بهدف الحفاظ على
محتوياتها، يجب إقفال صناديق الاقتراع مجدداً بعد الانتهاء من عمليات الفرز والعد،
وذلك بعد إيداع كافة أوراق الاقتراع التي تم عدها أثناء عملية العد بداخلها، وقبل إعادة
الصندوق إلى المخزن الانتخابي الآمن، وهو ما يعتبر إجراءً بالغ الأهمية في حالة الإضطرار
لإعادة العد.
وفي بعض البلدان
يتم كذلك إيداع النماذج المختلفة، كنماذج ومحاضر الاقتراع وعد وفرز الأصوات وقوائم
الناخبين التي تم استخدامها، داخل الصندوق قبل إعادة إقفاله إلى جانب أوراق الاقتراع.
أما محضر النتائج
فلا يجب إقفاله داخل صندوق الاقتراع، بل يجب وضعه في مغلف منفصل وإرفاقه بالصندوق.
إلا أنه يجب إحكام إقفال ذلك المغلف للتحقق من عدم وصول وتلاعب أي شخص من غير المرخص
لعهم قانونياً إلى محضر النتائج والاطلاع عليه.
يجب القيام بنقل
أو إرسال أو إبلاغ نسخة من محضر النتائج للإدارة الانتخابية بشكل منفصل وقبل القيام
بنقل صندوق الاقتراع بمحتوياته إلى المكتب أو المخزن الانتخابي المحدد له. كما ويفرض
في العديد من الحالات على موظفي الانتخابات تسليم كافة المواد الانتخابية لسلطة محددة
مسبقاً.
أما إذا ما كان
يجب وضع كتاب الاقتراع (محضر الاقتراع) وإقفاله داخل صندوق الاقتراع أو إرفاقه بمحضر
النتائج، فهي مسألة هامة ولها تأثيرها. ففي حال تم استخدام ذلك الكتاب أو المحضر لتوثيق
كافة مجريات الفعاليات الانتخابية في محطة الاقتراع، بما فيها الاقتراع وكذلك الفرز
والعد، فقد يكون من المفيد إرفاقه بمحضر النتائج بحيث يتسنى للإدارة الانتخابية مراجعته
والعودة إليه عند الحاجة ودون الحاجة للانتظار إلى حين قيام جهة قضائية بإعادة العد
وبالتالي فتح صندوق الاقتراع.
كما وأن مضمون
تلك الوثيقة سيساعد على فهم أية أخطأ قد تكون ارتكبت أثناء إعداد محاضر النتائج أو
أية إجراءات أخرى متعلقة بعملية عد وفرز الأصوات.
وبما أنه يسمح
لممثلي الأحزاب والمرشحين بمراقبة عملية العد، يمكنهم كذلك الاطلاع على كتاب الاقتراع.
ولذلك يعتبر هذا الكتاب أو المحضر وثيقة هامة يجب الحفاظ عليها بأمان، من خلال إيداعها
في صندوق الاقتراع أو إرفاقها بمغلف محضر النتائج كما سبق وبينا.
يجب فرز وترتيب
أوراق الاقتراع (والمغلفات في حال وجودها) في مجموعات بحسب الأحزاب أو المرشحين أو
الخيارات قبل إيداعها من جديد داخل صندوق الاقتراع.
وبعد الانتهاء
من إيداع كافة الأوراق والنماذج والوثائق بداخله، يمكن عندها
إقفال صندوق الاقتراع من جديد ونقله إلى مكتب أو مخزن الانتخابات. ويجب توثيق رقم الأقفال
التي تم قفل الصندوق بها على محضر النتائج أو على وصل تسليم واستلام الصندوق في مكتب
الانتخابات أو المخزن. وفي بعض الحالات يكتب رقم محطة الاقتراع الكامل على أحد جوانب
صندوق الاقتراع من الخارج، لتسهيل العودة إليه في أي وقت حسب الحاجة.
ويجب التأكيد على
إحكام قفل صناديق الاقتراع قبل نقلها من محطة الاقتراع، حتى ولو تم إيداع كافة الأوراق
والنماذج بداخلها من خلال وضعها أولاً في مغلفات وأوعية محكمة الإقفال. حيث أنه قد
نحتاج لكل تلك المواد في حالة إعادة العد أو الاعتراض على النتائج، وهو ما يفسر الحاجة
لاتخاذ كافة إجراءات السلامة والحذر الممكنة في إقفالها وإقفال صناديق الاقتراع وتخزينها
وحفظها بشكل لائق وسليم.
لذلك ففي حالات
استخدام أقفال ورقية، عادةً ما يتطلب ذلك توقيع كل من موظفي محطة الاقتراع والعد وممثلي
الأحزاب والمرشحين على تلك الأقفال أو الأختام، كإجراء احترازي إضافي.
