يجب اعتماد وسائل
وسبل ضبط الأمن في عملية النقل قبل تنفيذها وقبل الشروع بنقل الصناديق من محطة الاقتراع
إلى مركز العد. حيث تضمن تلك الوسائل تفادي محاولات التزوير وتسهم في اكتشافها. وهذه
الوسائل أساسية للحفاظ على شفافية ونزاهة الانتخابات الديمقراطية.
يجب على موظفي
محطة الاقتراع الالتزام التام بوسائل الضبط والإشراف، وتشجيع ممثلي الأحزاب والمرشحين
على مراقبتهم أثناء تنفيذهم لإجراءات الأمن.
يجب على الموظف
المسؤول في محطة الاقتراع التحقق من أن القفل أو الأقفال التي تم قفل صندوق الاقتراع
بواسطتها عند افتتاح الاقتراع ما زالت موجودة عليه، وما زالت سليمة وتحمل ذات الأرقام
التسلسلية التي تم توثيقها عند فتح باب الاقتراع.
كما ويجب التحقق
من رقم القفل الخاص بقفل وختم فتحة صندوق الاقتراع عند الانتهاء منه، حيث لا يجوز نقل
أي صندوق اقتراع دون إقفاله وختمه حسب الأصول المعتمدة.
ومن المهم والمفيد
الاحتفاظ بأرقام الأقفال والأختام وتوثيقها، وكذلك السماح لممثلي الأحزاب والمرشحين
بتدوينها أو توثيقها لديهم.
وقد يرغب ممثلو
الأحزاب والمرشحين بوضع ختمهم الخاص على الصندوق أو الاكتفاء بالتوقيع على الأختام
المستخدمة من قبل الإدارة الانتخابية لقفل الصندوق.
أما في حال استخدام
ممثلي الأحزاب والمرشحين لأختامهم الخاصة فيجب عليهم التنسيق مسبقاً مع إدارة الانتخابات
للتحقق من أن صندوق الاقتراع يتسع لتلك الأختام جميعها دون استثناء أو تمييز.
يتم صنع بعض صناديق
الاقتراع من مواد يمكن طبع أو لصق الأختام أو التواقيع عليها، بينما لا يمكن ذلك على
صناديق مصنوعة من مواد أخرى. وعلى أية حال يجب تحديد المواصفات الخاصة بالأختام بحيث
لا تستخدم كوسيلة دعائية للحزب أو المرشح. كما ويجب تحديد قوة ومتانة الأختام وفرضها
على الجميع، أما في حال عدم القيام بذلك فقد تكسر الأختام وتسقط أثناء عملية النقل
مما يؤدي إلى مشكلات نحن بغنى عنها.
أما عمليات الإشراف
والضبط التي تمارسها إدارة الانتخابات على صناعة الأقفال والأختام الرسمية المستخدمة
من قبل تلك الإدارة أثناء الانتخابات، فيجب أن تشتمل على إجراءات للتحقق من عدم إمكانية
استبدال تلك الأختام أو تزويرها بسهولة. كما ويجب أن تكون الأختام والأقفال متينة بحيث
لا تتلف بسهولة أثناء عمليات نقل صناديق الاقتراع.
لذلك ينصح بالقيام
بعمليات اختبار قبل الشروع بتصنيع وتوريد كميات كبيرة منها. كما ويجب ترقيم الأقفال
والأختام تسلسلياً.
ويجب العمل على
نشر إجراءات الإشراف والضبط والإعلان عنها، بحيث يطلع عليها ومسبقاً كافة المعنيون
في الانتخابات والجمهور بشكل عام كمؤشر إضافي على شفافية العملية وأمنها/مصداقيتها.
إلا أنه يجب التحفظ
على سرية التصاميم والمواصفات الدقيقة للمواد لتفادي محاولات إنتاجها أو نسخها بشكل
غير قانوني. فعلى سبيل المثال، عند الإعلان عن الأختام أو الأقفال، فلا يجب الإعلان
بصراحة عن الرمز أو الشعار المستخدم عليها (في حال وجوده) أو مواصفاتها الفنية الدقيقة.
وعلى أية حال يجب إنتاج المواد بحيث يسهل التعرف عليها وتمييزها من أية نسخ غير قانونية
في حال حدوث أي تزوير لها.
وفي حال وصول الأقفال
والأختام مكسورة أو تالفة فيجب إعداد تقرير بذلك وتوقيعه من قبل الموظفين المسؤولين
وممثلي الأحزاب والمرشحين.
