يقوم مكتب الانتخابات
المحلي (في الدائرة الانتخابية) باستلام نتائج الانتخابات مباشرةً من كافة محطات الاقتراع
في الدائرة بعد انتهاء عمليات عد وفرز الأصوات. وبعدها يقوم موظفو المكتب بتجميع النتائج
وإعداد النتائج الأولية الخاصة بالدائرة الانتخابية وإبلاغها لمكتب الانتخابات الوطني
بواسطة الفاكس (أو أية وسائل أخرى متاحة ومعتمدة).
ويقوم موظف العد
المسؤول في محطة الاقتراع بالاتصال بمكتب الانتخابات في دائرته لإبلاغه بنتائج الانتخابات
في محطته. ولرفع مستويات النجاعة والفعالية في هذه العملية يفضل تزويد كافة المحطات
برقم هاتف أو فاكس واحد مخصص لهذا الغرض. إلا أن ذلك يتطلب أن يسمح نظام الاتصال الهاتفي
بنقل كل مكالمة مباشرة وأوتوماتيكياً إلى الوحدة أو الجهاز الخالي والمستعد لاستقبالها.
لذا يجب العمل
على تركيب واعتماد تجهيزات ووسائل اتصال (هاتفي وإلكتروني) ملائمة وكافية للتعامل مع
كم هائل من الاتصالات في ساعات الذروة.
وللمزيد من الفعالية
والسرعة يمكن تزويد موظفي مكتب الانتخابات الذين يستلمون المكالمات الواردة بالنتائج،
بنماذج مطبوع عليها أسماء المرشحين أو الأحزاب بذات الترتيب الوارد على ورقة الاقتراع
لتدوين النتائج عليها. وذلك يساعد في تفادي الأخطاء في عملية إدخال البيانات.
كما ويجب تزويد
هؤلاء الموظفين بقائمة الرموز أو كلمات السر المعتمدة لمختلف موظفي محطات الاقتراع
الذين يتصلون بهم لإبلاغهم بالنتائج. وهذا يعني ضرورة التحقق من توقيع هؤلاء الموظفين
على عقود ومواثيق لضمان عملهم بسرية ودون الإفصاح عن المعلومات حيث أنهم يتعاملون مع
معلومات حساسة. ولا يجوز أن يقوم بالاتصال بمكتب الانتخابات لنقل النتائج سوى الموظف
المسؤول والمعتمد مسبقاً.
وفي موقع استلام
النتائج، يجب أن يعمل فريق على أخذ تلك النتائج ونقلها للمسؤول عن عمليات إدخال البيانات
او الشخص المسؤول عن تجميع النتائج لكل واحدة من الدوائر الانتخابية. ويجب تدوين النتائج
الخاصة بكل محطة اقتراع على لوح أو نموذج عد كبير معد خصيصاً لهذا الغرض. ويجب السماح
لممثلي الأحزاب والمرشحين ووسائل الإعلام والمراقبين بالاطلاع على هذه النتائج حسب
ورودها.
يجب اتخاذ الترتيبات
اللازمة لتفادي إعطاء واستلام ذات النتائج أكثر من مرة واحدة. ومن الطرق البسيطة لتفادي
ذلك ترقيم محطات وصناديق الاقتراع. وهو ما يجب القيام به منذ بداية العملية الانتخابية،
بحيث يتم استخدام تلك الأرقام بشكل منهجي عبر مختلف مراحل العملية الانتخابية في كافة
النماذج والوثائق، وكذلك لصندوق الاقتراع. وهو ما يسهل متابعة وتدقيق العملية في كافة
الأوقات.
يجب على مكتب الانتخابات
المحلي في الدائرة الانتخابية نقل وإبلاغ نتائج الانتخابات في دائرته أولاً بأول إلى
مكتب الانتخابات المركزي/الوطني، عملاً على تسريع عملية الإعلان عن النتائج الأولية
أو المؤقتة. وعليه يقوم مكتب الانتخابات الوطني بتجميع النتائج الأولية على المستوى
الوطني والإعلان عنها بحسب الداوائر الانتخابية.
وبما أن النتائج
الأولية ليست رسمية، لا يطلب من إدارة الانتخابات في بعض البلدان القيام بتجميع تلك
النتائج أو المؤشرات الأولية لنتائج الاقتراع. حيث تقوم وسائل الإعلام، ومؤسسات استطلاعات
الرأي والمنظمات غير الحكومية المعنية بتجميع النتائج الأولية غير الرسمية والإعلان
عنها، بينما تركز إدارة الانتخابات على تجميع وإعداد النتائج الرسمية للانتخابات والإعلان
عنها.
على المستوى الوطني
يجب استخدام ذات
التيرتيبات لاستقبال واستلام النتائج على المستوى الوطني كذلك، ولكن على نطاق أوسع.
وهنا كذلك، يجب على موظفي استقبال النتائج أثناء استلامهم للنتائج من مختلف الدوائر
الانتخابية القيام بعملية تحقق أولية للتأكد من أن النتائج الواردة تبدو منطقية، كأن
يتحققوا مثلاً من صحة عمليات الجمع..
كما وأن قيامهم
بمقارنة المجموع الكلي للناخبين المسجلين مع عدد من اقترع منهم هو وسيلة بسيطة وفعالة
لاكتشاف أخطاء كبيرة في العملية.
أما التحقق النهائي
من دقة النتائج بالنسبة لكل دائرة انتخابية ولكل واحدة من محطات الاقتراع فيتم عند
العمل على إعداد النتائج النهائية الرسمية للانتخابات. وقد تتطلب بعض الدوائر الانتخابية
اهتماماً أكبر من غيرها، خاصةً الدوائر التي تتعرض لحملات ومنافسات سياسية حادة، أو
تلك التي تعاني من مستويات أعلى من الصعوبات والمشاكل الإدارية، كتلك التي تتمركز فيها
أعداد كبيرة من الناخبين المسجلين (كالأحياء المركزية من المدن الكبيرة مثلاً). وقد
تحتاج الإدارة الانتخابية إلى متابعة الانتخابات في هذه الدوائر والعمل على ضبطها عن
قرب أكثر من غيرها يوم الانتخابات.
يعتبر استلام النتائج
من مكاتب الدوائر الانتخابية على هذا المستوى الوطني عبر الفاكس أكثر نجاعة وسهولة.
وبغض النظر عن الطريقة المتبعة في استلام النتائج، يجب أن تستند لإجراءات موحدة وثابتة،
لتسهيل عملية تجميع النتائج الأولية وملخصاتها.
وتعتبر الحاجة
لنماذج تستخدم كمصدر للمعلومات في عملية إدخال البيانات أمراً أساسياً في حال اعتماد
وسيلة محوسبة لتجميع وإعداد النتائج. وبذلك يمكن إعداد نموذج عام للنتائج يحتوي على
كافة الدوائر الانتخابية.
وفي حال كانت رقعة
البلد متسعة جداً بحيث يعمل فيها بمناطق توقيت مختلفة، فإن نتائج الانتخابات سترد إلى
المستوى الوطني في أوقات مختلفة كذلك (بالاستناد إلى مواعيد إقفال باب الاقتراع في
كل حالة). لذلك فمن الضروري التحقق من توافر الموظفين الضروريين في كافة الأوقات للقيام
بعمليات تجميع النتائج الأولية على المستوى الوطني.
يجب على مكتب الانتخابات
الوطني أن يتمكن من الوصول إلى المكاتب الانتخابية الأخرى في الدوائر في كافة الأوقات
والمواقع، وخاصةً في حالات الطوارئ، وبالأخص أثناء استلامها للنتائج.
وقدر الإمكان يجب
العمل على توفير خط هاتف مباشر يربط بين المكتب الوطني/المركزي وكل واحد من مكاتب الدوائر
الانتخابية، يمكن من خلاله الاتصال مباشرةً بالموظف المسؤول (مدير الانتخابات في الدائرة
الانتخابية عادةً) في كافة الأوقات. ويجب أن يكون ذلك من خلال رقم هاتف خاص مختلف عن
باقي الأرقام، وخاصةً عن تلك المستخدمة لنقل وإبلاغ أو استلام النتائج الأولية للانتخابات.
الأصوات الواردة
من محطات الاقتراع المتنقلة
يمكن تنفيذ عملية
عد الأصوات لمحطات الاقتراع المتنقلة في آخر موقع تصل له المحطة أثناء تجوالها، أو
في أحد مكاتب الإدارة الانتخابية. ويجب عدم عد وفرز هذه الأصوات قبل انتهاء الاقتراع
العادي يوم الانتخابات.
ويجب إطلاع ممثلي
الأحزاب والمرشحين على الموقع المعتمد لعد وفرز أصوات محطة الاقتراع المتنقلة، لتمكينهم
من حضور ومتابعة عمليات العد والفرز.
