Transmisión de los resultados de las mesas de votación

Una vez que se concluye el proceso de conteo, el oficial de escrutinio prepara el acta o declaración de resultados de la mesa de votación.

Este formato indica los resultados de la elección y es conveniente que incluya información básica, como es el nombre del distrito electoral, el número de la mesa de votación y la fecha de la elección.

La información específica del escrutinio puede incluir:

• El número de papeletas que se recibió del organismo electoral para la apertura de la votación,

• El número de papeletas estropeadas,

• El número de papeletas sin usar,

• El número de votos válidos que obtuvo cada candidato o partido político,

• El número de votos rechazados,

• El número total de votos válidos, y

• El número total de electores que voto.

Es muy importante que tanto los oficiales de escrutinio como los representantes de partidos políticos y candidatos firmen el acta o declaración de resultados. En algunos casos se pide que anoten también su nombre, dirección y número telefónico, con el propósito de que el organismo electoral pueda localizarlos y contactarlos fácilmente en caso de que se presente un problema.

Algunos países exigen que todos los oficiales de escrutinio se presenten en la mesa de votación para firmar el acta de votación.

Una vez que se ha llenado el formato, los resultados se pueden comunicar de forma oral o transmitirse por vía electrónica a la oficina local del organismo electoral para ayudar a que se integren los resultados preliminares lo más pronto posible. El responsable de comunicar los resultados preliminares debe ser el oficial de escrutinio.

Es conveniente que la transmisión de los resultados que puede realizar por vías alternas como el teléfono celular, el módem o el fax, utilizando un código de seguridad único que asegure la identificación de la persona que transmita los resultados. Sin embargo, en las áreas de ciertos países dónde la infraestructura de comunicación no permite la transmisión oral o electrónica de los resultados preliminares, la única alternativa disponible puede ser su entrega personal por parte de un oficial de escrutinio o de alguna otra persona autorizada.

Después de que los resultados han sido reportados por vía oral o electrónica, es necesario que el ejemplar original de la declaración de resultados sea entregado personalmente ante oficina del organismo electoral en un sobre sellado. Esta medida es esencial para prevenir cualquier fraude y ofrecer evidencia de cualquier alteración a los resultados.

Es conveniente que se permita que los representantes de partidos políticos y candidatos copien los resultados.

El oficial de escrutinio conserva una copia de la declaración de resultados y fija otra en un lugar visible dentro del recinto de votación. El ejemplar original se coloca en un sobre sellado que se adjunta a la urna para el uso del organismo electoral. Es recomendable que los observadores y los representantes de partidos y candidatos puedan obtener una copia o transcribir los resultados de la declaración oficial de resultados en las mesas de votación o los centros de escrutinio.

Toda vez que su trabajo es un factor clave para una sociedad libre y democrática, es recomendable que se permita que los medios de comunicación electrónicos e impresos tengan acceso a los resultados en el lugar en donde hayan sido integrados, ya sea en las mesas de votación o en las oficinas del organismo electoral, a menos que haya ciertos factores de seguridad relacionados con la publicación de resultados parciales o provisionales. Esta cuestión es particularmente importante cuando están en juego la libertad y equidad del proceso electoral.

El organismo electoral es responsable de acreditar al personal que puede permanecer en las mesas de votación o en las oficinas que recolectan los resultados durante la fase del escrutinio. Es necesario que los representantes de los medios de comunicación porten una identificación que pruebe su acreditación.

La cuestión de la transparencia

Aunque la transparencia siempre es primordial, cobra especial importancia durante la etapa en que se transmiten y se hacen públicos los resultados preliminares. Es importante que los representantes de los partidos políticos y candidatos firmen y obtengan una copia de la declaración de resultado y que tengan oportunidad de presenciar la transmisión de los resultados al organismo electoral.

La transparencia de esos actos es esencial para que los resultados de la elección tengan una aceptación generalizada.

La importancia de los planes de contingencia

La tecnología de las comunicaciones juega un papel cada vez más importante en la transmisión de los resultados de la votación. Es por eso que si se llegará a presentar una falla en los sistemas de soporte que usa el organismo electoral, puede ocurrir un retraso en la obtención y difusión de los resultados preliminares, cuestión que generaría numerosos problemas administrativos, técnicos y logísticos. Adicionalmente, esas fallas suelen ser políticamente bochornosas para el organismo electoral.

Para evitarlas, es necesario que antes del día de la elección se establezcan planes de contingencia que estén completamente probados. En caso de que se diera una falla tecnológica, una alternativa económica sería la de disponer de teléfonos alternos cercanos a las mesas de votación. Las contestadoras automatizadas pueden ser fácilmente ligadas y replicadas en caso de que alguna falle.

Otra opción es la de utilizar radios portátiles. Por último, como plan de última instancia a la transmisión electrónica de los resultados se pueden utilizar medios manuales como son los mensajeros o las entregas personales.

La selección de un determinado plan de contingencia dependerá del contexto local y de las circunstancias en las que se encuentre cada país. En algunos casos, se pueden negociar acuerdos que permitan el uso del equipo de comunicación de las fuerzas de seguridad o de compañías privadas.

Declaración de resultados en las mesas de votación

La declaración de resultados en las mesas de votación suele ser un formato o acta que contiene los resultados preliminares. El oficial de escrutinio es el encargado de llenar este formato. En cada mesa se tiene que llenar un formato de declaración de resultados, aún en el caso en que dentro de un centro o recinto de hayan instalado varias mesas de votación.

El formato de la declaración de resultados de la elección puede incluir la siguiente información general:

• El nombre del distrito electoral,

• El número de la mesa de votación,

• La fecha, y

• La firma del oficial de escrutinio. También es conveniente que los representantes de partidos políticos y candidatos firmar el formato.

La información específica del escrutinio suele incluir:

• El número de papeletas que se recibió del organismo electoral para la apertura de la votación,

• El número de papeletas estropeadas,

• El número de papeletas sin usar,

• El número de votos válidos que obtuvo cada candidato o partido político,

• El número de votos rechazados,

• El número total de votos válidos, y

• El número total de electores que voto.

Puede ser necesario que se verifique el libro de registro de la votación porque en algunos lugares se autoriza que el registro de electores se realice hasta el día mismo de la votación y éstos electores pueden ser agregados usando el libro de registro. Otras jurisdicciones se utilizan formatos separados.

En algunos países se necesita información adicional detallada, como los números de serie de los sellos que se colocan sobre la urna o los números de las urnas mismas. En otros casos, este formato es un documento muy importante porque brinda la información que el organismo electoral utiliza para hacer públicos los resultados preliminares y los finales. En todo caso, es muy importante que los oficiales de escrutinio llenen este formato con sumo cuidado.

Emisión de la declaración de resultados

Es importante que se prepare con extremo cuidado el acta o declaración de resultados porque contiene los resultados preliminares y finales de la elección de una mesa de votación (a menos que se pida un recuento).

Este formato normalmente lo completa y firma el oficial de escrutinio. Es conveniente lo firmen los representantes de los partidos políticos y candidatos. Sus firmas son muy importantes para evidenciar que conocen los resultados y que están de acuerdo con ellos. En ocasiones se pide que los formatos también incluyan que otros datos como sus nombres, dirección y números telefónicos.

Estas medidas permiten que el organismo electoral pueda contactar fácilmente a los representantes en caso de que surja un problema,.

Para contribuir a la transparencia del proceso, es conveniente que se permita que los observadores y representantes de partidos políticos y candidatos tengan una copia de la declaración de resultados.

Transmisión de resultados

Una vez que se completa la declaración de resultados, el oficial de escrutinio comunica los resultados preliminares a las oficinas locales del organismo electoral (y en algunos casos, directamente al organismo electoral nacional).

En caso de que el local de votación contenga varias mesas de votación, la persona responsable (conocida en algunos lugares como supervisor central de la votación) debe reunir los resultados de cada oficial de escrutinio para transmitirlos a las oficinas locales del organismo electoral.

En muchos países el organismo electoral instala oficinas regionales o locales durante el período electoral. Generalmente los resultados preliminares de las mesas se transmiten a la oficina local, la cual se encarga a su vez de transmitir a la oficina nacional todos los resultados que recopiló del distrito electoral correspondiente.

Transmisión de resultados preliminares

Sobre la base de los datos contenidos en el acta o declaración, los resultados preliminares de cada mesa de votación se deben transmitir a la oficina del organismo electoral por teléfono (fijo o móvil), o cualquier otro medio disponible.

Es recomendable que se dé una clave o código a cada persona encargada de transmitir los resultados. Por razones de seguridad, es conveniente que esta clave o código único sea distribuida o asignada por el organismo electoral el mismo día de la elección.

Este código reduce la posibilidad de cualquier tentativa de suplantación de los responsables e impide que personas sin autorización transmitan resultados incorrectos o parciales a la oficina local del organismo electoral.

Si el local de escrutinio tiene una máquina de fax, esta puede usarse para enviar una copia de la declaración de resultados al organismo electoral. Es importante que se tomen medidas específicas para controlar el acceso al fax a fin de disminuir el riesgo de que se transmitan datos o información no oficiales.

En todo caso, es importante que la declaración que se envíe por fax esté firmada por el oficial de escrutinio y por los representantes de partidos políticos y candidatos que presenciaron el escrutinio. El hecho de que los representantes de partido y candidatos se nieguen a firmar el documento no debe invalidarlo.

Para mayor seguridad y para detectar cualquier intento de fraude, es importante que el acta original se envíe por separado en un sobre sellado al organismo electoral. Este sobre se puede enviar junto con los materiales electorales de forma personal o por correo. Con el envío del documento original, el organismo electoral local podrá comprobar que estos resultados y los que fueron enviados por teléfono o electrónicamente son los mismos.

Si la mesa de votación no cuenta con teléfono (fijo o móvil) o no está funcionando, se tienen que considerar métodos alternativos. Los dispositivos radiales no necesitan la instalación de una línea telefónica y son flexibles y fáciles de usar. Sin embargo, el despliegue de estos métodos tiene que considerar la topografía del área para identificar por adelantado las regiones en donde es imposible recibir o transmitir mensajes.

De nueva cuenta, antes del despliegue es conveniente brindar a los oficiales de la mesa de votación y escrutinio una capacitación adecuada y los códigos de identificación requeridos.

Si no es posible usar algún medio de comunicación inalámbrico, siempre queda como alternativa la entrega personal de los resultados al organismo electoral. Si el oficial de escrutinio no puede cumplir esta tarea, se tiene que designar a un mensajero.

Este mensajero tiene que ser una persona confiable y es recomendable que su selección sea aceptada por los oficiales de escrutinio, así como por los representantes de partidos políticos y candidatos. Cuando se utiliza este método, el mensajero también puede entregar la urna y su contenido, eliminando así la necesidad de hacer arreglos adicionales de transporte.

Se recomienda el uso de una bolsa que evite falsificaciones, a fin de garantizar que los resultados no pueden ser alterados durante su traslado. Esta bolsa, fabricada con un material resistente, tiene que ser firmada por las personas en el punto de partida y, una vez sellada, no debe poder abrirse sin que se dañe. En consecuencia, las personas que reciben el material pueden estar seguras de que la bolsa que reciben es la misma que se despacho. Es esencial que se realice un registro de las firmas de aquellos que van a entregar y a recibir los materiales, y también es recomendable que el personal electoral y los observadores vigilen su traslado.

El papel de los medios de comunicación

Después del cierre de la votación, es probable que las agencias de noticias y los medios de comunicación compitan por dar a conocer un pronóstico de los resultados de la elección lo más pronto posible. Mandarán a sus representantes al lugar de la acción. Lo usual es que, por razones de eficiencia, envíen sus equipos a las oficinas del organismo electoral.

Un representante de los medios puede cubrir un área más extensa si se coloca en un centro que recolecta los resultados de las mesas de votación y así reportar los resultados de un mayor número de mesas.

Ruta de la declaración “oficial” de resultados

El oficial de escrutinio debe entregar copias de los resultados de la votación al organismo electoral y es conveniente que los representantes de los partidos políticos, candidatos y observadores puedan tener también una copia o la posibilidad de copiar los resultados. Las copias extra pueden reproducirse con una hoja de papel carbón o con una máquina de fotocopias. Como alternativa, se pueden preparar varias copias manuales.

Es importante que el documento original de la declaración de resultados se adjunte a la urna en un sobre sellado. Esto es especialmente importante cuando se tiene que realizar un recuento de los votos.

Una vez que el acta o declaración de resultados ha sido integrada y transmitida a la oficina local del organismo electoral, se puede colocar una copia afuera de la mesa de votación. De esta forma, la misma información y resultados estarán disponibles para todos al mismo tiempo.

Los resultados de la votación son públicos en el sentido que se permite que testigos presencien y examinen el proceso de escrutinio. La declaración de resultados es un documento público; esto se torna especialmente evidente cuando se exhibe una copia en el sitio de votación. Sin embargo, es importante señalar que estos resultados todavía no son oficiales, solo son preliminares. Los resultados finales oficiales siempre tendrán prioridad legal.