La metodología de planeación estará determinada, en gran parte, por
el tipo de sistema de registro ya sea periódico, permanente o civil. Cualquiera que sea el sistema utilizado, el
trabajo siempre implica un conjunto de tareas detalladas, complejas y
laboriosas, como las siguientes:
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Planear
dentro del contexto de un determinado marco legal y administrativo.
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Identificar
los retos logísticos que enfrenta la autoridad electoral, así como las posibles
soluciones a ellos.
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Planear
el ejercicio inicial de recopilación de información.
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Establecer
una política de adquisición que provea los materiales esenciales para la
iniciativa de registro.
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Identificar
y poner en marcha una infraestructura de operaciones que tome en cuenta el
contexto en el cual se llevará a cabo el registro.
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Desarrollar
y poner en marcha un programa de información al votante que ayude a los
electores a comprender el proceso de registro y que los aliente a participar.
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Iniciar
un programa de selección y capacitación del personal que satisfaga las
necesidades del registro. Tener en cuenta que algunos sistemas requieren un
gran número de empleados permanentes, mientras que otros sistemas necesitan más
personal en ciertos periodos en los que se concentra la actividad del registro.
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Planear
cómo poner en marcha la iniciativa de registro.
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Desarrollar
un plan de acción detallado en el que se establezcan claramente los objetivos
definidos para cada actividad y los pasos para alcanzarlos. dichos objetivos.
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Iniciar
el proceso de recopilación de la información del registro. Esto puede basarse en
centros de registro, visitas a domicilio, acuerdos de intercambio de
información con otras dependencias de gobierno o una combinación de cualquiera
de estos métodos, dependiendo de la iniciativa de registro.
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Desarrollar
los medios para asegurar el almacenamiento de la información del registro. Las
opciones de almacenamiento incluyen: guardar los documentos originales en
archivos legibles por máquinas pero conservando los originales; convertir los
archivos originales en archivos electrónicos ya sea escaneándolos o
transcribiéndolos; o almacenar electrónicamente los archivos creados
electrónicamente.
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La
planeación implica la integración de una lista preliminar de electores. Dar
tiempo suficiente para que la lista preliminar de electores se revise
efectivamente durante la iniciativa de registro.
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Producir
y distribuir la lista final de electores, después de realizar los cambios de la
lista preliminar.
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Asegurar
que existan registros auditables que permitan el escrutinio cercano de los
cambios en la lista de electores.
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Establecer
una fecha límite para realizar el registro y darla a conocer ampliamente.
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Asegurarse
de que los nombres de las personas que votan por anticipado se borren de la
lista de electores que se utilizará el día de la elección.
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Establecer
un procedimiento de apelación para cualquier persona que desee impugnar una
decisión de la autoridad electoral.
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Finalmente,
considerar la posibilidad de que las personas que llegan a las mesas de
votación y descubren que no están en la lista se puedan registrar el día de la
elección.
Cada sistema puede llevar a cabo todas estas tareas de distintas
formas.
Planeación de una lista periódica
El sistema de lista periódica debe ser lo suficientemente flexible
en términos administrativos como para crear una nueva lista en ocasión de cada
evento electoral. La autoridad electoral debe planear como contactar a cada
elector calificado, verificar su identidad, añadir su nombre en el registro, y
en algunos casos, emitir su cédula de identificación electoral. También debe
contemplar un tiempo para la impresión de la lista preliminar de electores,
para someterla a un proceso de inspección pública y para atender las objeciones
que se puedan formular. La planeación debe tomar en cuenta el tamaño y densidad
de la población, las necesidades de personal y materiales, el presupuesto
disponible y las fechas para completar todas las tareas.
Una ventaja de la lista periódica es que no necesariamente
requiere una estructura administrativa permanente, al contrario de los sistemas
que tienen lista permanente o registro civil. En tanto que la lista periódica
no se actualiza de forma permanente, la estructura administrativa puede ser
relativamente modesta durante el plazo que media entre elecciones. Sin embargo,
cuando se está desarrollando la lista, la autoridad electoral debe ser capaz de
conformar una gran estructura administrativa con personal debidamente
capacitado. Esto requiere preparar por adelantado todos los elementos
involucrados, incluyendo el programa y los manuales de capacitación, la
infraestructura inmobiliaria y las categorías y responsabilidades de los
puestos laborales.
Planeación de una lista permanente
El proceso de planeación es diferente para el sistema que utiliza
la lista permanente de electores. La autoridad electoral debe distinguir entre
las tareas involucradas en la recopilación de la información inicial y las
requeridas para mantener actualizada la lista, lo cual implica que se añadan
los electores que llegan a cubrir los requisitos de elegibilidad, se remuevan
los que pierden dicha elegibilidad y se actualice la información
correspondiente a los cambios de domicilio.
En un sistema de lista permanente, gran parte de la información
que se consigue en el registro inicial es reutilizada. Esto hace que sea muy
importante considerar desde el inicio cómo se debe recopilar y almacenar la
información para que después sea sencillo actualizarla. La lista puede
organizarse con base en los individuos (de movilización creciente) o de los
domicilios (altamente estáticos). La mayoría de los administradores han
encontrado que la organización geográfica basada en el domicilio hace más fácil
el proceso de actualización de una lista permanente.
Planeación del Registro Civil
Algunos países recaban información específicamente para el registro
civil. Es decir, la autoridad responsable recopila directamente la información
y la utiliza para desarrollar la base de datos del registro civil. En otros
países, la autoridad integra la información recopilada por otras dependencias
de gobierno. En este caso, la autoridad se concentra más en supervisar la
integridad de la información que proveen diferentes dependencias de gobierno,
que en conseguirla directamente.
Para escoger entre las dos formas de llevar a cabo el proceso, el
registro civil podría avaluar primero la calidad de la información que puede
obtener de otras dependencias, utilizando los tres criterios de desempeño,
actualidad, precisión e integridad. Esta evaluación indicará si hay que hacer
grandes cambios a la forma en que se recopila la información y cómo podrían
enfrentarse los retos para realizar tales cambios.
