Cueillette de toutes les données
La liste périodique est établie en plusieurs étapes. Les commis commencent d'abord par inscrire les données sur des formulaires ou à saisir les données, si le processus est informatisé, alors même que les recenseurs et les centres d'inscription continuent à recueillir les données d'autres électeurs. Les données peuvent être traitées sur une base régionale ou nationale. Il arrive que les renseignements soient traités manuellement. Les renseignements sont alors entrés à la main dans un registre principal et l'électeur reçoit un reçu.
La cueillette des données d'inscription se fait normalement sur la base de petites unités géographiques. S'il n'existe pas d'unités administratives définies (on les appelle parfois des sections de vote ou des secteurs de vote), on utilise le nom de la communauté, du village, du quartier ou de toute autre désignation semblable, y compris de la section de vote. Il est habituellement difficile de trier des dizaines de milliers de dossiers d'inscription manuellement. Les listes volumineuses informatisées peuvent aussi être problématiques. Lorsque les listes sont informatisées, on préfère souvent trier les listes dans un ordre géographique selon le nom des rues et les numéros civiques. Cet ordre est particulièrement favorisé pour les activités de campagnes électorales.
Lorsque la période de cueillette de données est terminée, soit par recensement ou par des centres d'inscription, il existe souvent une période pendant laquelle les électeurs peuvent s'inscrire par la poste. Si la liste est informatisée, la fermeture de cette période peut coïncider avec la date finale de saisie de données en vue de la production de la liste finale. Si la liste est manuscrite, on doit attendre que tous les documents aient été reçus avant de commencer la transcription des renseignements. La liste peut également être dactylographiée ou manuscrite. On peut en faire des copies soit par photocopieur ou procédé offset.
Production de la liste
La production de la liste est le résultat d'une série d'étapes qui sont toutes reliées. L'approche normale est de travailler à partir d'une unité géographique. On doit alors rassembler tous les formulaires d'inscription d'une unité, imprimer ou créer une liste des électeurs inscrits pour cette unité et finalement imprimer ou créer une liste des électeurs dans un ordre prédéfini. Lorsqu'il s'agit d'une liste manuscrite, l'ordre est normalement celui des noms de famille et des prénoms. Elle peut également être préparée par communauté, rue, adresse civique s'il y a lieu, nom de famille et prénoms. La liste préliminaire peut également contenir le sexe de chaque électeur inscrit, tout autant que d'autres renseignements comme son occupation, son âge et son numéro de téléphone.
La liste peut être préparée dans un ordre géographique, soit par exemple par rue. Lorsqu'il y a lieu, elle peut être préparée par ville, village, endroit peuplé ou tout simplement par ordre alphabétique.
Chaque étape de l'établissement de la liste est critique. Des retards, des erreurs de dactylographie, des erreurs à la saisie de données ou des erreurs d'impression peuvent influencer de façon significative l'ensemble du processus. Il faut déterminer à l'avance les installations qui sont en mesure de reproduire la liste adéquatement. Il faut à tout prix arrêter à l'avance des plans de rechange dans l'éventualité où une étape ou une autre connaissent des imprévus. Toute difficulté peut contribuer à faire augmenter les coûts ou à porter atteinte à l'intégrité de la liste. Lorsque le processus d'inscription se déroule pendant la période électorale, chacune des étapes doit respecter les échéances.
