En la lista periódica, el registro implica el manejo de un gran
volumen de archivos. Esto puede hacerse eficientemente mediante computadoras,
pero utilizarlas no siempre es práctico o posible. Ya sea utilizando o no
computadoras, por lo regular se deben desempeñar las siguientes tareas básicas:
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Almacenamiento
de formatos de registro. Los formatos son documentos legales con una
importancia crítica. Se recomienda tener una seguridad adecuada para ellos. Son
la única prueba en caso de registros dobles y son esenciales para procesos de
acusaciones de votación doble.
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Transferencia
de información de los formatos de registro a la lista de electores. En un
sistema automatizado esto implica la creación de una base de datos. En un
sistema que no está automatizado, el desarrollo manual de la lista de electores
puede ser inmediatamente después de la recolección de la información; por lo
general, la preparación de la lista preliminar de electores comienza cuando aún
se está recopilando información.
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Almacenamiento
y acceso a la información de la lista de electores. Aún con
una lista periódica, es frecuente que los archivos se guarden de una elección a
otra. Sin embargo, la actualización permanente de la información se realiza
sólo en el registro permanente o registro civil. Como consecuencia, varias
dependencias y bases de datos deben almacenar y manejar información. La
automatización es una gran herramienta del almacenamiento, pero sigue siendo
necesario que la información de diferentes bases de datos se combinen para cada
elector en particular. Algunas autoridades electorales han encontrado que la
combinación de información desde diversas fuentes es más fácil con bases de
datos de registro electoral estructuradas con base en el domicilio más que en
el nombre de los ciudadanos.
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Organización
de la recolección de información. Para la recolección de
información es esencial una estructura geográfica y entre más pequeñas sean las
unidades de población es mejor. Organizar el registro en distritos electorales
de 40,000 electores es difícil si todos se incluyen en un solo archivo.
Organizar 100 unidades administrativas de 400 electores cada una es
considerablemente más fácil.
Almacenamiento a corto plazo
Se recomienda que todos los sistemas de registro cuenten con un
método de almacenamiento a corto plazo para los formatos de registro recién
llenados, en lo que se desarrolla, verifica y finaliza la lista de electores.
Varios países requieren que la autoridad electoral archive los formatos
originales. Si se emplean oficiales de registro, estos son los responsables de los formatos en sus áreas
geográficas. Compilan la lista para cada área o los nombres que les fueron
asignados. En este mismo sistema, por lo general otros oficiales se encargan de
compilar la lista maestra de la región. En varias jurisdicciones puede no haber
una lista nacional. En un sistema basado en distritos electorales uninominales
(donde en cada distrito se elige un representante para la legislatura), la lista
puede mantenerse a nivel local.
Los formatos de registro pueden utilizarse para verificar las
firmas de los nombramientos, así como en las iniciativas o peticiones de
referéndum (que son particularmente comunes en sistemas de registro permanente
más que en los de listas periódicas). Es conveniente que tanto las cédulas de
identificación para votar como los formatos en blanco se almacenen con
seguridad.
Transferencia de información
La información tiene que ser enviada de los puntos locales de
recolección (los centros de registro o las oficinas de registro local si se emplea
el registro a través de visitas a domicilio) a la autoridad central electoral
para desarrollar la lista nacional de electores. Una base de datos centralizada
hace posible que se transmita información a través de procesos de transacción
con un alto nivel de integridad, en el que se puede verificar el envío y
recepción de cada archivo completo.
Hay varias formas para transmitir información electrónicamente
entre las oficinas locales, regionales y nacionales de la autoridad electoral.
Cuando hay infraestructura, la transmisión puede ser por medio de dispositivos
de banda ancha o de Internet inalámbrico, líneas telefónicas o incluso vía
satelital. Alternativamente, se puede utilizar el correo o servicios de envío
para entregar la información en formatos físicos (por ejemplo, las copias
impresas de la lista de electores) o almacenada en diversos formatos
(disquetes, discos compactos o dispositivos de memoria). En cualquiera de los métodos
que se utilicen es básico resguardar la seguridad y entregar a tiempo.
Si no se utilizan computadoras, se debe transmitir una lista de
electores realizada con máquina de escribir o a mano. Es conveniente
desarrollar políticas que especifiquen dónde y cómo debe entregarse la
información, y con cuántas copias.
Producción de la lista de electores
Cuando se realizan listas nacionales de electores, el uso de
computadoras hace mucho más fácil la transferencia de información de los sitios
locales a la autoridad electoral nacional. La información centralizada puede
necesitarse en un país donde el voto no se organiza por distritos electorales y
los representantes en la legislatura se escogen por medio del método de
representación proporcional.
Sin embargo, en otros sistemas la lista puede cubrir sólo las
áreas específicas que le correspondan –particularmente en un país donde se
eligen representantes por cada distrito electoral. En tal caso, los electores
por lo general pueden votar sólo en el área en el que viven, incluso se pueden
realizar las listas basándose en la división de las mesas de votación. En las
provincias de Canadá, la lista periódica se realiza sólo a nivel local, en cada
distrito electoral.
Recopilar grandes volúmenes de información para el registro
electoral y producir una lista de electores es laborioso e involucra varios
procedimientos. Actualmente esta tarea puede ser completamente automatizada
mediante el desarrollo de programas especiales de cómputo. Los programas de
cómputo para el registro electoral son invariablemente diseñados de acuerdo a
las especificaciones locales y representan un gasto considerable.
