En el caso particular de la lista periódica, el registro electoral
tiende a ser una actividad intensa en cuanto al uso de materiales. Se debe
conseguir una gran cantidad de información dentro de un período corto de
tiempo, por lo cual se necesita un gran volumen de materiales. Por lo general,
esto incluye:
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Muebles
de oficina –escritorios, sillas, teléfonos, fotocopiadoras, fax y computadoras.
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Materiales
de registro –formatos de solicitud, cédulas de identificación para votar,
formatos de registro por correo, identificadores y artículos de papelería.
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Materiales
de capacitación –manuales, proyectores de diapositivas, presentaciones o
videos, y otros materiales de enseñanza.
En varios casos los materiales deben transportarse rápidamente a
varios lugares del país. Además, por lo general los oficiales electorales deben
rentar o contratar algún espacio para instalar las oficinas durante un período
corto de tiempo, equipar por completo el espacio del registro y posteriormente,
al finalizar el período de registro, desmantelar las oficinas.
Las diversas necesidades incrementan el riesgo de gastar en forma
ineficiente y excesiva. Para controlar los riesgos es necesario crear políticas
claras de adquisición, es preferible establecer que como parte de esto se
establezcan límites de gastos para cada categoría de productos o servicios y en
cada región o distrito electoral.
En alguna medida, las circunstancias locales determinan los
materiales que se usan para el registro electoral. Los proyectores y fax, por
ejemplo, sólo tienen sentido en áreas con buen suministro de energía eléctrica
y servicio telefónico. En caso de no contar con energía o servicio telefónico
se recomienda utilizar materiales basados en papel.
La estructura organizacional
En la mayoría de los países, hay un organismo centralizado
encargado de la administración electoral nacional, responsable de la integridad
en conjunto del sistema electoral, incluyendo el registro electoral. Por lo
general, la autoridad central tiene la responsabilidad de diseñar el sistema de
registro que reúne los requerimientos legales. Asimismo, desarrolla los
elementos de soporte, tales como los manuales de capacitación, las políticas y
criterios, y los procedimientos oficiales y propone el tipo de registro, por
ejemplo el biométrico.
En el sistema de lista periódica, durante el período de registro,
el organismo central generalmente se expande dramáticamente para incluir a un
gran número de administraciones locales descentralizadas. Las organizaciones
locales asumen la tarea de conseguir la información del registro y
posteriormente darle el cauce adecuado para desarrollar la lista preliminar y
final de electores. Casi sin excepción, los empleados de las organizaciones
locales son contratados por un período breve de tiempo y por lo general no
están capacitados para trabajar en el ámbito de la administración electoral.
Las políticas de adquisición
La autoridad central o regional del registro puede realizar la
mayoría de las compras, en tal caso se puede conseguir un ahorro significativo
si se compra por mayoreo. Es recomendable que las autoridades locales dirijan
la renta de los espacios para las oficinas, el mobiliario y el equipo de
comunicación. Esto debe operarse bajo presupuestos muy limitados. Tener
políticas claras de adquisición provee de criterios muy valiosos para la
administración electoral local; se recomienda que las políticas y los
procedimientos sean compatibles con los estándares aceptados para otras
necesidades de adquisición dentro de la jurisdicción.
En general, cada país o jurisdicción tiene sus propias políticas
de adquisición, compatibles con sus circunstancias. Las políticas deben
reflejar el marco legal para el registro electoral, así como las políticas de
adquisición para otras actividades de gobierno.
La seguridad
El sistema de registro de la lista periódica requiere transportar
en un periodo corto de tiempo un gran volumen de materiales hacia varias
localidades. Se recomienda que los materiales cuenten con ciertas medidas de
seguridad durante su transportación y almacenamiento. Las medidas adecuadas de
seguridad son cruciales para llevar a cabo un registro exitoso. Por ejemplo, la
pérdida de formatos de solicitud o el robo de cédulas de identidad para votar,
puede minar la confianza pública en la integridad del proceso de registro y por
consecuencia comprometer la legitimidad de la elección.
Sin embargo, las cédulas de identidad no son esenciales en el
sistema de lista periódica y es menos probable que se emitan para los
electores. Las cédulas de identidad oficiales para votar son más comunes en un
sistema que se basa en el registro permanente.
Adquisiciones para el registro permanente
Con un registro permanente, la autoridad electoral debe hacer una
planificación a largo plazo que provea de actualización regular a la lista. Por
ejemplo, debe determinar el tipo de infraestructura que necesita para
administrar la lista. Es probable que incluya un equipo de personal completo y
permanente, que incluya operadores para la captura de datos e ingenieros de
sistemas, además de sistemas de cómputo más sofisticados.
La lista periódica involucra concentración de actividades y gastos
durante determinados periodos de tiempo, la autoridad electoral debe hacer
planes en función de esto. La lista permanente elimina o al menos matiza dichos
periodos de concentración, de este modo disminuye la necesidad de asegurar una
gran cantidad de equipo que después de un periodo corto de tiempo se
desmantelará. Por ejemplo, la lista permanente puede requerir el
establecimiento de varios centros u oficinas, regionales o locales, que sirvan
como puntos de contacto para actualizar y mantener la lista de electores.
Renta de computadoras y soporte técnico
Tanto en la lista periódica como en la lista permanente, tener un
equipo apropiado hace posible que los empleados administrativos desempeñen sus
obligaciones y pongan en marcha procedimientos en forma efectiva y eficiente.
Si se espera una concentración de actividades muy marcada –ya sea
por una campaña intensiva de registro electoral para desarrollar la lista
periódica o por el periodo de revisión en el que se procesan varios cambios a
la información del registro electoral- es preferible rentar computadoras en
lugar de comprarlas, y contratar algún servicio externo de soporte técnico. Por
lo general, los costos y la eficiencia en el desempeño se alcanzan si la
autoridad electoral central negocia acuerdos de arrendamiento.
En cuanto a las iniciativas de registro por correo electrónico, la
autoridad electoral debe comprar o desarrollar una combinación de materiales y
servicios de soporte técnico. Aparte de esto, los candidatos al registro deben
tener la tecnología apropiada para acceder a la página en Internet de la
autoridad u organismo electoral. Cuando se desarrollan programas que permiten
obtener los formatos de solicitud de registro en Internet, la autoridad
electoral debe asegurar el acceso para los que tienen computadoras con bajos
niveles de funcionamiento.
