Après qu’un OGE a reconnu un besoin de technologie nouvelle ou améliorée, la prochaine étape est de préparer la stratégie d’élaboration et de mise en œuvre du projet.

Chronologie de l’élaboration et de la mise en œuvre du projet

La stratégie d’élaboration et de mise en œuvre du projet peut être mise au point en établissant la chronologie du projet.

La chronologie du projet s’étend idéalement au-delà de la vie utile prévue de la technologie. Ceci permet de tenir compte de toutes les tâches et de tous les coûts, et indique quelles tâches et quels coûts doivent être prévus quand la technologie devra être remplacée ou améliorée.

Voici un exemple de chronologie pour une technologie à utiliser à un événement électoral précis :

·       cerner le besoin de la nouvelle technologie;

·       déterminer que la technologie proposée est abordable;

·       établir que la technologie proposée est réalisable et adaptée aux besoins locaux;

·       préparer une analyse de rentabilisation, y compris une analyse des coûts et des avantages et l’examen des options possibles;

·       établir un budget détaillé;

·       obtenir l’approbation de tous les intervenants internes et externes pertinents;

·       obtenir le financement nécessaire pour toute la durée du projet;

·       obtenir toute modification nécessaire à la législation;

·       dresser un plan détaillé de gestion de projet;

·       déterminer les spécifications détaillées de la technologie désirée;

·       publier un appel d’offres;

·       évaluer les offres et sélectionner l’offre choisie;

·       *négocier et signer un contrat final;

·       prendre livraison du prototype du système;

·       examiner et évaluer le prototype du système;

·       obtenir des intervenants concernés l’approbation du prototype;

·       recevoir la version de production du système;

·       *installer et examiner la version de production du système;

·       faire vérifier par des auditeurs indépendants l’intégrité des codes sources et les déposer auprès d’un tiers, s’il y a lieu;

·       donner aux utilisateurs la formation nécessaire à l’exploitation du nouveau système;

·       mener une campagne d’éducation publique, s’il y a lieu;

·       déployer le système dans son contexte d’exploitation;

·       s’assurer que des systèmes de secours sont en place, s’il y a lieu;

·       exploiter le système pendant l’événement électoral;

·       s’assurer que les équipes techniques et d’entretien sont disponibles pour assurer la conduite réussie de l’événement;

·       sauvegarder les données au besoin;

·       conclure l’événement électoral;

·       dresser avec les utilisateurs un bilan de l’expérience et évaluer l’exploitation du système;

·       préparer au besoin une proposition pour renforcer le système pour le prochain événement électoral (et répéter les étapes ci-dessus nécessaires pour obtenir l’approbation et le financement de tels perfectionnements);

·       entretenir le système s’il y a lieu;

·       mettre en application tous les perfectionnements approuvés;

·       répéter les étapes ci-dessus pour l’exploitation et l’évaluation du système à l’événement électoral suivant.

Les principales étapes de l’élaboration et de la réalisation du projet de mise en œuvre de la nouvelle technologie sont les suivantes :

·       évaluation des besoins;

·         processus d’établissement des spécifications et de développement;

·         processus d’essai et de mise en œuvre.