Cuando se planea el registro electoral, es esencial identificar el
tipo de información que se necesita. Por lo general, la constitución o la ley
electoral del país especifican la información que debe recopilarse. Esto
siempre incluye el nombre del elector, domicilio en caso de tenerlo y los
documentos que verifiquen su estatus ciudadano, edad o fecha de nacimiento (en
parte para asegurar que el elector ha alcanzado la edad requerida para votar).
Normalmente también se registra el género del elector, aunque algunas
preocupaciones sobre la privacidad pueden hacer difícil la recopilación de esta
información.
La información de la fecha de nacimiento y el género ayuda a
verificar la precisión de la información que se consigue en el proceso de
registro, pues por medio de estos datos se detectan los casos de registros
duplicados.
Se puede requerir una firma, ello dependiendo de los niveles de
alfabetización de la población. Si el plan es emitir una cédula de
identificación para votar, los requerimientos de dicha cédula pueden afectar el
tipo de información que se recopila. En particular, la autoridad debe decidir
si incluir características de identificación en la cédula, tales como una
fotografía o huella digital del elector.
Plan de acción
Una vez que se determina la información que debe recopilarse, los
administradores electorales pueden desarrollar el plan de acción detallado,
tomando en consideración factores como:
-
El número
de ciudadanos elegibles para el registro.
-
Las
características geográficas y demográficas del país o la división electoral.
-
La
cantidad de tiempo probable que se requiere para completar cada registro.
-
Si se
utilizarán computadoras u otra tecnología, en cuyo caso, se debe determinar
para qué aspectos del registro.
-
La
logística para los diferentes aspectos del registro.
-
El número
de oficiales de registro y otro tipo de personal que se necesitará para la
recopilación de la información.
-
El número
y la ubicación del personal que capturará la información en caso de utilizar
computadoras.
-
El número
y la ubicación del personal que archivará la información en caso de utilizar un
sistema de registro manual.
-
El
almacenamiento de datos, de equipos y de registros manuales en caso de ser
utilizados.
-
El número
y ubicación del personal que supervisará el proceso.
-
La
seguridad adecuada para la información y los equipos.
-
El método
para informar a los electores sobre el proceso de registro.
Durante el desarrollo del plan de acción, la administración
electoral central también debe poner atención a las sesiones de capacitación
que se requerirán para que la puesta en marcha del plan sea exitosa, así como a
los materiales de capacitación que se necesita producir. Y por supuesto el plan
debe cubrir la producción de materiales necesarios para el registro mismo,
tales como los formatos de solicitud de registro, las cartas para recordar el proceso,
las circulares o cartas internas de comunicación y los formatos de captura de
la información.
Recopilación de información para la lista periódica
En un sistema de lista periódica, hay varias opciones para
recopilar y manejar la información del registro. El plan de acción debe
diseñarse de acuerdo a la opción seleccionada. Por ejemplo, ¿la información se
recopilará a través de visitas domiciliarias? o ¿se establecerán centros donde
los electores deberán presentarse para su registro?, ¿es posible el registro
por correo y, en tal caso, será la única opción o funcionará como respaldo de
las visitas a domicilio o a los centros de registro?, ¿el registro será un
trámite personal en el que participarán el oficial de registro o entrevistador
y el elector?, si no es así, ¿cómo confirmará la autoridad electoral que la
información recopilada sea precisa y válida?, ¿qué tipo de identificación se
requerirá para confirmar la identidad electoral?, ¿se emitirán cédulas de
identidad para votar, y en tal caso, que información aparecerá en ellas?,
¿incluirán fotografía?, ¿se plastificarán, y en tal caso, con qué tipo de
tecnología se realizará –frío o calor?
Recopilación de información para la lista permanente
En un sistema de registro o lista permanente, el método utilizado
para recopilar la información inicial es distinto del que se pone en marcha
para mantener la lista actualizada. La construcción inicial puede involucrar
métodos de recopilación de información muy similares a los utilizados para la
lista periódica –esto es, visitas a domicilio, registro en centros establecidos
para dicho propósito o registro por correo. Sin embargo, después de la
construcción inicial, hay un cambio significativo en la recopilación de la
información. En particular, la autoridad electoral trata de obtener los cambios
en la información electoral sobre una base permanente, así que se pueden
introducir cambios de domicilio, añadir nuevos electores, y remover los nombres
de las personas fallecidas o los individuos que han dejado de ser elegibles
para votar.
Para mantener actualizado al registro permanente, la autoridad
electoral puede negociar acuerdos de intercambio de información con otras
dependencias de gobierno. Por ejemplo, puede tener acceso a los cambios de
domicilio reportados por los ciudadanos a las oficinas de impuestos, o a las
autoridades encargadas de los asuntos de vivienda. Junto al desarrollo e
intercambio permanente de información con otras dependencias, la autoridad
electoral que lleva a cabo el sistema de registro permanente realiza tareas
significativamente diferentes de las que se necesitan para producir una lista
periódica.
Almacenamiento de información
Una vez que la información ha sido recopilada debe almacenarse con
medidas de seguridad. Actualmente, el método de almacenamiento más común es
mediante bases de datos automatizadas. El personal de registro transfiere la
información de los formatos del registro electoral a los archivos
automatizados. Así, los archivos pueden utilizarse para producir cédulas de
identificación para votar y la lista de electores en sí misma. La información
también puede guardarse a mano o máquina de escribir. El archivo de la
información de los electores se puede realizar de acuerdo a varios criterios
(por ejemplo, por los nombres de los electores en orden alfabético o por el
nombre de la calle del domicilio). Tomar algunas precauciones adecuadas antes
de que comience el proceso de registro ayuda a mantener seguro el archivo, sea
o no automatizado.
Una tarea que representa un mayor reto y que también reviste una
gran importancia es archivar las fuentes de información, tales como las huellas
digitales, las firmas y las fotografías. Por lo general, éstas sirven como
pruebas vitales de precisión en la lista y permiten la verificación legal para
el registro electoral. Otra tarea puede ser transferir la información digital
de las oficinas locales a la autoridad electoral central para la compilación
final de la lista de electores. Si los archivos no son digitales, también puede
ser necesario transferir información de los formatos de registro electoral a la
lista de electores, por lo general, con el proceso intermedio de producción de
la lista preliminar de electores. Se recomienda que tanto los formatos de
solicitud de registro – incluidos los datos, las huellas dactilares, las firmas
y las fotografías – como la lista de electores se almacenen con medidas de
seguridad.
Estructura y procedimientos claros y sencillos
Campañas integrales y de gran escala para el registro electoral suelen ocurrir durante un lapso breve antes de las elecciones o tras la convocatoria a una elección. La planificación del proceso debe dar prioridad a que se establezca un sistema de registro transparente y abierto. Una regla fundamental es que los procedimientos sean simples y se tomen precauciones razonables de
seguridad. El formato de solicitud de registro debe ser lo
suficientemente sencillo como para que no se convierta en una prueba de
conocimientos o de capacidad. El propósito de este formato es simplemente
conseguir información básica y determinar si el individuo que lo llene es
elegible para votar. La sola magnitud del proceso de registro electoral y la inevitable presión del tiempo son elementos suficientes a superar. Si se escogen procedimientos sencillos, la tarea será más manejable.
De la misma forma, es de gran importancia tener una estructura clara y bien articulada para un funcionamiento sin inconvenientes. Una persona debiera supervisar directamente el trabajo de siete o nueve entrevistadores u oficiales
de registro; un funcionario regional debiera ser responsable por, quizá, siete a nueve supervisores; y así sucesivamente a lo largo de la cadena administrativa. La falta de previsión produce insuficiencias que pueden ser minimizadas
por medio de una organización bien definida.
