estas nuevas estadísticas, es importante que todas las personas que tengan que estar informadas de la situación lo estén y que concuerden con la decisión. Las personas que deben estar informadas de la discrepancia son los representantes de partidos políticos y candidatos que presencien el escrutinio en la mesa de votación.

Estas personas tienen que llenar un reporte y firmar los formatos y/o el libro de registro de la votación. Entonces, la nueva estadística se convertirá en la oficial para la mesa de votación. Es importante que todos los documentos y formatos que se prepararon se coloquen en un sobre sellado o en una bolsa de plástico para adjuntarlos a la urna.

Para facilitar el transporte, se puede utilizar una bolsa lo suficientemente grande como para que quepan la urna y los sobres adjuntos. Si la urna es muy grande o pesada, se pueden pegar sobre la urna los sobres para asegurar que los sellos de las urnas estén intactos y legibles.

Para más detalles ver Apertura y cierre de las urnas.

Establecimiento de controles de seguridad

Es importante que se establezcan los controles de seguridad adecuados antes de que se trasporten las urnas de la mesa de votación a un centro de escrutinio. Estas medidas previenen cualquier tentativa de fraude y aseguran que, si se presentan alteraciones, se puedan detectar con facilidad. Estos controles son esenciales para mantener la transparencia e integridad del proceso electoral.

Los oficiales de la mesa de votación tienen que observar estrictamente los procedimientos de seguridad y es conveniente alentar a los representantes de partidos políticos y candidatos a que presencien el proceso.

El oficial a cargo de la mesa de votación tiene que verificar que el sello de la urna esté intacto y que el número de serie sea el mismo que el que se registró al abrir la mesa de votación.

También se tiene que verificar el sello que se puso en la ranura de la urna después del cierre de la votación. Es imperativo que no se trasporte ninguna urna que no haya sido sellada.

Resulta muy importante y útil que se llevan registros de los números de serie de los sellos y que se permita que los representantes de partidos políticos y candidatos conozcan esos registros.

Puede ocurrir que los representantes de partidos políticos y candidatos deseen colocar sus propios sellos en la urna, o simplemente estampar su firma o iniciales sobre sellos que utilizó el organismo electoral.

Si los representantes de partidos y candidatos van a colocar sus propios sellos en la urna, es recomendable que se realice una consulta previa para asegurar que los sellos que utilicen quepan en la urna y que la urna sea capaz de recibir todos los sellos.

Algunas urnas están hechas de un material que facilita la colocación de sellos o firmas, mientras que otras impiden su colocación. Se tiene que especificar el formato y diseño de los sellos para evitar que se usen los sellos como propaganda. Se tiene que especificar y respetar el nivel de solidez que necesitan los sellos: si esto no se hace, los sellos se pueden romper o caer mientras se mueve la urna, ocasionando quejas innecesarias.

Los controles en el proceso de elaboración de los sellos oficiales que usa el organismo electoral deben brindar las garantías necesarias para que sea imposible su sustitución. Adicionalmente, los sellos deben ser lo suficientemente fuertes como para asegurar que no se romperán cuando se muevan las urnas.

Es altamente recomendable que se hagan las pruebas necesarias antes de que se ordenen y produzcan grandes cantidades de sellos. Los sellos tienen que numerarse en serie.

Es necesario que las medidas de control se publiquen y sean conocidas por anticipado por todos los participantes en el proceso y por el público en general, a fin de dar pruebas de transparencia y seguridad.

Sin embargo, se tiene que mantener cierto nivel de la secrecía en relación a las características de los materiales que se utilizarán para evitar que se reproduzcan o copien ilegalmente. Por ejemplo, cuando se informa sobre el uso de sellos, no se tiene que revelar el diseño exacto del logotipo (si lo hay) o algún otro detalle en específico. Si se encuentran copias, será fácil distinguir entre los sellos oficiales y los falsificados.

Si los sellos llegan rotos, se debe preparar un reporte que sea firmado por los oficiales y los representantes de partidos políticos y candidatos.

Creación de registros para el transporte

Siempre que las urnas sean trasportadas de una mesa de votación a un centro de escrutinio, se tienen que conservar los registros para garantizar que se mantenga la seguridad y que se cuente con un registro auditable.

De esta forma se minimizan los riesgos, y si se sospecha de algún faltante o alteración, el problema puede investigarse adecuadamente.

Es conveniente utilizar un formato para controlar cualquier movimiento o traslado de las urnas. En el formato se puede incluir información como la siguiente:

• El número de serie de los sellos de la urna y de los sobres sellados;

• El número de sobres sellados que se adjuntarán a la urna y datos básicos de su contenido (lista de electores, formato para contar los votos, etc.);

• El nombre o el número y la dirección de la mesa de votación;

• El nombre o el número y la dirección del centro de escrutinio en donde se entregarán los materiales, incluyendo la hora y fecha de entrega;

• El nombre y la firma de la persona que autorizó la operación;

• El nombre de la persona que recibirá la urna;

• Las firmas de otros oficiales de la mesa de votación (si es necesario) y de los representantes de partidos y candidatos.

Además, se puede dejar un espacio en el formato para incluir información básica del chofer, del tipo de vehículo que se usa y del número de placas. Si se utilizan otros medios de transporte, como avión o bote, se puede anotar en el formato información detallada del tiempo de llegada y del número de vuelo.

Si es necesario, también se pueden anotar detalles del itinerario en el formato (por ejemplo, paradas nocturnas).

Finalmente, se puede indicar en el formato el número de teléfono del encargado en organismo electoral o el del destinatario para que conductor pueda contactarlos si necesita asistencia para localizar el centro de escrutinio.

Se pueden reproducir varias copias de estos formatos para las siguientes personas:

• Para el oficial de la mesa de votación;

• Para el oficial electoral a cargo de recibir la urna en el centro de escrutinio;

• Para las oficinas locales y nacionales del organismo electoral;

• Para la persona responsable de las urnas durante su transporte;

Es conveniente que se permita que los representantes de partidos políticos y candidatos cuenten con sus propias copias.

Acuerdos para el traslado de las urnas a los centros de escrutinio

Arreglos internos

Se recomienda que los arreglos de transporte sean planeados y negociados antes de que se convoque a elecciones. El organismo electoral debe asegurarse que la compañía seleccionada tenga la capacidad para entregar las urnas dentro del tiempo requerido y use los controles de seguridad adecuados.

La selección de una compañía de transporte (pública o privada) o de una organización (nacional, regional, internacional, de la policía, del ejército u otro servicio de seguridad) será dictada por el contexto político, social y económico de cada país y depende de varios factores de riesgo.

Se recomienda que los factores de reputación, confiabilidad, fuerza financiera, cobertura territorial, capacidad de rastreo de la carga, velocidad de entrega y disponibilidad de medidas de contingencia se usen como un criterio de evaluación para elegir al transportista.

Cuando se convoca a elecciones, es deseable contar ya con un contrato en el que se detallen las obligaciones y procedimientos. El contrato tiene que incluir cláusulas específicas de operación y penas por entrega parcial o con retraso. Para aumentar la transparencia es conveniente que el contrato se conceda mediante un proceso de licitación.

Si no es posible seleccionar solo a una compañía u organización para realizar todo el transporte, o si la situación política requiere la presencia de fuerzas de seguridad o de personas de confianza, se tienen que tomar precauciones para permitir que los representantes de partidos y candidatos acompañen las urnas. Sin embargo, el derecho de acompañar las urnas debe ser extensivo a todos los partidos y candidatos.

Para limitar el número de personas que participen en el proceso de transporte, se pueden concertar acuerdos previos para procurar que solo los representantes de dos tendencias políticas distintas vayan en el mismo vehículo o, si esto es imposible, que vayan en un vehículo por separado.

Es importante que se permita que los observadores acompañen las urnas, pero por razones prácticas, tendrán que seguirlas en un vehículo por separado. En determinados ambientes políticos es probable que se necesite del apoyo de las fuerzas de seguridad.

El organismo electoral tiene que preparar y concertar los acuerdos con las fuerzas de seguridad antes del día de la elección para precisar la extensión y el nivel de seguridad necesarios.

Si esto no se planea adecuadamente, las necesidades pueden convertirse en una carga para las fuerzas de seguridad.

Los acuerdos de seguridad tienen que hacerse del conocimiento de los partidos políticos y candidatos. Esto es particularmente importante si la población o los partidos políticos desconfían de las fuerzas de seguridad.

Arreglos internacionales

El transporte de papeletas a través de las fronteras nacionales y por el mundo necesita de un enfoque distinto al de los acuerdos domésticos e involucra una planeación muy cuidadosa.

Los retrasos ocasionados por zonas horarias, trámites aduanales, horarios de servicio, etc. pueden impactar la fecha o la hora para iniciar el proceso de escrutinio. (Ver Consideraciones especiales para el escrutinio de los votos emitidos fuera del país).