يتم ترتيب أوراق
الاقتراع (والمغلفات في حال وجودها) في مجموعات تحتوي كل منها على عشرة أوراق مثلاً،
وذلك لتسهيل عملية عدها. وبحسب عدد الأحزاب أو المرشحين، وبحسب عدد موظفي العد، يمكن
إعطاء كل موظف مسؤولية عد أوراق الاقتراع التي تحتوي على أصوات لصالح واحد أو أكثر
من الأحزاب أو المرشحين. وبعد ذلك يتبادل الموظفون الأوراق التي قام كل منهم بعدها،
بحيث يتحقق كل واحد من العد الذي قام به زميله.
يقوم موظفو العد
والفرز بعد كافة أوراق الاقتراع، بما فيها المرفوضة والتالفة، حيث أن هذه الأوراق هامة
للمتابعة والتدقيق ولحالات إعادة العد عند الحاجة.
وللحد من إمكانية
الاعتراض على صلاحية أوراق الاقتراع، يجب تزويد موظفي العد بتعليمات واضحة حول كيفية
تفسير العلامات المؤشر بها على أوراق الاقتراع، والأسباب التي يمكن أن تؤدي إلى رفض
ورقة اقتراع ما. حيث أن الحد من الحاجة إلى اللجوء للتفسيرات والتأويلات يسهل على موظفي
العد اتخاذ قراراتهم حول رفض أو قبول ورقة الاقتراع، ويحد من الخلافات حول ذلك.
وفي حال الاعتراض
على رفض أو قبول ورقة اقتراع ما، يكون موظف الاقتراع هو الوحيد المخول باتخاذ القرار
الملائم. وللتحقق من تناسق قراراته وعدم الدخول في تناقضات، يمكن للموظف وضع كافة الأوراق
التي تثار حول صلاحيتها أية شكوك، واتخاذ قراراته حول الأوراق المرفوضة بعد الانتهاء
من عد كافة الأوراق الصالحة، وأخذ كل ما ينتج عن عد تلك الأوراق المرفوضة بالحسبان
بحيث تتم إضافة أية أصوات تعتبر صالحة لأصحابها.
كما ويمكن للموظف
القيام أولاً بفرز الأوراق وترتيبها في مجموعات، ومن ثم اتخاذ قراراته بشأن الأوراق
المشكوك بصلاحيتها، وبعد ذلك عد الأصوات. ويجب ترقيم كل ورقة اقتراع يدور الخلاف حول
صلاحيتها، ويتم تدوين نفس الرقم في كتاب الاقتراع والفرز وإلى جانبه القرار المتخذ
بشأن صلاحية أو رفض تلك الورقة.
يستخدم موظفو العد
نماذج خاصة بعد الأصوات. كما ويمكن أن يحصل ممثلو الأحزاب والمرشحين والمراقبين على
نماذج خاصة للعد. أما النموذج الرسمي فهو الذي يتم استخدامه من قبل موظف العد المسؤول.
وتستخدم تلك النماذج
لتسهيل عملية العد. حيث يتم وضع إشارة واحدة على نموذج أو ورقة العد مقابل كل صوت يحصل
عليه كل واحد من الأحزاب أو المرشحين أو الخيارات. ويتم جمع تلك الإشارات بين الفينة
والأخرى لصالح كل واحد من الأحزاب أو المرشحين أو الخيارات. وفي حال ارتكاب أية أخطاء
أثناء عملية العد يمكن مقارنة نماذج العد التي يستخدمها مختلف الموظفون مع بعضها البعض.
وفي حال عدم اكتشاف موضع الخطأ يجب العودة بعملية العد إلى آخر نقطة تتوافق وتتطابق
عندها كافة النماذج.
يجب القيام بالتحقق
من عمليات العد والحساب بعد الانتهاء من عد الأصوات. ويتم ذلك عادةً قبل القيام بنقل
النتائج الأولية إلى مكتب الانتخابات في الدائرة الانتخابية أو أي مستوى آخر. وعملية
التحقق هامة للتأكد من عدم ضياع أية أصوات أو احتسابها خطاً لصالح أو ضد أو من الأحزاب
أو المرشحين. وكما بينا سابقاً يجب أن يساوي عدد أوراق الاقتراع الصالحة (المحتسبة
لصالح مختلف المرشحين أو الأحزاب)، والأوراق المرفوضة، والتالفة وغير المستعملة، يجب
أن يساوي ذلك كله عدد أوراق الاقتراع التي استلمتها محطة الاقتراع أصلاً.
بعد الانتهاء من
عمليات العد، يتم تجميع أوراق الاقتراع ووضعها مجدداً داخل صندوق الاقتراع، ومعها كافة
النماذج ذات العلاقة. إلا أن محضر النتائج يجب وضعه في مغلف منفصل، خارج صندوق الاقتراع.
ويجب التحقق من إقفال كل من صندوق الاقتراع والمغلف الخاص بمحضر النتائج بالأقفال المعتمدة
قبل نقلهما إلى مكتب أو مخزن الانتخابات المحلي. حيث أن كل ذلك سيكون ضرورياً لتنفيذ
أية إعادة محتملة لعمليات الفرز والعد، الأمر الذي يحتم اتخاذ الحيطة والحذر في إقفالها
وحفظها وتخزينها.
وللمزيد من الأمان،
يجب على موظفي العد وممثل واحد على الأقل من ممثلي الأحزاب والمرشحين التوقيع على أو
بجانب الأقفال. كما ويجب على موظف الاقتراع المسؤول الاحتفاظ بنسخة احتياطية لحالات
ضياع الوثائق.
