Los sistemas que utilizan la lista periódica deben organizar la
administración del registro antes de un evento electoral para producir la lista
de electores que se utilizará en dicho evento.
Una persona, o un puesto laboral, debe tener la responsabilidad en
conjunto de la planeación detallada y la puesta en marcha del ejercicio de
registro electoral. Por lo general, esta es la responsabilidad del oficial de
registro. Algunos países tienen comisiones independientes a nivel regional y/o
local, paralelas a la estructura a nivel nacional o central. En estos casos, es
necesario definir claramente las responsabilidades y establecer procedimientos
de comunicación y reporte entre ellas.
Al trabajar dentro de la estructura legal y administrativa del
país o de la unidad sub-nacional, el oficial de registro debe especificar las
tareas que deben completarse cada día en el ejercicio del registro electoral.
Por lo general, el plan debe evaluar en forma realista lo siguiente:
-
La
cantidad de información a recopilarse
-
El número
de electores a registrar
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El número
de domicilios a visitar
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El número
de personas en prisión que son elegibles y desean registrarse, cuando así lo
prevea el marco legal (como en Sudáfrica)
-
Los
requerimientos de personal para estas visitas
Asimismo, se necesita estimar el tiempo requerido para procesar la
información de cada elector y (de ser el caso) el tiempo para la captura de los
datos en algún tipo de formato o archivo, ya sea por medios electrónicos como
la computadora, o llenándolos a mano o en máquina de escribir. Algunas veces la
información se reenvía a la administración electoral central. Otras veces, la
información y los archivos pueden retenerse a nivel local para la producción de
la lista de electores, en cuyo caso la autoridad electoral central no se
involucra en la preparación de la lista.
Es conveniente que el oficial de registro cuente con suficientes
recursos para tomar medidas ante emergencias o imprevistos y poder completar el
ejercicio del registro a tiempo.
Por lo general, el registro a través de visitas a domicilio
requiere un esquema detallado de las casas, los hospitales y las prisiones
cuando aplique, que se visitarán por día, para cada oficial o pareja de oficiales de registro. Cuando se
establecen centros de registro, se recomienda que los planes identifiquen la
ubicación de cada uno, así como las unidades móviles (si es el caso) y su
localización a lo largo del periodo de registro. La meta es asegurar que los
centros de registro estén completamente equipados cuando empiecen las
actividades. En la práctica, esto no siempre es posible. Sin embargo, entre más
se retrase la instalación de los centros, el proceso en general puede ser menos
eficiente.
Se pueden fijar métodos de reclutamiento y procedimientos de
capacitación para cada categoría de trabajadores electorales. Es usual que
todos los materiales de capacitación estén preparados antes de que el registro
comience y que la capacitación de los funcionarios también se lleve a cabo
antes de éste. Se puede requerir un plan de contingencia para capacitar a los
trabajadores que no pudieron asistir en los horarios establecidos a las
sesiones de entrenamiento, o para identificar y capacitar a las personas que
puedan reemplazarlos.
Se debe poner mucha atención a la densidad de la población, los
niveles de alfabetización, el número de etnias que puede haber, el lenguaje,
las costumbres locales y la brecha entre la población urbana y la rural. Los
planes de trabajo se pueden ajustar en función de estos factores.
El proceso de registro electoral debe dividirse en unidades
geográficas manejables. Por ejemplo, en caso de realizar registro a domicilio
lo normal es que las unidades administrativas se compongan de aproximadamente
250 a 500 electores. Además, cada unidad se tiene que analizar en términos de
las distancias involucradas, los limites de las localidades, el número de casas
y algunos otros factores similares. Si hay suficiente tiempo para realizar el
registro a domicilio, las unidades administrativas pueden ser mayores. Puede
haber una significativa ineficiencia si las visitas a domicilio se llevan a
cabo sin el establecimiento de unidades geográficas específicas. En caso de
requerirse unidades móviles de registro, se deben anticipar y proporcionar.
La metodología para la recolección de información electoral
normalmente se configura con anticipación al registro. Asimismo, se identifican
los procedimientos para contactar a los electores que no se encuentren en su
domicilio el día de la visita para el registro, o para el manejo de otro tipo
de contingencias.
Es conveniente establecer los niveles de autoridad claramente, a
la par de las funciones involucradas al delegar autoridad. También es
recomendable establecer procedimientos paso por paso para cada componente
esencial del ejercicio de registro.
Se debe desarrollar una política de comunicación para todos los
miembros de la administración electoral, tanto para los empleados permanentes
como para los temporales. Por lo general, la política de comunicación
especifica cómo se mantendrán en contacto los oficiales del registro con la
administración electoral central durante el periodo de registro, quién es el
contacto para resolver dudas, y cómo y a quién se debe entregar la
actualización del ejercicio del registro.
Se puede establecer un horario de trabajo, así como las tasas
salariales para las diferentes categorías de trabajos y métodos de pago para
todos los trabajadores. Se recomiendo que todos los empleados reciban
información sobre su retribución antes de empezar su trabajo.
La elección del personal puede constituir un problema en algunos
países. Mientras que varios países se apoyan en los servidores públicos, en
otros países identificar al personal temporal puede ser un tema sensible en el cual
la autoridad electoral debe tomar en cuenta la inclusión, el género y otros
requerimientos.
Es conveniente que cuando se utiliza un sistema de registro a
través de visitas a domicilio se especifiquen los pasos para dar por finalizado
el empleo al termino del proyecto. Los sistemas que utilizan centros de
registro deben especificar los pasos para desmontarlos una vez que hayan
concluido su actividad.
