La technologie des élections peut être relativement peu coûteuse, ou très chère. En conséquence, le financement de la technologie peut devenir une partie cruciale du processus de mise en œuvre.

À long terme, l’utilisation de la technologie est susceptible de réduire des coûts et d’augmenter l’efficacité et la productivité de l’administration électorale. À court terme cependant, l’acquisition et la mise en œuvre de la technologie peuvent mener à d’importantes augmentations des coûts. En particulier, les coûts peuvent augmenter substantiellement quand des nouveaux systèmes ou matériels doivent être développés et achetés et quand un nouveau système est introduit en tandem avec l’ancien.

L’obtention des fonds nécessaires à la mise en œuvre d’une nouvelle technologie ou la mise à jour de la technologie existante est une composante essentielle de tout plan de mise en œuvre de la technologie. Un financement assuré et soutenu doit être acquis avant que le processus d’acquisition de la technologie ne passe au-delà de l’étape de la planification.

Il y a plusieurs étapes à l’obtention des fonds nécessaires pour acquérir la technologie.

Abordabilité

Avant de s’engager à mettre en œuvre une nouvelle technologie ou améliorer une technologie existante, l’OGE doit déterminer si le projet est abordable.

Des indications du coût de la technologie proposée doivent être obtenues pour évaluer si la dépense estimée est réaliste dans les circonstances. Lorsque plusieurs nouvelles technologies sont envisagées, il peut être nécessaire de fixer des priorités entre les options possibles et, au besoin, écarter celles qui ne sont pas abordables étant donné les contraintes budgétaires.

La facilité à obtenir des indications des coûts dépend de la complexité de la technologie. Si la technologie est un produit disponible aisément et immédiatement, tel qu’un logiciel ou du matériel informatique standardisé, les prix sont habituellement facilement obtenus auprès des fournisseurs locaux. La comparaison des prix d’un certain nombre de fournisseurs différents, si possible au moins trois fournisseurs, est une bonne pratique.

L’obtention de prix pour une technologie spécialisée ou personnalisée en fonction des besoins du client peut être plus difficile. Différentes stratégies peuvent être utilisées dans ce cas. Par exemple, il peut être possible de trouver d’autres OGE ou autres organismes qui utilisent une technologie semblable à celle qui est envisagée. Ces organismes peuvent être disposés à indiquer le coût de leurs systèmes.

Une autre méthode est de demander aux fournisseurs possibles une indication des coûts basée sur une ébauche des spécifications du système proposé. Le système proposé doit être décrit dans un niveau de détail suffisant pour obtenir des indications relativement précises.

Une demande de propositions est une méthode plus structurée pour obtenir des indications, sans être aussi contraignante qu’un processus d’appel d’offres officiel. Il s’agit de dresser un ensemble de spécifications, comme dans un appel d’offres, mais avec moins de détails, et de demander à des fournisseurs des propositions de coûts qui répondent aux exigences du projet. Les demandes de propositions non seulement fournissent des indications pour des fins budgétaires, mais peuvent également aider à raffiner les spécifications de la technologie en cause.

Pour déterminer si une technologie proposée est abordable, le coût de la technologie doit être calculé sur l’ensemble de sa vie utile. Dans la plupart des cas, ceci comprendra non seulement le coût d’achat ou de location, mais également les coûts de l’entretien, des périphériques, des consommables, du développement de logiciels, des communications, des mises à jour et, au terme de la vie utile, de l’élimination.

Élaboration du budget

Après avoir déterminé qu’une technologie particulière est abordable, la prochaine étape est d’élaborer un budget détaillé tenant compte des coûts immédiats et futurs de la technologie choisie. Le budget d’un projet de technologie comporte quatre composantes : la liste des biens et des services à acheter; le coût de chaque élément; l’échéance des paiements; et toutes économies prévues grâce à la nouvelle technologie. Excepté dans le cas d’articles qui ne doivent être employés qu’à une seule occasion, la plupart des articles de technologie exigent un financement continu pour l’entretien. Les fonds doivent du reste être garantis pour la durée de vie de la technologie.

Obtention des fonds

Une fois qu’un budget détaillé a été élaboré, la prochaine étape est d’obtenir les fonds voulus auprès de la source gouvernementale ou non gouvernementale pertinente. La réussite de ce processus dépend de l’élaboration d’un dossier convaincant précisant clairement les avantages et le budget complet.

Le dossier doit justifier le besoin de nouvelle technologie aux yeux des bailleurs de fonds. S’il y a accroissement des coûts avec l’utilisation d’une nouvelle technologie, les avantages immatériels, tels que l’accroissement de la précision, de la vitesse et de l’efficacité, doivent être soulignés. D’autres circonstances peuvent être plus faciles à justifier, par exemple lorsqu’une technologie moins chère remplace un processus manuel coûteux. Il est important de s’assurer que tous les coûts sont correctement pris en compte au budget.

Il peut être possible, dans certaines situations, d’utiliser des mécanismes innovateurs de financement tels que les coentreprises ou les contrats de cession-bail. Ce n’est toutefois envisageable qu’en l’absence de perception, justifiée ou non, que l’OGE manque à l’éthique.

Une fois le financement approuvé, les fonds devront être disponibles en temps utile pour le développement, les essais et la mise en œuvre de la nouvelle technologie.

Financement international

Selon les circonstances, un financement international peut être disponible. C’est le cas en particulier lorsqu’une aide est fournie par d’autres gouvernements ou des organisations non gouvernementales (ONG). Dans ces cas, des questions spéciales peuvent surgir, comme les problèmes de taux de change, l’incertitude de la disponibilité de fonds ou le risque de conflits ou de conditions visant, par exemple, les fournisseurs.

Politiques de dépréciation et d’amortissement

Lors du calcul des budgets pour la vie d’un projet ou d’une technologie, les politiques de dépréciation et d’amortissement auront une incidence sur le calcul des coûts et des avantages, en particulier dans les années futures.

À la fin du cycle de vie d’un article de technologie, la question se pose de savoir s’il est plus économique d’utiliser de l’équipement désuet ou de s’en débarrasser. Vu la vitesse des progrès en informatique, cette question peut se poser un an ou deux après un achat. Lorsque la technologie continue de fonctionner convenablement même si elle est désuète, il peut être intéressant de la conserver. Sinon, il peut être souhaitable d’adopter une nouvelle technologie et de revendre le vieil équipement tandis qu’il conserve une certaine valeur.

La question du moment où il faut améliorer un équipement désuet doit être prise en considération dans un budget, puisqu’elle aura un impact sur le coût de la technologie à long terme.