Apertura / cierre de urnas

Al iniciar la votación se pueden efectuar muchas tareas que faciliten el escrutinio de votos cuando llegue la hora del cierre. La primera consiste en contar el número total de papeletas de votación recibidas (proporcionadas por el organismo electoral). En los países en donde se usa una papeleta por partido es importante que se verifique que haya papeletas disponibles de todos los partidos.

Este es un aspecto importante para crear un registro auditable, porque dicha estadística será necesaria para conciliar el número de papeletas usadas/no usadas después de que se realice la votación. Cuando las papeletas se entregan antes de la votación, todas ellas (y los sobres, de ser el caso) deben contarse y también debe verificarse el número de folio de la papeleta. El oficial que las entregue debe presenciar el conteo de la cantidad de papeletas, firmar un recibo y adjuntar una copia en el libro de registro de la votación.

En cualquier caso, es necesario que esta información se inscriba en el formato correspondiente. Dependiendo del país y del tipo de información que requiera el organismo electoral, puede sr conveniente registrar la información en un solo lugar para evitar duplicidades, a menos que sea necesaria su inscripción en varios registros.

Una vez que se escrutaron todos los votos y de que se anotaron las observaciones o indicaciones requeridas en los formatos (si es necesario), el oficial responsable de la votación debe mostrar a todos los presentes que la urna está vacía, antes de colocar los sellos de seguridad.

El número de serie de los sellos se escribirá en el formato o libro de registro de la votación y en cualquier otro formato que sea apropiado. Es recomendable que también se dé oportunidad a los representantes de los partidos o candidatos presentes que peguen sus sellos o estampen sus firmas en la urna sellada. Estos procedimientos son importantes porque constituyen el inicio de un registro auditable.

La observancia de estos procedimientos puede evitar muchos errores. Si se presentan discrepancias, se pueden revisar los pasos desde el inicio de la marcación de las papeletas. En ningún caso se debe permitir que los electores lleven las papeletas fuera del sitio de votación.

Cierre de las urnas

A la hora en que cierra la votación, el oficial responsable de la mesa de votación debe anunciarlo oficialmente. Para ello es importante que se cerciore de que sólo permanezcan en las mesas de votación las personas autorizadas y los testigos del escrutinio. Es recomendable que se permita a los oficiales de las mesas de votación y de escrutinio, a los observadores y a los representantes de partidos y candidatos presenciar el proceso de escrutinio.

Si sólo están presentes los oficiales de escrutinio, se puede pedir a los últimos votantes que se queden a presenciar el proceso. Todas las demás personas tendrán que esperar los resultados preliminares fuera de los sitios de votación.

Para facilitar el proceso de escrutinio, puede ser necesario modificar el arreglo de las mesas de votación. Generalmente las mesas se colocan juntas para tener una superficie más amplia de trabajo, y se acomodan en el lugar más apropiado las sillas, los lápices y un pizarrón para colocar los resultados.

Resumen del proceso

Al cierre de la votación, las personas autorizadas y los oficiales de escrutinio son quienes permanecen en las mesas y se inicia el proceso de escrutinio. Generalmente, si no se presentan impugnaciones o controversias mayores, toma un promedio de dos horas finalizar el escrutinio de entre cuatrocientos y quinientos votos. Empero, el tiempo para escrutar los votos depende del número de personal, de la complejidad del sistema de votación y de los procedimientos de escrutinio.

Mientras la urna permanece cerrada y sellada, se realiza una conciliación entre el número papeletas recibidas y aquellas que fueron entregadas a los electores, incluyendo las estropeadas. Se cuenta el número de electores que votó para verificar el número de papeletas fueron utilizadas. Todas las discrepancias tendrán que resolverse o reportarse al organismo electoral. Las estadísticas se anotan en el acta o reporte del escrutinio.

Una vez completados los primeros pasos, el oficial responsable del escrutinio puede abrir la urna y vaciar su contenido en el centro de la mesa. Es importante que la mesa sea larga para que ningún voto se caiga al piso cuando se vacíe la urna.

Antes de abrir las urnas, se verifican los sellos en presencia de oficiales de escrutinio, los representantes de partidos y candidatos y los observadores. Si sólo están presentes los oficiales de escrutinio, entonces se puede pedir a los últimos votantes que se queden como testigos. Cuando se vacía la urna se hace otra conciliación.

Si los representantes de partidos o candidatos lo solicitan, se realizará una conciliación más rigurosa. En cualquier caso, el número de votos es comparado con el número de electores que se presentó. No deben faltar votos y el número de votos en la urna no debe exceder al número de votantes.

Todas las discrepancias deben reportarse al organismo electoral y efectuarse las modificaciones u observaciones necesarias en los formatos de escrutinio. Es importante que todos los involucrados en el proceso de escrutinio firmen los formatos lo más pronto posible ya sea para confirmar que el informe de los votos fue satisfactorio o bien que están enterados del origen de una discrepancia y que están de acuerdo con la decisión que tomó el oficial responsable del escrutinio.

Los materiales que normalmente se necesitan para realizar el escrutinio son: hoja de cálculo, un libro para registrar la votación, un reporte de la votación y el formato para el escrutinio. También se necesitan sobres o bolsas para separar y guardar los votos, así como sellos para cerrar la urna.

Conciliación de los resultados del conteo de las papeletas

 Al inicio de la votación, es importante que se cuenten las papeletas (y los sobres, cuando sea el caso) que fueron entregados por el organismo electoral y que se anoten esas cifras en el formato correspondiente.

Al cierre de la votación, la primera tarea que es pertinente realizar antes de separar y contabilizar los votos es contar el número de papeletas utilizadas (de ser el caso y de preferencia considerando los talones foliados usados), el de sobres sin usar (cuando resulte aplicable), el de papeletas sin usar y el de votos estropeados. En esta etapa la urna permanece cerrada.

El número total de papeletas escrutadas debe corresponder con el número de papeletas recibidas al inicio de la votación. También se verifica el número de electores que votaron utilizando la lista de electores y los datos del libro de registro de la votación.

Es muy importante que se conserven registros precisos del número de papeletas utilizadas en cada mesa de votación. Esto permitirá que el organismo electoral demuestre que los votos de cada mesa de votación son genuinos y que los votos no fueron depositados fraudulentamente en la urna o que no fueron llevados fuera de las mesas de votación.

Discrepancias

Si hay discrepancias en el proceso de conciliación, puede ser necesario repetir el escrutinio para revisar las anotaciones que se hicieron en el libro de registro acerca de los votos estropeados y volver a contar las papeletas sin usar y, de ser el caso, los folios usados.

Si continúan las discrepancias, puede ser necesario volver a verificar con una autoridad de mayor jerarquía (con el oficial del distrito electoral o con el organismo electoral) el número de papeletas que fueron enviadas a la mesa de votación e informarle de la situación. Una parte importante de la transparencia que requiere cualquier elección o evento electoral consiste en mantener informadas a las altas autoridades de cualquier problema.

Si no se encuentra solución, se tendrán que efectuar modificaciones o cambios al libro de registro de la votación, a los formatos de escrutinio, a las hojas de cálculo y a la declaración de resultados para que reflejen el número adecuado de papeletas. Para validar estas nuevas estadísticas y para asegurar que todos los que deban conocer los cambios estén informados de la situación y estén de acuerdo con ello, los oficiales de la mesa de votación y escrutinio, y los representantes de partidos o candidatos que estuvieron presentes en las mesas de votación tendrán que firmar los formatos y el libro de registro de la votación.

Una vez que se hizo la primera conciliación, el oficial de escrutinio verificará que los sellos permanecen intactos y que el número de serie es el mismo que ese registro en la apertura de la mesa de votación. Si se usan candados, entonces la persona a cargo debe pedir a la persona que tenga el juego de llaves que ayude a la apertura de las urnas.

Esta información tendrá que anotarse en el libro de registro de la votación. Después, la urna se abrirá y el contenido se vaciará en la mesa. Estos votos (o sobres) se contarán y se compararán con las estadísticas que se hayan obtenido previamente.

El número de votos (o sobres) en la urna debe coincidir con el número de electores que votó, cifra que se puede obtener contando el número de folios usados (número de votos usados) y de papeletas sin usar menos el número de votos estropeados. Después del escrutinio de votos para cada candidato/partido/opción se realiza otra conciliación con el objetivo de verificar que todas las estadísticas coincidan antes de que se realice la declaración de resultados de la mesa de votación.

Si se presentan discrepancias, será necesario repetir el proceso de escrutinio una o dos veces hasta que se encuentren los votos perdidos- o una explicación para la discrepancia-.

Si después de la verificación no se encuentran los votos perdidos, entonces será conveniente informar del problema al organismo electoral y hacer una verificación en el registro de la votación (con una verificación especial del número de votos enviados a la mesa de votación). Si aún así no se encuentra solución, se harán las observaciones necesarias en los formatos para que así los firmen los oficiales de escrutinio y los representantes de partidos y candidatos. Esta nueva estadística será la que se considere oficial para la mesa de votación.

En algunos países, la legislación, las normas o los funcionarios del organismo electoral pueden impedir que continúe el escrutinio de votos que no puede conciliarse, o que no muestra una variación aceptable (por ejemplo, que la diferencia no es mayor a dos, tres, o cinco votos). Si se descubren discrepancias importantes, se pueden aplicar ciertas previsiones contemplas por la ley.

En algunos casos, si se sospecha de fraude, puede ser necesario retrasar la apertura y el escrutinio del contenido de las urnas hasta que el organismo electoral investigue el problema y decida qué hacer con las urnas. Los oficiales de las mesas de votación y escrutinio deben ser debidamente instruidos sobre estos procedimientos en la capacitación que se les brinde. Cuando se realizan varios tipos de elección el mismo día, como elecciones presidenciales, legislativas y municipales, es común que se encuentren votos en la urna equivocada. En esos casos el oficial de escrutinio debe transferir las papeletas a la urna adecuada, conciliar todos los votos y elaborar un reporte para cada caso. Después de esto es conveniente realizar una conciliación del escrutinio de la votación y, si no hay discrepancias, el oficial de escrutinio puede iniciar el conteo de votos.