عند افتتاح باب
الاقتراع يتم عد كافة أوراق الاقتراع (والمغلفات في حال وجودها) التي تم استلامها في
محطة الاقتراع من الإدارة الانتخابية، ويتم توثيق ذلك على نموذج عد الأوراق أو محضر
الاقتراع.
وأول ما يجب القيام
به فور إقفال باب الاقتراع وقبل الشروع بعملية فرز وعد الأصوات، هو عد أوراق الاقتراع
المستخدمة (من خلال قسائمها في حال وجودها) وعد أوراق الاقتراع (والمغلفات في حال وجودها)
غير المستعملة أو المتبقية، وكذلك أوراق الاقتراع التالفة. وفي هذه الأثناء يبقى صندوق
الاقتراع مقفلاً.
ويجب أن يساوي
مجموع أوراق الاقتراع التي تم عدها فور إقفال باب الاقتراع (المستعملة، وغير المستعملة
والتالفة) العدد الكلي لأوراق الاقتراع التي استلمتها محطة الاقتراع من الإدارة الانتخابية.
بالإضافة إلى ذلك يجب التحقق من عدد الناخبين الذين أدلوا بأصواتهم في محطة الاقتراع،
وذلك بالاستناد إلى قوائم الناخبين التي تم استخدامها والتأشير عليها أثناء عملية الاقتراع.
من المهم الاحتفاظ
بالأعداد الموثقة لعدد أوراق الاقتراع التي يتم استخدامها في كل محطة اقتراع. وهو ما
يمكن الإدارة الانتخابية من إثبات صحة أوراق الاقتراع المستخدمة، ومن أنه لم يتم إيداع
أعداد منها في صناديق الاقتراع بشكل غير قانوني أو إخراجها وسرقتها من محطة الاقتراع.
الفروقات
وفي حال اكتشاف
أية فروقات أثناء عملية المطابقة المبينة أعلاه، يجب إعادة عد مختلف الأوراق، بما فيها
المستعملة، وغير المستعملة والتالفة، أخذاً بعين الاعتبار أية ملاحظات قد تكون مدونة
في كتاب أو محاضر الاقتراع تتعلق بالأوراق التالفة.
وفي حال بقاء الاختلافات
بعد تكرار العملية، يجب عندها العمل على التحقق من أعداد أوراق الاقتراع المرسلة أصلاً
إلى محطة الاقتراع، وذلك بالتواصل مع مسؤولي الإدارة الانتخابية على مستوى الدائرة
الانتخابية أو المستوى المركزي، وإبلاغهم بالاختلاف الحاصل. حيث أن إطلاع كبار مسؤولي
الانتخابات على أية مشاكل أو صعوبات يعتبر جزءً من الشفافية المطلوبة في الانتخابات.
وفي حال عدم إيجاد
أية حلول وبقاء الاختلاف على ما هو، يجب عندها تعديل وتصحيح محاضر الاقتراع، ونماذج
عد الأوراق، ومحاضر الفرز والنتائج وأية وثائق أخرى بحيث تعكس جميعها الأعداد الصحيحة
المكتشفة لأوراق الاقتراع. وللتأكيد على الأرقام الجديدة واعتمادها وإطلاع كافة المعنيين
عليها والتحقق من موافقتهم عليها، يجب على موظفي الانتخابات، وكذلك ممثلي الأحزاب والمرشحين
الحاضرين جميعهم توقيع تلك النماذج والمحاضر التي تحتوي على الأرقام المعدلة.
بعد الانتهاء من
عمليات المطابقة، يقوم رئيس محطة الاقتراع بالتحقق من وجود الأقفال على صندوق الاقتراع
ومن سلامتها، وكذلك بمقارنة أرقامها التسلسلية ومطابقتها مع الأرقام التي تم تدوينها
عند افتتاح الاقتراع في كتاب أو محاضر الاقتراع. أما في حال استخدام الأقفال التقليدية،
فيطلب من الشخص الذي يحتفظ بنسخة من المفاتيح القيام بفتح الصندوق على مرأى من الحضور.
ويتم توثيق ذلك
كله في محاضر الاقتراع والعد، ومن ثم يتم فتح الصندوق وإفراغ محتواه على طاولة العد.
وهنا يتم عد الأوراق (أو المغلفات) المستخرجة من الصندوق ومطابقتها مع الأعداد التي
تم توثيقها مسبقاً.
ويجب التحقق من
أن عدد الأوراق الموجودة داخل الصندوق يساوي عدد الناخبين المؤشر على أسمائهم على أنهم
أدلوا بأصواتهم، ومع عدد أوراق الاقتراع المستخدمة مطروحاً منها الأوراق التالفة. كما
ويجب تنفيذ مطابقة أخرى بعد الانتهاء من عد الأصوات لكل واحد من الأحزاب، أو المرشحين
أو الخيارات، للتحقق من أن كافة الأرقام تتطابق قبل تعبئة محضر الفرز والعد الخاص بمحطة
الاقتراع.
وفي حال اكتشاف
أية اختلافات في هذه المرحلة من عمليات المطابقة، يجب إعادة عمليات العد مرة أو أكثر
حتى إيجاد الأوراق المفقودة أو اكتشاف تبرير واضح لذلك الاختلاف.
وفي حال عدم التمكن
من الوصول إلى نتيجة أثناء محالة المطابقة أعلاه، يجب إبلاغ الإدارة الانتخابية فوراً
بذلك، والتحقق من أعداد الأوراق التي أرسلتها للمحطة أصلاً. وفي حال عدم إيجاد أية
حلول، يجب إدخال التعديلات والتغييرات اللازمة على النماذج والمحاضر والوثائق وتوقيعها
من قبل الموظفين وممثلي الأحزاب والمرشحين. وعندها تصبح الأرقام الجديدة التي تم التوقيع
عليها هي الأرقام الرسمية المعتمدة للمحطة.
وفي بعض البلدان،
تمنع القوانين، أو الأنظمة والتعليمات الاستمرار في عملية عد الأصوات في حال اكتشاف
أوراق أو أعداد لا يمكن مطابقتها بأي شكل من الأشكال، أو في حال كانت الفروقات والاختلافات
أعلى من حد معين (أكثر من ورقتين، أو ثلاثة أو خمسة مثلاً). وفي حال اكتشاف فروقات
معتبرة، يجب العمل على تطبيق الإجراءات والممارسات المعمول بها محلياً.
في بعض الحالات،
حيث تظهر الشكوك بوقوع عمليات تزوير كبيرة تدل عليها الفروقات المكتشفة، فقد يكون من
الضروري تأخير فتح صندوق الاقتراع وعد محتواه حتى تقوم الإدارة الانتخابية بتحري الأمر
واتخاذ قرارها حول ما يجب فعله. ويجب التحقق من وعي موظفي الاقتراع والعد لهذه الإجراءات
أثناء تدريبهم.
في حال تنظيم انتخابات
مختلفة في ذات الوقت، كالانتخابات الرئاسية، والتشريعية والمحلية، كثيراً ما نجد أوراق
اقتراع تخص إحدى تلك الانتخابات في صندوق الاقتراع الخاص بانتخاب آخر، وفي هذه الحالة
يجب أن يقوم موظفو الاقتراع والفرز بوضع تلك الأوراق في الصندوق الذي تتبع له، وبعدها
القيام بعمليات المطابقة، وتوثيق كل حالة بتقرير خاص. ويجب التحقق من دقة ذلك من خلال
القيام بمطابقات إضافية تمكن الموظف من الاستمرار في عملية عد وفرز الأصوات.
