ينظر هذا القسم في المهام العامة التي يجب التطرق لها في جميع أنظمة تسجيل الناخبين، سواء التي تستخدم القائمة المرحلية أو السجل الدائم أو السجل المدني. ويركز على أهمية التخطيط المسبق للتعامل مع التحديات التي تظهر عند تطوير أنظمة التسجيل، ويشير إلى بعض الصعوبات المتأصلة في الرد على هذه التحديات. وفيما يلي بعض القضايا التي يعالجها هذا القسم:
·
التخطيط: يجب أن يكون نطاق التخطيط مناسباً للأوضاع والظروف المحلية، فالقائمة المرحلية تحتاج إلى جهد أكبر في مدة زمنية قصيرة قبل عملية الانتخابات، إلا أن البنية الإدارية تكون بسيطة في فترة ما بين
الانتخابات. ويجب التخطيط للقائمة الدائمة بحيث تسمح بإعادة استخدام البيانات الموجودة في التسجيل الأولي. كما يمكن لدائرة السجل المدني الحصول على البيانات مباشرة أو استطلاع البيانات التي يتم تجميعها من قبل الأجهزة الأخرى.
·
الإطار القانوني والإداري: الإطار القانوني يضع الخطوط الإرشادية لأهلية الناخب وكيفية إجراء التسجيل. وتلعب كلٌ من إدارة الانتخابات المركزية ومكاتب الانتخابات المحلية دوراً في الأعمال الإدارية والتي تتعامل مع إدارة الموظفين والبنية التحتية للمكاتب والمواد.
·
اللوجستيات: تحتاج عملية تسجيل الناخبين إلى تجميع كميات كبيرة من المعلومات وتدقيقها وتدوينها وتخزينها ضمن إطار زمني محدود. وبالنسبة للقائمة المرحلية هناك حاجة لعدد كبير من الموظفين للعمل بوظائف مؤقتة. أما في السجل الدائم فالجهود مستمرة من أجل تحديث بيانات الناخبين. ويمكن الحصول على البيانات بطريقة مباشرة لغايات التسجيل المدني وترحيلها من مؤسسات أخرى تُعنى بجمع البيانات الخاصة بالمواطنين.
·
جمع البيانات لغايات التسجيل: يجب أن تحدد إدارة الانتخابات نوعية البيانات المطلوبة وإعداد خطة عمل من أجل تجميعها. بخصوص القائمة المرحلية يمكن تجميع البيانات أثناء الحملة الانتخابية أو قبلها بقليل. أما بالنسبة للسجل الدائم فيتم إدخال التغييرات بشكل منتظم من أجل تحديث القائمة. أما القاعدة الأساسية هنا فهي تبسيط الإجراءات واتخاذ إجراءات أمنية احترازية معقولة.
·
المشتريات: نظراً لوجود كميات كبيرة من المواد المستخدمة في عملية تسجيل الناخبين، يجب أن تقوم سياسة المشتريات على الاستفادة من الحسومات الممنوحة للمشتريات بالجملة. وهذا يوفر الكثير عند شراء المواد بالجملة، كما يمكن استئجار المعدات والأجهزة التي تكون مطلوبة لمدة زمنية قصيرة.
·
البنية التحتية التشغيلية: يحدد النظام المعتمد لتسجيل الناخبين نوعية البنية التشغيلية. فنظام القائمة المرحلية يتطلب إنشاء مكاتب تسجيل لمدة زمنية قصيرة، بينما يكمن التحدي الرئيسي في نظام القائمة الدائمة في ربط البيانات المتوفرة من مصادر وقواعد مختلفة.
·
تثقيف الناخبين: تحتاج جميع أنظمة تسجيل الناخبين الى مستوى معين من التثقيف المدني. وفي بعض الحالات تحتاج إدارة الانتخابات فقط إلي الإعلان أن الأفراد المؤهلين عليهم المباشرة بالتسجيل حتى يتمكنوا من الانتخاب. وفي بعض الدول الأخرى لا سيما ذات المستوى المتدني من تسجيل الناخبين، تحاول إدارة الانتخابات و/أو وسائل الإعلام وفئات المجتمع المدني إقناع الجمهور بأهمية التسجيل والاقتراع.
·
اختيار الموظفين وتدريبهم: عملية تسجيل الناخبين تحتاج إلى جهد مكثف لا سيما القائمة المرحلية. وهناك وسائل أخرى لتسجيل الناخبين على فترات زمنية أطول، وتحتاج إلى المزيد من الموظفين بعقود أطول. وفي كلتا الحالتين تحتاج إدارة الانتخابات إلى توظيف وتدريب عدد كبير من الموظفين.
·
التنفيـــذ: لا تترك عملية تسجيل الناخبين مجالاً للأخطاء الإدارية. يجب على إدارة الانتخابات أن تخطط كيف تتعامل مع المشاكل، كما يجب أن تكون لديها حلول احتياطية لمواجهة الحالات الطارئة.
·
تجميع بيانات التسجيل: من أجل تجميع بيانات تسجيل الناخبين يمكن لإدارة الانتخابات إجراء تعداد لمساكن المواطنين وإنشاء مراكز للتسجيل (إما ثابتة أو متنقلة) وأن تسمح بالتسجيل بالبريد أو حتى على الموقع الإلكتروني، أو عقد اتفاقيات من أجل تداول البيانات مع الأجهزة الحكومية الأخرى. ويتوجب على إدارة الانتخابات أن تحصل على البيانات المطلوبة من أجل إثبات هوية الناخبين وتدقيق قائمة الناخبين.
·
تخزين بيانات التسجيل: توجد أنظمة محوسبة وغير محوسبة من أجل حفظ الملفات وتخزين بيانات التسجيل بشكل آمن. وصحيح أن نظام التسجيل غير المحوسب له عدة ميزات حسنة، إلا أن التوثيق الأصلي يتطلب التخزين إما عبر النماذج الورقية أو الملفات الممسوحة ضوئياً.
·
إصدار قائمة الناخبين الأولية: بعد تجميع بيانات التسجيل يمكن لإدارة الانتخابات إصدار قائمة أولية للناخبين، وهذه غالباً ما تسلم للأحزاب السياسية والمرشحين لاستخدامها عند الاتصال بالناخبين. ومن جهتهم يمكن للناخبين تدقيق وفحص دقة بياناتهم التسجيلية كما هي واردة في تلك القائمة.
·
طريقة الإعداد: طريقة إعداد قائمة الناخبين لها عدة مراحل، وأية مشاكل تنشأ في مرحلة ما تقلل من سبل النجاح الإجمالي لها. ويمكن إصدار القائمة محلياً أو مركزياً، وفي كلتا الحالتين لا بد من وجود تسهيلات لنقل البيانات بطريقة آمنة بين مختلف مكاتب الانتخابات المحلية والمركزية.
·
تحديث قائمة الناخبين: يجب تحديث القائمة الدائمة للناخبين بصورة منتظمة بعد إصدارها بشكلها الأولي. وبافتراض وجود نسبة عالية من تنقلات السكان في العديد من المجتمعات، فقد تجد إدارة الانتخابات صعوبة في مواكبة وتتبع التغيرات التي تطرأ على العناوين. وإذا لم يكن مطلوباً من الناخبين بالقانون إخطار إدارة الانتخابات عند انتقالهم من أماكن سكناهم، فإن قائمة الناخبين سرعان ما تفقد دقتها.
·
الإستراتيجيات الترويجية: تقوم إدارة الانتخابات بتبني وسائل اتصال مناسبة من أجل الإعلان عن قائمة الناخبين الأولية عندما تكون جاهزة للمراجعة من قبل الأحزاب ذات العلاقة. وتتضمن استراتيجيات الترويج الدعاية مدفوعة الثمن وإعلانات الخدمة العامة وإرسال بطاقات بالبريد للناخبين المسجلين أو عن طريق الإعلانات المنشورة في الساحات العامة. وينبغي توخي الحذر من ألا تؤدي هذه الأدوات
الاتصالية إلى إساءة استخدام قوائم الناخبين.
·
جمع التعديلات على القائمة الأولية :بعد إعداد قائمة الناخبين الأولية وتعميمها على نطاق واسع، هناك مدة زمنية يسمح فيها بمراجعة بياناتها. فقد يكون هناك بعض الناخبين المؤهلين الذين لم يتم إدراجهم في القائمة أو تم إدراجهم ببيانات خاطئة، كما قد توجد بعض الأسماء التي يجب إزالتها وحذفها. ويجب أن يكون لدى إدارة الانتخابات إجراءات معينة للتعامل مع عرائض الادعاءات والاعتراضات.
·
إصدار قائمة الناخبين النهائية: بعد إجراء عمليات المراجعة الضرورية يتم إصدار القائمة النهائية التي يتم
استخدامها يوم الانتخابات. ويمكن إصدارها مركزياً أو محلياً،
الأمر الذي يتوقف إلى حد ما على حجم القيود الزمنية.
·
توزيع قائمة الناخبين النهائية: يجب أن يكون لدى كل مركز اقتراع نسخة من قائمة الناخبين النهائية في يوم الانتخابات. أما بخصوص إدارة الانتخابات، فإن هذه القائمة تعطي بيانات محددة عن أهلية الانتخاب لكل شخص في القائمة. كما يمكن للأحزاب السياسية استخدام القائمة للتأكد من إجراء التغييرات المطلوبة في القائمة الأولية للناخبين.
·
حفظ سجل بالتعديلات: تشكل مصداقية قائمة الناخبين تحدياً أساسياً، ويجب أن يكون مسؤولو الإدارة الانتخابية على استعداد للدفاع عن القرارات الخاصة بأهلية أي فرد أو مجموعة من الأفراد للاقتراع، وعليهم أن يحتفظوا بالوثائق المتعلقة بالقرارات الصادرة حول الحق في الانتخاب، وتتبّع التغييرات التي تطرأ على بيانات الناخبين ووضع آلية لتقديم عرائض الالتماس.
·
تاريخ إقفال باب التسجيل: إن الهدف من عملية تسجيل الناخبين هو إيجاد قائمة شاملة للناخبين تكون محدثة ودقيقة قدر الإمكان يوم الانتخابات. ويجب اختيار تاريخ إقفال باب التسجيل بحيث يوفر فترة زمنية يمكن خلالها تنفيذ المهام الانتخابية الأخرى،
بما في ذلك
مراجعة القائمة، وتدقيقها، والاستماع للاعتراضات وإصدار القائمة النهائية.
·
مراجعة القوائم الخاصة بالناخبين المبكرين: في العديد من البلدان يمكن للناخبين المؤهلين الذين لا يستطيعون الاقتراع يوم الانتخابات الإدلاء بأصواتهم في مركز
اقتراع في وقت مبكر. ويجب أن تتوفر تدابير لتسجيل مثل هؤلاء الأشخاص إذا
لم تظهر أسماؤهم على قائمة الناخبين، ويتم بعد ذلك شطب أسماء الذين قاموا بالاقتراع في وقت مبكر من قائمة الناخبين النهائية، لضمان عدم تصويتهم مرة أخرى في يوم الانتخابات.
·
النظر في الاعتراضات: عندما يتم تقديم شكوى بخصوص ضرورة مراجعة قائمة الناخبين، ويكون صاحب هذه الشكوى غير مقتنع بقرار لجنة الانتخابات، فلا بد من وجود تدابير معينة من أجل تلاعتراض أو الاستئناف. كما يجب التحقق من عدم كون ذلك مكلفاً بشكل
خاص لصاحب الشكوى أو الاستئناف.
·
تسجيل الناخبين أثناء يوم الانتخابات: تسمح بعض البلدان بتسجيل الناخبين في نفس يوم الانتخابات. وإذا كان الأمر كذلك فمن الواجب أن تكون هناك معايير واضحة تسترشد بها إدارة الانتخابات. فعلى سبيل المثال، قد يطلب منها وضع قائمة بالمواطنين الذين يسجلون في يوم الانتخاب من أجل مراجعتها فيما بعد من قبل الأحزاب السياسية، كما يجب اتخاذ إجراءات وقائية ضد عمليات التزوير.
