Esta sección aborda las funciones administrativas que se necesitan
desarrollar en todos los sistemas de registro, los que utilizan lista
periódica, registro permanente o registro civil. Destaca la importancia de la
planeación previa para enfrentar los retos que surgen en el desarrollo de un
sistema de registro y advierte algunas dificultades inherentes para responder a
estos retos. Entre los temas abordados en esta sección están los siguientes:
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Planeación. El
esquema de planeación debe adaptarse a las condiciones y circunstancias
locales. La lista periódica requiere mayores esfuerzos dentro de un periodo de
tiempo corto y previo al evento electoral, pero su infraestructura
administrativa puede ser modesta en los periodos que median entre las
elecciones. La lista permanente debe planearse para facilitar el uso de la
información levantada en el registro inicial. La autoridad encargada del
registro civil puede conseguir la información directamente o supervisar su recolección
por otras dependencias de gobierno.
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Marco legal y
administrativo. El marco legal establece directrices sobre los requisitos para
votar y sobre cómo conducir el proceso de registro. Tanto la autoridad
electoral central como las oficinas locales juegan un papel en la gestión de
estas actividades, que tienen que ver con el manejo de personal,
infraestructura y materiales de oficinas.
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Logística. El
registro electoral implica recopilar, verificar, capturar y almacenar un gran
volumen de información, frecuentemente en periodos limitados de tiempo. La
lista periódica requiere contratar a un gran número de personas durante
periodos cortos de tiempo. En el registro permanente, los esfuerzos se orientan
a mantener la información electoral actualizada. En el registro civil, los
datos deben recopilarse directamente o transferirse desde otras dependencias de
gobierno que tienen información de los ciudadanos
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Recopilación de
información para el registro. Es
recomendable que la autoridad electoral determine qué información se necesita y
prepare un plan de acción para obtenerla. Para la lista periódica, la
información se recopila poco antes o durante la campaña electoral. Para el
registro permanente, los cambios a la información electoral se incorporan
regularmente al actualizar la lista. Una regla de oro es mantener
procedimientos simples y tomar medidas de seguridad razonables para proteger la
información.
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Adquisición. Debido a
la gran cantidad de materiales utilizados en el registro electoral, las
políticas y prácticas de adquisición pueden beneficiarse de los descuentos por
comprar en grandes cantidades. Se puede ahorrar significativamente si algunas
de las funciones del registro se centralizan para permitir las compras por
mayoreo. El quipo que se necesita por un período corto de tiempo puede
rentarse.
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Infraestructura
operacional. El tipo de sistema de registro determina la infraestructura
operacional. En un sistema de lista periódica, la oficina de registro necesita
establecerse por un periodo corto de tiempo. En un sistema de lista permanente,
el principal reto es vincular la información procedente de distintas fuentes.
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Educación electoral. Todos los
sistemas de registro electoral requieren algún programa de educación electoral.
En algunos casos la autoridad electoral simplemente comunica a las personas
elegibles que deben registrarse para poder votar. Puede utilizar cualquier medio
de comunicación, promoción, anuncios, folletos, etc., para notificar al
público. En otros países, particularmente en donde el registro ha sido bajo, la
autoridad electoral y/o los medios de comunicación
y grupos de la sociedad civil deben tratar de convencer al público de lo
importante que es registrarse y votar.
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Selección y
capacitación de personal. El registro electoral
tiende a ser un proceso de trabajo intensivo. La lista periódica involucra
fuertes concentraciones de actividad y empleo en ciertos periodos de tiempo.
Otros métodos distribuyen la actividad del registro a lo largo del tiempo y se
necesita más personal para trabajar a largo plazo. En todo caso, la
autoridad electoral debe contratar y entrenar a un gran número de trabajadores.
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Puesta en marcha. El
registro electoral no deja mucho margen a errores administrativos. La autoridad
electoral debe prever cómo enfrentar estos problemas. Se debe contar con
previsiones para el manejo de contingencias.
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Compilación de la
información del registro. Para integrar la
información del registro, la autoridad electoral puede realizar visitas a
domicilio, establecer centros de registro (permanentes o móviles), permitir el
registro por correo o en línea o establecer acuerdos de intercambio de
información con otras dependencias de gobierno. La autoridad electoral debe
recopilar la información necesaria para identificar a los electores que cumplen
con los requisitos para votar y verificar la lista de electores.
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Almacenamiento de la
información del registro.Para asegurar y almacenar
la información del registro electoral se puede optar por medios informáticos y
no informáticos. El sistema no informático debe ser capaz de manejar el gran
volumen de papel que debe archivarse. El sistema informático ofrece ciertas
ventajas, pero aún así es muy frecuente que la documentación original tenga que
almacene, ya sea en papel o como archivos escaneados electrónicamente.
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Producción de la
lista preliminar de electores. Después
de la recolección de información, la autoridad electoral produce una lista
preliminar de electores. Es muy común que esta lista se les de a los partidos
políticos y a los candidatos para que contacten a los electores. Por su parte,
los electores puede verificar la precisión de la información de su registro tal
y como aparece en la lista.
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Método de producción. Producir
la lista de electores es un proceso que pasa por varias etapas y los problemas
que ocurran en cualquier de ellas pueden perjudicar todo el proceso. La lista
puede producirse local o centralmente. En todo caso deben existir las
facilidades para asegurar la transmisión de información entre las oficinas
centrales y las locales.
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Mantenimiento de la
lista de electores. Una lista permanente debe actualizarse regularmente después de su
creación. Debido a las altas tasas de movilidad en algunas sociedades, la
autoridad electoral puede enfrentar dificultades para dar seguimiento a los
cambios de domicilio. Si los electores no tienen la obligación legal de
notificar a la autoridad electoral los cambios de domicilio, la lista de
electores puede perder actualidad muy rápido.
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Estrategias de
promoción. La autoridad electoral adopta estrategias de comunicación
apropiada para hacer pública la lista preliminar de electores, una vez que está
lista para ser revisada por las partes interesadas. Algunas estrategias de
promoción incluyen el pago de promociónales, anuncios de servicio público,
envío de cartas por correo a los electores registrados o su colocación en
espacios públicos. Las estrategias no deben permitir el mal uso de la lista.
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Recepción de los
cambios a la lista preliminar. Una vez que
la lista preliminar de electores ha sido compilada y se ha hecho del dominio
público, se abre un periodo de revisión y rectificación. Los electores calificados
pueden no estar incluidos en la lista o presentar algún error en su
información; algunos nombres tienen que suprimirse. La autoridad electoral debe
contar con procedimientos para atender quejas e impugnaciones.
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Producción final de
la lista de electores. Después de que se han
efectuado todas las revisiones necesarias, se produce la lista final de
electores. Esta es la lista que será utilizada el día de las elecciones. Puede
ser producida central o localmente, dependiendo de las circunstancias o limitaciones
de tiempo que se tengan.
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Distribución de la
lista final de electores. Cada mesa de votación debe
tener una copia de la lista final de electores el día de las elecciones. Para
la autoridad electoral, la lista de electores confirma definitivamente la
elegibilidad para votar de cada persona enlistada. Los partidos políticos
pueden utilizar la lista final para verificar si los cambios que solicitaron a
la lista preliminar se realizaron.
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Preparación para
auditorías. La integridad general de la lista de electores pueden ser
cuestionada, por lo que los administradores electorales deben estar preparados
para defender las decisiones tomadas sobre la elegibilidad de cualquier persona
o grupo. Los administradores deben guardar la documentación relacionada con las
decisiones sobre la elegibilidad, dar seguimiento a los cambios sobre la
información electoral y establecer mecanismos de apelación.
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Fecha de cierre del
registro. El objetivo de cualquier iniciativa de registro electoral es
desarrollar una lista de electores lo más integral, actualizada y precisa que
sea posible para el día de las elecciones. La fecha de cierre del periodo para
registrarse debe establecerse tomando en cuenta que debe dejarse tiempo
suficiente para las actividades subsecuentes, como la revisión de la lista, la
atención de quejas y la producción de la lista final.
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Revisión de la lista
para los electores que optan por el voto anticipado. En varias
jurisdicciones, los electores calificados que no pueden ir a las mesas de
votación el día de la elección pueden votar en un centro de votación por
adelantado. Pueden requerirse ciertas provisiones para el registro si dichas
personas no aparecen en la lista de electores. Los nombres de las personas que
votan por adelantado se pueden suprimir de la lista de electores para asegurar
que no voten nuevamente el día de las elecciones.
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Atención de
apelaciones. Cuando se presenta una queja o impugnación y el demandante no está
satisfecho con la decisión de la autoridad electoral, se debe contar con
procedimientos para presentar una apelación. La presentación de apelaciones no
debe ser onerosa para los demandantes.
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Registro y revisión
el día de las elecciones. Algunas jurisdicciones
permiten el registro el día de las elecciones. Si es el caso, debe haber criterios
claros para guiar a la autoridad electoral. Por ejemplo, puede ser necesario
integrar una lista de las personas que se registraron el día de las elecciones,
para una revisión posterior por parte de los partidos políticos. Deben
adoptarse salvaguardias en contra de un fraude electoral.
