Les OGE peuvent utiliser la technologie pour inscrire les partis politiques avant les élections. En particulier, des logiciels peuvent être utilisés pour déterminer si un parti peut s’inscrire, ainsi que pour créer et entretenir le registre d’un parti.

Vérification de la liste des membres des partis

Dans de nombreux pays, un parti politique doit avoir un nombre minimal de membres pour pouvoir s’inscrire officiellement et pour participer aux élections. Un OGE peut vérifier grâce à un logiciel que cette exigence a bien été remplie.

Le recours à des logiciels nécessite la saisie électronique des données relatives aux membres d’un parti. Les partis disposent souvent déjà de listes informatisées de membres et sont en mesure de les transmettre à un OGE sur divers supports (bandes magnétiques, disquettes, CD) ou par courriel.

Lorsqu’un parti n’a pas de listes informatisées de ses membres, il peut en fournir des copies imprimées sur papier. Ces informations doivent alors être converties sous forme électronique et versées dans une base de données (ou un tableur). Cela se fait soit en les saisissant au clavier, soit en les numérisant avec un appareil équipé d’un logiciel de reconnaissance de caractères. Les signatures et les photos peuvent aussi être numérisées sous forme d’images, si nécessaire.

Une fois que les listes de membres des partis sont informatisées, une base de données, un tableur ou un logiciel fait sur mesure sert à les traiter et à produire des listes selon divers critères. Un logiciel peut alors servir par exemple à vérifier que des membres ne sont pas nommés deux fois ou que la même personne ne figure pas sur les listes de plusieurs partis. En se servant de logiciels de publipostage, des lettres peuvent être expédiées aux présumés membres pour leur demander de confirmer leur adhésion au parti en question. Des codes à barres apposés sur leurs réponses en accélèrent le traitement.

S’il s’agit de communiquer seulement avec un échantillon des personnes apparaissant sur la liste des membres d’un parti, alors un logiciel peut prélever les échantillons aléatoires nécessaires.

Si un OGE a accès à un registre des électeurs contenant des signatures électroniques, des photos ou des empreintes digitales, une technologie biométrique peut servir à vérifier l’identité des membres des partis.

Bases de données d’informations sur les partis

Après l’inscription d’un parti au registre, l’OGE doit habituellement conserver ses données au dossier. Pour ce faire, un logiciel de gestion de bases de données est recommandé, bien qu’un logiciel de traitement de texte ou un tableur puisse suffire à un registre simple.

Si les détails sur l’inscription d’un parti au registre doivent être rendus accessibles au public, ils peuvent être imprimés sur papier ou être disponibles sur support électronique. Ils peuvent aussi être publiés sur Internet pour en faciliter l’accès. Si le registre est complexe, s’il contient énormément d’informations ou s’il change fréquemment, la copie disponible sur Internet peut être reliée à la base de données du registre des partis afin d’être actualisée lorsque c’est nécessaire.