El primer paso para desarrollar el registro civil es evaluar la
calidad de la información disponible en diferentes dependencias de gobierno. En
algunos casos, las fuentes de recursos existentes son completamente apropiadas
para los objetivos del registro y el esfuerzo debe concentrarse en transferir
la información adecuada a la autoridad electoral.
El papel del gobierno local
Por lo general, los gobiernos locales son responsables del
mantenimiento del registro civil, que comienza con el registro de los
nacimientos. Cuando este tipo de información básica no está disponible, el
gobierno debe organizar una campaña para recopilar la información del registro
civil. Esto es muy similar al registro inicial llevado a cabo con el propósito
de recopilar la información tanto para la lista permanente como la periódica.
En contraste con la lista periódica, tanto con el registro civil
como con la lista permanente la información inicial que se recopila sirve como
columna vertebral de la lista (ver Planeación logística – Registro continuo), y
el trabajo subsecuente es verificar la precisión de los datos y actualizar
regularmente la lista. El registro civil en si mismo puede utilizarse para
varios propósitos, tales como mantener una base de datos con la información
básica de la población, dar seguimiento al impacto de los servicios que pone en
marcha el gobierno, realizar informes sobre el pago de impuestos, identificar a
las personas que deben ser reclutadas en el servicio militar. La misma
información que se consigue para este tipo de propósitos puede utilizarse en la
organización de las elecciones. A diferencia del registro civil, la lista
permanente se enfoca solamente en la información electoral y sólo se utiliza
para propósitos electorales.
Enlistarse es clave para la participación cívica
El registro civil puede proveer, en cualquier momento, una lista
de electores válida y certificada para utilizarse en las elecciones. Por lo
general, enlistarse es obligatorio en los sistemas de registro civil, mientras
que en los sistemas de lista periódica o permanente es voluntario. Debido a que
el registro civil tiene múltiples usos, alguien que no esté en la lista no
puede votar y también es automáticamente excluido de varios ámbitos de la vida
cívica. De acuerdo con el Dr. Felipe González Roura de la Corte Nacional
Electoral de Argentina, la exclusión del registro civil conlleva una drástica
pérdida de derechos:
“Dejando de lado las
motivaciones puramente cívicas de ejercer el derecho al voto y de cumplir con
las obligaciones militares, [... cualquiera que falla en el compromiso de
registrarse y no tiene su documento de identidad actualizado,] es una especie de
muerto civil: no puede trabajar legalmente, no puede votar, no puede efectuar
prácticamente ningún trámite, no puede salir del país, no puede inscribirse en ningún
establecimiento de enseñanza, no pueden cobrar beneficios sociales, etcétera.” 1
Así, el registro civil tiene un papel central en la vida pública y
una importancia que va más allá de la lista de electores. En Suecia, por
ejemplo, cada residente debe enlistarse en el registro de la población, que a
su vez provee la información para compilar la lista de electores. El nombre de
cualquiera que tenga el derecho a votar aparece en la lista de electores aún
cuando dicha persona prefiera no estar en la lista.
La responsabilidad estatal versus la responsabilidad individual
La planeación del registro civil debe tomar en cuenta su papel
central en la vida pública. Debido a que, por lo general, es obligatorio que
los ciudadanos se enlisten, el Estado debe tomar la iniciativa en el desarrollo
y mantenimiento del registro civil. Para realizar esto, el Estado debe tener
una infraestructura operacional necesaria para conseguir la información
requerida y mantener el registro al día. Tener equipo de cómputo de alta
tecnología no es necesariamente un requerimiento. En algunos países con poblaciones
de varios millones, el gobierno ha mantenido el registro civil exitosamente
mediante un método sencillo de tarjetas de archivo. Sin embargo, la
automatización hace más fácil el manejo de grandes volúmenes de información,
como la que generalmente maneja un registro civil.
Si el Estado no toma la iniciativa en el mantenimiento del
registro civil, es común que los ciudadanos sean los responsables de informar
al Estado o al departamento pertinente sobre los cambios de su información. En Sudáfrica,
por ejemplo, es obligatorio que los ciudadanos reporten los nacimientos dentro
de los primeros treinta días, al Ministerio del Interior quien es la autoridad que
mantiene el registro civil.
Además, el registro para una lista periódica o permanente suele
tener validez por un tiempo limitado. Con la lista periódica, todos los
electores elegibles se deben registrar en ocasión de cada elección. De igual
forma, con la lista permanente varios países requieren que los electores
verifique su registro o se vuelvan a registrar después de cierto tiempo. Sin
embargo, con el registro civil el registro de los ciudadanos para votar nunca
expira, al menos sin que medie razón expresa.
El número de identificación ciudadana
Independientemente de que se le conciba como una sola lista o como
una base de datos compartida para varios propósitos, el registro civil tiene
una característica clave: se basa en información compartida entre las
diferentes dependencias de gobierno, o entre las diversas funciones dentro de
una misma dependencia. Para facilitar el intercambio de información se necesita
una herramienta que sirva de vínculo entre las diferentes bases de datos o
unidades administrativas. Esta herramienta es el número de identificación
ciudadana.
Virtualmente todo sistema de registro civil asigna a cada
ciudadano un solo número o clave para toda la vida, aún cuando se registre en
el momento de su nacimiento o cuando ya es adulto (por lo general entre los 16
ó 21 años). Este número es el vínculo que une las diferentes bases de datos que
proveen de información al registro. Los registros únicos de identificación
pueden almacenarse centralmente y se vinculan a través de un número de
identificación. Esto elimina la necesidad de emitir cédulas de identificación
electoral para los ciudadanos en el período previo a cada elección, generando
ahorros sustanciales.
La autoridad electoral en un sistema de registro civil
Hay varias formas para que la autoridad electoral trabaje dentro
de un sistema de registro civil. Si la práctica democrática está bien
afianzada, la autoridad electoral puede ubicarse dentro de algún ministerio o
dependencia de gobierno, como la oficina de impuestos –aunque normalmente actúa
como unidad administrativa separada. Si la democracia tiene menos raíces, puede
ser inapropiado dar a alguna rama de gobierno el control sobre la
administración electoral. La cuestión clave es analizar cuál es el espacio
apropiado para que la autoridad electoral conserve su independencia al validar
la información utilizada para el registro electoral. La respuesta varía de un
contexto a otro.
1 Dr. Felipe González Roura, “El Registro Electoral en
la República Argentina” en Memoria de la Segunda
Conferencia de la Asociación de Organismos Electorales de Centroamérica y el
Caribe, Santo Domingo, República Dominicana, Noviembre 23–26, 1987, p.
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