Traitement de texte
Le traitement de texte est l’application de bureautique la plus répandue. Pratiquement tous les OGE l’utilisent dans leur travail quotidien.
Vers la fin du 20e siècle, le traitement de texte associé à un ordinateur personnel avait remplacé l’utilisation de la plupart des machines à écrire dans le monde entier, sauf aux endroits privés d’une infrastructure d’alimentation électrique de base.
Un logiciel de traitement de texte permet à un utilisateur de créer et de manipuler un document, de l’afficher sur un écran, de le sauvegarder, de le récupérer électroniquement et de l’imprimer sur papier.
À la différence des machines à écrire, les unités de traitement de texte permettent de corriger et de changer le texte de documents aussi bien que de transposer du texte entre différents documents sans les retaper. Des illustrations telles que diagrammes, éléments graphiques, figures, photos et caractères spéciaux peuvent aussi être facilement incorporés dans le texte à volonté. Les opérations de révision comme la correction d’erreurs ou le déplacement, la suppression, la reproduction et l’insertion de textes peuvent se faire facilement.
Ces fonctions font du traitement de texte un puissant outil de bureautique parce qu’il peut réduire le temps nécessaire à la préparation d’un nouveau document ou à la modification d’un document existant.
Les documents peuvent aussi être facilement imprimés si l’ordinateur est connecté à une imprimante, directement ou à travers des connexions réseaux.
Les fonctions de traitement de texte
Tout logiciel de traitement de texte contient un ensemble de fonctions de base :
· la fonction d’insertion place du nouveau texte ou une figure n’importe où dans un document;
· la fonction copier reproduit les sections désignées d’un document;
· la fonction supprimer efface les caractères, les mots, les lignes, les pages ou les figures;
· la fonction coller insère ce qui a été supprimé ou copié à partir d’une autre partie d’un document;
· la fonction de formatage est utilisée pour déterminer la présentation d’un document en spécifiant la page, les marges et la tabulation, et en appliquant des paramètres de conception comme le type de caractères, la couleur, la mise en gras, l’italique, le souligné et la surbrillance;
· la fonction rechercher et remplacer repère un caractère, un mot ou une expression dans un document et les remplace par un autre;
· la fonction colonnes et tableaux crée, manipule et formate les colonnes et les tableaux;
· la fonction multipostage de lettres personnalise des lettres ou documents à l’intention de destinataires inscrits dans un tableau ou une base de données;
· la fonction gestion de fichiers sauvegarde les fichiers, y donne accès, les déplace et les supprime;
· la fonction impression produit une copie papier d’un fichier informatique.
En plus de ces fonctions de base, la plupart des logiciels de traitement de texte sont capables de vérifier l’orthographe, d’insérer des hauts de page ou pieds de page, ou des notes en bas de page, et de créer une table des matières, un index et des renvois.
La plupart des logiciels de traitement de texte offrent un ensemble limité d’outils pour créer des illustrations. Des illustrations peuvent aussi être importées d’un logiciel différent et insérées dans un document.
Puisque le logiciel de traitement de texte permet de sauvegarder des documents comme des fichiers informatiques, plusieurs versions d’un simple document peuvent être sauvegardées et comparées.
Pour les documents qui doivent être partagés et révisés par plusieurs personnes, il existe une fonction de suivi qui permet à des utilisateurs multiples d’insérer des changements et des commentaires.
La liste des fonctions de traitement de texte continue à s’accroître au gré de l’évolution des logiciels existants et de l’apparition de nouveaux logiciels.
Autres considérations
Les logiciels de traitement de texte combinés avec des imprimantes de haute qualité permettent de produire des documents qui pouvaient autrefois seulement être produits par des typographes professionnels. Aujourd’hui, un nombre croissant de documents est créé à l’interne par des utilisateurs sans compétences spécialisées.
Il y a beaucoup d’utilisations pour le traitement de texte dans l’administration électorale. Pratiquement chaque situation qui exige la production de matériel écrit peut bénéficier du traitement de texte. La plupart des publications et de la correspondance, y compris livres, brochures, formulaires et bulletins d’information, peuvent être produites à l’interne.
De nombreux livres, magazines et sites Web peuvent aider à choisir le logiciel de traitement de texte approprié. Souvent, un logiciel de traitement de texte est vendu de concert avec le matériel informatique approprié, soit à l’initiative du fournisseur ou parce qu’il fait partie de l’ensemble normalisé d’outils de bureautique demandé par le gouvernement ou l’OGE.
Bien que la plupart des progiciels soient accompagnés de manuels d’utilisateur et de didacticiels d’auto-apprentissage à l’écran, il est toujours désirable de fournir de la formation à tous les utilisateurs. Alors que des formateurs externes sont disponibles dans la plupart des pays, les OGE peuvent être capables d’utiliser leurs propres employés expérimentés pour fournir la formation interne.
