Hay
varias etapas en la producción de una lista preliminar de electores.
Recopilación y captura de la información
La
información de los electores se consigue por medio de los oficiales de registro
que realizan las visitas domiciliarias o por medio de los centros de registro y
los oficiales comienzan la captura de la información en los formatos de la
lista preliminar de electores o en las computadoras configuradas para que de
forma automática se generen las listas electorales. En cualquier procedimiento,
la información se puede capturar ya sea ordenada por distritos o a nivel
nacional. Si se guarda en una base de datos nacional, la información se puede
reordenar a nivel distrital posteriormente. En caso de guardar la información
manualmente, se escribe a mano en un libro contable de registros o en un
archivo, y al elector se le entrega un comprobante.
La
información que se consigue para el registro electoral se organiza normalmente
en base a unidades geográficas pequeñas. Cuando no se tienen divisiones
administrativas formales (que algunas veces son las divisiones que se utilizan
para el establecimiento de las urnas o mesas de votación, las áreas de votación
o las demarcaciones electorales) una unidad puede ser una comunidad, pueblo,
municipio o incluso el área que cubre una mesa de votación. Por lo general no
se considera práctico tratar de manejar decenas de miles de registros e
integrarlas manualmente en una lista. Incluso con computadoras, las listas
enormes pueden ser un problema. Cuando se utilizan computadoras, es preferible
manejar las entradas por medio de la ubicación geográfica de las calles y el
número de la construcción. Esto resulta particularmente práctico para las
actividades de campaña.
Al
final del periodo para conseguir la información a través de las visitas
domiciliarias o de los centros de registro, puede haber un periodo para
permitir el registro por correo. Si el sistema de registro está automatizado,
dicho periodo coincide y concluye con la etapa final de captura para la
producción de la lista preliminar. En un sistema que produce la lista de
electores manualmente, todos los documentos que sirven como fuentes de
información deben recopilarse antes de que la trascripción de la información a
la lista comience. La lista puede compilarse a mano o en máquina de escribir, y
reproducirse ya sea mediante hojas de carbón, papel calca o por medio de
fotocopias.
Producción de la lista actualizada
Cuando
se produce la lista, frecuentemente se inicia con una estructura geográfica –es
decir, se recopilan todos los registro por unidades geográficas, entonces se
imprime o crea la lista de los electores registrados en categorías de acuerdo
al orden predeterminado. Para las listas manuales, generalmente se establece un
orden por medio de apellidos y nombres. Asimismo, se pueden basar en las
comunidades, calles, número de construcción -si se tiene, apellidos y nombres.
La lista preliminar de electores puede indicar el género de cada elector
registrado, e información tal como la ocupación, la edad o el número
telefónico.
La
lista puede necesitar agrupar entradas por área geográfica o por
identificadores, tales como las calles. Cuando existan las condiciones
pertinentes, la agrupación puede ser por pueblos, poblaciones u otro tipo de
lugares poblados, o la lista puede estar simplemente en orden alfabético.
Cada
paso para producir la lista es muy importante. El éxito de todo el proceso
puede disminuir significativamente si hay retrasos o errores en la captura de
la información o errores de impresión. Es conveniente tomar en cuenta por
adelantado las necesidades de reproducción y los suministros adecuados. Es
conveniente que haya planes de contingencia que contemplen métodos de respaldo para
casos en los que cualquier paso de la producción falle. Si hay dificultades,
los costos se pueden incrementar y la imagen pública sobre la integridad de la
lista puede disminuir. Cuando el registro electoral se lleva a cabo dentro del
periodo electoral, cada paso debe considerar la sensibilidad del contexto.
¿Producción central o local?
Un
cuestionamiento clave que debe responderse es si se produce e imprime la lista
preliminar a nivel local o central. Se considera práctico seguir el mismo
procedimiento para producir la lista final, imprimir la lista preliminar de
electores sirve como una primera prueba de efectividad. Si las listas se
imprimen localmente pero desde una base de datos centralizada, deben buscarse las
condiciones para realizar la transmisión de información en una forma fácil y
efectiva, además es conveniente tomar en cuenta las condiciones locales y
evaluar si son apropiadas para la impresión y creación de un sistema de
respaldo. Si las listas se imprimen centralmente, se recomienda contar con un
sistema de distribución apropiado.
En todos los casos, desde el inicio se deben
transmitir volúmenes substanciales de información entre las oficinas locales y
las centrales. Debe haber facilidades de transmisión segura de información a
través de las redes físicas o electrónicas disponibles, esto como parte de los
requisitos de la administración permanente de información.
