L’adoption d’une nouvelle technologie pour des fins électorales peut entraîner des changements mineurs ou des changements radicaux. Dans l’un ou l’autre cas, il peut être nécessaire de convertir des données du format de l’ancien système à celui du nouveau. Cette conversion peut exiger beaucoup de temps et de ressources, et doit être soigneusement étudiée lors de l’évaluation et du choix de nouvelles technologies.

Dans la transition d’un logiciel de bureautique à un autre, la conversion des données peut ne guère poser de problèmes, dans la mesure où les logiciels sont souvent dotés de convertisseurs automatiques.

Cependant, lorsque les données sont stockées dans des systèmes obsolescents, en particulier ceux qui ne sont plus soutenus par les entreprises qui les ont créés, la conversion de données peut être un problème sérieux. Dans ces cas, il peut être difficile, sinon impossible de convertir les données dans un format qui peut être utilisé par le nouveau logiciel.

Il y a un certain nombre de stratégies qui peuvent réduire au minimum les problèmes de la conversion de données :

·         sauvegarder régulièrement les données dans un format standard non protégé, tel qu’ASCII (format standardisé pour l’échange de l’information);

·         mettre à jour les logiciels régulièrement pour s’assurer non seulement qu’ils sont conformes aux normes courantes, mais que les données peuvent être automatiquement converties en formats plus nouveaux;

·         utiliser des formats de données standardisés entre applications;

·         conserver une documentation sur la collecte de données, les pratiques de stockage et l’archivage;

·         marquer clairement les données archivées, de sorte qu’elles puissent être identifiées à l’avenir;

·         veiller à ce que les données soient conservées au moyen d’un support de stockage courant, de sorte qu’elles puissent être lues par la suite. À mesure que des dispositifs de stockage de données nouveaux et plus efficaces sont conçus, les anciens dispositifs cessent souvent d’être soutenus par la technologie courante. C’est le cas de divers types de bandes magnétiques qui étaient jadis largement répandues pour stocker les données. En conséquence, plusieurs institutions ne peuvent plus accéder à des données importantes;

·         veiller à ce que les systèmes d’exploitation des ordinateurs soient capables de partager les données avec les nouveaux systèmes d’exploitation, puisque les données stockées en utilisant un système d’exploitation obsolescent peuvent être irrécupérables;

·         assurer les moyens de convertir les données stockées dans un système qui va être remplacé par un nouveau. Il faut tenir compte non seulement du support de stockage, mais également du matériel et du logiciel qui permettent la manipulation des données;

·         conserver des copies papier des données cruciales de sorte qu’en dernier ressort, il soit possible de les convertir en les saisissant de nouveau ou par lecture optique de la copie papier.

Des problèmes de conversion se posent souvent quand il s’agit de mettre à jour des systèmes en utilisant les produits de différentes entreprises. De nombreux logiciels comprennent des programmes qui convertissent en leur propre format des données stockées par un autre programme, mais ceci ne concerne habituellement que les logiciels les plus répandus.

Quand on envisage un nouveau logiciel, il est important de vérifier si les données existantes devront être converties dans un nouveau format et comment elles pourront l’être. Même lorsque les moyens de conversion existent, certaines fonctions peuvent ne pas être assurées par le nouveau logiciel. En conséquence, certaines données peuvent se perdre, et la conversion des données peut exiger énormément de travail.