الترتيبات المحلية
يجب التخطيط لترتيبات
النقل واعتمادها قبل البدء بالانتخابات. حيث يجب على إدارة الانتخابات التحقق من قدرة
الجهة المنتقاة لتنفيذ عمليات النقل على نقل وتسليم صناديق الاقتراع ضمن الأطر الزمنية
المطلوبة، في الوقت الذي توفر فيه أفضل سبل الأمان.
أما انتقاء الجهة
الناقلة (عامة أو خاصة)، أو المؤسسة المسؤولة عن ذلك (وطنية، إقليمية أو دولية، الشرطة
أو الجيش أو غيرها) فيعتمد على السياق السياسي، والاجتماعي والاقتصادي السائد في كل
بلد، ويعتمد كذلك على اعتبارات الخطر المتخذة في كل حالة.
ينصح أن تؤخذ مجموعة
من الاعتبارات بعين الاعتبار عند انتقاء الجهة الناقلة، بما في ذلك ما يتعلق بالسمعة،
والثقة، والقوة الاقتصادية، والتغطية الجغرافية الممكنة، والقدرات الفنية، وسرعة التنفيذ،
وتوافر الخطط البديلة لحالات الطوارئ.
وعند الدعوة للانتخابات
يجب أن تكون العقود الخاصة بعمليات النقل جاهزة، وموقعة بحيث تحدد بالتفصيل كافة الواجبات
والإجراءات. ويجب أن يشتمل عقد النقل على مواد خاصة تتعلق بالأداء، بما في ذلك شروط
جزائية في حال عدم التنفيذ الكلي أو الجزئي للمهام. وللتأكيد على شفافية العملية يجب
تنفيذ التعاقد من خلال مناقصة عامة.
وإذا لم يكن بالإمكان
انتقاء جهة واحدة فقط لتنفيذ كافة عمليات النقل، أو إذا تتطلب الوضع السياسي وجود قوى
أمن أو أشخاص موثوقين لتنفيذ العملية، فيجب التفكير في كيفية السماح لممثلي الأحزاب
والمرشحين بمرافقة الصناديق. وعلى أية حال يجب التحقق من حماية ذلك الحق الخاص بالأحزاب
والمرشحين المعنيين.
وللحد من عدد الأشخاص
المرافقين للصندوق أثناء نقله، يجب تشجيع الأحزاب على التوافق فيما بينها لإيفاد ممثلين
اثنين فقط عنهم جميعاً لمرافقة موظف الانتخابات والصندوق في نفس وسيلة النقل إن أمكن،
أو في وسيلة أخرى مرافقة.
كما ويجب السماح
للمراقبين بمرافقة صندوق الاقتراع، إلا أنه يمكنهم القيام بذلك من خلال المرافقة بوسيلة
نقل مستقلة، وذلك لأسباب عملية. وفي بعض الأجواء السياسية فقد يتطلب الأمر تواجد قوى
الأمن كذلك.
ويجب التوصل لتفاهمات
واتفاقات بين إدارة الانتخابات وقوى الأمن مسبقاً لتحديد الاحتياجات الأمنية المطلوبة
في كل حالة.
وفيما لم يتم التخطيط
لذلك بشكل جيد ومسبق، فقد تلقي متطلبات العملية الانتخابية أعباء غير متوقعة على قوى
الأمن.
كما ويجب إطلاع
ممثلي الأحزاب والمرشحين على إجراءات الأمن المعتمدة. وهو ما يتسم بأهمية خاصة في الحالات
التي تعاني فيها قوى الأمن من تدني في مستويات الثقة فيها من قبل الجمهور أو الأحزاب.
الترتيبات الدولية
يتطلب نقل أوراق
وصناديق الاقتراع عبر الحدود والعالم ترتيبات مختلفة من تلك الخاصة بعمليات النقل المحلية
أو الوطنية، ويحتاج إلى تخطيط حذر ودقيق.
حيث توجد في هذه
الحالة اعتبارات من شأنها تأخير عملية عد الأصوات وفرزها يجب أخذها بعين الاعتبار،
مثل وجود مناطق توقيت مختلفة، وترتيبات جمركية، ومواعيد لرحلات السفر ومسائل كثيرة
أخرى (راجع الاعتبارات الخاصة بعد الأصوات المدلى بها خارج حدود البلد).
