Los sistemas de registro pueden utilizar diferentes tipos de
procedimientos, pero todos deben hacer frente a las siguientes interrogantes e
inquietudes:
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¿Lista
periódica, lista permanente o registro civil?: Los
sistemas de registro electoral se configuran bajo determinadas circunstancias
históricas y condiciones locales. Ningún sistema es el mejor para todas las
circunstancias y casos. La elección de un sistema puede guiarse por la
experiencia adquirida localmente o en otras jurisdicciones. Además, no se trata
solamente de escoger uno de los tres sistemas. Ya que dentro de cada uno de
ellos pueden haber variaciones considerables y oportunidades de mejoramiento.
Por ejemplo, en un sistema de lista periódica que utiliza centros de registro
estacionarios, se puede incrementar el número y capacidad de unidades móviles
con la finalidad de lograr una mayor cobertura;
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Estructura administrativa: Cada
sistema de registro electoral necesita una estructura administrativa específica
para las diferentes tareas a emprender. Se recomienda que los
requerimientos de la estructura administrativa se encuentren dentro de
las capacidades de la autoridad electoral;
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Planeación logística: El
registro electoral siempre demanda un trabajo intenso, que implica mayores
cargas a medida que se aproxima la fecha de la elección. La mayoría de los
sistemas de registro programan sus actividades tomando como referente las metas
que tienen que cumplir en los días previos a la elección y definen su programa
operativo sobre esa base. Por ejemplo, si el registro electoral se compila a
nivel central pero se imprime a nivel local (es decir, en los sitios de
votación), la autoridad electoral debe saber por adelantado lo que cada
localidad necesita en términos de equipo y tiempo de impresión. Esto ayudará a
determinar fechas límite para cumplir las actividades previstas;
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Recolección de información para el registro: La
recolección de información se puede obtener a través de varios métodos:
visitando a los posibles electores en su domicilio, estableciendo centros de
registro locales, mediante un registro electoral directo (ya sea en papel o por
medios electrónicos), o compartiendo información entre diferentes dependencias
de gobierno. El método de recolección de información depende, en cierta medida,
del sistema de registro electoral utilizado. Por ejemplo, una lista periódica
frecuentemente se desarrolla a través de la visita a los posibles electores en
su domicilio o mediante el establecimiento de centros locales de registro,
mientras que el registro permanente y el registro civil por lo general
descansan en el intercambio de información entre diferentes dependencias de
gobierno. Pero pueden haber algunas coincidencias y variaciones. Algunos países
que cuentan con un sistema de registro permanente, visitan a los electores de
las áreas donde se identifican altas tasas de cambio de domicilio para
incrementar la oportunidad de contactar a los electores difíciles de registrar;
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Obtención de materiales: El
registro electoral no sólo es una labor intensa sino que también requiere una
gran cantidad de materiales. Involucra el llenado de formularios que pueden ser
impresos en papel o generar archivos electrónicos. Incluso en países con un
registro permanente basado en el intercambio de información entre diferentes
dependencias de gobierno, la autoridad electoral acostumbra notificar a cada
persona elegible para votar sobre la información con la que se cuenta de él o ella.
Por lo tanto, los oficiales del registro necesitan formularios,
computadoras, impresoras, infraestructura de seguridad para las bases de datos
y, algunas veces, también se necesita rentar oficinas y mobiliario. Por esta
razón es importante tener políticas claras y criterios generales para la
obtención de materiales. Junto con una política de compras por mayoreo, se
pueden establecer estándares para minimizar los costos, evitar duplicidad
de esfuerzos y asegurar que todos los centros de registro tengan los mismos
criterios de calidad y presentación;
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Infraestructura operativa: Cada
tipo de registro electoral requiere una infraestructura operativa específica.
Se recomienda que no haya confusiones en cuestiones importantes como la línea
de autoridad, la cadena de mando o el grado de independencia o control
permitido en cada posición dentro del aparato administrativo;
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Información para el votante: Cada sistema de registro brinda excelentes oportunidades para informar al
votante. La información puede centrarse en datos sencillos como la fecha de las
próximas elecciones, o cuándo y dónde registrarse y votar. Asimismo, se pueden
concentrar esfuerzos para promover la participación en el proceso democrático
de grupos específicos como los electores jóvenes, también se pueden proveer
materiales electorales en el idioma de las minorías étnicas o lingüísticas;
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Selección de personal y capacitación: Debido
a que el registro electoral es casi siempre una labor intensa, la autoridad
electoral debe asegurarse de contar con el personal necesario y manejar en
forma efectiva la sobre carga de actividades en ciertos periodos específicos.
El periodo relativamente tranquilo que existe entre las elecciones es ideal
para desarrollar, revisar, finalizar e imprimir materiales de capacitación para
el personal temporal que será contratado para recopilar y capturar la
información. Además, se recomienda que la autoridad electoral proporcione
oportunidades de desarrollo profesional y ascenso al personal permanente con la
finalidad de conservarlo;
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Puesta en marcha de un plan de acción: El
plan de acción se basa en la estructura administrativa y el plan logístico
formulado desde el inicio. Entre los factores que pueden afectar el plan de
acción están la magnitud de la tarea, el contexto que frecuentemente está
altamente politizado, la necesidad de un registro electoral para legitimar el
proceso electoral y la atención puesta al registro por parte de los partidos
políticos, los medios de comunicación y otros grupos interesados. Esto significa
que el plan de acción debe ser flexible y permitir cambios administrativos ante
condiciones fluctuantes;
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Recopilación de la información del registro: Todos
los sistemas de registro electoral implican un proceso inicial de compilación de la información requerida. La información puede provenir de los
centros de registro, de las visitas domiciliarias, de otras dependencias de
gobierno, o recibirse ya completa desde la autoridad civil responsable del
registro civil. Cualquiera que sea el caso, la autoridad electoral siempre se
enfrenta a la compilación inicial de la información. El personal que captura la
información en la base de datos crea un archivo para cada persona elegible para
votar o para cada domicilio. La base de datos se administrará dependiendo de
cuál de los dos principios de organización se utilice: personal o domiciliario;
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Almacenamiento de la información del registro: La
seguridad es un asunto clave en el almacenamiento de la información del
registro. La información puede compilarse a nivel central o local; aunque aún
los sistemas que utilizan la recolección central frecuentemente permiten que la
información se someta a investigación localmente, con la finalidad de lograr
una mayor precisión. La información puede almacenarse tanto central como localmente,
en la mayoría de los casos -particularmente en los registros automatizados- los
cambios en la información se mueven de ida y vuelta, entre la base central y
la local. Debido a que listas de electores generalmente se imprimen
localmente, debe haber una fecha limite para el acceso de cambios en las
listas, ya sean preliminares o finales. Una vez concluido el plazo para hacer
cambios, la información lista para imprimir las listas será transferida a los
centros de registro o sitios de votación a nivel local;
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Producción de la lista preliminar de electores: En
cualquier tipo de sistema de registro la autoridad electoral debe producir una
lista preeliminar de electores, frecuentemente en una fecha cercana al inicio
del proceso electoral. Esto permite revisar la lista antes de su integración
final. En algunos casos, la lista preliminar puede ser distribuida entre los
partidos políticos para propósitos de campaña. La producción de una lista
preliminar marca el fin de la primera etapa del registro y comiénzale inicio de
la etapa de revisión;
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Estrategias de promoción: Es
muy conveniente que la autoridad electoral haga saber a los electores y a los
partidos sobre la existencia de la lista preliminar. Esto lo puede lograr
mediante la publicación de anuncios en periódicos locales y canales de
televisión nacional, la exposición de la lista en lugares públicos, el envío
postal de tarjetas que indiquen los electores registrados en cada dirección, u
otorgar una copia de la lista de electores a los partidos políticos. En algunos
casos es posible que los electores que desean permanecer en el anonimato se
registren como “electores secretos”; esto significa que sus nombres no aparecen
en ninguna lista de electores públicamente disponible;
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Cambios a la lista preliminar de electores: En
el periodo de revisión, los ciudadanos pueden reportar errores en la
información sobre su registro por ejemplo, si no están registrados y
deberían estarlo, si están registrados con un domicilio equivocado, o si su
nombre u otra información de identificación está registrada incorrectamente.
Otra corrección que puede hacerse en esta etapa es remover el nombre de las
personas que han fallecido. La revisión causa una sobre carga de actividades
para la autoridad electoral. Los esfuerzos se dirigen a mejorar la actualidad,
precisión e integridad de la lista;
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Impugnaciones a la lista preliminar electoral: Los
individuos pueden solicitar cambios en su información o, en su defecto, un
tercer actor (por ejemplo un partido político) puede solicitar cambios a la
información de una o más personas en la lista preeliminar. En todo caso debe
existir siempre la oportunidad para presentar una impugnación. Si se rechaza el
cambio, el demandante debe tener la posibilidad de apelar la decisión;
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Producción de la lista final de electores: Cuando
concluye el periodo para presentar reclamaciones y objeciones, la autoridad
electoral produce la lista final de electores. Esta será la lista que se
utilice para el evento electoral;
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Distribución de la lista final de electores: Por
lo general la lista final de electores es certificada centralmente y luego se
distribuye a las mesas de votación. Las listas pueden ser impresas centralmente
y transportadas a las estaciones locales, o los archivos pueden ser transferidos
electrónicamente y realizar la impresión localmente; y
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Ajustes a la lista a partir de los votos
anticipados: En algunos casos, los electores tienen la oportunidad de
emitir su voto por anticipado, en lugar de hacerlo el día de las elecciones. De
ser el caso, es importante que la lista final de electores haga notar quienes
han votado anticipadamente.
