Las
listas de electores que tienen buenos resultados en el desempeño de los tres
criterios de calidad, es decir, en actualidad, precisión e integridad, se
consideran una garantía para celebrar elecciones libres y justas. Si el proceso
de registro se ha documentado bien y cuenta con procedimientos abiertos transparentes, se asegura que el sistema
electoral reúna los estándares de legitimidad y contribuya a la integridad de la elección.
Conservación de registros
Para cada elector de la lista periódica, la
autoridad electoral debe tener una copia del formato de registro electoral, así
como de cualquier material que se haya utilizado para evaluar o determinar su elegibilidad para votar. Como una precaución,
es útil y necesario guardar esta
información por un tiempo determinado, al menos hasta la fecha límite para
presentar apelaciones sobre los resultados de las elecciones; seis meses
después la fecha de las elecciones puede ser un periodo razonable. Los
oficiales del registro deben organizar y mantener con eficiencia todos los
archivos del registro que se hayan integrado. Crear una lista de electores a
partir de este material es una tarea de gran significado, pero es igualmente importante la tarea de
organizar las fuentes de información que pueden necesitarse para resolver
disputas.
Una
lista periódica por lo general se desarrolla en un periodo de tiempo
relativamente corto e inmediatamente antes de que se convoquen las elecciones,
o durante la campaña electoral misma.
Por esa misma razón, mantener actualizados los archivos para todos los
electores es menos preocupante con una lista periódica que con la lista
permanente o el registro civil. De hecho, una de las principales ventajas de la lista
periódica es que no se necesita almacenar información vieja y actualizarla regularmente.
Sin
embargo, se puede impugnar la integridad en conjunto de la lista de electores,
por lo que los administradores
electorales deben estar preparados para defender sus decisiones sobre la
elegibilidad de cualquier persona o grupo de personas. También deben prepararse
para la posibilidad de que un partido político los acuse de actuar sistemáticamente en contra de sus
partidarios. Deben guardar el material relacionado con todas sus decisiones
sobre la elegibilidad de los electores (por ejemplo, formatos de registro, las
solicitudes de apelación de los registros o las decisiones de la corte de
revisión) y almacenarlo durante el tiempo adecuado después de las elecciones.
Además, la información debe almacenarse en una forma accesible. Esta tarea no
es sencilla porque es probable que involucre millones de archivos. Lo que se
necesita es una estructura práctica de archivo. Por lo general, los archivos se
organizan por unidades administrativas, definidas geográficamente.
Los
administradores electorales también ser capaces de documentar el porqué se
tomaron ciertas decisiones. Las fallas para mantener la documentación adecuada
y justificar las decisiones significan falta de profesionalismo y dan la
apariencia de un comportamiento caprichoso. Esto puede atraer cuestionamientos
a la integridad de la autoridad electoral y a la legitimidad de la elección misma.
Si la autoridad mantiene los archivos adecuados que justifican las decisiones, puede
ser más fácil que tome decisiones consistentes en casos similares. Es conveniente definir
muy claramente las políticas que guían las decisiones.
Establecimiento de mecanismos de apelación
Las
decisiones de la autoridad electoral relacionadas con la elegibilidad de los
electores potenciales pueden incluir las negativas del derecho a votar,
demandas de registros fraudulentos o duplicados y de votos múltiples, o de rechazo de firmantes de
una solicitud de candidatura o revocación de mandato. Es conveniente que todas
estas decisiones sean abiertas y transparentes.
Aún
más, se recomienda que existan mecanismos apropiados para apelaciones. El
primer canal de apelación puede ser la autoridad electoral misma, por lo
general el director de la oficina electoral local. Además, debe ser posible
presentar apelaciones ante la comisión electoral o, si no existe, ante el oficial electoral de más
alto rango. Finalmente, si las
circunstancias lo ameritan, puede ser posible presentar apelaciones a través de
los canales judiciales normales.
Seguimiento de los cambios de información
El
propósito de las pistas o registros auditables es identificar los errores en la
información del registro electoral, explican las inconsistencias y el manejo
apropiado de la información. Para asegurar la capacidad de auditar el registro
electoral, es fundamental proveer la información utilizada para actualizar cada
archivo. Las siguientes preguntas ilustran el tipo de información que se
necesita guardar sobre cambios de domicilio:
-
¿La
información se obtuvo de la persona en cuestión o de alguna otra fuente, como
los archivos de la dependencia de gobierno dedicada a la salud?
-
¿Quién
fue el oficial que capturó el cambio de la información en el sistema?
-
¿Dónde
y cuándo se realizó el cambio?
Al
tener la capacidad de contestar esas preguntas se pueden resolver las discrepancias entre los registros o las bases de datos. Una regla que se sigue
es tomar a la información que se captura más recientemente como indicador de la
mejor actualización. Una segunda regla es contactar a los ciudadanos para ayudar a resolver discrepancias entre
las bases de datos.
Además,
debe haber un mecanismo para requerir a los ciudadanos que confirmen la precisión de la información en los archivos
o corregirla en caso necesario. Uno de estos mecanismos es el envío por correo de
una tarjeta que detalle la información del registro, la cual se entrega
directamente en el domicilio del elector al inicio de la campaña. El envío
puede contener también información importante sobre las elecciones: en dónde se
corrigen los errores que contenga su información; la fecha de la elección; los
cargos políticos por los que están en contienda los candidatos; la ubicación y
horario de los centros de registro y las mesas de votación.
Supervisión de la recolección de información
El
mantenimiento de pistas auditables de un registro permanente o civil puede
involucrar la supervisión de la recolección de la información. Puede ocurrir
que la autoridad electoral no sea responsable de recopilar la información
utilizada para el registro electoral y esto representa dificultades pues tiene que depender de otras agencias de gobierno
sobre la calidad y disponibilidad de información. Una solución es asignar personal
electoral para que supervise directamente la recolección de información por
parte de otras dependencias de gobierno.
