Les données contenues dans un registre des électeurs peuvent être essentiellement de deux types : celles relatives aux personnes et celles relatives à la géographie. La base géographique d’un registre des électeurs en est un élément clé.

La base géographique d’un registre des électeurs peut remplir plusieurs fonctions, parmi lesquelles il faut noter les suivantes :

• stocker l’adresse d’un électeur; 

• définir et enregistrer les limites des circonscriptions; 

• déterminer et enregistrer les circonscriptions auxquelles les électeurs sont assignés; 

• enregistrer des listes des secteurs habitables ou non (pour éviter que des électeurs ne s’inscrivent frauduleusement à des adresses situées dans des secteurs non habitables); 

• repérer les cas où plusieurs électeurs s’inscrivent à une même adresse (pouvant indiquer des inscriptions frauduleuses ou périmées); 

• faciliter les révisions ciblées du registre (en repérant les adresses pour lesquelles il n’y a pas d’inscription ou les secteurs dans lesquels les occupants déménagent souvent); 

• faciliter les révisions du registre (en produisant par exemple des listes de noms et d’adresses classés par rue, pour permettre aux réviseurs de visiter les lieux ou en vue d’expédier des lettres de révision aux électeurs); 

• produire des listes d’adresses sous diverses formes (électronique, papier) à des fins non électorales (comme les listes d’envoi destinées à d’autres organisations ou servant à vérifier les bases de données géographiques possédées par d’autres agences).
• Il y a plusieurs moyens de stocker les données géographiques dans un registre des électeurs. Ils sont présentés dans les paragraphes qui suivent.

Registre des électeurs à base de noms

Un registre des électeurs ne requiert pas une base de données géographiques distincte pour être fonctionnelle. Une base de données géographiques liée à un registre des électeurs peut simplement être l’ensemble des adresses correspondant aux électeurs inscrits au registre. Ce genre de registre est appelé un registre à base de noms où les adresses sont stockées dans des champs d’enregistrements dédiés spécifiquement aux électeurs individuels (un enregistrement par personne).

Un registre à base de noms n’est toutefois pas un moyen efficace de stocker des données géographiques. Comme une adresse peut correspondre à plusieurs personnes, une base de données stockant les adresses par nom de personne contient de nombreuses répétitions. Si des milliers ou des millions de noms sont stockés, cette pratique augmente considérablement la taille des fichiers et diminue la performance du système informatique.

Un registre à base de noms prive aussi un OGE de la fonctionnalité d’une liste combinée d’adresses. Ce genre de liste sert à repérer les anomalies comme les adresses non valides et les inscriptions frauduleuses. Il est aussi difficile d’utiliser un registre à base de noms pour accomplir d’autres tâches électorales nécessitant des adresses, comme le redécoupage des circonscriptions et la révision du registre des électeurs.

Registre des électeurs à base d’adresses

Un registre des électeurs à base d’adresses stocke les adresses dans une base de données distincte (ou des fichiers différents) de la liste des noms d’électeurs. Un code unique est assigné à chaque adresse et sert à relier les listes d’adresses à celles des noms inscrits au registre.

Cette approche a plusieurs avantages. Elle réduit grandement la taille des fichiers du registre, comme chaque adresse n’apparaît qu’une fois. En supposant que le registre des adresses est précis, il en découle que les adresses fournies par les électeurs correspondent à des lieux d’habitation valides. Cela facilite aussi toute une gamme de tâches électorales reposant sur les adresses, comme le redécoupage des circonscriptions et la révision du registre des électeurs.

Système d’information géographique (SIG)

La forme la plus élémentaire de base de données géographiques est un fichier texte énumérant des adresses. Il peut s’agir d’une liste contenue dans un registre à base de noms ou, ce qui est plus utile, dans un registre à base d’adresses.

Un (SIG) est un logiciel qui associe des listes d’adresses à des données géographiques et spatiales comme des cartes, des photos aériennes, des plans d’immeubles et les coordonnées de certains lieux.

Conçus au début des années 1960, les SIG sont des outils informatiques servant à cartographier et à analyser des données à composante spatiale. Ils aident les utilisateurs à intégrer des renseignements, dresser des cartes, visualiser des scénarios et résoudre des problèmes complexes comprenant des éléments géographiques. Ces technologies ont été appliquées à diverses activités comme la gestion des ressources naturelles et environnementales, la planification des infrastructures de transport et des services essentiels, les services gouvernementaux et l’allocation de ressources, ainsi que pour des besoins militaires.

Les SIG servent à différentes fins électorales, en particulier pour établir ou redéfinir les limites des circonscriptions.

Collecte et gestion des données géographiques

La qualité d’une base de données géographiques ne peut pas être supérieure à celle de son contenu. Les données utilisées par un OGE dépendent largement de celles disponibles sur son territoire. Certains pays confient la collecte et l’informatisation des données géographiques à des organisations gouvernementales ou à des entreprises privées disposant des ressources nécessaires. Les OGE peuvent puiser dans ces ressources si elles sont disponibles. Sinon, ils doivent mettre au point leurs propres méthodes de récolte des données géographiques.

Un OGE peut élaborer une base de données géographiques rudimentaire en extrayant les adresses du registre des électeurs. En fonction de la précision de ce registre, il peut s’agir d’un bon point de départ. Cependant, cette méthode a beaucoup d’inconvénients. La base de données ne peut pas être complète, car il est improbable que des électeurs soient inscrits à chaque adresse existante, même dans les pays où l’inscription est obligatoire. Elle contient sûrement des erreurs, puisque les électeurs n’utilisent pas toujours la forme officielle ou exacte de leur adresse quand ils remplissent leur formulaire d’inscription. Par exemple, il est fréquent que les gens donnent comme adresse l’appellation populaire du lieu où ils habitent, avec pour résultat d’avoir plusieurs adresses non officielles pour le même endroit. Une telle base de données ne peut pas servir à vérifier la validité de toutes les adresses figurant au registre des électeurs.

Dans certains pays, il est possible d’acquérir auprès d’agences privées ou gouvernementales une base de données ou une série de bases de données couvrant l’ensemble du territoire. Les autorités locales sont souvent de bonnes sources de données géographiques. Ces sources peuvent être utilisées pour établir une base de données géographiques destinée au processus électoral. Combiner des données géographiques issues de plusieurs organisations est ardu. Ce processus peut être allégé si les données géographiques sont conformes à des normes précises. Mais même dans ce cas, les variantes des normes d’adressage font que la tâche est longue.

Des logiciels disponibles auprès de fournisseurs externes ou développés sur mesure peuvent être utilisés pour rechercher les doublons et repérer les anomalies en recourant à des techniques d’appariement.

Il peut s’avérer nécessaire de travailler sur le terrain pour rassembler des données géographiques précises. Le personnel peut parcourir une région pour valider les adresses contenues dans la base de données géographiques et repérer celles qui en sont absentes. Le résultat de ce travail peut alors être ajouté à la base de données géographiques.

Après avoir établi une base de données géographiques, il faut l’entretenir et la gérer. Les données doivent être fréquemment mises à jour, au fur et à mesure que de nouveaux lotissements sont construits et que d’anciens sont démolis. Les adresses changent aussi quand des logements sont ajoutés à des bâtiments. Un OGE doit rester au courant de ces changements en recevant (si possible) les détails de la part des autorités compétentes.

Dans certains cas, un OGE n’est avisé de l’existence d’une nouvelle adresse que quand un électeur y résidant tente de s’inscrire. Dans ces cas, l’OGE doit alors s’assurer de l’exactitude de l’adresse et tenter de la vérifier auprès des autorités compétentes.

Coordonnées et références géographiques

Chaque point sur terre peut être repéré par des coordonnées ou des références géographiques. Les plus communes sont la latitude et la longitude. Il en existe d’autres. Un OGE peut consulter les autorités gouvernementales responsables de la cartographie pour connaître les normes utilisées sur son territoire.

Chaque adresse contenue dans une base de données géographiques peut se voir assigner des coordonnées géographiques. Cette pratique utile permet de faire concorder les données avec celles possédées par d’autres organisations se servant des mêmes coordonnées. Elle permet aussi d’inscrire des adresses sur des cartes et de classer les électeurs dans des circonscriptions, et ce, en calculant les coordonnées situées dans chaque secteur.

Système de positionnement mondial (GPS)

Le système de positionnement mondial (GPS) est un système de satellites qui fournit la position précise de tout point à la surface de la Terre. Pour les besoins de l’OGE, les administrateurs travaillant sur le terrain peuvent se servir du GPS pour déterminer les coordonnées précises d’une adresse devant être incluse dans une base de données géographiques.

Catégories spéciales d’adresses

Une base de données géographiques utilisée par un OGE devrait prévoir des champs pour les catégories spéciales d’adresses ou d’électeurs.

Les adresses non valides ou non habitables devraient être indiquées dans une base de données géographiques pour veiller à ce que des électeurs n’en inscrivent pas frauduleusement dans le registre et pour s’assurer que la base de données est complète, sans omissions inexpliquées. De telles adresses peuvent correspondre à des parcs, des cimetières ou des parcours de golf. Les usines, les ateliers et les secteurs industriels ne sont généralement pas des lieux de résidence, mais les OGE doivent savoir que de tels endroits peuvent être habités par des propriétaires, des employés ou des concierges.

Bien que la plupart des habitations soient des maisons ou des appartements abritant peu de gens, certaines peuvent être légalement occupées par un grand nombre de personnes. C’est le cas notamment des institutions, des hôpitaux, des universités, des bases militaires, des dortoirs et des prisons. Les OGE doivent être au courant de ce type d’habitation et en tenir compte quand ils se servent de logiciels pour repérer les adresses auxquelles il semble qu’un nombre excessif d’électeurs sont inscrits.

Les bases de données géographiques doivent aussi tenir compte des logements vacants, c’est-à-dire ceux qui sont inoccupés et ceux dont les occupants ne sont pas inscrits au registre. Pour s’assurer de la précision du registre des électeurs, les adresses vacantes devraient être vérifiées pour savoir si des électeurs y demeurent. Il est généralement souhaitable d’inclure les adresses vacantes dans la base de données géographiques pour les identifier comme étant valides, au cas où une personne en fournirait une sur son formulaire d’inscription.

Catégories spéciales d’électeurs

Un registre des électeurs exhaustif doit pouvoir traiter les cas d’électeurs dont l’adresse ne cadre pas avec la base de données géographiques. En fonction de la loi électorale applicable, des électeurs sans domicile fixe peuvent être autorisés à s’inscrire au registre. Il s’agit des vagabonds, des personnes qui voyagent constamment et n’ont pas d’adresse permanente, ainsi que des gens qui vivent à l’étranger ou en dehors de la circonscription mais gardent le droit d’être inscrits. Ces catégories de personnes ont besoin de se voir assigner un lien géographique abstrait avec une circonscription précise, pour leur permettre de faire valoir leur droit de vote le moment venu.

Associer des adresses à des circonscriptions

Une base de données géographiques doit pouvoir associer des adresses d’électeurs à des circonscriptions. Cela permet la production des listes d’électeurs autorisés à voter dans une circonscription donnée et facilite la révision des limites de circonscription.

Quand les limites de circonscription sont redéfinies, un processus doit être mis en place pour actualiser le registre.

En assignant à chaque adresse un indicateur unique (comme les coordonnées géographiques) et en repérant les circonscriptions (sur une carte) avec le même genre d’indicateur, ces deux catégories d’information peuvent être associées.

Si chaque adresse habitable ne peut pas recevoir un code géographique unique, les adresses peuvent être reliées aux circonscriptions en assignant à chaque habitation une unité géographique (comme une subdivision de recensement ou une partie d’une municipalité). Les circonscriptions peuvent alors être définies en termes de la plus petite unité géographique qu’elles contiennent, dans le but d’y rattacher les habitations correspondantes.

Si les OGE se servent d’unités géographiques comme les subdivisions de recensement pour assigner des habitations aux circonscriptions, ils doivent faire attention aux endroits où les limites des circonscriptions divisent des unités géographiques. Dans ces cas, l’OGE doit déterminer de quel côté de la limite chaque habitation est située, pour déterminer à quelle circonscription cette demeure doit être assignée. Parfois, c’est réalisable à l’aide de cartes; dans d’autres situations, une inspection de terrain peut être requise.