Traslado de urnas

Las urnas deben transportarse al centro de escrutinio en un vehículo que tenga un compartimiento cerrado cuyo acceso pueda bloquearse o sellarse. Toda la información del vehículo, del chofer, los números de sellos usados en el compartimiento cerrado, etc. tiene que anotarse en un recibo que se le entregue al chofer.

Esta misma información tiene que comunicarse al centro de escrutinio para que pueda verificarse contra el recibo. Estas medidas promueven la eficiencia del transporte y previenen el fraude.

En el proceso de transferencia de un método de transporte a otro (cuando se usa más de un tipo de transporte como de un camión a bote y después de regreso a un camión), es recomendable que el conductor verifique lo siguiente: que se transfieren todas las urnas; que se haya colocado un nuevo sello sobre el compartimiento del nuevo vehículo de transporte; y anotar el número de los nuevos sellos sobre el recibo. El conductor debe firmar el recibo indicando que la transferencia se hizo correctamente.

Las personas que acompañan las urnas (representantes de partidos políticos, candidatos y oficiales electorales) también tienen que firmar el recibo.

En las áreas en donde la violencia puede comprometer la entrega de las urnas, es apropiado que se utilice un vehículo que escolte al que lleva los documentos. Para brindar la seguridad necesaria, se puede hacer uso de las fuerzas armadas, de la policía, o de una organización nacional o internacional. Es importante que un oficial electoral y los representantes de los partidos políticos acompañen las urnas y los observadores los pueden seguir en otro vehículo.

Las urnas no deben ser desatendidas en ningún momento a menos que estén encerradas en un recinto seguro. Para demostrar transparencia durante el transporte, se debe alentar a los representantes de partidos políticos y candidatos para que acompañen las urnas de la mesa de votación al centro de escrutinio.

Es importante que se realicen acuerdos previos con los partidos políticos y candidatos para determinar quienes participaran en el traslado, ya que no será posible que varios representantes de partidos y candidatos acompañen las urnas durante su transporte.

Una vez en el centro de escrutinio, el oficial responsable de recibir las urnas debe pedir al chofer el recibo y verificar toda la información: números de sellos, identificación del chofer, etc. La misma información tiene que contrastarse contra la que se haya comunicado previamente.

Posteriormente, el oficial puede proceder a romper el sello del contenedor para contar y trasladar las urnas del vehículo al lugar planeado en el centro de escrutinio. Se deben verificar todos los formatos que se adjuntaron a la urna así como los sellos, después se pondrá sobre la urna una marca o cinta de color para indicar que l está lista para el escrutinio.

El oficial responsable de recibir las urnas, el chofer y los representantes de partidos políticos y candidatos deben completar y firmar el recibo.

Se tienen que dar copias del recibo al chofer, a los representantes de partidos políticos y candidatos y el recibo original lo debe conservar el oficial electoral que recibió las urnas en el centro de escrutinio.

Seguridad de las urnas durante el traslado

Cuando se transportan una o más urnas de la misma mesa de votación hacia el centro de escrutinio, es recomendable utilizar un solo vehículo.

De ser posible, se recomienda que al menos dos representantes de distintos partidos o viajen en el mismo vehículo que el oficial electoral. También es conveniente permitir que los observadores acompañen las urnas.

Es recomendable rentar un vehículo que tenga un compartimiento cerrado en la parte trasera con una cerradura que pueda sellarse, ya que algunas urnas son voluminosas y pesadas y resulta más práctico que un vehículo transporte las urnas de distintas mesas de votación hacia el centro de escrutinio.

Una vez que se cierra el cerrojo, se pueden comunicar al destino final, mediante fax o teléfono, los datos como el número de serie del sello junto con una breve descripción del contenido (número de urnas y de sus respectivas mesas de votación) el nombre del chofer y de los pasajeros. Estos datos servirán para verificar el contenido cuando la carga llegue a su destino. Esa información también tiene que registrarse en un recibo.

Cada vez que se agregan urnas al cargamento, se tiene que usar un sello nuevo y el número del sello anterior tiene que registrarse. Normalmente, estas medidas son suficientes para impedir que se realicen alteraciones en las urnas.  

En áreas en donde la violencia puede comprometer la entrega de las urnas, es apropiado que otro vehículo escolte al que lleva los materiales. Dependiendo de la seguridad del área, los vehículos de escolta pueden ser suministrados por el ejército o la policía.

La presencia de las fuerzas de seguridad es una ventaja porque sus vehículos generalmente cuentan con equipos de comunicación que pueden usarse en caso de emergencia.

Se recomienda que la transmisión de los datos del trasporte al centro de escrutinio o al organismo electoral se realice antes de que salgan los vehículos y es conveniente que los representantes de partidos políticos, candidatos y observadores viajen con los vehículos escoltas, conforme a los acuerdos que se hayan pactado.

El transporte de las urnas en las áreas más peligrosas y violentas puede hacerse con la asistencia de vehículos militares o de policía. Será necesario que se disponga de vehículos armados que estén equipados con radios o teléfonos para que provean la seguridad necesaria. Sin embargo, es importante que los acuerdos con partidos políticos y candidatos se realicen antes del día de la elección, especialmente en áreas en donde ha sido cuestionado el rol del ejército y la policía en el proceso.

Para responder a cualquier posible crítica, es importante que se permita que los oficiales de las mesas de votación, los representantes de partidos y candidatos y los observadores viajen en los mismos vehículos armados, conforme a los acuerdos que haya negociado el organismo electoral.

Si en el destino final se advierte que alguna urna fue alterada o se perdió, el problema tiene que ser reportado directamente al organismo electoral. Tan pronto como sea posible, las autoridades electorales deberán iniciar una investigación y entrevistar al chofer para reconstruir la secuencia de eventos y, si es necesario, confirmarlo con los pasajeros.

Para facilitarla reconstrucción de los hechos, es recomendable darle al chofer un diario o bitácora para que anote las horas de salida y llegada, así como sucesos que hayan ocurrido durante el traslado (paradas por gasolina, descansos, horas de dormir, etc.). En ningún momento se debe desatender al vehículo que transporta las urnas.

Incluso durante paradas inevitables, es importante que los pasajeros y el chofer se turnen para vigilar las urnas.

Descarga de las urnas

Cuando los vehículos que transportan las urnas llegan al centro de escrutinio, los oficiales designados tienen que descargar las urnas conforme van llegando.

Si se está formando una fila de vehículos, un encargado puede distribuir recibos que indiquen el tiempo de llegada. Esto mantendrá un orden secuencial para la atención de los vehículos/equipos y también ayudará a tener un registro exacto de los tiempos de llegada.

Se tiene que pedir al chofer el recibo y/o el formato de transporte (ver Registros de Transporte) para verificar: su identificación, los números de sello, etc.

También se tiene que contrastar la documentación contra la información que se haya recibido previamente de la mesa de votación. Solo una vez que se completa la verificación y se conoce el número exacto de urnas que se recibirán se puede romper el sello del vehículo.

Las urnas se descargan del vehículo una por una y se llevan al destino planeado dentro del centro de escrutinio. Los oficiales del centro de escrutinio deben supervisar constantemente esta operación. El oficial responsable de la recepción tiene que verificar que los sellos no estén rotos y que los sobres sellados estén adheridos a las urnas.

Si todas las medidas de seguridad están en orden, se les puede colocar a las urnas una etiqueta, cinta de color, u otro tipo de identificación, conforme se descargan del vehículo. Esto indicará que esas urnas han sido verificadas y que están listas para ser escrutadas. Esta medida puede ayudar a evitar que se escrute dos veces la misma urna, o que se pierda durante el conteo.

Las urnas que están listas para escrutarse deben estar ubicadas en un lugar en donde no se confundan con las que ya se escrutaron.

Cuando se ha terminado de descargar todas las urnas del camión, se tiene que realizar una última verificación del número de urnas recibidas contra el número señalado por los registros de transporte. Se puede entregar un recibo al chofer que señale que se completó la entrega y es importante que el oficial encargado de recibir las urnas conserve una copia.

Si los sellos de las urnas están rotos o se encuentra alguna señal de fraude, las urnas tienen que separarse y colocarse en un área en la no se puedan mezclar con las otras. Los oficiales, los conductores, los representantes de partidos y candidatos tendrán que llenar un reporte y firmarlo.

Esas urnas tendrán que identificarse mediante una etiqueta o algún otro tipo de distintivo para que no se abran y se asegure que no se confundan con las que ya se escrutaron. Cualquier asunto de presunto fraude tiene que reportarse inmediatamente al organismo electoral para que pueda iniciar una investigación.

Estas urnas no se tocaran y estarán aseguradas hasta que se reciban instrucciones del organismo electoral.

Registros de transporte

Es necesario que se elabore un documento o algún tipo de comunicado que informe al centro de escrutinio que el vehículo ha partido de la mesa de votación.

Este comunicado puede transmitirse mediante teléfono o fax y debe proporcionar la siguiente información al centro de escrutinio:

• Nombre del chofer,

• Nombre de los pasajeros,

• Número de las urnas y de sus respectivas mesas de votación,

• Número de los sellos que tienen las urnas,

• Número del sello de los compartimentos,

• Tiempo de salida,

• La ruta que tomará el vehículo,

• Tipo de vehículo, etc.

Este documento/información se verificará contra la que se tenga durante la descarga del vehículo.

Se tienen que verificar cuidadosamente la cantidad de urnas y los números de sus mesas de votación. Si se encuentran discrepancias, deben anotarse en el registro y comunicarse inmediatamente al organismo electoral.

Si faltan urnas, la información se debe verificar con el punto de partida para asegurar que no haya habido cambios o errores de registro cuando salió el vehículo. En principio, no se debe descartar la posibilidad de que una presunta urna extraviada se haya enviado en otro vehículo.

Si el vehículo que transporta las urnas tiene un compartimiento sellado, se tienen que verificar los números de serie contra la información que se proporcionó antes de la salida.

El chofer no debe romper los sellos a menos que el oficial electoral del centro de escrutinio esté presente y haya verificado el número. En este caso, es conveniente observar todos los pasos que se han mencionado.

Cuando se ha verificado y comprobado toda la información, el oficial responsable de recibir la urna firma el recibo y anota el tiempo y fecha de llegada.

También el chofer y los representantes de partidos y candidatos que acompañaron la urna tienen que firmar el recibo. Se tiene que permitir que cada uno de los involucrados conserve una copia del recibo. Si el chofer no le puede entregar al oficial electoral un recibo o comprobante de transporte, será necesario tomar medidas especiales.

Se tiene que comprobar la identidad del chofer y de los pasajeros contra la información que haya sido recibida previamente. También se tienen que verificar las placas y el número de sello del compartimiento del vehículo.

Cuando se confirma toda la información, los oficiales pueden proceder a la apertura y cierre de las urnas. Sin embargo, si no se entrego el recibo o comprobante respectivo, el oficial responsable de recibir las urnas en el centro de escrutinio tiene que hacer las observaciones necesarias en el libro de registro. En cualquier caso, las discrepancias tienen que ser reportadas inmediatamente al organismo electoral.