Certains pays prévoient la possibilité de voter à l’étranger. Chaque territoire a sa propre législation en ce domaine. Les électeurs de l’étranger peuvent être notamment le personnel des ambassades, consulats et missions commerciales, les forces armées et le personnel de sécurité basé hors du pays, les personnes étudiant ou travaillant hors des frontières, les personnes voyageant à l’étranger ainsi que les résidents à l’étranger.
Le vote effectué par ces personnes est dénommé « vote spécial ». Les bulletins spéciaux sont généralement renvoyés au bureau national de l’OGE. Dans certains pays, ce vote spécial, également dénommé « vote des absents », se déroule dans les ambassades. Dans ce cas, les bulletins sont souvent dépouillés localement (dans le pays étranger) selon les procédures du pays d’origine et les résultats sont communiqués directement au siège de l’OGE.
En fonction des règles en vigueur, du cadre juridique et de la logistique en place, les bulletins retournés par courrier peuvent être reçus un certain nombre de jours avant le scrutin, voire jusqu’au jour du scrutin. Si les bulletins spéciaux sont acceptés jusqu’au jour du scrutin, les procédures doivent être conçues de sorte que le dépouillement de ces bulletins ne retarde pas la publication des résultats provisoires.
Les enveloppes reçues au bureau national de l’OGE sont triées par catégories. Si l’on utilise différents types de bulletins, il est recommandé de prévoir des enveloppes de couleur différente pour chaque catégorie d’électeurs ayant recours à ces bulletins spéciaux. Cela permet de trier plus rapidement les enveloppes lors de leur réception.
Une fois les enveloppes reçues par le bureau national, une première vérification est effectuée dans le cadre du protocole de contrôle, comprenant les étapes suivantes : réception des bulletins, vérification de l’identité de l’électeur, de sa signature et des codes-barres (le cas échéant). Le nom de l’électeur sera aussi noté sur la liste électorale de façon à éviter un double vote. L’électeur doit avoir reçu trois enveloppes: une enveloppe mentionnant l’adresse de retour, une seconde enveloppe sur laquelle apparaît la signature de l’électeur et enfin une enveloppe anonyme ou intérieure qui contient le bulletin de vote. Cette dernière enveloppe ne comporte aucun signe de façon à préserver le secret du vote.
La première enveloppe (enveloppe de retour) est ouverte dès réception puis la seconde enveloppe (contenant l’enveloppe anonyme) est sortie. Si l’identification de l’électeur s’avère positive, cette seconde enveloppe est ouverte et l’enveloppe anonyme en est extraite (mais pas le bulletin), puis insérée dans l’urne.
Selon le délai accordé pour le retour des bulletins spéciaux, le dépouillement peut commencer avant le jour du scrutin, au début du scrutin ou à la clôture du scrutin.
Cependant, le dépouillement de ces bulletins peut prendre énormément de temps, en fonction du volume à traiter et de la procédure en vigueur. Il est courant et recommandé que ces bulletins spéciaux soient dépouillés avant le jour du scrutin, mais des mesures de sécurité spécifiques doivent être prises dans ce cas afin que ces résultats ne soient rendus publics qu’une fois les résultats de l’élection ordinaire connus. Pour le vote anticipé et parfois le vote des personnes incarcérés, les procédures de dépouillement sont tout à fait différentes.
Si le vote anticipé se déroule sur plusieurs jours, un contrôle peut être fait à la fin de chaque journée. Certains territoires exigent que l’urne soit ouverte à la fin de chaque journée de vote anticipé et que les bulletins inutilisés, les bulletins utilisés (mais pas comptés) et les bulletins inutilisables soient conservés dans des enveloppes scellées distinctes, ainsi que la liste électorale et le registre de vote. Cette mesure a pour but principal le contrôle et la création d’une piste de vérification complète des bulletins de vote.
Les procédures de vote anticipé peuvent aussi s’appliquer aux électeurs incarcérés, à condition que le vote ait lieu avant le jour de l’élection.
Les urnes utilisées pour le vote anticipé sont gardées en lieu sûr jusqu’à la clôture du scrutin ordinaire. Le dépouillement de ces bulletins commence en même temps que le dépouillement des votes ordinaires. Les agents qui se sont occupés du vote anticipé devraient, si possible, être présents au dépouillement. Le dépouillement de ces bulletins doit se faire au bureau régional ou au bureau de circonscription de l’OGE, en présence des représentants des partis et des candidats. Les procédures de dépouillement sont quasiment identiques à celles utilisées pour le vote ordinaire.
Afin de créer des pistes de vérification distinctes et enregistrer correctement les résultats du vote anticipé et des votes spéciaux, ces procédures de vote spécifiques ne doivent pas être confondues avec le vote ordinaire. Cette différence doit être mise très clairement en évidence par l’utilisation de formulaires de dépouillement distincts selon le type de vote.
Dispositions en matière de transport pour le vote à l’étranger
Le transport des bulletins à travers les frontières nationales et dans le monde entier exige une planification très rigoureuse et une approche différente de celle adoptée à l’intérieur du pays. Les fuseaux horaires, les contrôles douaniers, l’emploi du temps des transporteurs et d’autres types de contingences peuvent avoir une incidence sur la date et l’heure du dépouillement.
Si le vote à l’étranger se déroule exclusivement dans les ambassades et les consulats, il est possible d’utiliser des valises diplomatiques afin d’éviter les retards dus aux formalités douanières. Ces livraisons risquent toutefois de ne pas être aussi fréquentes et rapides que nécessaire.
Si le vote est fortement décentralisé et se déroule dans les grandes villes où résident les expatriés, il serait plus approprié de faire transporter les bulletins de vote par une grande entreprise de messagerie disposant d’un vaste réseau mondial. Les sociétés spécialisées dans le transport des valeurs disposent de mécanismes de suivi bien établis, notamment des carnets de route leur permettant de contrôler les diverses étapes du transport jusqu’à destination. Elles possèdent généralement une vaste connaissance des règles et pratiques douanières, leur permettant d’éviter un certain nombre de retards.
Une fois les mesures de sécurité convenues entre l’OGE et le transporteur, il est recommandé de bien se renseigner sur le calendrier de chargement et de livraison des colis car c’est un élément essentiel pour planifier la réception des bulletins au centre de dépouillement.
Ce dernier peut être localisé à proximité de l’aéroport ou de la plateforme de livraison du transporteur afin de réduire les délais de transport, une fois les urnes arrivées au pays de destination. Le cas échéant, les représentants des partis politiques, des candidats ou de l’OGE peuvent se rendre à l’aéroport ou au point de livraison pour gérer tout problème éventuel et accélérer la livraison. Dans certains pays, il arrive que les bulletins soient livrés au bureau de dépouillement centralisé, celui-ci étant parfois éloigné de la plateforme de livraison.
Les informations relatives aux installations de transit ne doivent être connues que des personnes concernées. L’OGE doit nommer une personne ou un service spécifique pour assurer la liaison avec le transporteur et résoudre les problèmes relatifs aux contrats, à la logistique et à la sécurité pouvant survenir tout au long du processus.
Pour les bulletins envoyés par la poste, un accord doit être conclu avec l’agence postale nationale afin qu’elle procède à un tri spécifique des bulletins provenant de l’étranger avant l’échéance fixée pour leur retour. De plus, des livraisons spéciales doivent être planifiées vers le centre de dépouillement concerné afin que le plus grand nombre de bulletins possible soit reçu avant la date et l’heure limite de réception. Avant d’imprimer l’adresse de retour sur les enveloppes des votes à l’étranger, et si les pratiques des services postaux le permettent, il est possible de convenir avec leurs responsables d’un code spécifique à apposer sur ces enveloppes afin d’en faciliter le tri.
