Es importante que tanto en el nivel nacional como en el local se planee cuidadosamente la logística necesaria para recibir los resultados de varios lugares simultáneamente. Cuando sea posible, se logrará una mayor eficiencia si se da un número de teléfono o de fax a las personas que transmiten los resultados preliminares a la oficina local del organismo electoral. Actualmente, la mayoría de sistemas telefónicos permiten que las llamadas realizadas a un solo número identifiquen y las transfieran automáticamente la línea que esté disponible.

Es necesario que se entreguen al personal que contestará el teléfono formatos que contengan espacios preestablecidos para la recepción de la información requerida durante la recolección de los resultados. Por ejemplo, un equipo se puede encargar de la recepción de los resultados que están entrando luego para luego transmitirlos a la persona o equipo que se hará cargo de capturar todos los resultados del distrito electoral.

Resulta muy útil que se cuente con una pizarra o una hoja de cálculo en la pared en la que se listen todas las mesas de votación y que se vaya llenando conforme se reciben los resultados. Una vez que se recibe toda la información de una elección, se tienen que actualizar los resultados de todo el distrito electoral. Esta suma se tiene que enviar a la oficina o centro nacional.

Nivel nacional

A nivel nacional, se puede usar la misma logística pero a una mayor escala. En este nivel resulta más sencillo utilizar la comunicación por fax. Puesto que la información necesaria ya está escrita, este método puede ayudar a agilizar el proceso de entrada de datos o de tabulación manual. De igual manera, se pueden utilizar hojas de cálculo para listar y llevar el control de todos los distritos electorales.

Es importante que se realice un primer control de calidad para verificar si los resultados que aparecen son los correctos. Cuando se han integrado los resultados finales oficiales, es necesario que se lleve a cabo un control de calidad más exhaustivo para verificar los procedimientos de cada distrito electoral y sus mesas de votación.

Cuando un país está dividido en muchas zonas horarias, es probable que los resultados se reciban a nivel nacional en distintas horas del día (esto dependerá de la hora en que cierre la elección). Es importante que se cuente con el personal necesario para recopilar todos los resultados nacionales preliminares.

Para evitar cualquier discrepancia entre los resultados preliminares y los finales, es conveniente que los resultados preliminares incluyan todos los tipos de votos (de ser el caso). Tienen que incluirse en el escrutinio de los resultados preliminares los votos especiales, los votos por correo, los votos emitidos de forma ordinaria, los de la votación anticipada y los de la votación móvil.

Dependiendo del margen de espera que sea aceptable para anunciar los resultados, los votos especiales pueden escrutarse antes de la elección o después del cierre de la votación el día de la elección. Si se escoge la segunda opción, entonces el procedimiento de escrutinio tendrá que ser diseñado cuidadosamente para que permita que los resultados de los votos especiales se incluyan en los resultados preliminares.

Resulta muy útil que los sobres recibidos por la oficina central del organismo electoral que contengan los votos especiales (votos por correo) sean clasificados por categoría. La clasificación por categoría sería más sencilla si se utilizaran sobres de distintos colores.

Para los votos por correo, normalmente se envían tres sobres al votante: un sobre retornable por correo que contiene un sobre intermedio (sobre el cual aparece el código de barras y la firma del votante o cualquier otro tipo de información administrativa) y un sobre secreto que contiene el voto.

Después de comprobar el registro, de verificar que no se haya votado previamente y de crear un registro auditable, el sobre secreto se coloca dentro de la urna con el voto en su interior.

Si los votos especiales son escrutados antes de la elección, los resultados tendrán que guardarse de forma segura y hacerse públicos hasta el cierre de la elección. En algunos lugares los votos especiales son escrutados después del día de la elección, y en otras, en el día de la elección.

Si la votación por anticipado se realiza durante varios días, es conveniente que se realice una conciliación al final de cada día, pero es importante destacar que en dicho procedimiento los votos no tienen que ser contados. La medida de conciliación tiene como propósito crear un registro auditable acerca de las papeletas utilizadas.

Es importante que las urnas en las que se deposite la votación anticipada se guarden con la debida seguridad hasta el día de la elección y que su escrutinio tenga lugar en una oficina del organismo electoral al cierre de la votación ordinaria. Es muy conveniente que el escrutinio de la votación anticipada se realice con la presencia de los representantes de partidos políticos, candidatos y observadores. Los procedimientos de este escrutinio son casi idénticos a los usados para la votación ordinaria.

Por otro lado, el escrutinio de las urnas móviles puede realizarse en el último lugar visitado, o en una oficina del organismo electoral. Para el conteo de los votos emitidos por los electores que están en prisión (cuando esto es posible), se pueden aplicar los procedimientos utilizados para la votación anticipada, pero esto solo será posible si la votación para los prisioneros se realiza antes de la elección.

Es conveniente que la oficina local del organismo electoral tenga planes y capacidad para recibir las urnas y los resultados que se entreguen de manera simultánea (por ejemplo, cuando la transmisión de resultados no se pudo realizar por teléfono o fax).

Es importante que la planeación contemple que todas las urnas y resultados lleguen al mismo tiempo. En primer lugar, el oficial encargado de recibir los materiales puede darle un número a la persona que llega con la urna y los resultados la cada mesa de votación a fin de respetar el orden de llegada.

Después se puede verificar, en forma cronológica, la identidad de cada persona que entrega los materiales y trasladarlos o colocarlos inmediatamente en un área específica que se haya previsto para su integración y consolidación.

Al recibir los materiales, el oficial encargado tiene que verificar la urna, la autenticidad de los sellos y preparar dos recibos; uno para la persona que entregó los materiales y otro para el organismo electoral. Después, la urna se puede trasladar del área de recepción hacia un lugar seguro para su almacenaje en donde se puede realizar una revisión más detallada.

Uso de tecnología

El uso de teléfonos y faxes para transmitir los resultados electorales es muy común. Para asegurar su identidad, es importante que se asigne un número o código de identificación a toda persona facultada para transmitir los resultados por teléfono. También se puede considerar el uso de una clave para las transmisiones vía fax. Esta es una forma sencilla y eficiente para evitar que personas sin autorización llamen para dar resultados falsos.

La transmisión de los resultados también se puede realizar mediante módem y computadora. De nueva cuenta, es necesario que se utilicen claves de acceso y resguardos que solo permitan el acceso al sistema de personas autorizadas para la transmisión de los resultados.

Resulta vital que se realicen pruebas previas al día electoral para verificar que el medio de transmisión que se escogió tenga la capacidad necesaria para soportar la carga prevista. También es importante que se disponga de un técnico especialista que auxilie en caso de que se presente un fallo en el sistema. Es muy útil que se tenga un sistema de repuesto que haya sido probado y que esté disponible por si se presenta una contingencia.